公文寫作規(guī)范與技巧

公文寫作規(guī)范與技巧漢語（中文）是世界上最豐富的語言之一，很多的名詞概念不止一個含義（范疇），如公文：通用公文、法定公文、一般公文、主要公文等說法。之間關系？大體上通用公文是一個大范疇，包括法定公文（主要公文）和一般公文。我們今天要講的是狹義的公文，也就是“法定公文”。一、什么是“公文”——國家黨政機關、企事業(yè)單位、群眾團體辦理公務時所使用的具有法定效力和特定格式的文書。幾個要點：1、建立觀念：公文（種類）是動態(tài)、發(fā)展的——公文和其他各種事物一樣，先是經過了一個漫長的歷史演變過程，而且，這個演變過程現(xiàn)在沒有結束，將來也不會結束。最早的公文，在殷商時代已經出現(xiàn)，我國最早的官方史書《尚書》實際上就是最早的公文總集；之后漫長的封建時代不談；新中國成立以后，公文處理逐步走向科學化、制度化、規(guī)范化，這個逐步的過程一步一個腳印，非常清晰：51（中央政務院《公文處理暫行辦法》），57，81，87，93，96，01，都有“辦法”或“條例”出臺，最新的《黨政機關公文處理工作條例》2012年4月頒布，當年7月1日開始實行，這個辦法應該說很科學、很實用，但仍不是最終的定稿，它還在持續(xù)發(fā)展。這個發(fā)展演變過程的存在，可能會帶來一些誤區(qū)、混亂（黨政分開——黨政公文合流；文種混亂、寫法混亂。）。如果產生誤區(qū)、混亂，要及時翻閱最新版的《條例》。新條例為準。2、辦文主體——公文的制作者、發(fā)文者、收文者。“國家黨政機關、企事業(yè)單位、群眾團體”。這些主體都不是個人，而是單位、組織。為什么？辦文的目的在于辦理公務，因此，公文的授受兩端（發(fā)文者/收文者）就都必須是單位，而不能摻雜私人關系。行話：“公文姓公不姓私”，它不具有私人性。（如果下級給上級寫請示，抬頭就來個“尊敬的***局長”行不行？單位或組織的全稱或規(guī)范化簡稱。）3、狀語“辦理公務時”。這點很重要，它規(guī)定了公文的性質和目的。哪些事務屬于“公務”范疇呢？新《辦法》：公文是“傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具”。4、特定格式。這是公文的形式特點。不同的公文文種有各自特定的格式，但從總體上講，相對于其他文體，特別是文學作品，公文的格式又是單一的、固定的，是有規(guī)律可循的?！魑陌噘u點“五天學會寫作文”。。。實即把作文當作公文來寫，規(guī)定一篇文章分幾段，哪段寫什么內容，每一段先寫什么后寫什么，最后來個拔高、點題：顯然不行的。作文強調創(chuàng)新性，寫好了將來就是文學作品，這樣的作文班把創(chuàng)新、個性等等可貴的東西扼殺在搖籃里了。——但公文不一樣，它可以尋找規(guī)律、快速掌握。二、公文的基本體式（一）公文的體式（格式、版式）?公文體式由兩個文件（法定，正式性，權威性）規(guī)定：中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》；中華人民共和國國家標準《黨政機關公文格式》。?公文格式的項目：共有18項A、版頭（眉首）區(qū)一一（文頭）61、份數(shù)序號：是將同一文稿印制若干份時，序編號。2、秘密等級和保密期限：普件/密件：秘密、機密、絕密注意：前標密級，★后寫保密期限，如“機密支5年”。3、緊急程度（選項）：急件、特急件4、發(fā)文機關標識（選項）：（1）發(fā)文機關名稱：法定全稱或規(guī)范簡稱（2）后綴：“文件”5、發(fā)文字號：發(fā)文機關代字+年份+序號，例：蘇教成[2007]20號6、簽發(fā)人：用于上行文。寫“簽發(fā)人”三個字并寫其姓名。。間隔線：紅色反線，文號下4毫米處，是眉首區(qū)與主體區(qū)的分隔線。長度為156mm。黨內文件，在正中點綴1個紅五星。B、主體部分（7——15））9:標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。C、版記部分（1618）316、抄送機關（選項）：主送機關之外需要執(zhí)行或了解公文內容的其他機關。17、印發(fā)機關和印發(fā)時間公文的印制工作一般由發(fā)文機關的具體辦公部門承擔。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。18：頁碼：公文頁數(shù)的順序號。一般在頁末居中。原來的《辦法》、《條例》都無具體要求。（二）公文版式1、公文版式的三大區(qū)域：①眉首：俗稱文頭②主體：載文部分③版記：俗稱文尾2、版式規(guī)范①公文用紙的規(guī)格公文用紙要采用國際標準A4型紙，幅面尺寸為297mmX210mm。②公文頁面與版心：天頭（上白邊）寬37mm,訂口（左白邊）寬28mm,寬度誤差1mm左右。版心尺寸為225義165mm。③排版：每面排22行，每行排28字。（616字）三、公文種類及其選擇技巧公文種類：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。（15類16種）公文種類有15類（16）之多,遇到具體情況時,怎么選用？新條例：公文的文種應當根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。說得正確,但不管用,不太好辦；特別是一些文種如：意見/批復、公告/通告、報告/請示等,（對舉的文種）它們的適用范圍就比較含混,界限比較微妙、模糊。而在實際工作當中,混用、錯用文種的現(xiàn)象也經常發(fā)生。最常見的例子：單位準備上一個項目,向自己的上級機關請求同意、資金支持。這時候領導往往會交代自己的秘書：“小張,你就這件事情給上級寫個報告。”——報告：匯報工作,反應情況,答復詢問,上級機關一般不予回復。應該用請示的地方誤用了報告。有的下級機關給上級機關寫公文,標題就獨特：《關于****的請示報告》——公文標題有規(guī)定,一般構成：發(fā)文機關+事由+文種,“請示報告”是文種嗎？“報告”和“請示”是兩個文種,不可以混用,但在這里被醒目地混淆在了一起。（報告請示混用有來頭：在1951年的《公文處理暫行辦法》中,請示和報告就是混在一塊的：報告——匯報情況、請示事項用報告；且報告的對應文種叫批復?，F(xiàn)在報告不用批復,一復就錯；請示卻必須批復。）有一個縣的縣委辦公室曾經調查了縣直機關62個部門的176份公文,發(fā)現(xiàn)其中有8份公文請示與報告混用,有3份是簡報和主要公文混用（簡報是機關事務文書、一般公文,跟法定公文是應該嚴格區(qū)分的）,有6份是計劃、辦法、條例直接當通知下發(fā),還有的把重要事項和重要內容用便函下達：文種混淆、錯用、誤用的情況由此可見一斑。此外,請示/函混用,表揚性通報/嘉獎令誤用,公告/通告不分等現(xiàn)象屢見不鮮；報告和請示混用還情有可原,有歷史原因（誤用）,那么請示和函的混用就不是這種情況了——有意混用：有錢有權的部門習慣看請示,沒錢沒權的部門習慣寫請示?！?在公文寫作中,進行文種選擇非常必要,它實即公文寫作的第一道屏障。除了故意混用的情況,文種選擇之所以困難,主要原因就在于我們接觸的不是一種、兩種文種,而是15種一下全部跑到眼前,文種多了,可選擇的范圍廣了,難免會眼花繚亂,“挑花了眼”。為了避免“挑花眼”,一個明智辦法就是對眾多的文種進行一個大致的劃分,把它們歸入不同的次類別,縮小我們的搜索范圍。提供幾種縮小范疇的分類法：1、行文關系分類法。“行文關系”又稱“行文方向”，即根據(jù)辦文主體的隸屬關系所確定的公文授受關系（每一個公文都有制發(fā)者和收閱者，這兩者之間是上下級關系還是平級關系或者沒有關系——沒有關系也是一種關系：不相隸屬）。以行文關系為參照，可以把主要的公文文種劃分為上行文、下行文、平行文、通行文。上行文：下級機關f上級機關；下行文：上f下；平行文：平行機關或不相隸屬機關之間往來的公文；通行文：具有多層行文關系的公文，或者說，公文的有關要求和事項具有普遍性，相關的單位不止一個，甚至不止一個層面（如：某交通要道貼出一份通告，在某個時段禁止機動車輛通過——該通告就是通行文，因為它對所有在該時段來到該交通要道的機動車輛都管用，不管該車是市政府的、還是縣機關的、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的甚至是個體運輸戶的）。按照該分類，可列表（縮小了搜索范圍）：行文方向文種上行文報告、請示、意見、紀要下行文決議、決定、命令、批復、通知、通報、紀要、意見平行文函、議案、意見、紀要通行文公報、公告、通告意見——上/下/平。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理——上級單位應當對下級單位報送的“意見”作出處理或給予答復。下——發(fā)文單位應當明確收文單位是否照此執(zhí)行或參照執(zhí)行：一般來講，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，收文單位應遵照執(zhí)行；無明確要求的，收文單位可參照執(zhí)行。平——提出的意見供對方參考。在行文方向上，紀要（會議紀要）類似意見，一般下行，但不排除上行/平行的可能，視具體情況而定。例1、下面的情況應該選擇什么文種：**局局長收到一封群眾檢舉信，反映下屬**服務公司在為用戶修理管道時，個別人勒索用戶，以各種借口要求用戶請客吃飯，否則便消極怠工，甚至有意刁難。局長（主要領導）認為倘若確有其事，問題是嚴重的，擬向**服務公司行文，責成公司認真調查、處理，并把處理結果盡快報到局里。——從行文方向上看，**局向下屬的服務公司行文，顯然屬于下行文。行文方向確定之后，雖然不能一下子確定具體的文種，但是至少已經把選擇的范圍縮小到下行文當中。至于8種下行文到底選用哪一種，可以根據(jù)常識、根據(jù)公文的適用范疇繼續(xù)推定（通知：傳達要求下級機關辦理的具體事項；意見：對重要問題提出見解和處理辦法）。例2、分析下面的一篇公文的文種是否正確。**環(huán)保局關于委托開辦環(huán)保工程專科班的請示——錯誤。從行文方向上看，公文的授受兩端（某大學成教院/環(huán)保局）顯然不是上下級關系；這里只有2家單位，也不存在多層行文關系；只可能是平級關系或不相隸屬關系，應該選用平行文（函、議案、意見、紀要）。“議案”較特殊：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人大或人大常委會提請審議事項；紀要，沒開會；函/意見從行文關系上看可以，但具體分析，用于商洽工作、請求事項的只有函。2、性質分類法碰到上行文、平行文、通行文，“行文關系分析法”很管用。但是這種方法也有缺陷，大家已經注意到了，“下行文”中包括8種文種，選擇的難度較大。換言之，如果行文關系分析法告訴我們，應該用下行文，該方法的效果就打了一半折扣。例、在金融行業(yè)不斷升溫的情況下，省內各高校紛紛籌辦金融系、科。（P28）——從行文方向上判斷，應屬下行文（省教委一省屬高校）。正如剛才所說，下行文包括文種8種，具體文種一下子很難確定。這時，可以采用性質分類法來幫助選擇——即以公文性質為參照，把公文分成指揮性、請求性、知照性、規(guī)范性四大類。指揮性公文——由各級黨政領導機關制發(fā)，用來實施指導和指揮意圖、或對相關工作、相關重大行動作出安排的公文，這種公文需下級機關認真學習并嚴格貫徹執(zhí)行。請求性公文——請求指示、請求批準、請求幫助的公文。這種公文的寫作主體之間的關系不很確定，大多數(shù)情況是下級機關向上級機關請求，也可能由平級機關或者不相隸屬的機關互相請求（互相幫助）。請示、函。知照性公文——機關之間知照情況、溝通信息的公文。實即我們通常所說的信息性文件，如通知（部分）、通報、報告、紀要、公告、通告等。規(guī)范性公文——主要指政策性的規(guī)章制度，即由政策向法律過渡的過程當中形成的有關公文，也包括一些規(guī)范人們行為的公文，它具有規(guī)范性乃至強制性的特點，要求有關機關、有關人員甚至社會公眾遵守執(zhí)行。通告（規(guī)則、條例、章程）等。仍以15種文種為例（議案除外），性質分類可以列表如下：性質文種指揮性命令（令）、決議、決定、批復、通知、意見請求性請示、函知照性公報、公告、通告、報告、通報、紀要、通知、意見規(guī)范性通告從性質上考慮，上述情況不屬于指揮類，也不屬于請求類，而只是向有關單位傳達會議的相關情況（知照），又順帶表彰先進。知照類公文同時兼有下行特征的只有：通報、紀要；對照公文的適用范圍，應該用通報?！緜鬟_的并不全是會議上討論的內容，跟會議有關、但更多的是會議之外的情況，目的是表彰先進、傳達優(yōu)秀辦學經驗（會議只是一個由頭，先進是在會上評選出來的，但辦學經驗很可能要會外總結）】需注意：公文文種當中，有不少文種，它的屬性不是單一的，而是存在著交叉關系。因此劃分類別時不能絕對化。比如通知，有的通知只是一般事務工作的處理，屬于事務性通知，有的具有命令指示性質，屬于原則性的、指揮性的公文，而有的通知僅僅用來溝通情況、上情下達，屬于知照性通知；再如意見、紀要，它可以上行、下行、平行，從性質上看，上行、平行的意見起知照作用，下行則帶有指揮性質。3、按照功能最終確定文種（功能確定法）。這個方法說白了就是一一對照公文的適用范疇（笨辦法）。顯然，功能確定法可以使用，但不能一開始就使用，最好是和上述兩種方法結合使用——先用行文關系分析法確定一個大致方向，然后用性質分類法找出兩者的交叉地帶，縮小搜索范圍，最后剩下有限的幾個文種，再去對照功能/適用范圍，最終確定文種。例、某縣委給市委寫公文，說本縣老干部某某，幾十年如一日，全心全意為人民服務，勤勤懇懇為當黨工作，直到晚年還對黨忠心耿耿，建議市委表彰這一位老干部。問：應該用哪個文種？——行文方向：上行文（報告、請示、意見）；性質分類：知照類（主要向上級匯報、反映**老同志的有關情況，順帶建議上級給予表彰），把請示排除出去了，剩下意見、報告。從功能/適用范疇來看，請示適用于向上級機關請求指示、批準（縣委并不要求市委給予指示、批準，并不要求市委把表彰的權力下放給自己），報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問，意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（正合適：縣委正是向市委反映情況、提出建議的。）四、公文的結撰技巧（結構、正文內容）（一）時下公文四宗罪：1：抄襲照搬。河南兩市消防系統(tǒng)的宣傳文稿，除發(fā)言人名字外，兩篇文稿如出一轍；河北省邯鄲市某區(qū)委宣傳部副部長演講稿，與山東省青島市某區(qū)政府文件除地名、人名外，幾乎一字不差。我一個同學，現(xiàn)在做到某市工商局副局長，寫公文出身，怎么寫的呢？抄，訣竅：P1、P2不要抄，抄P10以后的，包括工作總結、報告、請示、四風自查、群眾路線教育回報……地方政府發(fā)文件，既不認真領會中央精神和上級指示，也不認真研究實際情況，只是一味照搬照轉、生搬硬套，當“傳聲筒”、“收發(fā)室”，做表面文章，甚至抄襲現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)?！萍嫉膶擂?。互聯(lián)網(wǎng)本來是給大家提供方便的，資源共享，結果抄襲起來也方便：搜索——復制——粘貼！2：官氣十足。紅頭文件賣酒賣番茄賣農產品地方滯銷品，看起來很為民、親民，卻是嚴重的官僚主義表現(xiàn)，導致公文文風官氣十足。幾年前，湖北省漢川市政府辦公室下發(fā)紅頭文件，給市直機關和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)農場下達全年喝“小糊涂仙”系列酒的任務，喝酒價值總目標為200萬元——代表政府嚴肅性和權威形象的紅頭文件被濫用了。八項規(guī)定出臺之后，這些怪現(xiàn)象消失了，但是什么時候死灰復燃，或換種形式現(xiàn)身，說不準。3：擺長蛇陣。這長蛇陣、龍門陣能擺起來，還是得益于互聯(lián)網(wǎng)提供的海量資源。一事當前，不去先調查研究，而是先搜索、復制、拼接。長則長矣，廢話空話也多了，言之無物。公文寫作應力求簡短。毛澤東在《反對黨八股》中就說過：“我們應該研究一下文章怎樣寫得短些，寫得精粹些……文章太長了，有誰來看呢？……我們應當禁絕一切空話。”（公文寫作寶典）習近平八項規(guī)定之三：要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容，可發(fā)可不發(fā)的文件、簡報一律不發(fā)。（深得毛為文觀念精髓）4：假話真說、套話連篇。很多公文的表述中，會議沒有不隆重的、閉幕沒有不勝利的、講話沒有不重要的、鼓掌沒有不熱烈的、問題都是有深層原因的……兩分鐘的禮節(jié)性講話，被叫做“重要指示”、“重要講話”，實際上經常是官話套話，公文文風、機關工作作風都應當戒除浮躁、浮夸，以求真、務實為追求。假話套話不說了，資源共享要慎重，公文如何著手？有人有畏難情緒，怕寫不好。其實完全沒必要。公文的一個顯著特征就是它的規(guī)范性、程式化，像唱戲那樣，起承轉合、唱念做打，都有它的規(guī)定性，有相對固定的內容，這個相對固定的內容給它一個名稱“模塊”。國際勞工組織研究開發(fā)出一種職業(yè)培訓方法叫“模塊式技能培訓法”，其基本思想是：每個職業(yè)都可看成是由若干個“模塊”構成的，每一個模塊又包含固定的工作內容和工作任務。職工通過培訓，逐個掌握各個模塊所包含的知識內容之后，就能夠上崗從事這一項職業(yè)（每一種職業(yè)都是可掌握的，沒有必要把它看得很神秘，掌握模塊內容就行）。我們的公文寫作完全可以借鑒這種“模塊式技能培訓法”——把公文分解成若干模塊（大模塊、小模塊），每一個模塊包含哪些書寫內容、要完成什么任務，給予歸納總結，然后把若干個模塊組合起來、串聯(lián)起來，就構成了我們的行政公文。（二）分解公文的基本結構模塊下面是內容完整的標準型公文：關于表彰袁漢輝同學和華師大附中等單位的決定磔「1）——從結構上來看，這篇公文可以分解成四大模塊：標題、主送機關、正文、尾部，一篇完整的行政公文通常都可以分解出這四個結構模塊。模塊1：標題。公文標題是對公文核心內容的概括。《黨政機關公文處理條例》規(guī)定：“公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發(fā)文機關，并準確標示公文種類?！彼婕傲素硪兀菏掠伞l(fā)文機關、文種。公文標題通常有“三要素寫法”、“兩要素寫法”兩種。三要素式（最規(guī)范），包括發(fā)文機關、事由、文種。發(fā)文機關可以用全稱，也可以用規(guī)范化的簡稱（中國共產黨中央委員會：中共中央；錯：“黨中央”）；事由即寫作制發(fā)該公文的原由，為什么事情寫作，它一般用“關于”這個介詞引起事由；文種，你選擇15種行政公文的哪一種，標題上要標明。例如：《中共中央關于建立社會主義市場經濟體制若干問題的決議》，“中共中央”：發(fā)文機關的規(guī)范化簡稱；“關于…”：事由；“決議”：黨政機關常用的15種公文之一。兩要素式——在三個要素中選取兩個，其中，文種是必不可少的，這樣“兩要素標題”就有兩種情況：（1）事由+文種；（2）發(fā)文機關+文種。前者如例文標題“關于表彰袁漢輝同學和華師大附中等單位的決定”，“關于…”是事由，“決定”是15種行政公文之一；后者如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，其中“中華人民共和國全國人民代表大會”是發(fā)文機關，“公告”是文種。公文標題通常是三要素、兩要素這兩種寫法，所謂“通常”即說還有例外，例外情況就是只寫文種，其他發(fā)文機關、事由一概省略。這種標題一般不用于正式文件，只在登報、張貼時使用。模塊2：主送機關。主送機關是行文的對象，也就是具體承辦事情的受文單位。位置：標題下方、正文之前、頂格書寫（類似寫信）。關于“主送機關”這個模塊，有兩點值得大家注意：?主送機關應該寫機關、單位的名稱（包括全稱和規(guī)范化簡稱），但是不要寫成領導人個人姓名，“公文姓公不姓私”，既然叫做“公文”，就意味著排除了私人關系，公文的授受兩端（制發(fā)者/受閱者）都必須是公共單位；還有，不寫領導人個人姓名也就是說“不得送交領導者個人”。那么。如果送交領導者個人又會出現(xiàn)什么情況？例如：義義市委辦多次收到三位書記已經作了批示的請示（下級機關把一個請示一式三份分別送到三個領導個人手中，三個書記分別在自己收到的請示上寫了批示意見、看法，再匯總到辦公室）。結果三位書記的批示意見分歧很大，辦公室根本無法協(xié)調，事情一拖再拖。設想：如果這事情比較緊急，下級機關也只好再寫請示，按照正常程序再送市委辦，由市委辦先送第一書記過目、批示，再依次傳給第二、第三書記，這樣，在同一份請示上，有了第一書記的批示意見，下面的意見容易趨向統(tǒng)一。）——送交個人，會耽誤事情、耽擱時間，影響工作效率。?有些公文的主送機關是單一的，特別強調不能多頭主送。最典型的如請示：《條例》規(guī)定，請示一般只寫一個主送機關；受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關?！荒苤魉鸵粋€上級機關，另外的上級機關如果需要知情，應采用“抄送”的形式。相應地，請示的對應文種“批復”也只主送一個機關，即上級機關收到請示、給出批復，該批復是有針對性的，誰寫的請示就給誰批復，跟其他機關不相干。?另外，有些法定公文不用主送機關，標題下面直接寫正文（標準型的結構模式給破壞了）。這可以理解，主要是一些來頭比較大、層次比較高的單位向下行文，或者是具有多層行文關系的文種，前者如命令、決議，后者如公告、通告。模塊3：正文。正文的具體內容下面要重點講解，這里不贅。模塊4：尾部三要素:發(fā)文機關名稱（落款）、發(fā)文時間、印章。發(fā)文機關名稱仍用全稱或規(guī)范化簡稱；發(fā)文時間，原《條例》規(guī)定用阿拉伯數(shù)字，原《辦法》規(guī)定用漢字，新《條例》規(guī)定用阿拉伯數(shù)字，且一定要完整：2014年9月13日。印章：原《辦法》規(guī)定：“公文除會議紀要外和以電報形式發(fā)出的外，應加蓋公章?！毙隆稐l例》：“有發(fā)文機關署名的應加蓋公章；有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋公章?！保ㄈ┕恼牡幕緝热葑幽K寫過公文的都知道，公文寫作的真正難度不是格式、版式之類的形式，而在于正文的構思寫作、內容。——我們把正文結構模塊（第三結構模塊）抽取出來，又可以把它分解成5個基本內容子模塊：即“依據(jù)”、“目的”、“文種承啟語”、“事項”、“要求”。在上例中，①所標的內容為依據(jù)；②所標的內容為目的；③所標的內容為文種承啟語；④所標的內容為事項；⑤所標的內容為要求。①所謂“依據(jù)”，它指出了公文制作的原由、現(xiàn)實根據(jù)或法律根據(jù)，交代有關的背景情況（公文的出發(fā)點）。每一篇公文的制作皆有依據(jù)。在例文中，袁漢輝同學獲獎是發(fā)文的現(xiàn)實依據(jù)，也可能有相關的獎勵規(guī)定（前不久廣東省出臺一獎勵規(guī)定：考取清華，獎勵現(xiàn)金100萬、房子一套）。這個依據(jù)，體現(xiàn)了制發(fā)公文的必要性、適時性和針對性?！耙罁?jù)”既然是為什么要會寫這一篇公文的理由、根據(jù)，是公文制作的出發(fā)點，很自然，按邏輯關系，應排首位。②“目的”：為什么制發(fā)此公文。每一篇公文也皆有發(fā)文目的，如果說沒有目的沒有意義還去制發(fā)公文，那就是濫發(fā)，就是文牘主義?！澳康摹蓖ǔＳ谩澳康木洹眮肀硎?。其提示性標志“為”、“為了”等介詞。如例文“為表彰袁漢輝同學及華師大附中等單位的突出成績，為促進我省的數(shù)學競賽活動，培養(yǎng)青少年熱愛科學、勇于進取的精神，”兩個“為”概括出行文的目的。目的句的作用，是開宗明義，提示發(fā)文的目的、意義或動機，同時也提起和集中受文者的注意力，“吸引眼球”。從它的邏輯關系、排列順序來看，“目的”表示在特定的背景（依據(jù)）之下制作公文的動機，它當然要以依據(jù)為前提，所以其位置和依據(jù)比鄰而居、順流而下，排在依據(jù)之后?！拔姆N承啟語”是一種承上啟下、啟示事項的過渡句子，該句子是以文種為動詞來構造的。如上例文種是“決定”，所以文種承啟語便是“省人民政府決定”；如果是通知，文種承啟語就是“現(xiàn)通知如下："；如果是報告，就“現(xiàn)報告如下：”……——“依據(jù)”、“目的”、“文種承啟語”這三個內容子模塊共同構成了公文正文的開頭部分?？梢哉f，絕大多數(shù)公文，不管它具體屬于什么文種，它的開頭都是這樣構建、組裝的，當然，視具體情況，有時也可以省略不重要的子模塊，但是你不能否認這些子模塊的存在。例：PPT“事項”是一篇公文的重點，是公文制作者圍繞或根據(jù)主