提高自然資源檔案管理效率的幾點建議

提高自然資源檔案管理效率的幾點建議摘要：本文通過對檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，在總結(jié)自身工作經(jīng)驗和他人工作成果的基礎(chǔ)上，得出提高檔案管理效率應(yīng)在管理制度、體系建設(shè)和充分應(yīng)用現(xiàn)代科技等方面下功夫，不斷完善體制機(jī)制，最大限度地發(fā)揮自然資源檔案在服務(wù)社會、服務(wù)人民中的積極作用。關(guān)鍵詞：自然資源；檔案管理；效率措施國土資源業(yè)務(wù)檔案，是指在國土資源專項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。主要分為地籍管理類、國土資源利用規(guī)劃類、建設(shè)用地類、國土資源執(zhí)法監(jiān)察類和聲像材料類與礦產(chǎn)資源管理類等六大類。自然資源部門檔案特點豐富性按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，將國土資源檔案劃分為不同類型，以檔案門類為例，劃分為文書類、會計類、電子類、實物類和音像類等。動態(tài)性國土資源管理中，檔案具有承接性和周期性，是經(jīng)過長時間組織和積累后形成的。在環(huán)境、人類活動的影響下，土地、礦產(chǎn)的數(shù)量和權(quán)屬會發(fā)生變化，要求對檔案進(jìn)行動態(tài)管理。保密性國土資源檔案涵蓋的范圍廣，其中部分檔案涉及國家利益和安全，保證檔案的安全是管理人員的基本職責(zé)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，資源共享成為一種趨勢，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的應(yīng)用，促使不同信息服務(wù)領(lǐng)域相互滲透融合，因此，相關(guān)部門要加強檔案的保密性。完整性國土資源檔案還具有完整性的特點，比如，一塊土地利用的最初階段到利用完成，在這過程中存在的所有問題都需要在檔案里體現(xiàn)出來，這是檔案不可缺少的必要條件。從本單位實際出發(fā)，本著科學(xué)、適用、合理、規(guī)范、簡便的原則，對本單位各項活動中形成的全部檔案實行統(tǒng)一分類、編號。根據(jù)本單位各類檔案形成的特點和規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，在便于管理和利用的情況下，力求做到層次分明，分類科學(xué)適用。自然資源部門檔案管理工作改進(jìn)策略提升檔案服務(wù)方式的多元化水平在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，單一的資料存儲方式和服務(wù)方式是不能適應(yīng)新形勢工作要求的，自然資源檔管理應(yīng)積極開拓多渠道服務(wù)方式，提高國土信息資料的利用率，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。應(yīng)立足于社會需求，對單一的、孤立的國土信息資源進(jìn)行開發(fā)、整合，提高國土信息資料的數(shù)字化水平和多元使用。提升檔案人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)第一，要收集檔案。檔案是在工作中或者生產(chǎn)活動中形成的文件，由于各個單位或者企業(yè)機(jī)構(gòu)比較分散，查找相關(guān)的文件資料就必須進(jìn)行集中。所以，就需要將分散的文件驚醒歸納和統(tǒng)一，按照時間、順序等方法收集起來，統(tǒng)一進(jìn)行管理。在收集的過程中，國土資源檔案管理人員要根據(jù)檔案的重要性、時間前后、成文日期、重要性等方面進(jìn)行整理和歸納，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和原始性第二，要利用科學(xué)的方法對檔案進(jìn)行分類。收集起來的檔案由于內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量比較多，雜亂無章。為了方便查找和整體進(jìn)行歸納，我們就要把這些檔案進(jìn)行分門別類，那些重要、那些次要的，我們進(jìn)行分類存檔，以便在需要的時候我們能及時的找出這些檔案。引入大數(shù)據(jù)進(jìn)行自然資源檔案管理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升數(shù)據(jù)提高效率。大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在很多行業(yè)中實現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在大量的信息當(dāng)中獲取到有價值的數(shù)據(jù)信息，并且還能實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的有效整理與分析。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于自然資源資源檔案管理中，可以在較短的時間內(nèi)獲取到自己所需要的信息，以提高檔案管理。對于自然資源國土資源檔案管理部門而言，一定要實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分利用，在此基礎(chǔ)上促進(jìn)數(shù)據(jù)提取效率的不斷提升。另外，加強對GIS技術(shù)進(jìn)行合理使用，在此基礎(chǔ)上可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理，并構(gòu)建出科學(xué)的數(shù)據(jù)儲存空間，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析整理功能的發(fā)揮，可以實現(xiàn)對價值信息的充分挖掘加強重要檔案的備份保管制度實行重要檔案異地備份保管制度，防范檔案損毀。對重要的業(yè)務(wù)檔案實行異地備份保管，實施重要檔案異地備份，有利于防范自然、人為、社會災(zāi)害可能帶來的毀滅性損失；有利于應(yīng)對數(shù)字時代信息安全的挑戰(zhàn)；有利于避免網(wǎng)絡(luò)攻擊、操作失誤帶來的數(shù)據(jù)失真與損毀，確保檔案信息的真實性、安全性與可用性。加強保密制度落實和管理重申涉密業(yè)務(wù)檔案管理制度，維護(hù)信息安全。涉密業(yè)務(wù)檔案的組成部分，室藏數(shù)量大，載體形態(tài)多樣，利用頻次漸增，是自然資源信息保密工作的重要環(huán)節(jié)這就要求每一位國土資源檔案管理人員要做好檔案的保密工作，不違規(guī)、不翻閱或者抄襲有關(guān)檔案。國土資源檔案管理人員應(yīng)該參加國土資源檔案管理培訓(xùn)和保密工作培訓(xùn)，讓每一個人真正的認(rèn)識到國土資源檔案管理的重要性和檔案保密工作的重要性，讓他們嚴(yán)格按照我國《國土資源檔案管理保密制度》《檔案法》《檔案保密法》嚴(yán)格的要求自己，增強自我的法律意識，認(rèn)真的做好每一份國土資源檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲，嚴(yán)格按照我國的國土資源檔案管理制度辦事。充分利用現(xiàn)代科技成果在新形勢下，檔案室要加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用力度，支持檔案室的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作，在經(jīng)濟(jì)條件充許的情況下，積極引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備，以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時，檔案室也要與其他部門密切配合，主動爭取社會各界的支持，充分利用現(xiàn)有的一切資源，努力做好各部門的服務(wù)工作，以彌補檔案部門在人力、物力、財力方面的短板，尤其要加強與相關(guān)技術(shù)企業(yè)的合作，這樣才能更加完整、更加有效地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在建設(shè)自然資源檔案信息化過程中，要投入數(shù)字化建設(shè)所需的一切資源，同時還要對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，其中的繁雜工作是難以想象的，不僅如此，而且還要與相關(guān)技術(shù)進(jìn)行銜接整合，以實現(xiàn)信息的互通。數(shù)字檔案室數(shù)字信息的核心有二：一是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化；二是處理電子政務(wù)時產(chǎn)生的電子檔案。因此，數(shù)字檔案室的建設(shè)要緊緊圍繞這兩個核心展開。加強檔案管理體系建設(shè)，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)性工作一是要加強檔案文件的收集工作。檔案文件的收集工作是一項長期而艱巨的任務(wù)，需要投入大量的時間和精力，不僅如此，還需要其他國土系統(tǒng)部門工作人員的積極配合。目前，大多數(shù)國土單位的檔案管理工作并未受到上級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，有的只是從宏觀角度出發(fā)對檔案管理工作進(jìn)行了指導(dǎo)，基于上述原因，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大人力和物力的支持，把具體工作落實到每一個細(xì)節(jié)。同時還應(yīng)完善檔案的收集與歸檔制度，提高各部門檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和歸檔意識，讓每一位檔案管理工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事、按照行為準(zhǔn)則辦事。二是對接收的檔案資料要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。檔案資料質(zhì)量的好壞關(guān)乎項目工程質(zhì)量的成敗，如果項目工程采用的檔案資料不科學(xué)或者不完整，那么當(dāng)此工程竣工后，就存在很大的危險性。所以在收集和歸檔資料時，要適當(dāng)設(shè)置“門檻”，盡量收集那些高質(zhì)量、有價值的資料，全面提高案卷的質(zhì)量。同時還應(yīng)敦促工作人員嚴(yán)格遵守《檔案法》和《歸檔資料移送制度》，明確檔案資料的接收范圍，熟悉檔案管理工作流程。三是改善檔案保管條件。一般來說，檔案資料是最原始的材料，有些資料一旦損壞就無法彌補，所以檔案管理工作人員要高度重視檔案室的保管環(huán)境，完善檔案室的內(nèi)的軟硬件設(shè)施，爭取配備除濕機(jī)、空調(diào)、智能密集架等設(shè)備，更要經(jīng)常檢查電線電路，以防火災(zāi)的發(fā)生。建立完整的圖文數(shù)據(jù)庫，對原始檔案分別進(jìn)行歸類處理，同時定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和全面性。結(jié)語國土資源檔案管理工作看起來簡單，在實際的管理過程中就變得非常的難。因為它具有保密性、專業(yè)性和政策性，是一項非常嚴(yán)肅的工作，這就要