ISO程序文件及作業(yè)指引編寫(xiě)方法

程序文件編寫(xiě)方法品質(zhì)部2015年6月15日深圳市冠泰實(shí)業(yè)有限公司一、程序文件的編寫(xiě)原則(1)程序文件必須是涉及到質(zhì)量管理體系的一個(gè)邏輯上的獨(dú)立部分或活動(dòng)由于程序文件是對(duì)質(zhì)量管理體系的某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)實(shí)施內(nèi)容、方法和順序要求的規(guī)定，因此程序文件所描述的應(yīng)該是能夠構(gòu)成一個(gè)邏輯上獨(dú)立的質(zhì)量活動(dòng)，這種邏輯上的獨(dú)立可以是質(zhì)量管理體系的一個(gè)條款的一部分，或涉及多個(gè)相關(guān)的條款。一、程序文件的編寫(xiě)原則程序文件對(duì)質(zhì)量活動(dòng)應(yīng)規(guī)定目的和范圍，實(shí)施的具體步驟，實(shí)施結(jié)果的處理、反饋，以及在實(shí)施過(guò)程中與各部門(mén)的關(guān)系等，形成一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分一、程序文件的編寫(xiě)原則(2)程序文件應(yīng)簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，具有很強(qiáng)的可操作性的要求程序文件編寫(xiě)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，用詞要準(zhǔn)確，避免贅述。要清楚地規(guī)定整個(gè)質(zhì)量活動(dòng)在實(shí)施過(guò)程中的每一步驟和環(huán)節(jié)，相關(guān)部門(mén)的責(zé)任及其義務(wù)。即使是沒(méi)有從事過(guò)此項(xiàng)工作的人通過(guò)程序文件也能清楚地了解此項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的內(nèi)容和過(guò)程，并能很快地明確按其流程應(yīng)該做什么和怎樣去做的要求。一、程序文件的編寫(xiě)原則（3)程序文件不涉及到純技術(shù)性的細(xì)節(jié)問(wèn)題程序文件是質(zhì)量活動(dòng)的具體實(shí)施方法和步驟，在實(shí)施某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)時(shí)，會(huì)涉及到一些技術(shù)細(xì)節(jié)和工作細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)一般情況下由工作文件來(lái)確定。二、程序文件編寫(xiě)規(guī)則1.目的2.范圍3.職責(zé)4.程序5.附表或記錄6.相關(guān)程序文件三、程序文件編寫(xiě)的要求1.人員要求編寫(xiě)程序文件要落實(shí)好編寫(xiě)人員。選擇合適的編寫(xiě)人員對(duì)程序文件的質(zhì)量起著非常重要的作用。文件編寫(xiě)人員應(yīng)具備以下條件：1）應(yīng)該是本部門(mén)能勝任的代表a.程序文件的編寫(xiě)，原則上是自己的部門(mén)編寫(xiě)自己的文件，并且編寫(xiě)人員應(yīng)該是本部門(mén)能夠勝任的代表。三、程序文件編寫(xiě)的要求有些組織在建立文件化的質(zhì)量管理體系時(shí)，組織專職編寫(xiě)人員編寫(xiě)某些責(zé)任部門(mén)的程序文件，這樣的程序文件難以得到實(shí)施，其重要的原因就是因?yàn)闆](méi)有得到實(shí)施部門(mén)的認(rèn)可。b.若條件不具備，本部門(mén)無(wú)勝任編寫(xiě)者而要由其他人員代為編寫(xiě)時(shí)，所編寫(xiě)的程序文件在定稿之前，必須經(jīng)過(guò)本部門(mén)的討論通過(guò)和認(rèn)可。三、程序文件編寫(xiě)的要求2）熟悉所編寫(xiě)程序的質(zhì)量活動(dòng)的內(nèi)容和要求：程序文件的編寫(xiě)人員只有非常熟悉所編程序質(zhì)量活動(dòng)的編寫(xiě)內(nèi)容和要求，編寫(xiě)出的文件才能準(zhǔn)確、全面、具有可操作性。相反，文件編寫(xiě)人員若不熟悉質(zhì)量活動(dòng)，所編寫(xiě)出來(lái)的文件盡管在文字上、邏輯上都很好，卻往往由于不符合具體活動(dòng)的實(shí)際情況，很難指導(dǎo)實(shí)施。三、程序文件編寫(xiě)的要求3）具備一定的文字能力程序文件編寫(xiě)要求簡(jiǎn)明，用詞準(zhǔn)確。因此編寫(xiě)人員應(yīng)具備一定的文字能力，把質(zhì)量活動(dòng)的途徑清楚地表達(dá)出來(lái)。三、程序文件編寫(xiě)的要求2、內(nèi)容要求程序文件的編寫(xiě)內(nèi)容都包括哪些方面，具體有什么要求，這是在編寫(xiě)過(guò)程中首先碰到的問(wèn)題。程序應(yīng)闡明影響質(zhì)量的管理人員、操作人員、驗(yàn)證和審核人員的責(zé)任、權(quán)力和相互關(guān)系，說(shuō)明各種不同活動(dòng)實(shí)施方法，使用的文件和所進(jìn)行的控制，因此程序文件編寫(xiě)要對(duì)質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述，并對(duì)質(zhì)量活動(dòng)中所涉及到的責(zé)任、權(quán)力和相互關(guān)系作出規(guī)定。三、程序文件編寫(xiě)的要求文件的內(nèi)容主要是規(guī)定質(zhì)量活動(dòng)應(yīng)做什么，即實(shí)施的方法和步驟，而不是敘述如何做的具體細(xì)節(jié)。這些細(xì)節(jié)在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等工作文件中予以規(guī)定。三、程序文件編寫(xiě)的要求程序文件編寫(xiě)要用“5W1H分析法”來(lái)規(guī)定該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的目的(Why)為什么做、(What)做什么、職責(zé)(Who)誰(shuí)來(lái)做、在何時(shí)(When)做、何地(Where)做，如何(How)做即采用什么方法做。包括采用什么設(shè)備、工具、文件、以及如何控制、記錄等等。對(duì)于質(zhì)量活動(dòng)所涉及到的文件應(yīng)注明文件名稱。四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法1.結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)每個(gè)程序文件在編寫(xiě)前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的方法是：（1）列出每個(gè)程序中涉及的活動(dòng)對(duì)應(yīng)的要素要求；（2）按活動(dòng)的邏輯順序展開(kāi)；（3）將本企業(yè)的活動(dòng)方法進(jìn)行分析，并寫(xiě)入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中。四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法2.編寫(xiě)方法

1)從現(xiàn)行文件分析入手現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件中，很多均具有"程序"性質(zhì)，但也有其不足之處，故須以保證質(zhì)量體系有效運(yùn)行為前提，以程序文件的要求為準(zhǔn)則，對(duì)這些文件進(jìn)行檢查和修改；四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法2)編制程序文件目錄根據(jù)質(zhì)量體系總體設(shè)計(jì)和對(duì)質(zhì)量體系要素逐級(jí)展開(kāi)的質(zhì)量要求，擬定程序文件目錄。以此對(duì)照現(xiàn)行的各種文件，確保需新編、改造和完善的程序文件，制定計(jì)劃按輕重緩急逐步編制。3)每個(gè)程序文件的結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范化a.標(biāo)題和文件編寫(xiě)：說(shuō)明開(kāi)展的活動(dòng)及其特點(diǎn)；

b.目的：說(shuō)明為什么要開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)；

四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法e.職

責(zé)：明確由誰(shuí)負(fù)責(zé)實(shí)施，職權(quán)、接口及其相互關(guān)系；f.工作程序：按5W1H列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的細(xì)節(jié)；g.相關(guān)支持性文件：引用的或與本程序相關(guān)聯(lián)的文件；四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法h.記錄：使用該程序時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告；i.表格：程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，并為所有與其作業(yè)有接口關(guān)系的人員所理解，必須經(jīng)過(guò)審批，注明修改情況和有效期。五、注意事項(xiàng)1、在編制程序文件的編寫(xiě)中注意的幾個(gè)要點(diǎn)：

a.確定內(nèi)容要求及程序文件目錄

b.初稿必須審查

c.一定要試運(yùn)行后才最終定稿參考例文如下附件：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)1.基本要求（1）內(nèi)容應(yīng)滿足5W1H方法：在什么時(shí)間使用該作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書(shū)此項(xiàng)作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么；此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么；如何按步驟完成作業(yè)?！白詈茫顚?shí)際”的原則最科學(xué)，最有效的方法：良好的可操作性良好的綜合效果。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)(2)數(shù)量應(yīng)滿足：a.并非每一項(xiàng)工作、需要或每份程序文件都需要細(xì)化為若干指導(dǎo)書(shū)，只有在缺少指導(dǎo)書(shū)可能影響工作或結(jié)果，才有必要編制作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。b.描述質(zhì)量管理體系的質(zhì)量手冊(cè)之中究竟要引用多少個(gè)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，應(yīng)根據(jù)各部門(mén)的要求來(lái)確定；培訓(xùn)充分有效時(shí)，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)可適當(dāng)量減少。當(dāng)需要對(duì)某一特定產(chǎn)品或特定崗位有具體特殊要求，就可用指導(dǎo)書(shū)來(lái)做出詳細(xì)規(guī)定。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)（3）格式應(yīng)滿足

a.應(yīng)滿足培訓(xùn)要求為目的，不拘一格；b.簡(jiǎn)單、明了、可獲唯一理解；c.美觀、實(shí)用。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)2、編寫(xiě)步驟編制作業(yè)流程圖，按照作業(yè)順序編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)任務(wù)一般由具體部門(mén)承擔(dān)。明確編寫(xiě)目的是編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的首要環(huán)節(jié)。當(dāng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)涉及其他過(guò)程（或工作）時(shí)，要認(rèn)真處理好接口。編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)時(shí)應(yīng)吸收操作人員參與，并使他們清楚作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)3.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的管理（1）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)按規(guī)定的程序批準(zhǔn)后才能執(zhí)行，一般