黃金企業(yè)檔案管理培訓(xùn)

黃金企業(yè)檔案管理培訓(xùn)1、歸檔文件的收集

2、歸檔文件的價(jià)值鑒定

3、歸檔文件的整理單位及裝訂

4、歸檔文件的分類(lèi)

主要內(nèi)容5、歸檔文件的排列

6、歸檔文件的編號(hào)

7、歸檔文件的編目

8、歸檔文件裝盒

9、歸檔文件的排列

第一講收集歸檔文件的

歸檔文件的收集是指按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家企事業(yè)單位、社會(huì)組織以及個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)所形成的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料進(jìn)行收集的過(guò)程。一、收集概述

收集文件總的原則是齊全完整。所謂齊全完整是指要把公司各部、室、及下屬單位應(yīng)該歸檔的全部文字材料、圖表、聲像、實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)、各種載體的材料收集起來(lái)，個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料也在收集的范圍，特別要注意對(duì)會(huì)議記錄的收集。二、收集文件

收集方法上要注意兩點(diǎn)

第一點(diǎn)：

注意平時(shí)收集，即平時(shí)將某次會(huì)議或處理某件事、解決某個(gè)問(wèn)題所形成的文字材料收集起來(lái)；

第二點(diǎn)：

注意年終收集，即年終要把本單位收發(fā)文本上作了登記的全部文件材料收集起來(lái)；

歸檔文件的價(jià)值鑒定第二講

歸檔文件的價(jià)值鑒定是整個(gè)檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)

這一環(huán)節(jié)包括兩個(gè)方面。

凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本公司負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第一方面

企業(yè)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；我來(lái)說(shuō)下面的……

（二）公司在工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)管理部門(mén)、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料；

（四）其他對(duì)本公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級(jí)管理單位的文件材料中，普發(fā)性不需本公司辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本公司文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話(huà)記錄，公司內(nèi)部互相抄送的文件材料，本公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本公司無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級(jí)單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級(jí)單位的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。對(duì)進(jìn)入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其價(jià)值不同確定保管期限。檔案保管期限的劃分，按照2012年國(guó)家檔案局發(fā)布的第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。第二方面永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

(一)本公司制定的法規(guī)政策性文件材料；

(二)本公司召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

(三)本公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

(四)本公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)管理單位的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

(五)本公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

(六)本公司有關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

(七)上級(jí)管理單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

(八)同級(jí)單位、下級(jí)單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本公司有關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

（一）本公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本公司召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本公司一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本公司關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)管理單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)管理單位和同級(jí)單位制發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)單位、下級(jí)單位關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)單位報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。公司形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三講確定歸檔文件的整理

單位及裝訂整理單位：《規(guī)則》已明確規(guī)定：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。1、每份文件（即自然件），一份文件為一件。

2、各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等：每?jī)?cè)（本）內(nèi)容相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，應(yīng)按其本來(lái)的裝訂方式。一冊(cè)（本）為一件

3、文件正本與定稿為一件時(shí)，但定稿過(guò)厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿，可將正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。4、正文與附件:一般來(lái)說(shuō),正文與附件為一件;如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件。

6、原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及手抄件等）應(yīng)作為一件。凡是對(duì)不利于檔案保管的文件（熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)或手工謄寫(xiě)的重要文件），以及使用中破損的文件，要加以復(fù)制，與鋼筆重抄件一起歸檔。

5、正文與與文件處理單（包括處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙、簽批條等）應(yīng)作為一件。9、會(huì)議記錄、紀(jì)要：每次會(huì)議作為一件，如黨組會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄、紀(jì)要等等。

7、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文：應(yīng)作為一件。因?yàn)樗鼈兪且环菸募牟煌糠?，前者往往包括貫徹意?jiàn)及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。

8、來(lái)文與復(fù)文可為一件。從文種上包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等。

10、干部任免通知、行政關(guān)系介紹信、干部職工關(guān)系介紹信、工資關(guān)系轉(zhuǎn)移單、退伍兵安置介紹信、大中專(zhuān)畢業(yè)生報(bào)到證、黨團(tuán)關(guān)系介紹信等，規(guī)定每份視為一件。

13、黨員干部花名冊(cè)、職工花名冊(cè)等一冊(cè)（本）作為一件。

12、黨員統(tǒng)計(jì)年報(bào)、干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)等綜合性年報(bào)，一冊(cè)（本）作為一件。

11、干部任免存根、干部調(diào)令存根等等具有獨(dú)立的檢索價(jià)值的存根，可一冊(cè)（本）作為一件。

《規(guī)則》規(guī)定，不只是單份文件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等可作為一件，裝訂前首先必須對(duì)它們進(jìn)行排序。一般來(lái)說(shuō)順序如下：歸檔文件裝訂：1、正本在前，定稿在后

2、正文在前，附件在后

3、原件在前，復(fù)制件在后

4、轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后

5、復(fù)文在前，來(lái)文在后

6、中文本在前，外文本在后。

第四講分類(lèi)歸檔文件的我來(lái)講講什么是歸檔文件的分類(lèi)？

《規(guī)則》中的分類(lèi)是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。

分類(lèi)包括選擇分類(lèi)方法、制定分類(lèi)方案、文件歸類(lèi)等具體內(nèi)容。

一是對(duì)于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能較多，形成文件數(shù)量大，分工明確的單位，按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法;

二是對(duì)于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量不是很多的單位，按保管期限—年度分類(lèi)法。

1、什么是保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法？我來(lái)回答！

保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法，就是先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下面按年度分類(lèi)，再在年度下面按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。例如：永久：

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..30年：

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..10年：

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..

2010年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..2、什么是保管期限—年度分類(lèi)法？保管期限—年度分類(lèi)法就是先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，再在保管期限下面按年度分類(lèi)。

例如：永久：2008、2009、2010………30年：2008、2009、2010………10年：2008、2009、2010………第五講排列歸檔文件的

歸檔文件的排列應(yīng)在同一年度、同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行排列。紀(jì)要、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件可集中排列。

(一)同一事由內(nèi)的歸檔文件排列

同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，按文件形成時(shí)間的先后順序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。(二)不同事由間的歸檔文件排列

不同事由間的歸檔文件排列可根據(jù)文件的重要程度排列，分不清的，可以按時(shí)間的先后順序排列。（三）不同文本的排列，原文在前，譯文本在后。第六講編號(hào)歸檔文件的

什么是歸檔文件的編號(hào)？

歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章格式全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)201016辦公室永久歸檔章格式包括6項(xiàng)內(nèi)容1、全宗號(hào)2、保管期限3、年度4、室編件號(hào)5、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）6、館編件號(hào)全宗號(hào)：

檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。因?yàn)槭潜貍漤?xiàng)，有全宗號(hào)的單位，必須填寫(xiě)，沒(méi)有全宗代號(hào)的單位此欄空置，可暫不填寫(xiě)。保管期限：填寫(xiě)歸檔文件保管期限，分為：“永久”、“30年”、“10年”。也可填寫(xiě)簡(jiǎn)稱(chēng)“永”“30”“10”。年度：填寫(xiě)文件形成年度，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：二〇一〇年表示為“2010”，不能簡(jiǎn)化為“10”。

室編件號(hào)：按文件排列順序從“1”開(kāi)始逐件標(biāo)注。室編件號(hào)應(yīng)在同一年度、同一組織機(jī)構(gòu)的同一保管期限內(nèi)，從“1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)。例如：2010年辦公室永久、30年、10年三個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成的三個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水件號(hào)；“30”年的從“1”開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水件號(hào)；“10”年的也從“1”開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水件號(hào)。更要注意的是，件號(hào)應(yīng)逐件編寫(xiě)，件號(hào)不得重復(fù)，不得出現(xiàn)空號(hào)。填寫(xiě)時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：

《規(guī)則》將機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)作為選擇項(xiàng)，是因?yàn)閷?duì)于文件數(shù)量少或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的機(jī)關(guān)，只選擇年度、保管期限兩種分類(lèi)法即可滿(mǎn)足整理工作的需要，無(wú)須再分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。但對(duì)大多數(shù)單位來(lái)說(shuō)，選擇機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)還是必要的，編號(hào)時(shí)也必須相應(yīng)編制機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)。填寫(xiě)機(jī)構(gòu)項(xiàng)時(shí)，如果機(jī)構(gòu)名稱(chēng)太長(zhǎng)，也可規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)表示，如“生產(chǎn)技術(shù)部”可簡(jiǎn)稱(chēng)“生技部”，綜合辦公室可簡(jiǎn)稱(chēng)為“綜合辦”，但不能使用“一技”“一辦”等。填寫(xiě)問(wèn)題項(xiàng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照分類(lèi)方案設(shè)定的類(lèi)目直接填寫(xiě)，如“黨群”“行政”“基建”等。館編件號(hào)：暫不填寫(xiě)，如需檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫(xiě)。

第七講編目歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄，即應(yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，逐類(lèi)、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。

編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，通過(guò)檢索復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。

一、歸檔文件目錄的項(xiàng)目填寫(xiě)

歸檔文件目錄包括1、件號(hào)2、責(zé)任者3、文號(hào)4、題名5、日期6、頁(yè)數(shù)7、備注

1、件號(hào)：

指室編件號(hào)。

2、責(zé)任者：

指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者一個(gè)人或若干人。3、文號(hào)：

填寫(xiě)文號(hào)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，字號(hào)齊全。

4、題名：

即文件標(biāo)題，完整的題名由責(zé)任者、問(wèn)題、名稱(chēng)3個(gè)部份組成，例《深州市檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》，也有的直接由問(wèn)題和名稱(chēng)組成。5、日期：

即文件的形成時(shí)間，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如：2010年3月24日，標(biāo)注為20100324，也可填成兩行。對(duì)未注明日期或日期不清的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證填寫(xiě)。6、頁(yè)數(shù)：

填寫(xiě)一件文件的總頁(yè)數(shù)，用以統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。7、備注：

用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等，如需要說(shuō)明的條目太多時(shí)可在備注欄中加注“＊”，將具體內(nèi)容填入備考表中。二、歸檔文件目錄裝訂歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。也就是說(shuō)將歸檔文件目錄區(qū)分不同保管期限分別裝訂，原則上每年形成三本目錄（永、30、10），每本目錄中的不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)，用歸檔文件目錄封面區(qū)分，并且在歸檔文件目錄右肩上標(biāo)注機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。第八講裝盒歸檔文件裝盒是歸檔文件整理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊等工作內(nèi)容。

裝盒的具體要求我知道、我知道！不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒時(shí)應(yīng)注意幾點(diǎn)問(wèn)題！這我也知道!!

1、根據(jù)檔案資料的厚度選擇適宜的檔案盒。

2、盒封面填寫(xiě)。

3、盒脊項(xiàng)目填寫(xiě)

4、盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)。第4項(xiàng)里還包括如下幾項(xiàng)：全宗號(hào)

全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫(xiě)；暫未給定的可先空置；檔案無(wú)需移交的可不填寫(xiě)。年度：

年度欄內(nèi)填寫(xiě)盒內(nèi)文件的形成年度(4位數(shù)字橫排)。機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)

：機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)欄填寫(xiě)分類(lèi)方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的類(lèi)目名稱(chēng)；不按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)的單位，盒脊上可以不填寫(xiě)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)項(xiàng)。

起止件號(hào)：

起止件號(hào)欄填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“—”號(hào)連接，如“16—32”。起止件號(hào)分為室編和館編兩欄，單位在歸檔文件整理階段只須填寫(xiě)室編件號(hào)。盒號(hào)：

盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。機(jī)關(guān)檔案室原則上不編寫(xiě)盒號(hào)，若為便于統(tǒng)計(jì)、管理需要，也只能用鉛筆編寫(xiě)。備考表填寫(xiě)：

備考表置于檔案盒內(nèi)文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。

下面我來(lái)說(shuō)備考表設(shè)置的項(xiàng)目包括：1、盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：

填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，無(wú)上述情況，暫不填寫(xiě)。2、整理人：

填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，誰(shuí)整理就填誰(shuí)，以明確責(zé)任。3、檢查人：

填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。4、日期：

填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期。歸檔文件在機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保存階段內(nèi)如有變動(dòng)情況，檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)在備考表中注明，以使后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)行。檔案放哪兒容易分類(lèi)易于保密保護(hù)性好檢索簡(jiǎn)便1．抽屜式直立檔案2．開(kāi)放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般813．穿孔式活頁(yè)夾容易損毀有順序性保密性差容易保存82標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取長(zhǎng)期保存保護(hù)性好4．檔案盒83靈活取用存量較小容易脫落5．金屬文件夾84隔水防污拿取方便保密性低暫時(shí)保存6．透明資料袋85拿取方便臨時(shí)存取保密性差7．多層資料盒86歸檔文件整理流程示意圖收集——齊全完整——平時(shí)及時(shí)收集鑒定——確定歸檔范圍、剔除不歸檔文件———2006年以后劃定保管期限（永久、30年、10年）；06年以前仍為永久、長(zhǎng)期、短期裝訂——確定歸檔文件整理單位，并按規(guī)定方法裝訂分類(lèi)——保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限—年度排列——按保管期限及文件形成時(shí)間。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列、不同事由、不同文字間的歸檔文件排列編號(hào)——首頁(yè)上端居中空白處蓋歸檔章—填寫(xiě)歸檔章各項(xiàng)編目——按要求填寫(xiě)歸檔文件目錄——裝訂歸檔文件目錄裝盒——將歸檔文件按件（卷）號(hào)順序裝入檔案局專(zhuān)用檔案盒內(nèi)——填寫(xiě)備考表——編制填寫(xiě)檔案盒封面及盒脊入柜——將整理好的檔案對(duì)照目錄按要求、順序依次裝入檔案柜保管并放入防蟲(chóng)藥國(guó)家檔案局發(fā)布第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》國(guó)家檔案局令第10號(hào)

《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自2013年2月1日起施行。局長(zhǎng)楊冬權(quán)2012年12月17日下面是國(guó)家檔案局的10號(hào)令我以文本方式說(shuō)說(shuō)??！機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定

第一條為便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)和規(guī)范管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的記錄。

第三條各級(jí)檔案行政管理部門(mén)依照企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系分別負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定第四條企業(yè)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

（二）本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；

（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。第五條企業(yè)下列文件材料可不歸檔：

（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料；

（四）所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，其他社會(huì)組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；

（五）其他不需歸檔的文件材料。第六條凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第七條企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

第八條永久保管的企業(yè)管理類(lèi)檔案主要包括：

（一）本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開(kāi)會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料；

（二）本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買(mǎi)賣(mài)、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；

（三）本企業(yè)關(guān)于重要問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料；

（四）本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；

（五）本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；

（六）本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料；

（七）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料；

（八）本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料；

（九）本企業(yè)黨群工作的重要文件材料；

（十）新聞媒體對(duì)本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道；

（十一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來(lái)賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話(huà)、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料；

（十二）本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報(bào)送的關(guān)于重要問(wèn)題的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)等文件材料。第九條定期保管的企業(yè)管理類(lèi)檔案主要包括：

（一）本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；

（二）本企業(yè)部門(mén)工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃，半年、季度、月份計(jì)劃與總結(jié)等文件材料；

（三）本企業(yè)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告；

（四）本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的一般性文件材料；

（五）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料；

（六）本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料；

（七）本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料；

（八）本企業(yè)關(guān)于一般性問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì)制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對(duì)本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料；

（九）直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、來(lái)函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等文件材料；

（十）本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)活動(dòng)的一般性文件材料，本企業(yè)職工參加省以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的一般性文件材料；本企業(yè)接待重要來(lái)賓的工作計(jì)劃、方案等一般性文件材料。

(六)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料;

(七)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;

(八)同級(jí)機(jī)關(guān),下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函,請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函,批復(fù)等文件材料;

(九)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃,總結(jié),統(tǒng)計(jì),重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料.

第九條機(jī)關(guān)形成的人事,基建,會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.

第十條機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)