工程項目施工檔案借閱管理辦法

檔案借閱管理辦法Q/21YJ03-02編制人：審核人：批準(zhǔn)人：受控號:發(fā)布日期：年8月28日實施日期：年8月28日歸口管理部門：辦公室1目的和適用范圍1.1目的：為使質(zhì)量記錄在借閱過程中，防止丟失、損壞，特制定本辦法。1.2適用范圍：適用于進(jìn)入公司各級檔案室記錄的控制。2相關(guān)文件《一體化管理手冊》Q/21YJ01《記錄控制程序》Q/21YJ02-033職責(zé)3.1檔案人員具體負(fù)責(zé)記錄的借閱登記、審批、歸還、注銷等工作；3.2檔案人員應(yīng)經(jīng)常檢查借閱薄，對借出時間已到的記錄，要及時追回，防止丟失；3.3各借用單位應(yīng)按照本規(guī)定借閱記錄。4工作程序4.1借閱范圍：a)會計檔案；b）文書檔案；作業(yè)指導(dǎo)書書名稱：檔案借閱管管理辦法編號：Q/21YYJ03-002版/修D(zhuǎn)D/0章節(jié)號第1頁頁共6頁c）一體化管理體系運行記錄；d）工程技術(shù)記錄；e）聲像、陳列實物檔案。4.2借閱控制原則a）借閱記錄者必須是本企業(yè)與借閱利用檔案工作有關(guān)的職工；b）外單位及客戶借閱記錄必須持介紹信，并經(jīng)記錄分類部門負(fù)責(zé)人簽字同意；c）未經(jīng)審批及未辦理登記手續(xù)的一律不得借閱；d）借閱工作必須按規(guī)定的程序進(jìn)行。4.3借閱工作程序會計檔案借閱程序a）會計檔案僅提供給對口部門借閱；b）會計檔案僅提供給有關(guān)人員借閱；c）會計檔案借閱一律實行登記簽字（見附錄A），檔案一般不出檔案室，確因工作需要借出的，時間不得超過兩周；d）外單位借閱會計檔案需憑介紹信，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意（見附錄B），才能借閱。文書檔案借閱程序a）文書檔案提供給直屬單位和機(jī)關(guān)各部門借閱；b）文書檔案借閱需按規(guī)定的程序進(jìn)行登記簽字（見附錄A），因工作需要借出檔案室的，時間不得超過兩周；檔案借閱管理辦法第2頁共6頁c）外單位借閱文書檔案需持介紹信；d）三密文件按規(guī)定不借出檔案室，確因工作需要借出的須經(jīng)公司分管保密工作的領(lǐng)導(dǎo)審批（見附錄B），方能借出，時間不得超過兩天。一體化管理體系運行記錄的借閱程序a）一體化管理體系運行記錄提供給機(jī)關(guān)各部門、工程處或項目經(jīng)理部使用；b）機(jī)關(guān)和部門借用管理記錄，一律實行登記簽字（見附錄A）；c）下屬單位借用管理記錄應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)對口部門的同意（見附錄B）；d）管理記錄需借出檔案室的，時間不得超過兩周；e）第三方在認(rèn)證審核時，借用與認(rèn)證有關(guān)的記錄，必須進(jìn)行登記簽字（見附錄A），借閱與審核無關(guān)的記錄，必須經(jīng)管理者代表審批（見附錄B）。工程技術(shù)記錄借閱程序a）工程技術(shù)記錄提供給機(jī)關(guān)各部門、工程處、項目經(jīng)理部及相關(guān)人員借閱；b）項目經(jīng)理部借閱工程技術(shù)記錄，需持介紹信，注明借閱內(nèi)容，并按規(guī)定進(jìn)行登記簽字（見附錄A）；如要借出檔案室的，需經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部門領(lǐng)導(dǎo)審批（見附錄B）；c）客戶借閱與合同有關(guān)的記錄，必須實行登記簽字（見附錄A）；查閱與合同無關(guān)的記錄要經(jīng)工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審批（見附錄B）；d）機(jī)關(guān)各部門借閱工程技術(shù)記錄一律實行登記簽字（見附錄A）；e）工程技術(shù)記錄借出時間最長不得超過一個月，如到期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。聲像、陳列實物檔案借閱程序a）聲像、陳列實物檔案供機(jī)關(guān)各部門、工程處、項目經(jīng)理部使用；b）借用聲像、陳列實物檔案必須進(jìn)行登記簽字（見附錄A）；c）實物檔案一般不借出檔案室，但可以拍照、錄像，確因工作需要借出時，必須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審批（見附錄B），才能借出；d）借用工程上的照片、底片需經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部門領(lǐng)導(dǎo)審批；借用錄像帶、錄音帶需經(jīng)政工部門領(lǐng)導(dǎo)審批（見附錄B），借出時間不得超過兩周。復(fù)制檔案資料控制程序a）復(fù)制本部門的檔案資料，經(jīng)檔案管理人員同意即可；b）下屬單位及外單位復(fù)制檔案資料，需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批（見附錄C）；c）復(fù)制完后，原件及時退回檔案部門。其他規(guī)定檔案借閱管理辦法第3頁共6頁a）借閱者必須負(fù)保密責(zé)任；b）對借閱的檔案必須愛護(hù)；c）不得在檔案資料上勾劃、涂改；d）嚴(yán)禁拆卷和私自抽出卷內(nèi)文件；e）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意借出的檔案，嚴(yán)禁帶回宿舍、公共場所或私自轉(zhuǎn)讓他人。5報告與記錄《檔案借閱登記表》附錄A《檔案借閱審批表》附錄B《檔案復(fù)印審批表》附錄C檔案借閱管理辦法第4頁共6頁附錄A檔案借閱登記表年21YJ03-02-01()序號年代檔案號名稱卷數(shù)張數(shù)件數(shù)復(fù)制份數(shù)借用單位借用人借用日期歸還日期填表人：檔案借閱管理辦法第5頁共6頁附錄B檔案借閱審批表21YJ03-02-02()姓名工作單位電話借閱內(nèi)容:領(lǐng)導(dǎo)審批:年月日歸還時間：年月日經(jīng)辦人：年月日檔案借閱管理辦法第6頁共6頁附錄C檔案復(fù)印審批表申請單位：申請人：21YJ03-0