采購流程解析

采購流程解析Producer：董玉輝目錄CONTENTS前言Part1采購流程Part2請購Part3詢價/議價Part4供應(yīng)商的選擇/合同簽訂Part6催交/協(xié)調(diào)溝通Part7檢驗入庫Part8結(jié)算Part9戰(zhàn)略采購管理Part10前言采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。采購指通過交換獲取物料和服務(wù)的購買行為，為企業(yè)經(jīng)營在合適的時間、地點(diǎn)、價格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。通過上述對采購的兩種定義可知，采購的目的是服務(wù)企業(yè)保證供應(yīng)鏈暢通，采購的形式的靈活多變的。供應(yīng)商采購部門123456請購供應(yīng)商選擇/合同簽訂檢驗/入庫詢價/議價催交/協(xié)調(diào)溝通結(jié)算采購流程生產(chǎn)物控倉儲部門采購部門質(zhì)監(jiān)部門倉儲部門采購部門財務(wù)部門供應(yīng)商采購部門采購需求選擇供應(yīng)商長期協(xié)議已登錄《合格供應(yīng)商清單》進(jìn)料檢驗供應(yīng)商交貨供應(yīng)商確認(rèn)訂購單發(fā)出訂購單退貨或特采入庫結(jié)算登錄《合格供應(yīng)商清單》培訓(xùn)淘汰供應(yīng)商評定OKNGOKNGNGOK資質(zhì)調(diào)查實(shí)地考察協(xié)商價格、條款、期限等提出申請NGOK采購流程單樣本物料描述請購單備注數(shù)量及單位請購日期需求日期請購部門請購原因及用途請購單號請購單位成本保存成本庫存的成本短缺成本訂購成本庫存成本單位成本訂購一種貨物的成本，包括人員費(fèi)、信息費(fèi)、驗貨費(fèi)等。訂購成本每單位貨物的價值。由于缺貨引起的損失，如生產(chǎn)停頓、緊急訂貨、特殊配送的費(fèi)用等。短缺成本在單位時間內(nèi)，持有單位貨物的成本，如暫用資金、場地、損失、搬運(yùn)、保險等費(fèi)用。保存成本庫存的目的保留庫存是為了緩沖供需矛盾。具體原因：作為供應(yīng)鏈的緩沖地帶，保證物流順暢。應(yīng)對突發(fā)情況，保障需求。利用大批量采購，提高折扣率。購買期貨，賺取差價。防止貨物脫銷，影響生產(chǎn)。允許季節(jié)性生產(chǎn)在通脹率高時獲得利潤確認(rèn)供方供方交貨檢驗入庫提出需求采購周期及庫存基數(shù)最小-最大計劃：指定物料的最小和最大庫存水平，在物料庫存降低至最小值時，提出需求將庫存回復(fù)到最大值。最小值=采購點(diǎn)最大值是為了防止庫存積壓，在滿足最小采購批量的前提下而設(shè)定的控制庫存上限。采購點(diǎn)=采購周期*日均消耗量±安全存儲量（供小于求相加，供大于求相減）內(nèi)容清晰易懂無歧義詢價及時性和簽章回復(fù)投入回報率及高效性議價詢價/議價詢價采購，是指詢價小組根據(jù)采購人需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中確定不少于三家的供應(yīng)商并向其發(fā)出詢價單讓其報價，由供應(yīng)商一次報出不得更改的報價，然后詢價小組在報價的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較，并確定成交供應(yīng)商的一種采購方式。議價，是指供需雙方就共同關(guān)心的問題互相磋商、交換意見、尋求解決途徑和達(dá)成協(xié)議。采購議價的意義ABC最合適的品質(zhì)（本身性能、包裝維護(hù)及售后服務(wù)）最合適的成本（價格及付款方式）最合適的交貨（時間、數(shù)量及托運(yùn)方式）采購議價的要點(diǎn)1掌握談判主題：不要舍本逐末2雙贏：來日方長，不要趕盡殺絕3取舍：犧牲次要，換取主要4自我推銷：讓對手感覺值得接受你的需求5誠懇協(xié)商：不要敵對性批評6提示對方缺陷：嫌貨才是買貨人7要求結(jié)論：審時度勢，見好就收預(yù)測洞察先機(jī)：大環(huán)境的變化相關(guān)產(chǎn)品的演化產(chǎn)品情報的收集使用量預(yù)測重大事件的掌握價格趨勢（最重要）學(xué)習(xí)知己知彼：供應(yīng)商價格的歷史資料品質(zhì)及服務(wù)的歷史資料供應(yīng)商的競爭力交貨及會計的異常資料本公司的政策與方法政府相關(guān)法令價格決定權(quán)限影響原料來源的因素采購專業(yè)網(wǎng)絡(luò)的使用供應(yīng)商財務(wù)及生產(chǎn)能力供應(yīng)商正常利潤分析上限下限：自制能力分析成本分析價格分析交貨延遲原因分析經(jīng)濟(jì)訂貨量分析采購價值分析談判因勢制宜：情勢—技巧劣勢—忍均勢—等優(yōu)勢—狠談判所需工作議價前計劃的制定01020304050607確定目標(biāo)分析收集信息認(rèn)識需求識別問題：要解決什么問題設(shè)置成交位置：增加談判彈性制定戰(zhàn)略和策略議價的內(nèi)容品質(zhì)、價格、數(shù)量和包裝條款是談判的主要交易條件1、品質(zhì)2、價格：高低、價格表示方式、幣種、計價單位3、數(shù)量：成交數(shù)量（浮動條款）4、包裝5、交貨：運(yùn)輸方式，交貨時間和地點(diǎn)6、支付：支付貨幣和支付方式7、保險8、索賠9、不可抗力10、仲裁與“付款”有關(guān)的議題用什么方式付款？用什么貨幣付款？有無寬限期？早付有沒有折扣？預(yù)付或是后付呢？分期付款的話，每次間隔期多長？經(jīng)第三方（中立方）付款如何？可撤銷或不可撤銷信用證？發(fā)貨即付還是到貨再付？延遲的后果？與“交貨”相關(guān)的議題一次交付多少？是否可以按需分批交貨？哪方承擔(dān)運(yùn)費(fèi)和保險費(fèi)？如用集裝箱，出現(xiàn)破損由哪方負(fù)責(zé)？包裝材料能不能防風(fēng)、防水、防腐蝕？包裝物是否需要回收？超出需求的貨物由誰負(fù)責(zé)保管？倉儲費(fèi)由哪方出？貨物送達(dá)要進(jìn)行何種檢驗，依哪方檢驗為準(zhǔn)？與“商品規(guī)格”有關(guān)的議題規(guī)格要求有沒有“臨界值”？如不影響質(zhì)量能不能接受？是否可靠度必須達(dá)到95%？如果能夠保證使用壽命延長，價格可不可以提高？如果將規(guī)格要求降到臨界值，價錢可以讓多少？需不需要為額外情況另外規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)？或允許某些標(biāo)準(zhǔn)可有例外？對商品的外觀要求哪些是真正有用的，那些只是為了引人注意的？與“時間”相關(guān)的議題交貨從什么時候開始？合同有效期有多長？遲交多長時間就算為延遲交付？我方何時可以收到？什么時候合同的部分內(nèi)容失效？事物進(jìn)行的先后順序？提交進(jìn)度報告的時限？檢驗的截止日期？竣工時間有沒有彈性？其他相關(guān)議題讓對方獨(dú)家供應(yīng)值不值得？獨(dú)家代理有無優(yōu)惠？簽訂獨(dú)家供應(yīng)合同以多長時間為宜？對合同提出異議并修改的條件是什么？貨物投保金額是多少？有誰來界定是否屬于“不可抗拒力”？由誰為質(zhì)量和檢測結(jié)果做擔(dān)保？版權(quán)及專利權(quán)是否需要保密？侵犯了專利權(quán)或版權(quán)等時，有誰承擔(dān)責(zé)任？選擇供應(yīng)商的步驟招標(biāo)應(yīng)標(biāo)篩選會評發(fā)出需求信息和要求，尋找可選擇的供應(yīng)商對供應(yīng)商進(jìn)行評審，包括資格評審、技術(shù)評審和價格評審供應(yīng)商根據(jù)需求報價，提供詳細(xì)的應(yīng)標(biāo)書與意向供應(yīng)商確定最終價格和要求財務(wù)上規(guī)范安全具備穩(wěn)定供貨能力供貨產(chǎn)品質(zhì)量保證供貨及時準(zhǔn)確供貨產(chǎn)品價格合理擁有產(chǎn)品的知識和技術(shù)擁有良好的商業(yè)信譽(yù)合格供應(yīng)商具備能力采購合同采購合同是經(jīng)濟(jì)合同的一種，是供需雙方為執(zhí)行供銷任務(wù)，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)而簽訂的具有法律效力的書面文件。簽訂采購合同的原則1、合法原則2、平等互利3、協(xié)商一致4、等價有償采購合同的組成要素合同主體物料名稱質(zhì)量條款（驗收標(biāo)準(zhǔn)、異議期限）數(shù)量以及計量單位價格交貨期限、地點(diǎn)、方式包裝驗收方式結(jié)算方式合同解除、中止、終止違約責(zé)任及索賠糾紛解決的途徑其他：標(biāo)的物所有權(quán)的歸屬時間、標(biāo)的物風(fēng)險轉(zhuǎn)移時間、以及關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)等問題。催交/協(xié)調(diào)溝通催交是采購工作中的一個專業(yè)術(shù)語，是指在采購合同簽訂之后，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，督促供貨廠商按采購合同約定的進(jìn)度交付文件和貨物。催交工作主要是督促供應(yīng)商按照合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和材料，以滿足工程設(shè)計和現(xiàn)場施工安裝的要求。催交工作還包括催辦供貨廠商提交設(shè)計依據(jù)資料和供設(shè)計審查的制造圖紙。催交工作的要點(diǎn)是及時發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的控制和保證措施，確保進(jìn)度按計劃進(jìn)行。根據(jù)設(shè)備材料的重要性和一旦延期交付對項目總進(jìn)度產(chǎn)生影響的程度，劃分催交等級，確定催交方式和頻度，制訂催交計劃并監(jiān)督實(shí)施。催交方式一般包括駐廠催交，辦公室催交和會議催交三種方式，通常情況下，關(guān)鍵設(shè)備材料都會采取駐廠催交的方式。催交物料的狀態(tài)逾期未完成物料：要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度，給出未完成原因及解決方法，并與需求部門協(xié)調(diào)溝通。大批量同型號物料是否可分批送達(dá)以保證生產(chǎn)。是否需要更換供應(yīng)商以其他途徑獲得物料以保證生產(chǎn)。即將逾期物料：要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度，剩余工序的生產(chǎn)計劃，更改運(yùn)輸方式以保證物料按時入庫。已發(fā)貨尚未接收：要求供應(yīng)商提供快遞單號或運(yùn)輸人的電話，及時確認(rèn)行程。并要求供應(yīng)商協(xié)助跟催。需長時間生產(chǎn)物料：要求供應(yīng)商提供詳細(xì)制造過程及生產(chǎn)計劃表，按照生產(chǎn)計劃表分階段按時跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。到貨采購倉儲清點(diǎn)質(zhì)檢檢驗入庫供方特采退貨流程單OKNGOKOKOKNGNGNG特采：是企業(yè)在基本質(zhì)量保證的狀況下，對產(chǎn)品的部分缺陷有限度有評審的接收。與供應(yīng)商溝通，并以書面形式確定折扣率。退貨：產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，不能滿足生產(chǎn)需求。通知供應(yīng)商并確認(rèn)退回方式及完成退還手續(xù)所需時間。及時確認(rèn)合格產(chǎn)品的到貨日期并及時通知需求部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。檢驗入庫流程檢驗過程中的常見問題質(zhì)量問題數(shù)量不符常見問題包裝問題由收貨人在憑證上詳細(xì)做好記錄，按實(shí)際數(shù)量簽收，并及時通知送貨人和發(fā)貨方。應(yīng)會同承運(yùn)方清查點(diǎn)驗，明確責(zé)任，并由承運(yùn)方編制商務(wù)記錄或出具證明書，作為索賠依據(jù)。包裝有水漬、沾污、損壞等情況時，應(yīng)進(jìn)一步檢查內(nèi)部細(xì)數(shù)和質(zhì)量，并做好記錄，單獨(dú)堆放，以便處理。結(jié)算流程對賬單入庫單流程單財務(wù)采購供應(yīng)商開票申請單付款OKNGNGOK供應(yīng)商倉儲戰(zhàn)略采購管理戰(zhàn)略采購是計劃、實(shí)施、控制戰(zhàn)略性和操作性采購決策的過程，目的是指導(dǎo)采購部門的所有活動都圍繞提高企業(yè)能力展開，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)景計劃。它有別于常規(guī)的采購管理，注重的是“最低總成本”，而常規(guī)采購注重的是“單一最低采購價格”，它用于系統(tǒng)地評估一個企業(yè)的購買需求及確認(rèn)內(nèi)部和外部機(jī)會，從而減少采購的總成本，其好處在于充分平衡企業(yè)內(nèi)外部優(yōu)勢，以降低整體成本為宗旨，涵蓋整個采購流程，實(shí)現(xiàn)從需求描述直至付款的全程管理。戰(zhàn)略采購管理的特點(diǎn)：戰(zhàn)略采購管理充分平衡企業(yè)內(nèi)部和外部的優(yōu)勢，以雙贏采購為宗旨，注重發(fā)展與供應(yīng)商長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，是新經(jīng)濟(jì)形勢下的采購管理新范式。戰(zhàn)略采購管理的四個基礎(chǔ)：成本管理、有關(guān)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量與交貨準(zhǔn)確率的報告卡、供應(yīng)商技術(shù)能力的評估、融合度（對企業(yè)間密切合作的程度以及企業(yè)文化嚙合程度的主觀評判）。戰(zhàn)略采購的重要原則總購置成本最低總購置成本不僅僅是簡單的價格，還承擔(dān)著將采購的作用上升為全面成本管理的責(zé)任，它是企業(yè)購置原料和服務(wù)所支付的實(shí)際總價，包括安裝費(fèi)用、稅、存貨成本、運(yùn)輸成本、檢驗費(fèi)、修復(fù)或調(diào)整費(fèi)用等。建立雙贏關(guān)系戰(zhàn)略采購過程不是零和博弈，一方獲利一方失利，戰(zhàn)略采購的談判應(yīng)該是一個商業(yè)協(xié)商的過程，而不是利用采購杠桿，壓制供應(yīng)商進(jìn)行價格妥協(xié)，而應(yīng)當(dāng)是基于對原材料市場的充分了解和企業(yè)自身長遠(yuǎn)規(guī)劃的雙贏溝通。建立采購能力雙贏采購的關(guān)鍵不完全是一套采購的技能，而是范圍更廣泛的一套組織能力：應(yīng)當(dāng)具備以下三種能力：總成本建模能力，它為整個采購流程提供了基礎(chǔ);創(chuàng)建采購戰(zhàn)略能力，它推動了從戰(zhàn)術(shù)的采購觀點(diǎn)向戰(zhàn)略觀點(diǎn)的重要轉(zhuǎn)換;建立并維持供應(yīng)商關(guān)系能力，它注重的是雙贏采購模式的合作部分。制衡是雙方合作的基礎(chǔ)企業(yè)和供應(yīng)商本身存在一個相互比較、相互選擇的過程，雙方都有其議價優(yōu)勢，如果對供應(yīng)商所處行業(yè)、供應(yīng)商業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、運(yùn)作模式、競爭優(yōu)勢、穩(wěn)定長期經(jīng)營狀況等有充分的了解和認(rèn)識，就可以幫助企業(yè)本身發(fā)現(xiàn)機(jī)會，在互贏的合作中找到平衡。進(jìn)而考慮如何利用供應(yīng)商的技能來降低成本、增強(qiáng)自己的市場競爭力和滿足客戶了。戰(zhàn)略采購的實(shí)施方式集中采購?fù)ㄟ^采購量的集中來提高議價能力，降低單位采購成本，這是一種