日常辦公郵件書寫規(guī)范簡述

--常見問題及要點(diǎn)郵件規(guī)范目錄CONTENT標(biāo)題正文附件1234其他冗長復(fù)雜空白無意義未突出重點(diǎn)長串轉(zhuǎn)發(fā)例：答復(fù):答復(fù):答復(fù):【請查收】2015年5月XX辦月度考勤匯總（可刪除重復(fù)內(nèi)容）標(biāo)題—常見問題例：【請審批】申請泡面3箱，一次性紙碗100個，紙杯300個，紙袋300個（可簡要說明，物品種類及數(shù)量在正文已體現(xiàn)）例：【通知】本周日公司停電說明：未突出停電具體時間及會造成的影響例：1、請查收附件（未說明文件主題）2、大家好，禮品手提袋和醫(yī)療彩本已寄出，信息如下，請注意查收?。▽⒄娜淖鳛闃?biāo)題，無意義）BCA簡短明確適當(dāng)使用符號突出重點(diǎn)標(biāo)題—書寫要點(diǎn)1、不使用空白或無意義的主題；2、突出郵件內(nèi)容的重點(diǎn)，切忌冗長復(fù)雜；3、添加適當(dāng)?shù)姆柾怀鲫P(guān)鍵詞；

例如：【請反饋】正文—常見問題BCA內(nèi)容冗長復(fù)雜，行文不通順，過于口語化；未點(diǎn)明收件人應(yīng)該做什么？下一步是什么？條理不清晰，易出現(xiàn)歧義。出現(xiàn)錯別字，或遺漏信息；簡明扼要行文通順避免歧義利用列表及圖片或表格輔助說明信息交代完整，避免多次發(fā)送補(bǔ)充利用顏色或粗體進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，盡量不超過3處合適的稱呼注意禮節(jié)語氣平和避免口語正文—書寫要點(diǎn)仔細(xì)檢查全文，避免錯別字或拼寫錯誤點(diǎn)明收件人所需做的事

思考如何讓Ta可以很容易地回復(fù)和幫助到你正文—書寫原則別只說自己的事，表明這事和Ta的關(guān)系越簡潔明了的郵件越容易得到回復(fù)說清楚需要Ta做什么命名不完整無效命名遺漏或附件錯誤不規(guī)范例：副本2技術(shù)部第一季度日常支出明細(xì)表（命名出現(xiàn)多余的字眼，未修改，不規(guī)范）附件—常見問題例：XX部xxx工作匯報（未標(biāo)明所屬人員部門名稱、個人信息及時間等重要信息）說明：上傳錯誤的附件或遺漏附上所需附件例：附件1附件2（無效命名，需要受眾重新編輯名稱）提示說明意義格式預(yù)覽空間正文需提示夾帶附件附件內(nèi)容選擇合適的大小、顏色及語種，以便受眾在線預(yù)覽查看對附件內(nèi)容進(jìn)行簡要說明特殊文件格式，可說明打開方式，或是多附上其他格式，以便受眾選擇附件命名要每個字都有意義，避免多余的字眼出現(xiàn)過大的附件可利用云盤鏈接或是壓縮打包傳輸，方便受眾下載附件—要點(diǎn)

4、發(fā)送前檢查全文并考慮受眾的閱讀體驗其他2、郵件回復(fù)準(zhǔn)則：

及時、簡要、控制來往頻率、區(qū)分回復(fù)對象1、對外顯示名稱及簽名的規(guī)范性；3、區(qū)分發(fā)送、抄送、密送

發(fā)送=回應(yīng)抄送=了解密送=特殊