第七章秘書的工作激勵

第七章秘書的工作激勵

學(xué)習(xí)目標思考練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展本章導(dǎo)言了解激勵的基本概念和激勵的重要性；理解需要和動機之間的關(guān)系；掌握激勵理論的基本內(nèi)容和常用激勵方法。知道需要、動機與工作效率之間的關(guān)系；會用激勵理論進行自我工作激勵；掌握秘書人員自我激勵的基本方法。

充分調(diào)動秘書人員積極性，提高秘書工作效率，是秘書心理學(xué)研究一個重要課題。要提高秘書的工作效率，一方面應(yīng)該提高秘書自身素質(zhì)的水平，另一方面應(yīng)該充分運用動機理論，根據(jù)秘書需要的特點，采取相應(yīng)的激勵方式。第一節(jié)激勵概述第二節(jié)秘書的需要第四節(jié)秘書的工作激勵第三節(jié)秘書的動機第一節(jié)激勵概述一、激勵的概念三、激勵的方式二、激勵的重要性本節(jié)點睛四、激勵理論

激勵是通過運用一定的手段和方式去激發(fā)人的內(nèi)在動機，充分調(diào)動人的積極性的心理過程。它是調(diào)動人的積極性的核心問題。激勵問題解決得好，人的工作積極性就高；如果激勵的方法運用不當，就有可能降低人的工作積極性，使活動效率受到影響。一、激勵的概念激勵是通過運用一定的手段和方式去激發(fā)人的內(nèi)在動機，充分調(diào)動人的積極性的心理過程。激勵，在心理學(xué)上是指激發(fā)人的內(nèi)在動機的心理過程，在管理學(xué)上是指調(diào)動人的積極性的方法。人的一切內(nèi)心需要爭取的條件，如希望、興趣、愛好、理想等都構(gòu)成對人的激勵。

二、激勵的重要性

激勵是一種重要的管理職能。人的積極性是具有很大潛力，如果激勵措施運用恰當，人的積極性和內(nèi)在潛力就能被充分地挖掘出來。研究發(fā)現(xiàn)：日常工作中，人們應(yīng)付一般的工作活動實際上只使用了20%～30%的能力，還有70%～80%的能力需要能通過運用激勵手段來發(fā)揮。三、激勵的方式

激勵的方式多種多樣，主要應(yīng)根據(jù)人的動機水平而定。激勵的方式既可以是正面的積極方式，也可以是反面的消極方式（見圖7-1）；既可以是有形的物質(zhì)方式，也可以是無形的精神方式（見圖7-2）；既可以是個人力量的內(nèi)在方式，也可以是環(huán)境力量的外在方式（見圖7-3）。

圖7-1正面激勵和反面激勵圖7-2物質(zhì)激勵與精神激勵圖7-3內(nèi)激勵和外激勵四、激勵理論

內(nèi)容型激勵理論：著重研究激發(fā)人的工作動機的因素。較為著名的有馬斯洛的“需要層次論”和赫茲伯格的“雙因素理論”。過程型激勵理論：著重研究從動機的產(chǎn)生到采取行動的心理過程，較著名的有弗洛姆的“期望理論”、亞當斯的“公平理論”等。

行為改造型激勵理論：側(cè)重點是研究如何轉(zhuǎn)化改造人的行為、變消極行為為積極行為，較著名的如斯金納的“強化理論”、“挫折理論”等。第二節(jié)秘書的需要一、需要概述

二、秘書人員的需要特點本節(jié)點睛秘書的需要具有一般人需要的共同特征，同時受工作特點的影響，具有其職業(yè)性特點。年齡、學(xué)歷、地位、個性、家庭等背景不同，使秘書的需要存在著很大的差異；又由于人的需要是發(fā)展變化的，要想獲得對秘書人員需要的全面認識，必須做更深入的調(diào)查。一、需要概述

（一）什么是需要需要是個體由于某種重要東西的缺乏或被剝奪而產(chǎn)生的內(nèi)心緊張狀態(tài)?！叭狈虮粍儕Z”是產(chǎn)生需要的兩種方式。人們因為“缺乏”而需要，因為“被剝奪”已經(jīng)擁有的需要而需要。激勵員工不僅要靠獎勵，也要靠懲罰。需要是個體的一種內(nèi)部狀態(tài)，或者是一種傾向，它表現(xiàn)出個體對一定的生活和發(fā)展條件的要求，是個體和社會生活中必需事物在人腦中的反映，是人們體驗到缺乏某種東西時產(chǎn)生的一種傾向。馬克思認為：人的需要是在生活實踐中發(fā)生和發(fā)展的，一種需要滿足了，又會出現(xiàn)新的需要，促使人去進一步追求這種需要的滿足。（二）需要的種類

人的需要是多種多樣的。根據(jù)不同的標準，可以把需要分為不同的種類（見表7-1）。表7-1需要的種類

標準種類含義內(nèi)容作用影響需要的起源自然性需要—生理需要、本能需要個體對保護和維持自己的生命及延續(xù)后代所必需的條件的要求飲食、運動、睡眠、配偶等的需要在于維持個體生理狀況平衡如果得不到充分的滿足，會對人的心理產(chǎn)生較大影響。長期則可能導(dǎo)致個體死亡或不能延續(xù)后代社會性需要人們對勞動、娛樂、交往等的需要，反映社會要求對勞動交往和威信的需要在于維持個體心理精神平衡如果得不到滿足，會產(chǎn)生心理上的不平衡和精神上的不愉快標準種類含義內(nèi)容作用影響需要所指向的對象物質(zhì)需要個體對物質(zhì)對象的欲求，是維持和發(fā)展人的生命的物質(zhì)基礎(chǔ)對吃穿住行的需要，對日常生活對象的需要等自然需要，創(chuàng)造的高級社會物質(zhì)需要人類同自然斗爭的歷史和人類發(fā)展自身不斷斗爭的歷史，就是為建立滿足物質(zhì)需要條件的斗爭史精神需要人在社會發(fā)展的過程中，形成了獨有的精神需要，就是個體對精神文化方面的欲求認識需要、交往需要、道德需要、享受的需要、對創(chuàng)造的需要等激勵學(xué)習(xí)；促進人的交往；陶冶情操倡導(dǎo)人們?nèi)プ非蟾呱械奈拿鞯木裥枰m(xù)表二、秘書人員的需要特點

（一）我國秘書隊伍的現(xiàn)狀對我國的秘書隊伍，可以劃分為三個大的群落進行分析:

一是黨政機關(guān)和事業(yè)單位的秘書群落；二是國有企業(yè)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)及私人企業(yè)等企業(yè)單位的秘書群落；三是獨資、合資等外資企業(yè)等單位的秘書群落。這三個秘書群落由于所服務(wù)的單位性質(zhì)不同，秘書人員的狀況也存在著較大的差別。我國秘書隊伍結(jié)構(gòu)始終是以黨政機關(guān)型單位的秘書人員為主體的，具有一些鮮明的共同特征。

具有較高的思想政治素質(zhì)：政策理論水平高。具有較高的業(yè)務(wù)水平：年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次上的較高組合水平。工作任務(wù)繁重：工作涉及面廣，事務(wù)繁雜，臨時任務(wù)重，要求時間緊。生活待遇偏低：無職無權(quán)，與同等水平其他部門類似人員相比，收入相對較低，生活較清苦。1234（二）秘書的需要特點

秘書的需要受工作特點的影響，具有其職業(yè)性特點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：政治上積極要求進步

渴望發(fā)揮自己的聰明才智

獲得領(lǐng)導(dǎo)信任和賞識的需要解決職務(wù)職稱和提高學(xué)歷的需要

業(yè)務(wù)進修與提高的愿望改善生活條件的需要

123456第三節(jié)秘書的動機一、動機的概念二、動機的種類三、秘書的工作動機

本節(jié)點睛動機是人活動的推動者，體現(xiàn)著所需要的客觀事物對人的活動的激勵作用。每個人的一切行為模式和活動方向都是由一定的動機所引起的，它是社會影響和個體行為之間的心理媒介。一、動機的概念

動機是推動人行動的內(nèi)在力量，是引起和維持個體行為，并將此行為導(dǎo)向某一目標（個人需要的滿足）的內(nèi)在動力。（一）什么是動機

（二）動機與需要的關(guān)系

需要是動機產(chǎn)生的基礎(chǔ)和源泉。人的需要只有達到某種水平之上，才能成為動機，并引起人的活動。人的需要是極為復(fù)雜的，是多層次、多方面的，并且是變化發(fā)展的，因而在人的需要基礎(chǔ)上產(chǎn)生的行為動機也是多樣的，甚至是充滿矛盾和斗爭的。（三）動機和行為目標

行為目標是動機的構(gòu)成要素之一。由一定的動機所引發(fā)的個體的一切社會行為，總是指向一定的目的的。行為目標對人的動機具有定向作用，它是人的行為活動的最終結(jié)果。動機是個體發(fā)動和維持其行為活動的內(nèi)在動力，即內(nèi)在驅(qū)力。行為目標則是個體采取一定的行為活動方式而達到的結(jié)果。（四）動機與行為行為是指有機體在環(huán)境影響下所引起的內(nèi)在生理和心理變化的外在反應(yīng)。當一個人的一系列行為成為針對某個目標的有機系統(tǒng)時，便是行動，或稱為活動。動機對人的行動具有以下影響：一是動機引發(fā)個體行動并具有推動作用；二是動機維持個體行動并具有強化作用；三是動機指出個體行動的既定目標，具有定向作用。二、動機的種類（一）自然動機和社會動機自然動機——由人的生理需要產(chǎn)生的，帶有自發(fā)的原始的特點，主要包括饑餓、干渴、睡眠、性欲、防衛(wèi)、探究等內(nèi)驅(qū)力。

社會動機——個體在社會化中所產(chǎn)生的一種習(xí)得性動機，帶有鮮明的歷史性和自覺性。自然動機的強弱影響著社會動機的產(chǎn)生；另一方面，社會動機又對自然動機具有一種制約作用。（二）內(nèi)部動機和外部動機個體的內(nèi)部動機與外部動機之間有時是可以相互轉(zhuǎn)化的。當外部動機長期出現(xiàn)甚至穩(wěn)定之后，有可能轉(zhuǎn)化成為內(nèi)部動機。

內(nèi)部動機——由個體的內(nèi)在需要所產(chǎn)生的行為動機，是一種完全自愿的動機，帶有自覺性和持久性。外部動機——由權(quán)威、領(lǐng)導(dǎo)、組織等外部刺激而引起的行為動機，在多數(shù)情況下是不情愿的，甚至是被迫的。

（三）主導(dǎo)動機和輔助動機

由于人的需要的復(fù)雜性，同一時間內(nèi)，可能同時存在幾種動機，對個體行為的影響是有差異的。主導(dǎo)動機（優(yōu)勢動機）——是指在由各種動機所引起的個體活動中對行為起主導(dǎo)和支配作用的。這種動機對個體的行為具有決定性影響。輔助動機——是指向個體的行為目標，強化主導(dǎo)動機，對順利實現(xiàn)行為目標、滿足主體愿望具有促進作用的動機。這種動機對主導(dǎo)動機具有補償作用。

（四）暫時動機與長時動機動機對個體的行為具有支配作用，能夠調(diào)節(jié)控制或推動個體行為的發(fā)展，因而從動機對行為的影響時間上來劃分，又有暫時動機和長時動機之分。暫時動機——由暫時動機所引起的行為是在短時間內(nèi)就可以順利完成的一系列行為。長時動機——由長時動機所引起的行為是經(jīng)過長期不懈的努力才能夠完成的行為。三、秘書的工作動機

秘書的工作動機是秘書人員從事秘書工作的基本動力，也是秘書人員工作積極性的重要影響因素。秘書工作動機的基本特點是共性特點：以就業(yè)為目的的工作動機；以職業(yè)興趣為目的的工作動機；以成就需要為目的的工作動機。123第四節(jié)秘書的工作激勵一、激勵的一般過程

二、激勵的基本原則三、秘書工作激勵的方式本節(jié)點睛激勵的根本是提供一種行為的動機。激勵活動的目的必須明確，激勵活動要合理，激勵措施要及時，保證激勵活動的有效性，從而達到提高工作效率的目的。

一、激勵的一般過程

激勵的過程，就是改變外部刺激以滿足人的需要的過程?？梢詫⒓畹倪^程抽象和概括為激勵的基本模式（見圖7-4）。圖7-4激勵的基本模式二、激勵的基本原則

激勵的基本原則有以下四個：

培養(yǎng)人們自覺的責(zé)任感和義務(wù)感的原則

精神激勵與物質(zhì)激勵相結(jié)合的激勵原則內(nèi)部激勵和外部激勵相結(jié)合的原則正面激勵和反面激勵相結(jié)合的原則1２３４三、秘書工作激勵的方式秘書人員的需要具有較大的差異，因此工作激勵的方式也是不同的。對不同的人應(yīng)采取不同的激勵方式，才能取得較好的激勵效果。下面我們介紹幾種較常用的激勵方式。

目標激勵結(jié)合秘書的工作特點與職責(zé)權(quán)限，為秘書工作設(shè)置合理的目標，可以調(diào)動秘書工作積極性。參與激勵領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該十分重視發(fā)揮秘書的參謀作用，善于接納秘書人員正確合理的建議。獎勵激勵領(lǐng)導(dǎo)部門要在對秘書人員嚴格考察的基礎(chǔ)上，運用物質(zhì)獎勵與精神獎勵相結(jié)合的原則去合理地進行獎懲。123關(guān)懷激勵作為領(lǐng)導(dǎo)，不僅要在政治上關(guān)心和愛護秘書，對其工作中的缺點或失誤能給予諒解，還要注意關(guān)心秘書的生活問題。支持激勵領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的支持，主要體現(xiàn)在兩方面：應(yīng)授予秘書一定的權(quán)力，使秘書有獨立解決問題的機會；應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，使秘書的開拓精神、進取精神和獨創(chuàng)精