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人際交往能力培訓(xùn)溝通過(guò)程中的禮儀溝通技巧投訴處理心態(tài)決定一切目錄溝通過(guò)程中的禮儀溝通技巧投訴處理心態(tài)決定一切4

請(qǐng)務(wù)必在客戶面前保持專業(yè)的儀容儀表與飽滿的精神狀態(tài)客戶對(duì)接待人員的第一印象源自于著裝、姿態(tài)等身體語(yǔ)言微笑微笑的三結(jié)合與眼睛結(jié)合——眼形笑、眼神笑語(yǔ)言結(jié)合——不要光笑不說(shuō)或光說(shuō)不笑與身體結(jié)合——相得益彰

微笑的練習(xí):像空姐一樣笑微笑天使李秀景-韓亞航空廣告使用文明禮貌用語(yǔ)問(wèn)候語(yǔ):“你好”、“早上好”、“下午好”、“晚上好”請(qǐng)求語(yǔ):“請(qǐng)”征詢語(yǔ):“我的解釋您能理解嗎?”應(yīng)答語(yǔ):“好的”、“是的”、“這是我們應(yīng)該做的”、“不要緊”、“沒(méi)有關(guān)系”感謝語(yǔ):“謝謝”、“謝謝您的夸獎(jiǎng)”、“謝謝您的建議”、“多謝您的合作”抱歉語(yǔ):“對(duì)不起”、“很抱歉”、“請(qǐng)您諒解”道別語(yǔ):“再見(jiàn)”7

正確使用肢體語(yǔ)言說(shuō)話時(shí)不得習(xí)慣性拍桌子站立時(shí)不抖腿,不跺腳不用手敲桌子不摔打手中的紙張或單據(jù)不雙手環(huán)抱放在胸前不用手玩弄或用嘴向上吹頭發(fā)不用眼睛鄙視或蔑視客戶對(duì)方說(shuō)話時(shí)不得突然背轉(zhuǎn)身,用后背對(duì)向?qū)Ψ街w語(yǔ)言的禁忌

溝通中應(yīng)做到:(1)不搶話不打斷客戶,讓客戶說(shuō)完再進(jìn)行表答。并在客戶描述時(shí)使用“嗯,嗯”表示在傾聽(tīng),但需恰當(dāng)控制“唔”“嗯”“啊”等語(yǔ)氣詞的使用次數(shù);(2)語(yǔ)言談吐要求親切、文雅、專業(yè),語(yǔ)速適中;(3)說(shuō)話態(tài)度積極,情緒飽滿,并貫穿整個(gè)過(guò)程;(4)嚴(yán)禁態(tài)度惡劣,頂撞辱罵客戶;(5)對(duì)客戶的需求給予迅速關(guān)注;(6)想客戶所想,急客戶所急,建立客戶與我司人員間相互的友善、信任及忠誠(chéng)感;(7)與客戶保持同步,溝通不宜過(guò)急或過(guò)拖沓;(8)禁止使用服務(wù)禁語(yǔ)。服務(wù)禮儀命令、責(zé)備、埋怨、教訓(xùn)、推卸、煩躁、隨意附和、蔑視語(yǔ)、煩躁語(yǔ)、否定語(yǔ)、斗氣語(yǔ)表述性錯(cuò)誤態(tài)度問(wèn)題推卸類問(wèn)題說(shuō)!(啊!)剛才不是對(duì)你說(shuō)了嗎?剛才怎么不說(shuō)呢!不關(guān)我的事你先聽(tīng)我說(shuō)!(強(qiáng)迫性)怎么還不明白!不能辦就不能辦,沒(méi)有為什么,這是規(guī)矩/制度!歡迎你投訴!這是誰(shuí)說(shuō)的?!(質(zhì)疑性提問(wèn))怎么還不會(huì)!難道不是這樣嗎?我怎么會(huì)知道?!您怎么知道的?(質(zhì)疑性提問(wèn))不是跟你說(shuō)了嘛!你不要說(shuō)話,聽(tīng)我先說(shuō)完!那我可幫不了你!這是誰(shuí)告訴你的?!(質(zhì)疑性提問(wèn))你問(wèn)我,我問(wèn)誰(shuí)!你沒(méi)弄明白,我再說(shuō)一次,你聽(tīng)好了!這…我可沒(méi)辦法!那當(dāng)然是了?我向來(lái)都是這樣的!難道你還不清楚?投訴我也沒(méi)有用!你有什么證據(jù)?我態(tài)度怎么了?我態(tài)度挺好的啊!我之前已經(jīng)跟你說(shuō)過(guò)了,我再說(shuō)一遍!我又不是...我怎么知道我們公司是絕對(duì)不會(huì)出錯(cuò)的!我不覺(jué)得…有什么問(wèn)題!不是告訴你了嗎?怎么還不明白!那你投訴吧!我已經(jīng)跟你說(shuō)了很多遍了!那你要我怎么做?你到底…!當(dāng)您出現(xiàn)此類的語(yǔ)句,并夾雜反問(wèn)、傲慢、冷漠或機(jī)械的聲調(diào),服務(wù)已經(jīng)大打折扣了,一定要避免!服務(wù)禁忌及禁語(yǔ)的種類

有個(gè)人為了慶賀自己的40歲生日,特別邀請(qǐng)了4個(gè)朋友來(lái)家中吃飯。

3個(gè)人準(zhǔn)時(shí)到達(dá)了。只剩1人不知何故遲遲沒(méi)有來(lái)。主人有些著急,不禁脫口而出:“急死人啦!該來(lái)的怎么還沒(méi)來(lái)呢?”在座的有一個(gè)客人聽(tīng)了之后很不高興,對(duì)主人說(shuō):“你說(shuō)該來(lái)的還沒(méi)來(lái),意思就是我們是不該來(lái)的,那我告辭了,再見(jiàn)!”說(shuō)完,就氣沖沖地走了。一人沒(méi)來(lái),另一人又氣走了,主人急得又冒出一句:“真是的,不該走的卻走了。”剩下的兩個(gè)客人,其中有一個(gè)生氣地說(shuō):“照你這么講,該走的是我們啦!好,我走。”說(shuō)完,掉頭就走了。又把一個(gè)客人氣走了。主人急的如熱鍋上的螞蟻,不知所措。最后留下的這一個(gè)朋友交情較深,就勸主人說(shuō):“朋友都被你氣走了,你說(shuō)話應(yīng)該留意一下。”這人很無(wú)奈地說(shuō):“他們?nèi)颊`會(huì)我了,我根本不是說(shuō)他們?!弊詈筮@朋友聽(tīng)了,再也按捺不住,臉色大變道:“什么!你不是說(shuō)他們,那就是說(shuō)我啦!莫名其妙,有什么了不起?!闭f(shuō)完,鐵青著臉也走了。注意說(shuō)話的方式對(duì)方更在乎你怎么說(shuō),而不是你說(shuō)什么用“你可以”代替說(shuō)“不”;用“我們”、“我”來(lái)代替“你們”和“你”;負(fù)起責(zé)任,比如“我們能夠……”,“我們將……”,“我會(huì)……”以表達(dá)服務(wù)意愿不要說(shuō):“我明白你的意思,工程部的那班家伙經(jīng)常亂來(lái),真對(duì)不起?!币?yàn)轭櫩蜁?huì)認(rèn)為:“我不管誰(shuí)亂來(lái),我要解決問(wèn)題。”應(yīng)該說(shuō):“我明白您的意思,我會(huì)跟工程部協(xié)商一下,一小時(shí)后您一個(gè)答復(fù)。”溝通過(guò)程中的禮儀溝通技巧投訴處理心態(tài)決定一切16肢體語(yǔ)言55%說(shuō)話語(yǔ)調(diào)38%內(nèi)容7%人際溝通大餅非語(yǔ)言溝通93%語(yǔ)言溝通7%17

溝通技巧非言語(yǔ)表述行為含義手勢(shì)柔和的手勢(shì)表示友好、商量,強(qiáng)硬的手勢(shì)則意味著:“我是對(duì)的,你必須聽(tīng)我的”臉部表情微笑表示友善禮貌,皺眉表示懷疑和不滿意眼神盯著看意味著不禮貌,但也可能表示興趣,尋求支持姿態(tài)雙臂環(huán)抱表示防御,開(kāi)會(huì)時(shí)獨(dú)坐一隅意味著傲慢或不感興趣聲音演說(shuō)時(shí)抑揚(yáng)頓挫表明熱情,突然停頓是為了造成懸念,吸引注意力非言語(yǔ)性信息溝通渠道:18

“溝通不是太困難的事,我們每個(gè)人每天不是都在溝通嗎?”“每個(gè)人都知道溝通是什么?!薄拔腋嬖V他了,所以,我已和他溝通了。”“只有當(dāng)我想要溝通的時(shí)候,才會(huì)有溝通?!薄皽贤芰κ翘焐模皇墙坛鰜?lái)的?!睖贤ㄊ且环N藝術(shù)溝通也是一種技術(shù)對(duì)溝通的誤解19

一、有效溝通技巧信息發(fā)送——提問(wèn)信息接受——聽(tīng)信息反饋——說(shuō)說(shuō)提問(wèn)聽(tīng)完整溝通過(guò)程20

我們?yōu)槭裁匆釂?wèn)?搜集信息和挖掘需求時(shí)開(kāi)始和結(jié)束談話控制談話方向和內(nèi)容時(shí)征求別人意見(jiàn)不明白或需要確認(rèn)時(shí)提出建議時(shí)處理反對(duì)意見(jiàn)時(shí)……有效發(fā)送信息的技巧—提問(wèn)21

提問(wèn)方式開(kāi)放式提問(wèn)—搜集資料:封閉式提問(wèn)—獲得結(jié)論:總結(jié)性提問(wèn)—尋求共同點(diǎn):22

可能會(huì)產(chǎn)生很多種不同的回答用于廣泛的收集信息是什么?是誰(shuí)?怎樣?何時(shí)?何地?為何?多少錢?開(kāi)放式提問(wèn)23

回答只有“是與不是”、“對(duì)與不對(duì)”、“好與不好”、“A與B”等兩種選擇通過(guò)封閉式提問(wèn)可以得到客戶的一些準(zhǔn)確信息封閉式提問(wèn)24

旨在確認(rèn)一個(gè)事實(shí)只讓客戶回答“對(duì)”與“不對(duì)”往“對(duì)”的方向引導(dǎo)總結(jié)式提問(wèn)25

在發(fā)問(wèn)之前先理清自己的目的適時(shí)提出引導(dǎo)性的問(wèn)題用關(guān)閉性的問(wèn)題取得協(xié)議用開(kāi)放性的問(wèn)題搜集資料如果想讓人暢所欲言,問(wèn)題重點(diǎn)要放在問(wèn)對(duì)方的意見(jiàn),而非單純的事實(shí)避免老套的問(wèn)題,否則就會(huì)得到老套的答案有時(shí)你雖然不想要答案,但仍應(yīng)提出問(wèn)題確定自己的身體語(yǔ)言能鼓勵(lì)對(duì)方做答推敲你的措辭,他對(duì)答案有重要的影響當(dāng)你請(qǐng)求別人幫忙的時(shí)候,預(yù)留給對(duì)方說(shuō)“不”的空間提問(wèn)技巧(1)有效發(fā)送信息的技巧26

用提問(wèn)的方式來(lái)建立關(guān)系用提問(wèn)的方式來(lái)取的反饋用提問(wèn)促使別人反省用5w和1H的問(wèn)題來(lái)分析自己的看法用假設(shè)性的問(wèn)題激發(fā)創(chuàng)意思考利用問(wèn)題為后面的看法建議作鋪墊用提題的方式說(shuō)服人用提問(wèn)的方式察覺(jué)對(duì)方的反抗心理用問(wèn)題的方式拒絕用提問(wèn)的方式找出雙方的共同點(diǎn)用提問(wèn)的方式主導(dǎo)談話主體提問(wèn)技巧(2)27

用提問(wèn)的方式制造輕松氣氛問(wèn)“為什么”時(shí)要特別注意不要用問(wèn)題來(lái)設(shè)計(jì)別人避免用問(wèn)題來(lái)指責(zé)/壓制別人不要用問(wèn)題來(lái)炫耀自己善用緊追不舍的發(fā)問(wèn);有時(shí),寧可停頓一下也不要貿(mào)然發(fā)問(wèn)運(yùn)用附和的技巧提問(wèn)技巧(3)28

交談不會(huì)向錯(cuò)誤的方向發(fā)展下去交談可以集中在正確的話題上避免片面的理解:比較容易理解客戶的態(tài)度和感受沒(méi)有人可以完全表達(dá)出自己的想法客戶的表達(dá)中還可能有潛在的意思主動(dòng)聆聽(tīng)的好處關(guān)鍵的溝通技巧__傾聽(tīng)29

聆聽(tīng)的要領(lǐng)表示興趣保持眼睛接觸適當(dāng)點(diǎn)頭身體前傾適當(dāng)回應(yīng)/提問(wèn)題適當(dāng)面帶表情傾聽(tīng)三步曲記錄準(zhǔn)備理解一、耐心不要打斷客戶的話頭。記住,客戶喜歡談話,尤其喜歡談他們自己。學(xué)會(huì)克制自己,特別是當(dāng)你想發(fā)表高見(jiàn)的時(shí)候。而是讓客戶說(shuō)話。二、關(guān)心帶著真正的興趣聽(tīng)客戶在說(shuō)什么。要理解客戶說(shuō)的話,這是你能讓客戶滿意的唯一方式。讓客戶在你腦子里占據(jù)最重要的位置。始終同客戶保持目光接觸,學(xué)會(huì)用眼睛去聽(tīng)。用筆記錄客戶說(shuō)的有關(guān)詞語(yǔ)。對(duì)客戶所說(shuō)的話打個(gè)問(wèn)號(hào),有助你認(rèn)真地聽(tīng)。別一開(kāi)始就假設(shè)明白他的問(wèn)題永遠(yuǎn)不要假設(shè)你知道對(duì)方要說(shuō)什么。在聽(tīng)完之后,問(wèn)一句:“你的意思是……”,“我沒(méi)理解錯(cuò)的話,你需要……”等,以印證你所聽(tīng)到的。

答復(fù)要準(zhǔn)確,避免隨意直接答復(fù),語(yǔ)言要易懂,不能認(rèn)為客戶水平跟你一樣高;

贏得溝通不等于贏得滿意,不要為占一時(shí)優(yōu)勢(shì)而爭(zhēng)執(zhí);

遇到不好答復(fù)的問(wèn)題時(shí)需要巧妙的拒絕答復(fù),防止正面沖突;

對(duì)于難于理解的問(wèn)題可以加入必要的描繪,幫助客戶理解,達(dá)到有質(zhì)回答的目的;當(dāng)客戶贊美或客戶技能很高時(shí)要謙虛;

技術(shù)上不要隨意妥協(xié),但首先要肯定用戶的觀點(diǎn)和看法。“您說(shuō)的很有道理,而且也很有針對(duì)性,不過(guò)…………”;

多以肯定答復(fù),避免說(shuō)“不”;

讓客戶協(xié)助時(shí),不要理所當(dāng)然;說(shuō)明原因獲得認(rèn)可也節(jié)省時(shí)間;

答復(fù)圍繞重點(diǎn),不要離題太遠(yuǎn)。

提問(wèn)與應(yīng)答兩者的區(qū)別在于:提問(wèn)重點(diǎn)是澄清疑慮,明白對(duì)方的意思;而應(yīng)答是為了更好的互通信息,將自己的想法表達(dá)出來(lái)和將對(duì)方的問(wèn)題給予解答,達(dá)到加深情感、解決問(wèn)題、提升溝通質(zhì)量的目的。應(yīng)答復(fù)述事實(shí)的技巧:1、

分清責(zé)任:通過(guò)復(fù)述向客戶進(jìn)行確認(rèn),如果客戶沒(méi)有提出異議,一旦出現(xiàn)差異,責(zé)任就不在服務(wù)人員了。2、

起提醒作用:可以提醒客戶是不是漏了什么內(nèi)容,或者還有其它問(wèn)題需要一同解決。3、

體現(xiàn)職業(yè)化素質(zhì):可以體現(xiàn)服務(wù)人員的職業(yè)化素質(zhì)。使客戶感覺(jué)到是在為自己服務(wù)。復(fù)述情感的技巧

復(fù)述情感是對(duì)客戶的觀點(diǎn)不斷地給予認(rèn)同“您說(shuō)的有道理”,“我理解您的心情”,“我知道你說(shuō)得很對(duì)”,“我知道您想這樣盡快的解決問(wèn)題”這些都是情感的復(fù)述。復(fù)述就是把所聽(tīng)到的內(nèi)容重新敘述出來(lái),是屬于應(yīng)答中的一部分,但它又同時(shí)起著補(bǔ)充的作用,它一方面是復(fù)述事實(shí),另一方面是復(fù)述情感。

通過(guò)傾聽(tīng),提問(wèn)和復(fù)述三個(gè)技巧能夠很快地掌握客戶的需求,這三個(gè)技巧需要長(zhǎng)期鍛煉才能達(dá)到一定境界。復(fù)述33

如何接受反饋:聆聽(tīng),不打斷鼓勵(lì)發(fā)送人講話提出問(wèn)題,鎖定話題,澄清事實(shí)總結(jié)接收到的信息,以確認(rèn)對(duì)其的理解表明你將要考慮如何去采取行動(dòng)有效的溝通技巧__說(shuō)34

合適的時(shí)間和場(chǎng)地尋找共同點(diǎn)重在現(xiàn)狀及將來(lái)可改進(jìn)的地方,而不是過(guò)去的錯(cuò)誤選擇基于業(yè)績(jī)的改進(jìn)建議,旨在幫助,而非傷害敘述行為或事件,客觀具體,不要定性或作評(píng)論不要夸大以你的名義說(shuō),而不要以其他人的名義說(shuō)以你自己開(kāi)始說(shuō),而不要以其他人開(kāi)始說(shuō)讓你的員工作為下一步行動(dòng)的主體反饋?zhàn)⒁馐马?xiàng):35

事先準(zhǔn)備確認(rèn)需求闡述觀點(diǎn)處理異議達(dá)成協(xié)議共同實(shí)施從客戶感興趣的地方開(kāi)始讓客戶提問(wèn)注意到客戶理性與感性的需求給客戶一個(gè)具體的形象隨時(shí)尋求客戶認(rèn)同給客戶帶來(lái)的益處與服務(wù)或產(chǎn)品本身特性相結(jié)合介紹二、溝通的步驟36

你自己你所說(shuō)的你所想的你所感的你怎么樣你的外表和生理及心理狀態(tài)健康良好的心境整齊干凈時(shí)尚等你的社會(huì)特征熱情態(tài)度決斷等你所擁有的天分藝術(shù)運(yùn)動(dòng)寫作演講等你的智力/教育水平邏輯性反應(yīng)能力思想性等你的信仰宗教家庭社會(huì)愛(ài)國(guó)成功等你的社會(huì)角色父母經(jīng)理學(xué)生老師等你的情緒和情感幽默氣憤恨愛(ài)滿足等1事先準(zhǔn)備37

不做任何努力去聽(tīng)做出假象聆聽(tīng)

只聽(tīng)你感興趣的內(nèi)容認(rèn)真地聆聽(tīng)講話,同時(shí)與自己的親身經(jīng)歷做比較用心和腦來(lái)聆聽(tīng)并做出反應(yīng),以理解講話的內(nèi)容、目的和情感。聆聽(tīng)的忌諱:聽(tīng)而不聞假裝聆聽(tīng)選擇性地聆聽(tīng)專注地聆聽(tīng)設(shè)身處地地聆聽(tīng)2確認(rèn)需求38

反饋與回答技巧:找出原因,同時(shí)給自己時(shí)間做準(zhǔn)備:“這是個(gè)好問(wèn)題……”“你能說(shuō)具體一點(diǎn)嗎?”“你能舉個(gè)例子嗎?”“你的想法/建議呢?”……3闡述觀點(diǎn)39

反饋與回答技巧:同理心:發(fā)表自己的觀點(diǎn):“我理解你的感受……過(guò)去我(或其他人)也有相同(或類似)的體驗(yàn),但后來(lái)發(fā)現(xiàn)……”“我知道你想……,然而……,你認(rèn)為呢?”……3闡述觀點(diǎn)40

反饋與回答技巧:有條件讓步……問(wèn)問(wèn)題—同時(shí)想“我的計(jì)劃是什么?”“你能說(shuō)的具體一點(diǎn)嗎?”“你的意思是……”“我認(rèn)為可以,如果……”“根據(jù)你的要求,這樣是不是更好”3闡述觀點(diǎn)41

轉(zhuǎn)移法不做正面的答復(fù),以反問(wèn)的方式提醒客戶雙方的責(zé)任延時(shí)法爭(zhēng)取時(shí)間否認(rèn)法對(duì)所陳述的事有明顯的差異,應(yīng)采取否認(rèn)法預(yù)防法在預(yù)估事情可能將要發(fā)生變化時(shí),先提醒4處理異議42

當(dāng)我的提議不被別人接受時(shí):永遠(yuǎn)不要表現(xiàn)出焦慮!別人的提議我不愿意接受時(shí)……直接說(shuō)“不”,但態(tài)度友好,語(yǔ)氣平和立場(chǎng)堅(jiān)定,不要隨便說(shuō)“不”,一旦說(shuō)過(guò),就不要輕易改口4處理異議43

感謝善于發(fā)現(xiàn)別人對(duì)自己的支持,并表達(dá)感激之情對(duì)于別人的工作結(jié)果和額外的付出要表示真誠(chéng)的感謝和別人分享成果5達(dá)成協(xié)議44

精誠(chéng)合作:雙方都能夠闡明各自所擔(dān)心的問(wèn)題積極并愿意解決問(wèn)題,共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)共同研究解決問(wèn)題的方案對(duì)事不對(duì)人,不揭短,不指責(zé)知道雙贏目的,大家都獲益最多6共同實(shí)施溝通過(guò)程中的禮儀溝通技巧投訴處理心態(tài)決定一切1、耐心傾聽(tīng)客戶的抱怨用提問(wèn)題的方法,把投訴的情緒帶入事件:用開(kāi)放式的問(wèn)題引導(dǎo)客戶講述事實(shí),提供資料,當(dāng)客戶講完整個(gè)事情過(guò)程后,用封閉式的問(wèn)題總結(jié)問(wèn)題的關(guān)鍵。正確處理客戶投訴的原則是“先處理心情,再處理事情”。踩石頭憤怒的客戶僅是把你當(dāng)成了傾聽(tīng)對(duì)象。如果確實(shí)是我們的工作有所過(guò)失,態(tài)度誠(chéng)懇的承認(rèn)過(guò)失并致歉,你勇于承擔(dān)的態(tài)度會(huì)更容易得到客戶的諒解。2、控制好自己的情緒處理客戶抱怨及投訴的技巧3、認(rèn)同客戶的感受4、適時(shí)表示歉意情感需求同理心讓客戶感覺(jué)你是站在他的角度經(jīng)常說(shuō)的話:要是我,我也會(huì)生氣的誰(shuí)碰到這樣的事情都會(huì)不高興的,我能理解及時(shí)道歉,很少人會(huì)跟已經(jīng)誠(chéng)懇道歉的人深糾避免與客戶爭(zhēng)辯,因?yàn)槟阌肋h(yuǎn)是爭(zhēng)辯的輸家說(shuō)聲“對(duì)不起”,“很抱歉”并不一定表明你或公司犯了錯(cuò)誤,這主要表明你對(duì)客戶不愉快經(jīng)歷的遺憾與同情。5、表示愿意提供幫助6、解決問(wèn)題1)設(shè)定期望值,提供方案選擇:通常一個(gè)問(wèn)題的解決方案都不是唯一的,給客戶提供選擇會(huì)讓客戶感到受尊重。2)誠(chéng)實(shí)的向客戶承諾:要知道不能兌現(xiàn)的承諾比不承諾傷害更大。3)檢查滿意度并留住客戶:解決方案達(dá)成協(xié)議后,要檢查客戶的滿意度,并且要再次向客戶真誠(chéng)致歉。

“讓我看一下該如何幫助您?!薄拔液茉敢鉃槟鉀Q問(wèn)題?!碑?dāng)客戶將談話的方向轉(zhuǎn)向關(guān)注問(wèn)題的解決時(shí),服務(wù)人員表示出樂(lè)于提供幫助,會(huì)讓客戶感到安全、有保障,從而進(jìn)一步消除對(duì)立情緒,取而代之的是依賴感。處理投訴“大忌”※

缺少專業(yè)知識(shí);※

怠慢客戶;※

缺乏耐心,急于打發(fā)客戶;※

承諾客戶做不到的事※

急于為自己開(kāi)脫;※

可以一次解決的反而造成客戶升

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