信息文書與檔案管理-檔案的整理、保管與統(tǒng)計

檔案的整理、保管與統(tǒng)計第一節(jié)檔案的整理一、檔案整理概述

檔案整理是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，經(jīng)過整理零散無序的檔案，使之成為一個系統(tǒng)的整體，檔案的鑒定、保管、檢索、利用各個工作環(huán)節(jié)才能順利開展。檔案分為文書檔案，科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品檔案），會計檔案、人事檔案、訴訟檔案等專門檔案以及照片檔案、音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則相同，即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

（一）檔案整理的概念檔案整理就是對收集的零散文件材料或需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、排列、編目，使之系統(tǒng)化，建立檔案實體秩序，使檔案從雜亂到系統(tǒng)、由無序變有序的過程。（二）檔案整理的內(nèi)容檔案整理內(nèi)容是：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、歸檔文件的整理和編目（三）檔案的分類整理檔案整理的重點是全宗內(nèi)檔案的分類。檔案按載體分為紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案。1．紙質(zhì)檔案，按門類分為文書（黨群、行政類）檔案、科技檔案、專門檔案。（1）文書檔案是機(jī)關(guān)檔案的主體。（2）專門檔案采用專門的分類方法進(jìn)行分類，如會計檔案分為會計綜合、會計報表、會計賬簿、會計憑證、工資冊等類。

（3）科技檔案，按科技文件材料的種類分類：如按工程項目分類，以一個基建工程項目的全部科技文件材料為單位進(jìn)行分類，適用于基建設(shè)計、施工單位的科技文件材料的分類；按型號分類，以一種產(chǎn)品和設(shè)備的全部科技文件材料為單位進(jìn)行分類，主要適用于產(chǎn)品、設(shè)備等科技文件材料的分類；按課題分類，以一個科研課題的全部科技文件材料為單位進(jìn)行分類，主要適用于科學(xué)研究、科技文件材料的分類；按時間分類，以記載科技文件材料內(nèi)容的時間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般適用于水文、氣象、天文等方面的科技文件材料分類。2．特殊載體檔案，分為聲像檔案、電子檔案、實物檔案（1）聲像檔案一般分為照片、錄音帶、錄像帶等類。（2）電子檔案通常分為一般文件、科技文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件等類。（3）實物檔案分為榮譽(yù)性實物、失效印章、產(chǎn)品實物等類。榮譽(yù)性實物分為可折疊（如獎狀、錦旗、證書），不可折疊（如獎杯、獎牌）等類；產(chǎn)品實物檔案，按照“產(chǎn)品種類——型號”分類。3．檔案分類方案全宗內(nèi)檔案分類方案，是用文字、字母或數(shù)字標(biāo)列各個類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，是對全宗內(nèi)檔案實體進(jìn)行分類整理排列的依據(jù)，是歸檔文件上柜架分類排列放置的依據(jù)。一個立檔單位的檔案是由不同職能部門在各項工作中形成的，由于每個單位的工作職能有所不同，其檔案也會有不同門類，如一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在職能活動中會形成文書、基建、設(shè)備、會計、聲像、國土、司法、鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)劃與建設(shè)、實物等各門類不同載體的檔案；一個學(xué)校在教學(xué)、管理等職能活動中會形成黨群、行政、教學(xué)、科研、會計、人事、基建、設(shè)備儀器、外事、出版、聲像及實物等各門類的檔案。我們把有共同屬性的檔案分為一類，以一個全宗為單位編制本單位各門類檔案的分類大綱，即分類編號方案。各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的檔案工作實際，編制全宗內(nèi)檔案分類編號方案。例舉不同性質(zhì)單位設(shè)定的檔案分類類目如下：（1）管理型單位(機(jī)關(guān)、管理型企業(yè)、社區(qū)、村)類目號用英文字母表示：

文書類(類目號：A)；基建類(類目號：B)；設(shè)備類(類目號：C)；會計類(類目號：D)；人員類(類目號：F)；聲像類(類目號：G)；實物類(類目號：H)。（2）生產(chǎn)型企業(yè)和科技事業(yè)單位(生產(chǎn)企業(yè)、醫(yī)院)類目號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：

產(chǎn)品類(類目號：0)；設(shè)備儀器類(類目號：1)；基建類(類目號：2)；科研類(類目號：3)；文書類(類目號：4)；聲像類(類目號：7)；人員類(類目號：8)；會計類(類目號：9)；實物類(類目號：10)。（3）大學(xué)、高職院校、中小學(xué)、幼兒園（簡稱學(xué)校）分類類目號用拼音字母表示：

黨群DQ；行政XZ；教學(xué)工作JX；科學(xué)研究KY；產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)CP基本建設(shè)JJ

儀器設(shè)備SB儀器設(shè)備SB

出版CB外事WS

財會CK聲像SX

實物SW二、文書檔案的整理（一）全宗、立檔單位等基本概念1．全宗：指一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個人，在社會活動中形成的檔案的有機(jī)整體。凡是一個機(jī)關(guān)、社會組織或著名人物，在工作活動中形成的全部檔案稱為一個全宗。同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混淆?！拘≠Y料】

全宗初始定義：來源于一個特定機(jī)構(gòu)（包括行政機(jī)關(guān)、公司、機(jī)構(gòu)、個人等）的所有檔案叫做該機(jī)構(gòu)的全宗?，F(xiàn)代定義：我國的全宗理論是在借鑒蘇聯(lián)模式的基礎(chǔ)上逐步形成的。我國認(rèn)為：全宗是指一個獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體，它的基本涵義有三點，即全宗是一個有機(jī)整體，全宗是在一定的歷史活動中形成的，全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

形成：全宗一詞來源與法國內(nèi)政部的十四號通令，后來被歸納為“尊重全宗原則”，是來源原則形成的第一步。構(gòu)成條件：我國學(xué)習(xí)蘇聯(lián)的經(jīng)驗，提出“立檔單位”，并規(guī)定了立檔單位的三個條件：獨(dú)立行使職權(quán)、設(shè)有會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員。主要標(biāo)準(zhǔn)：我國主要以兩種角度劃分全宗，一是按照全宗形成者區(qū)分為機(jī)關(guān)組織全宗和人物全宗；二是按照全宗的范圍和機(jī)構(gòu)方式區(qū)分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集。聯(lián)合全宗：兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗的檔案構(gòu)成的全宗。全宗匯集：若干個立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少的具有某些相同特征和聯(lián)系的檔案構(gòu)成的全宗。2．立檔單位：即全宗的構(gòu)成者，是形成全宗的獨(dú)立社會組織或著名人物，一個獨(dú)立的單位和著名人物就是一個立檔單位。立檔單位的三個條件：獨(dú)立行使職權(quán)、設(shè)有會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員。3.歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。4.文件的整理：歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒，使之有序化的過程。5.案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。6.立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。7.全宗號：是檔案館給歸檔單位的代號。

8.檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。9.件號：即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件排列順序的重要標(biāo)識。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，按保管期限分別編流水號。件號包括室編件號和館編件號。(1)室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個流水順序號，如

2008年永久件號：1、2、3……82；

2008年30年件號：1、2、3……73；

2008年10年件號：1、2、3……243。(2)館編件號:單位檔案移交給檔案館后由檔案館填寫。沒移交的不填寫。（二）文書檔案整理要求

1.立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料必須齊全完整，已破損的文件應(yīng)予托裱，修復(fù)，字跡模糊和易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，歸檔文件上會生銹的金屬物應(yīng)除去，并用細(xì)線或其它對紙張無害的粘合劑重新將文件縫（粘）合。3.凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。（三）、文書檔案整理方法文書檔案整理方法有兩種：1.“立卷”方法，適用于原手工管理檔案的方法。案卷是檔案基本管理單位，在計算機(jī)管理、檢索檔案已經(jīng)十分普及的情況下，沒有案卷也可以方便查找檔案，因此“立卷”整理文書檔案逐漸被淘汰。2.按“件”整理方法。2001年開始推廣的按“件”整理方法，在整理程序上有較大簡化，這里只介紹以“件”為單位整理文書檔案的方法。3.文書檔案歸檔整理流程圖（圖9-1）

檔案歸檔整理流程圖

說明：黨群類和行政類文件分別各自整理歸檔，按永久、定期分開。圖9-1

收

集

分

類

編

制

頁

碼

裝

訂

排

序

蓋

檔

號

章

電

腦

著

錄

裝

盒

排

架

打

印

目

錄

編制檢索工具

收集應(yīng)歸檔的文件材料

齊全完整

判斷文件是否歸檔

依照歸檔范圍，慎重決定文件去留

確定歸檔文件的保管期限

準(zhǔn)確客觀

年度——機(jī)構(gòu)（問題或文號）——期限

分類方法科學(xué)、適用保持相對穩(wěn)定

只編沒有頁碼的部分

不空號、不漏號

用不銹鋼釘或線單“件”裝訂

便于保管利用

按期限——機(jī)構(gòu)——時間三個層次排列

順序相對固定

在每一“件”的上方空白處蓋檔號章

清晰、端正、件號不重、準(zhǔn)確

有關(guān)的信息錄入專用的檔案管理軟件

錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)準(zhǔn)確

按件號順序裝盒、上架

不同保管期限，不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同一盒

歸檔文件目錄一式兩份

分保管期限按件號順序打印歸檔文件目錄

目錄封面、背脊上的項目要填寫完整

寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄

確定期限

歸檔判斷

（三）文書檔案整理步驟1．收集：收集是歸檔整理的前提和根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整。收集范圍是：（1）會議材料：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。（2）綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。2.鑒定：立檔單位將收集的文件材料，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍要求，判斷應(yīng)歸檔的文件材料必須歸檔，剔除不歸檔的文件材料，不歸檔的文件材料主要有：（1）重份文件：指收文和本單位發(fā)文的重份文件。（2）普發(fā)性文件：指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需辦理的文件材料，任免、獎勵非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。（3）未生效文件：如本單位代上級機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。3.裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔文件以“件”為單位裝訂，便于保管利用。（1）整理單位：以“件”為歸檔文件的整理單位。文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的正本與發(fā)文稿紙為一件；報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件；來文與復(fù)文為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。（2）文件的裝訂：歸檔文件按“件”裝訂，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來復(fù)在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。文件左側(cè)、下側(cè)對齊，用不銹鋼訂書釘裝訂，較厚的文件采用“三孔一線”的方法裝訂。4.分類：歸檔文件分類可以按年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限分類，即首先將歸檔文件按年度分開，再分機(jī)構(gòu)或者問題，最后分保管期限。適用于機(jī)構(gòu)規(guī)模較大，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)相對穩(wěn)定，分工明確，歸檔文件數(shù)量較多的單位；也可以采用年度——保管期限分類，就是將歸檔文件先按年度分類，再按保管期限分類。適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡單、規(guī)模較小、歸檔文件數(shù)量不多的單位。同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性。（1）分年度

①先將文件按其形成的年度分開，一般文件歸入文件形成年度，法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度，以落款日期為準(zhǔn)。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。②跨年度的請示與批復(fù)歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計劃一般可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度。如2009年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2009年度；跨年度的會議文件，可以歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料應(yīng)歸入結(jié)案年度。如某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件材料應(yīng)歸入2008年。③幾份文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文日期為準(zhǔn)。④會議記錄本，以該本最后一次會議記錄時間為準(zhǔn)。⑤文件沒有標(biāo)注日期時，需要分析該文件內(nèi)容、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。（2）分問題將文件按其內(nèi)容所反映的問題、事物分類組合。會議文件按屆次組合；統(tǒng)計報表、名冊等文件按照格式名稱組合；單位在管理和業(yè)務(wù)工作中形成的文件一般按單一問題組合；工作計劃、總結(jié)等文件可以按責(zé)任者或名稱組合；簡報按名稱或期號組合；其他文件材料可按照特殊形式組合。（3）分機(jī)構(gòu)

機(jī)構(gòu)是指本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不是上級發(fā)文單位。采用機(jī)構(gòu)分類，有一個機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個類，哪個機(jī)構(gòu)發(fā)文或者承辦的文件就歸入哪個機(jī)構(gòu)的類別。例一：某公司內(nèi)設(shè)行政部、財務(wù)部、人力資源部、服務(wù)部、技術(shù)開發(fā)部、業(yè)務(wù)綜合部、信息整理部等7個機(jī)構(gòu)，行政部每年形成和收到承辦的文件就歸入行政部一類，人力資源部形成或承辦的文件歸入人力資源部一類。各類檔案按照機(jī)構(gòu)習(xí)慣的順序排列。（4）分保管期限將歸檔文件按永久、定期（30年、10年）分類。根據(jù)《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限》概括分類如下：①反映單位主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料永久保存。②反映單位行政管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料永久保存。③反映單位主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）會議記錄、行政辦公會議記錄、會議紀(jì)要、工作會議、專題會議材料，上級機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報告、請示、批復(fù)、外事活動文件等永久保存。

④反映單位人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊、黨團(tuán)員名冊、黨團(tuán)材料等在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動，維護(hù)國家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長遠(yuǎn)的利用價值和憑證價值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點和核心永久保存。⑤上級針對本單位的文件或?qū)儆诒締挝恢鞴軜I(yè)務(wù)的永久保存。如同級黨委、政府關(guān)于本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級機(jī)關(guān)對本單位或人員的表彰文件；上級機(jī)關(guān)對主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等永久保存。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。⑥本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年。⑦同級機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。⑧下級機(jī)關(guān)文件：報送的重要的總結(jié)、報告保存30年，一般的保存10年。例二：某某單位采用年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法，2009年產(chǎn)生的文件就應(yīng)該先按照辦公室、人事處、組織部、宣傳部、團(tuán)委、工會等機(jī)構(gòu)分開，各個處的文件再按照永久、30年10年分開。例三：某學(xué)校按照年度-問題-保管期限分類，2009年形成的黨群類文件就應(yīng)該按黨務(wù)綜合DQ11、紀(jì)檢DQ12、組織DQ13、宣傳DQ14、統(tǒng)戰(zhàn)DQ15、工會DQ16、團(tuán)委DQ17等各類問題分類，再按保管期限分類。例四：某單位采用年度-保管期限分類法，2009年形成的歸檔文件直接按照永久、30年10年分為三類。5.排列（1）把同一年度的文件按照永久、30年、10年三個保管期限分開，即三條流水號分開排列，同一保管期限的排在一起，不同保管期限再分別排序，不同年度、不同保管期限的文件不能排在一起。（2）在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)或相同問題、有內(nèi)在聯(lián)系（同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件排列在一起。排列順序應(yīng)相對固定。（3）在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、相同問題或事由內(nèi)按成文時間的先后順序排列。6.編號：歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及查找利用檔案的存取提供了條件。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置如圖9-2所示：

全宗號

年度室編件號機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號

圖9-2

【小實例】：某某學(xué)校黨群綜合類2008年永久的第一份文件蓋的歸檔章：20081DQ11永久說明：（1）全宗號是檔案館給立檔單位編制的代號，檔案室如沒有全宗號可暫時不填。（2）年度是文件形成的年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。（3）室編件號是檔案室根據(jù)不同的保管期限分別從1開始編制的流水號。（4）機(jī)構(gòu)（問題）文件形成或主辦部門的簡稱或代號，學(xué)校按問題分類，填黨群DQ或行政XZ的類目號。如DQ11是黨群綜合。（5）保管期限：填歸檔文件的保管期限，如永久。（6）沒有移交檔案館，不填館編件號。

7.編目：歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄（表9-1）。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。表9-1歸檔文件目錄

件號

責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1某某局某人字【2008】1號關(guān)于李某某同志任職的通知

200801052某某局某人字【2008】2號關(guān)于王某某同志任職的通知2008010634歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。8.裝盒：是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒。裝盒要求：

(1)不同年度，不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)形成的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

(2)歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯誤，很難再找到。

(3)檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位作用，因此不要求同一事由的歸檔文件裝入一個盒內(nèi)，只須按照文件排列順序依次裝盒，一盒裝滿后再裝入下一盒，順次裝盒即可。(4)備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（圖9-3）。①盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。②整理人：填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。③檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。備考表第5件缺第5頁。第6件是傳真件，字跡模糊，已經(jīng)復(fù)印附后面。整理人：張某某檢查人：陳某某

2008年12月1日

圖9-3檔案盒封面和脊背填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“-”號連接。9.上架排列同一年按永久、30年、10年順序上架排列，各期限適當(dāng)留有空隙，便于插件和移交檔案館。10.編制檢索工具

(1)歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作概況、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及機(jī)關(guān)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任職變化情況；本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷等）。

(2)打印歸檔文件目錄（采用標(biāo)準(zhǔn)A4型紙打?。?/p>

(3)裝訂歸檔文件目錄夾，將歸檔說明、歸檔文件目錄（永久、30年、10年）合訂成冊，歸檔文件目錄夾封面（圖9-4）、脊背（圖9-5）設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題等項?！稓w檔文件目錄》夾式樣歸檔文件目錄全宗名稱某某學(xué)校年度

2006-2008

保管期限永久30年10年類別黨群DQ

圖9-4《歸檔文件目錄》夾脊背式樣

歸檔文件目錄全宗號年度2006-2008保管期限永久、30、10類別黨群DQ圖9-5說明：全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2006-2008年保管期限：根據(jù)目錄中文件的保管期限填寫。如：永久、30年、10年。

第二節(jié)檔案的保管

檔案保管是指檔案的保存和管理。是保護(hù)檔案安全、防止檔案損壞、延長檔案壽命采取的相關(guān)措施。檔案保管的任務(wù)是解決檔案易損性與社會長期利用需要的矛盾。只有最大限度地延長檔案壽命，才能滿足社會長遠(yuǎn)需要。一、檔案保管的物質(zhì)條件

（一）檔案用房1．檔案用房要求：檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開，力求達(dá)到布局合理，安全實用。2．檔案庫房的選址要求：選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通、朝向良好、環(huán)境安靜的場所。應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場所和有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向、及高壓電線下，避開衛(wèi)生間、水房。檔案庫房樓面荷載應(yīng)為5KN／㎡，采用密集架時，不應(yīng)小于12KN／㎡。庫房設(shè)于地下時，必須采取防潮、防水措施。庫房設(shè)于頂層時，必須采取隔熱措施。立足長遠(yuǎn)，留有擴(kuò)建余地。（二）庫房設(shè)備要求：配置抽濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器、滅菌殺蟲機(jī)、溫濕度測量計、滅火器材等防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防有害生物等設(shè)施。（三）檔案裝具檔案裝具指存放檔案的箱柜和密集架，是保管檔案必須具備的物質(zhì)條件。檔案庫房裝具的存儲定額指標(biāo)：五節(jié)檔案柜每平方米(使用面積)不得小于2.70m或180卷；密集架每平方米(使用面積)不得小于7.20m或480卷。1、檔案柜檔案數(shù)量不多的單位可以使用檔案行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)制的五節(jié)檔案柜。能防光、防塵、防火，便于搬動。2、密集架（圖9-6）活動式密集架分為手搖式和電支式兩種。其容量大、占地少、可以自由組合，防光、防塵、防火。但是體積大、負(fù)重大、對庫房負(fù)載能力要求較高，地面要鋪設(shè)軌道，費(fèi)用較高，適用于檔案館和檔案數(shù)量較多的大型企事業(yè)、高校等單位。

圖9-6（四）包裝材料卷皮、卷盒是包裝檔案的基本材料，使用卷皮和卷盒能防塵和減少磨損、延長檔案的使用壽命。1、卷皮的規(guī)格(長X寬)一般為300mmx220mm。280mmX210mm，厚度有l(wèi)Omm、15mm和20mm三種。2、卷盒的規(guī)格(長X寬)一般為300mmX220mm，厚度有30mm、40mm、50mm。二、檔案保管技術(shù)

（一）檔案庫房的管理

檔案庫房管理要有嚴(yán)密的管理制度，貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的方針，制定《檔案庫房管理制度》落實檔案庫房的安全檢查措施。主要包括管理人員進(jìn)出、檔案材料進(jìn)出規(guī)定、檔案的安全檢查、庫房“八防”要求、庫房衛(wèi)生管理等?！拘“咐浚簭V州市檔案局開展檔案安全檢查工作

3月4日，廣州市國家檔案館庫房8樓的一臺空調(diào)出現(xiàn)故障，致使空調(diào)機(jī)雪種泄漏通過冷氣管道造成部分庫房出現(xiàn)大量白色煙霧，雖然未造成明顯影響，但也給檔案館庫和檔案安全保管敲響了警鐘，為此，廣州市國家檔案館專門召開安全工作會議，落實了管庫安全整改防范措施。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全保管工作，在全市范圍內(nèi)開展檔案館庫和檔案室安全檢查工作提出如下通知：一、充分認(rèn)識檔案安全保管工作的重要性二、認(rèn)真開展檔案安全檢查工作三、建立健全檔案安全保管工作機(jī)制四、確保當(dāng)按摩信息系統(tǒng)的安全……資料來源:2010-03-09廣州市檔案局文件穗檔【2010】19號【小實例】某某單位檔案庫房管理制度1、檔案庫房門鎖、箱柜鑰匙由專人保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得隨意進(jìn)入庫房。2、檔案庫房門窗必須堅固安全，安裝防盜設(shè)施，并設(shè)防光窗簾，堅持每天下班前檢查門窗及電源開關(guān)，確認(rèn)關(guān)閉后才能離開。3、進(jìn)入庫房內(nèi)要須換拖鞋，保持干凈整潔、通風(fēng)干爽，檔案柜排列合理整齊。定期打掃衛(wèi)生保持清潔。

4、檔案庫房不存放易燃易爆物品和雜物，嚴(yán)禁吸煙，禁止使用電爐等用電器，配備有滅火器材，并定期檢查更換。5、庫房要配備溫濕度測量儀、空調(diào)、抽濕機(jī)。堅持每天觀察庫房溫濕度，做好記錄，確保室內(nèi)溫濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。6、檔案入庫先進(jìn)行物理殺蟲滅菌和除塵，檔案柜內(nèi)放置殺蟲藥物，定期檢查檔案有無蟲蛀、霉變、字跡褪色等問題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時處理，做好滅蟲和檔案修復(fù)工作。7、節(jié)假日前對庫房進(jìn)行一次全面檢查，堵塞漏洞、消除隱患，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。

（二）檔案保護(hù)的“八防”措施1．防火嚴(yán)格選用防火、耐火建筑材料；配備必需的消防設(shè)施（滅火劑類型：二氧化碳滅火劑、干粉滅火劑、鹵代烷滅火劑；滅火裝置：全自動滅火）制定并落實消防安全管理制度、防火安全責(zé)任制；定期開展安全檢查，排除電線、吸煙隱患；根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，一般檔案庫房建筑的防火要求不低于二級。在庫房標(biāo)識“嚴(yán)禁煙火”警示牌。

保護(hù)檔案要切實做好防火、防光、防塵、防盜、防潮、防蟲、防霉、防有害氣體等防范措施?！拘“咐浚罕ｋU公司檔案被火燒毀

貴州貴陽一大廈發(fā)生大火，保險公司部分檔案被火燒毀。隨后，記者跟著撲火的消防官兵來到了大樓4樓。4樓是中國平安人壽保險股份有限公司貴州分公司中華北路營銷服務(wù)部，著火的是公司的一間檔案室，里面存放有大量檔案，著火的是靠近窗戶的幾個檔案架，其中一部分檔案已經(jīng)被火燒毀。參與撲救的消防官兵正利用水槍等，對著火物品展開撲救。

該公司一工作人員稱，當(dāng)天下午3點左右，員工們突然發(fā)現(xiàn)辦公室內(nèi)有嗆人的黑煙。值班的保安急忙拎著滅火器四處尋找。最后發(fā)現(xiàn)黑煙來自公司的檔案室。他們急忙叫人打開檔案室的大門，讓趕來的消防官兵進(jìn)屋撲救。一會兒后，他們下樓查看發(fā)現(xiàn)，只有1樓一個雜物間和他們檔案室發(fā)現(xiàn)有明火?；鹁烤故菑哪拈_始燃起來的呢？他們也不得而知。

到當(dāng)晚7點30分左右，現(xiàn)場大火被撲滅，無人員傷亡。目前，有關(guān)部門正在調(diào)查火災(zāi)原因。2．防光

光對檔案制成材料的破壞，對于紙張而言，光線中的紫外線對檔案有強(qiáng)烈的破壞作用，易使紙張發(fā)黃、變脆、機(jī)械強(qiáng)度降低，字跡退色，尤其對藍(lán)圖、底圖的破壞作用更為嚴(yán)重；光對照片、磁帶、光盤都有不同程度的破壞作用。由于紫外線的能量與主要檔案材料的能級范圍較為接近，極易被檔案材料吸收，因此，在危害檔案的各種光中紫外線是最重要的。防紫外線是防光的重點。防光措施：（1）庫房窗子要少，東西向不宜有窗，南北向的窗應(yīng)小而窄，并設(shè)庶陽措施。（2）庫房的窗玻璃應(yīng)采取一定的防紫外線措施，如用毛玻璃、花紋玻璃、涂刷紫外線吸收劑（如水楊酸酯類、二苯甲酮類等）?！拘≈R】：檔案庫房的照明燈具最好選用40W或60W白熾燈和防紫外線燈，不宜使用普通日光燈管。普通日光燈輸出的光譜中含有紫外線，這些紫外線的波長普遍在500nm以下，會引起紡織品、彩色印刷品褪色，加速紙張、塑料、食品等物質(zhì)的老化，對需要長期保存的檔案是有害的。白熾燈采用金屬鎢拉制的燈絲高溫發(fā)光，沒紫外線。白熾燈

防紫外線燈

3.防塵

灰塵對檔案制成材料的破壞作用：如增加紙張的酸度，降低紙張強(qiáng)度，污損檔案、傳播霉菌，同時還引起檔案頁面磨擦，使耐酸性較差的字跡（如復(fù)寫紙等）發(fā)生不同程度的褪色?；覊m含有粘土，甚至使檔案粘結(jié)成檔案“磚”如圖9-7.

圖9-7

4、防有害氣體

危害檔案有害氣體有：二氧化硫(SO2)、硫化氫；二氧化氮(既是一種酸性又是種氧化性氣體);臭氧；氯氣等。有害氣體一般是通過產(chǎn)生酸和氧化作用對檔案制成材料產(chǎn)生破壞。

防有害氣體與灰塵的措施：（1）正確選擇檔案庫房的地址是防有害氣體與灰塵的經(jīng)濟(jì)而有效的辦法。（2）注意檔案的密閉保存，如使架、柜、箱、盒、袋等。（3）綠化植物能過濾有害氣體，阻擋和吸附灰塵。（4）庫房應(yīng)選用質(zhì)地堅硬耐磨、光滑且易清潔的材料作圍護(hù)結(jié)構(gòu)的表面；（5）庫房定期進(jìn)行清掃。檔案入庫前要進(jìn)行除塵處理，進(jìn)入庫房的人員要換工作服著拖鞋等。（6）凈化與過濾，配備吸塵設(shè)備。使用空調(diào)裝置過濾灰塵與有害氣體一般能收到較好的效果。對有害氣體的凈化需要用活性碳過濾器。5.防霉危害檔案文件耐久性的微生物主要是細(xì)菌和霉菌。霉菌對檔案制成材料的破壞是：分解紙張，降低機(jī)械強(qiáng)度；增加制成材料的酸度；污染檔案；增加檔案的濕度（吸水和粘連）；分解各種磁帶、照片等。如圖9-8常見霉菌—根霉圖9-8損害檔案的微生物的預(yù)防措施：（1）嚴(yán)格控制庫房溫濕度。即控制溫度在14℃～24℃，濕度在45％—60％（膠片檔案30%-40%）。（2）凈化入庫房的空氣。（3）檢查入庫的檔案。（4）搞好庫房的清潔衛(wèi)生。（5）配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具。（6）保持工作人員的清潔衛(wèi)生。（7）采用安全有效的防霉劑。消毒滅菌的方法很多，但由于檔案制成材料本身的特殊性，所以在采用滅菌方法時，必須特別慎重，遵循對紙張、字跡、膠片等物質(zhì)材料不能有任何損傷，對環(huán)境污染小，對人體無害，滅菌效果好的原則?？刹捎米钥厥綑n案殺蟲防霉機(jī)（圖9-9）、真空沖氮消毒機(jī)、臭氧消毒殺菌機(jī)、文件消毒柜、靜電滅菌除塵機(jī)等。圖9-9自控式檔案殺蟲防霉機(jī)6.防蟲在我國，危害檔案圖書的害蟲主要有煙草甲、檔案竊蠹、黑皮蠹、德國蜚蠊、書虱、毛衣魚、藥材甲、花斑皮蠹、東方蜚蠊、白蟻等十多種。如檔案竊蠹（圖9-10）.

圖9-10檔案竊蠹

【小案例】：四川百萬重點檔案蟲蛀霉變

四川省有100萬卷國家級、省級重點檔案被蟲蛀，出現(xiàn)霉變現(xiàn)象。這些檔案有的是中國獨(dú)一無二的，極有價值。四川省檔案局副局長李榮忠說，這100萬卷檔案，大多記錄的是元、明、清至新中國建國前的歷史，許多檔案在國內(nèi)外檔案界具有重要的影響，如數(shù)量達(dá)11萬卷的清代四川巴縣檔案是我國唯一全面記載清代地方基層政權(quán)和當(dāng)時社會全貌的檔案。此外還有太平天國翼王石達(dá)開被殺全過程的檔案、太平軍在宜賓地區(qū)發(fā)布的布告等。而數(shù)量達(dá)3萬多卷的鹽業(yè)檔案則是反映我國古代鹽業(yè)狀況的權(quán)威檔案。被蟲蛀的檔案

預(yù)防檔案害蟲的措施：預(yù)防檔案害蟲的措施：（1）要搞好清潔衛(wèi)生，檔案庫房內(nèi)不應(yīng)堆放任何雜物，嚴(yán)格出入庫房的制度。（2）入庫前的檔案和檔案庫房要嚴(yán)格消毒，定期檢查、施放防蟲藥。（3）采用化學(xué)殺蟲法：蒸熏殺蟲法(環(huán)氧乙烷、溴化甲烷、磷化氫等)消滅檔案害蟲。（4）采用物理殺蟲法：高溫和低溫殺蟲，鈷60-r射線輻照殺蟲，氣調(diào)殺蟲。7.防盜檔案館的外門及首層外窗均應(yīng)有可靠的安全防護(hù)設(shè)施。根據(jù)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，檔案館建筑應(yīng)設(shè)置門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。安全保管庫房鑰匙。8.防水檔案庫房內(nèi)及附近沒有水源，庫房地勢不能過低且遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地方。（三）庫房的溫濕度控制。

1.庫房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃(±2℃)，標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為45%—60％（±5%）。每晝夜波動幅度要求溫度不得大于±2℃、相對濕度不得大于±5％。庫房溫濕度范圍采暖期夏季溫度14℃～24℃不小于14℃不大于24℃相對濕度45%-60%不小于45％不大于60％檔案部門把庫房內(nèi)高于30℃的溫度即稱為高溫。高溫的危害紙張、字跡、照片、磁帶等都有害處，而且有利于檔案有害生物的生長與繁殖，加速各種有害雜質(zhì)對檔案制成材料的破壞；檔案保護(hù)中把0℃以下的溫度稱為低溫。這個溫度下，紙張中的安全水分會結(jié)冰造成紙張柔軟性的下降，還能使聲像檔案膠片乳劑層收縮變硬，使其機(jī)械強(qiáng)度和柔軟度下降；相對濕度高于70％的環(huán)境濕度稱為高濕。高濕加速紙張纖維素的水解、使字跡發(fā)生洇化褪色、照片變形及清晰度下降、有利于檔案有害生物的生長繁殖；低于35％的環(huán)境稱為低濕。低濕會使紙張失去安全水分發(fā)干變脆，降低紙張的強(qiáng)度，并使膠片和錄音、錄像帶的帶基變形，降低柔韌性，引起乳劑層脫落?！拘≈R】溫度與濕度及其測量

溫度是衡量物體冷熱程度的物理量，一般用攝氏溫標(biāo)來計量：在一個標(biāo)準(zhǔn)大氣壓力下，純水開始結(jié)冰時的溫度（冰點）為零度，記作0℃，純水開始沸騰時的溫度（沸點）為100度，記作100℃，中間相差100等分，每一等分為攝氏1度即1℃。測量溫度的儀器有1、液體溫度計：酒精溫度計、水銀柱溫度計2、金屬溫度計：自記式溫度計（分日記和周記）測量原理：將兩片不同特性的金屬片固定在一起，利用兩種金屬在相同溫度變化下膨脹和收縮的程度不一樣而產(chǎn)生推動力，使記錄筆與溫度的變化成正比地走動，在原來標(biāo)定的刻度上記錄下溫度的變化情況。濕度是用來表示空氣中含水的多少，即空氣潮濕和干燥的程度。絕對濕度：是指單位體積空氣中實際含水蒸汽的重量，其單位用克／立方米(g／m3)表示。飽和濕度：指的是某一溫度下單位體積空氣所能容納最大限度的水蒸汽的量。飽和濕度在不同的溫度下有不同的數(shù)值，溫度越高，其值越大。相對濕度：就是單位體積空氣中實際所含水蒸汽的重量與同溫度下飽和狀態(tài)所含水蒸汽的百分比。相對濕度=絕對濕度/飽和濕度X100%溫度、絕對濕度、相對濕度、飽和濕度之間的關(guān)系是：不同的溫度下有不同的飽和濕度。溫度越高，飽和濕度越大。溫度不變時，絕對濕度增大，相對濕度也增大。它們是正比的關(guān)系。當(dāng)絕對濕度不變時，溫度升高，相對濕度減?。粶囟冉档?，相對濕度增大。當(dāng)相對濕度不變時，溫度升高，絕對濕度必然增大；溫度降低，絕對濕度將減少。2.溫濕度調(diào)控手段（1）密閉門窗。如果門窗過大，縫隙過多，可在其邊沿嵌以絨布條、毛氈條（鐵門、鐵窗框可嵌以橡皮條）。其他縫隙可用防潮紙、環(huán)氧樹脂粘結(jié)劑加以密封。還可在庫房門口設(shè)置過渡間（避風(fēng)閣），增設(shè)門簾，并在庫房門的上方安裝氣幕防潮裝置。（2）有計劃地通風(fēng)。作用：通風(fēng)不僅可以調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度，還可以調(diào)節(jié)庫內(nèi)空氣流速、空氣潔凈度、有害氣體的濃度。庫內(nèi)外溫差較大(如10℃以上)或梅雨季節(jié)、庫外溫度低于庫內(nèi)露點溫度1℃～2℃時，不宜進(jìn)行通風(fēng)，以防庫內(nèi)產(chǎn)生結(jié)露現(xiàn)象。自然通風(fēng)在天氣晴朗的上午9—11點通風(fēng)。通風(fēng)時應(yīng)注意防蟲防鼠。（3）使用技術(shù)設(shè)備（空調(diào)、抽濕機(jī)等）降溫、降濕。目前較普遍的都是采用空調(diào)設(shè)備來降溫。檔案庫房降濕既要減少甚至隔絕庫外濕氣的來源，又要不斷地排除已有的庫內(nèi)濕氣。普遍采用去濕機(jī)和對檔案無不良影響的吸潮劑(無水氯化鈣、硅膠等)。（四）庫房內(nèi)裝具排列編號

庫房內(nèi)裝具排列的各部分尺寸是：兩行裝具間凈寬不應(yīng)小于0.80m，裝具端部與墻的間隔不應(yīng)小于0.60m。裝具背面與墻的間隔不小于0.08-0.10m。庫房內(nèi)檔案裝具布置應(yīng)成行地垂直于有窗的墻面，外墻采光窗宜與檔案裝具間的通道相對應(yīng)，當(dāng)無窗時應(yīng)與管道通風(fēng)孔開口方向相對應(yīng)。庫房檔案箱柜排列要編制順序號，以庫房為單位流水編號，從門口起自左向右、（一套檔案柜）從上至下，回行時從右到左的次序編號。檔案入庫時按不同門類檔號順序排列。各庫房應(yīng)有檔案柜分布索引圖即檔案存放位置示意圖見9-11。檔案柜編號見圖9-12。【小實例】：

某某單位庫房檔案存放位置示意圖門北東西南庫房檔案柜分布索引圖

學(xué)院黨群1-1至1-5學(xué)院黨群2-1至2-5學(xué)院行政3-1至3-5學(xué)院行政4-1至4-5過道

教學(xué)檔案9-1至9-5教學(xué)檔案8-1至8-5教學(xué)檔案7-1至7-5科研檔案6-1至6-5科研檔案5-1至5-5

基建檔案10-1至10-5基建檔案11-1至11-5基建檔案12-1至12-5基建檔案13-1至13-5基建檔案14-1至14-5

過道

產(chǎn)品開發(fā)19-1至19-5學(xué)院外事18-1至18-5學(xué)院出版17-1至17-5聲像檔案16-1至16-5儀器設(shè)備15-1至15-5

財會檔案20-1至20-5財會檔案21-1至21-5會計憑證22-1至22-5會計憑證23-1至23-5會計憑證24-1至24-5

過道

會計憑證29-1至29-5會計憑證28-1至28-5會計憑證27-1至27-5會計憑證26-1至26-5會計憑證25-1至25-5

說明：黨群類檔案放入第一組1-1至1-5、第二組2-1至2-5檔案柜中；行政類檔案放入第三組、第4組檔案柜中；教學(xué)檔案放入第七組到第九組檔案柜中?！拘嵗磕衬硢挝粰n案柜編號圖9-12.檔案柜編號箱號

2-3

全宗號全宗名稱類別DQ目錄號保管期限年度2008永久案卷號圖9-12說明：本箱號表示庫房第二組第3節(jié)檔案柜放置的是2008年文書（黨群）檔案永久卷?！拘≠Y料】：榮昌縣檔案局民國檔案搶救歷程

榮昌縣檔案館原存民國檔案12033卷，形成于1912年--1949年，是榮昌縣民國時期形成的反映該時期社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的真實歷史見證。

1950年，接管后的民國檔案很長時間無人保管，又因房屋漏雨，檔案被多次淋濕；翻修房屋時又將檔案堆放在露天壩，致使民國檔案出現(xiàn)了蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等情況。1953年，縣人民政府秘書鄧某某派人燒毀、賣掉民國時期城關(guān)區(qū)三青團(tuán)、地方法院檔案5000多斤。1961年，由于高溫高濕影響和人為原因，發(fā)生了民國檔案嚴(yán)重霉變和蟲害的事件，對401卷檔案的抽查統(tǒng)計表明，有255卷生霉，占60.2%，少數(shù)霉變嚴(yán)重的已經(jīng)開始結(jié)成塊狀（其中軍法室的檔案大部分結(jié)磚，根本無法提供使用），長有細(xì)密絨毛，并侵入卷內(nèi)文件，引起字跡模糊褪變；普遍開始生蟲，并不斷蔓延，一般情況發(fā)現(xiàn)有蟲傷、蟲卵和少許幼蟲，嚴(yán)重的已咬成細(xì)密蜿蜒的孔道，卷皮被咬成米篩狀，部分文字被咬掉。民國檔案的載體多屬“水紙”，拉力差，加之形成時間早，搬遷次數(shù)多，紙張破損量大，字跡褪變比較嚴(yán)重。

隨著社會檔案意識的不斷提高，對民國檔案重要性的認(rèn)識不斷增強(qiáng)，其搶救工作也在逐步推進(jìn)：1964年，抽調(diào)10名骨干對全縣歷史檔案進(jìn)行了摸底調(diào)查，清理出民國檔案和資料4883卷；1968年，對全縣民國檔案再次進(jìn)行清理和整理，共計清整11944卷；1972年，對卷皮破損的檔案更換卷皮，分為118、01、120、121、122等5個全宗入庫保管，數(shù)量增加為12033卷；2001至2003年，結(jié)合民國檔案案卷級目錄的采集和報送工作，縣檔案局，精心制作工作方案，積極組織了民國檔案的清理、鑒定、采集，保存民國檔案7263卷、清代檔案13件，并對部分破損的紙張進(jìn)行了裱糊和更換卷皮；2008年正式啟動國家重點檔案搶救工作以來，榮昌縣檔案局對國家重點檔案的搶救工作進(jìn)行了系統(tǒng)嚴(yán)格的組織安排，做到重點突出，統(tǒng)籌兼顧，至今已完成民國榮昌縣政府、財政科和稅務(wù)局共計2665卷紙質(zhì)檔案的所有搶救工作，共計裱糊18288頁、擬寫和錄入目錄68025條、原文掃描412676頁。榮昌縣檔案局（館）一直重視檔案的安全防護(hù)工作，堅持專人保管館藏檔案制度，按照檔案“八防”要求，做好庫內(nèi)外溫濕度的測記和應(yīng)急措施的落實；規(guī)范館藏檔案及內(nèi)部清潔衛(wèi)生制度，庫內(nèi)按檔案密度放置相應(yīng)數(shù)量的防蟲藥，每兩年對館藏檔案進(jìn)行一次消毒殺蟲處理；不斷完善保管條件，配備了足夠的空調(diào)和除濕機(jī)，確保館藏檔案的安全、完整。經(jīng)抽查，我館館藏民國檔案經(jīng)過搶救、沒有再發(fā)生蟲蛀、鼠咬、霉變、字跡褪變、結(jié)磚等情況，保留的7263卷檔案得到了妥善保管。

另外，對2001至2003年期間經(jīng)鑒定沒有保存價值的檔案（比如軍法室已經(jīng)結(jié)成紙磚的檔案、所記載內(nèi)容缺乏可利用性的檔案），我局仍然堅決按照“只字片紙不準(zhǔn)銷毀”的原則納入專庫保留，但這部分檔案的存與毀也成了我們面臨的一個難題：存吧，又確實沒有利用價值，繼續(xù)保存只是浪費(fèi)更多的人力、物力和財力；毀吧，國家又規(guī)定不能銷毀。我們期望上級部門能從實際出發(fā)，針對這部分檔案制定出切實可行、便于操作的方案、辦法，以減少保管壓力。第三節(jié)檔案統(tǒng)計一、檔案統(tǒng)計工作概述上世紀(jì)八十年代初期，國家就建立起了全國統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計工作制度，設(shè)置了檔案事業(yè)發(fā)展的統(tǒng)計指標(biāo)體系，制訂和下發(fā)了全國統(tǒng)一填報的檔案工作統(tǒng)計報表樣式，并將檔案統(tǒng)計工作納入了國家統(tǒng)計局管理，其獲得的統(tǒng)計數(shù)據(jù)成為制定檔案工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算、確定人員編制、館庫建設(shè)等的政策依據(jù)。對館藏量的統(tǒng)計可為檔案事業(yè)的科學(xué)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。

（一）檔案統(tǒng)計工作概念檔案的統(tǒng)計，是以表格和數(shù)字形式揭示檔案和檔案工作情況的一項基礎(chǔ)性工作。（二）檔案統(tǒng)計的任務(wù)和工作體系檔案統(tǒng)計的任務(wù)是對檔案和檔案管理工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。目前，我國檔案統(tǒng)計工作體系分為四個層次：1、全國檔案工作基本情況統(tǒng)計；由國家統(tǒng)計局批準(zhǔn)，國家檔案局組織實施。現(xiàn)已實行全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度，實行統(tǒng)一上報軟盤，計算機(jī)匯總。2、專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計；主要由各專業(yè)主管機(jī)關(guān)組織進(jìn)行。3、地方(包括省、市、地、縣各級)檔案工作基本情況統(tǒng)計；主要由地方各級檔案行政部門組織進(jìn)行。4、檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。主要由各檔案館和檔案室組織進(jìn)行。（三）檔案統(tǒng)計工作對象檔案統(tǒng)計工作的對象是檔案、檔案管理和檔案事業(yè)領(lǐng)域內(nèi)可進(jìn)行量化描述與量化研究的范疇。包括檔案工作機(jī)構(gòu)、人員數(shù)量、工作水平狀態(tài)；檔案設(shè)備、庫房經(jīng)費(fèi)情況；檔案利用、發(fā)揮社會效益情況等。二、檔案統(tǒng)計工作的形式和要求

（一）檔案統(tǒng)計的形式1、基本情況統(tǒng)計。主要形式是統(tǒng)計報表。是下級檔案行政機(jī)關(guān)和檔案館（室），按照統(tǒng)一規(guī)定格式向上級檔案管理機(jī)構(gòu)報送的表格，特點是填報單位要以原始記錄為依據(jù)，按照規(guī)定的格式和規(guī)定時間填送報表。2、專門調(diào)查統(tǒng)計根據(jù)特殊需要，制發(fā)專門表格，單獨(dú)對某一方面工作和情況進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計，是統(tǒng)計報表的補(bǔ)充形式。有普遍調(diào)查和抽樣調(diào)查兩種類型。（1）普遍調(diào)查是指對調(diào)查范圍內(nèi)的所有對象進(jìn)行的逐一調(diào)查，（2）抽樣調(diào)查則是在調(diào)查范圍內(nèi)采用一定方法選擇部分對象作為樣本所進(jìn)行的調(diào)查。抽樣調(diào)查選擇樣本的方法分為隨機(jī)抽樣調(diào)查和非隨機(jī)抽樣調(diào)查兩種類型。上述兩種專門調(diào)查的類型具有不同的功能，在實際工作中究竟采取哪種方式，應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計工作的目的、具體任務(wù)以及對象的特點確定。（二）檔案統(tǒng)計的要求建立檔案統(tǒng)計工作制度，保證檔案統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性、真實性、客觀性，做到統(tǒng)計工作科學(xué)化、規(guī)范化、體系化、制度化。例如某某單位檔案統(tǒng)計制度：1、綜合檔案室設(shè)立歸檔文件檔案目錄、案卷目錄、年度檔案綜合管理臺賬，及時做好檔案保管狀況的統(tǒng)計。2、做好檔案接收、移交和銷毀登記工作。3、每年統(tǒng)計一次庫存綜合檔案情況，包括檔案總數(shù)量、各門類檔案數(shù)量、庫房及設(shè)備情況、檔案人員變更情況。4、每季度統(tǒng)計一次檔案利用情況，包括借閱人次，卷、件數(shù)、利用目的以及利用效果。5、平時要做好檔案借閱登記和利用效果追蹤記錄。三、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容（一）檔案構(gòu)成統(tǒng)計檔案構(gòu)成統(tǒng)計是檔案館（室）全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計。要求將檔案館（室）內(nèi)的全部檔案以其來源性質(zhì)分組為：建國后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國檔案等部分，并以此說明現(xiàn)有檔案的數(shù)量和狀況。（二）檔案利用統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計是檔案館（室）各種類型檔案被各單位、各項工作利用的情況的統(tǒng)計。(三）檔案工作人員情況統(tǒng)計檔案工作人員情況統(tǒng)計對于了解研究檔案館（室）工作人員的數(shù)量、性別、年齡、職稱的比例及崗位培訓(xùn)情況等，具有重要的作用。（四）檔案館（室）狀況統(tǒng)計檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一是負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建，了解檔案室建設(shè)的情況。檔案室是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管檔案的機(jī)構(gòu)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)要對檔案室的建立情況進(jìn)行統(tǒng)計。四、檔案統(tǒng)計工作的步驟和方法

建立健全各門類檔案和綜合統(tǒng)計臺帳。由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計檔案接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，并按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表（一）做好檔案登記工作檔案工作登記主要涉及檔案管理過程中發(fā)生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、數(shù)字，其中提供利用是其登記的重點內(nèi)容。本節(jié)重點介紹檔案工作登記的主要幾種形式：1．檔案登記工作內(nèi)容

(1)檔案接收登記①檔案收進(jìn)登記簿檔案收進(jìn)登記簿主要用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室，是檔案管理機(jī)構(gòu)記錄檔案進(jìn)室(館)情況的登記形式。它能夠反映檔案室(館)接收各種檔案的時間、來源、數(shù)量和狀態(tài)，顯示各個時期檔案的增加情況，以及準(zhǔn)確報告檔案的接收況見表9-2。表9-2檔案收進(jìn)登記表序號接收日期移交單位文據(jù)（名稱、日期、號數(shù)）全宗名稱全宗號檔案數(shù)量檔案狀況說明備注卷件米移交人簽名：接收人簽名：②檔案移交清單

檔案移交清單用于機(jī)關(guān)、學(xué)校等檔案規(guī)模不大的單位，內(nèi)部各部門向檔案室移交檔案的登記形式（表9-3）。

表9-3檔案移交清單序號檔案名稱件（頁）備注1234移交人簽名：接收人簽名：接收日期：(2)檔案借閱登記

檔案借閱登記是檔案室(館)提供檔案利用時形成的登記形式。它記錄了檔案借閱、借出利用的情況，同時又是檔案室(館)向利用者提供檔案利用時履行的一種交接手續(xù)憑據(jù)（表9-4）。序號檔號檔案名稱卷、件數(shù)借閱人姓名借閱（出）目的借閱日期歸還日期表9-4檔案借閱登記表(3)檔案復(fù)制、摘抄登記表檔案復(fù)制、摘抄登記是利用者到檔案室(館)提出復(fù)制、摘抄檔案的要求，檔案室(館)向其提供檔案復(fù)制件、摘抄件過程中形成的一種登記形式。檔案復(fù)制、摘抄登記的作用是記錄利用者復(fù)制、摘抄檔案的申請，履行批準(zhǔn)手續(xù)，確認(rèn)復(fù)制、摘抄檔案的事實（表9-5）。表9-5檔案復(fù)制摘抄登記表序號利用者復(fù)制摘抄檔案審批人日期姓名單位標(biāo)題檔號件頁用途意見簽名（4）檔案利用效果登記檔案利用效果登記是檔案室(館)對每次檔案提供利用成效進(jìn)行跟蹤調(diào)查所形成的登記形式，對檔案室(館)了解用戶需求、了解檔案發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益具有重要作用。檔案利用效果登記簿（表9-6）表9-6檔案利用效果登記薄案卷或文件標(biāo)題利用人姓名單位日期利用目的利用效果(5)檔案銷毀登記經(jīng)過鑒定認(rèn)為無保存價值的文件材料應(yīng)當(dāng)銷毀。銷毀檔案，應(yīng)由單位分管檔案工作的主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案室主任及檔案專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組負(fù)責(zé)實施，對確實無保存價值的檔案，鑒定小組要寫出銷毀報告，造冊登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由鑒定小組指定人員送指定造紙廠化漿銷毀和監(jiān)銷。檔案銷毀后，銷毀人和監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名，以示負(fù)責(zé)，檔案銷毀報告和銷毀清冊一份檔案室歸檔，一份報上級檔案局備案。檔案銷毀清冊格式見表9-7。

表9-7檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年份檔號或文號件或頁數(shù)原保管期限銷毀原因備注1234（二）建立檔案管理臺帳檔案管理臺帳是為檔案室年度工作總結(jié)、編制綜合情況統(tǒng)計表而編制的以下列表：1、檔案室?guī)旆?、設(shè)備、裝具情況一覽表9-8

檔案室總面積M2其中庫房面積M2辦公室面積M2閱覽室面積M2檔案柜個電腦密碼文件柜個資料實物柜個空調(diào)機(jī)臺去濕機(jī)臺碎紙機(jī)臺復(fù)印機(jī)臺打印機(jī)臺計算機(jī)臺干濕溫度計個2、檔案利用情況一覽表類別年度

表9-9

檔案利用情況一覽表黨群類行政類教學(xué)類財會類科研類基建類設(shè)備類實物類外事類照片聲像類合計卷（件）人次卷（件）人次卷人次卷人次卷人次卷人次卷人次卷人次卷人次張人次盒人次卷人次合計（三）檔案統(tǒng)計方法隨著辦公自動化的發(fā)展，計算機(jī)管理檔案已經(jīng)普及，檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以借助計算機(jī)檢索，由計算機(jī)完成。以國家檔案局制定的《檔案室基本情況年報》（檔基3表）表9-11為例：1、表中一至五項：檔案機(jī)構(gòu)、定編、現(xiàn)有全部專職人員情況（其中女性、年齡、文化程度、檔案專業(yè)程度、檔案干部專業(yè)技術(shù)職務(wù)、兼職人員直接填寫。2、表中六、七、八項：室存全部檔案（永久、長期）、本年接收檔案，可以采集計算機(jī)管理檔案的檢索數(shù)據(jù)，如以“件”為保管單位的檔案，在歸檔文件管理系統(tǒng)中點擊檢索（圖9-13），數(shù)據(jù)2917就是檔案件數(shù)。案卷數(shù)，在案卷級管理系統(tǒng)中點擊檢索（圖9-14），數(shù)據(jù)10243條即是案卷數(shù)。其中永久保管數(shù)據(jù)，從案卷級管理系統(tǒng)中保管期限一欄輸入“永久”，點擊檢索，可見4486數(shù)據(jù)就是永久卷數(shù)（圖9-15）。2、表中六、七、八項：室存全部檔案（永久、長期）、本年接收檔案，可以采集計算機(jī)管理檔案的檢索數(shù)據(jù)，如以“件”為保管單位的檔案，在歸檔文件管理系統(tǒng)中點擊檢索（圖9-13），數(shù)據(jù)2917就是檔案件數(shù)。案卷數(shù)，在案卷級管理系統(tǒng)中點擊檢索（圖9-14），數(shù)據(jù)10243條即是案卷數(shù)。其中永久保管數(shù)據(jù)，從案卷級管理系統(tǒng)中保管期限一欄輸入“永久”，點擊檢索，可見4486數(shù)據(jù)就是永久卷數(shù)（圖9-15）。圖9-13圖9-14圖9-15圖9-163、第九項：本年向檔案館移交檔案，依據(jù)檔案移交登記簿填寫。4、第十項：本年銷毀檔案，依據(jù)檔案銷毀清冊填寫。5、第十一至十三項：室存檔案的歷史分期，室存資料、檔案編目情況，根據(jù)檔案管理臺帳統(tǒng)計。6、機(jī)讀目錄：案卷級數(shù)據(jù)，從案卷級管理系統(tǒng)中檢索（圖9-14），文件級數(shù)據(jù)=歸檔文件管理數(shù)據(jù)+卷內(nèi)文件管理數(shù)據(jù)見，分別從歸檔文件管理系統(tǒng)（圖9-13）和卷內(nèi)文件管理系統(tǒng)（圖9-16）中點擊檢索獲取數(shù)據(jù)。7、第十四至十八項：本年度利用、復(fù)制檔案、資料人次，根據(jù)檔案利用登記、檔案復(fù)制登記簿統(tǒng)計。8、第十九至二十一項：本年編研檔案資料、檔案室總建筑面積、檔案設(shè)備，根據(jù)檔案管理臺帳統(tǒng)計。（四）檔案統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計分析是指對統(tǒng)計的結(jié)果進(jìn)行分析、研究，形成統(tǒng)計結(jié)論的工作。其目的是發(fā)現(xiàn)具有規(guī)律性的情況或問題，探究其中的原因，得出明確、可靠的結(jié)論。統(tǒng)計分析的方法包括：對比分析、相關(guān)分析與因果分析、靜態(tài)分析、動態(tài)分析、綜合分析、系統(tǒng)分析等。統(tǒng)計分析完成后，應(yīng)寫成統(tǒng)計分析報告，作為檔案統(tǒng)計工作的最終成果，提交給有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和部門，成為領(lǐng)導(dǎo)決策、部署工作、實施管理的依據(jù)?！拘嵗繖n案數(shù)據(jù)統(tǒng)計

2008年寧波市檔案工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)