高效會議管理完整

高效會議管理0

1區(qū)區(qū)會議，還需管理？會議有什么作用？0

10

5決策分享政策宣貫表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣0

30

40

2集思廣益頭腦風(fēng)暴分配任務(wù)

聽取匯報(bào)融合意見

達(dá)成共識www.islide.cc

你為什么討厭開會？

討論低效會議選擇不當(dāng)；未能及時(shí)開始；未能及時(shí)結(jié)束。時(shí)間無核心主題；議題不明確；議題繁多。議題選擇不當(dāng)?shù)攸c(diǎn)無明確議程；無時(shí)間分配。議程無主持人；缺乏氣氛調(diào)節(jié)能力；權(quán)威不足。主持人未做記錄（議而不決）；紀(jì)要不清晰，無時(shí)限及責(zé)任人。會后追蹤人數(shù)眾多，陪綁參會；該來的不來。參與人“文山會?！背杀九c會者的準(zhǔn)備時(shí)間；與會者的行程時(shí)間；正式會議時(shí)間；會議休息及耽擱時(shí)間。時(shí)間成本與會人員平均小時(shí)工資；餐飲費(fèi)、交通住宿費(fèi)、場地費(fèi)。金錢成本參會人員若不用參加會議，這段時(shí)間可以為公司帶來的收益。效益成本損失訂單；得罪客戶；突發(fā)事件。機(jī)會成本會議必要性會議的目的是什么？會議目的可行么？我們可能面臨怎樣的阻力問題？會議真的

有必要舉行？有

必要進(jìn)行會議要素管理沒

必要尋求其他解決方式0

2會議要素管理會議要素合理的地點(diǎn)議程清晰議題明確會議紀(jì)要合理的時(shí)間精選參與人合適的時(shí)間08:30-09:00心緒尚且混亂

還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)

不太適合開會09:00-10:00已進(jìn)入工作狀態(tài)

適合進(jìn)行一對一會談，或業(yè)務(wù)會談10:00-11:00

13:30-16:30最適合調(diào)動(dòng)員工

集思廣益、頭腦風(fēng)暴

不斷想出新點(diǎn)子，新方法17:00-17:30進(jìn)入一天中倦怠期

此時(shí)會議效果將事倍功半一個(gè)適宜的會議室將顯著增加會議成功的幾率隨著公司的發(fā)展，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門合作時(shí)產(chǎn)生了問題，所以某財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在一個(gè)方便于業(yè)務(wù)部門的房間里臨時(shí)召開一個(gè)會議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。圖表正在翻動(dòng)，空調(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱。一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來詢問建議，但幾乎沒有什么相應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)質(zhì)的解決辦法。一家廣告公司安排會見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶的工作場所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。會前一周，廣告公司的一名成員來到飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來準(zhǔn)備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試音響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。合適的地點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室可能會被電話打擾，或被人打斷。下級辦公室提高下級的士氣或地位，如討論對立性問題則不夠中立。單位會議室避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的傾向問題，同時(shí)避免被人打擾。外部會議室沒有一方占地主優(yōu)勢，且具有較高保密性。認(rèn)清會議需求；評估會議環(huán)境；避免會議地點(diǎn)選擇陷阱：大小、設(shè)備、周圍設(shè)施、交通情況等；提前進(jìn)行現(xiàn)場布置?！?/p>

……

…精選參與人—主持人會議主持人應(yīng)對會議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，會議中的領(lǐng)導(dǎo)者（發(fā)起人）應(yīng)及時(shí)提醒，以防會議脫離控制。確保會議按時(shí)開始，避免會議的拖沓和冗長，按時(shí)結(jié)束。保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，保護(hù)與會人員不受人身攻擊。把控會議時(shí)間和進(jìn)度，嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行?？刂茣h秩序，避免

過度爭吵或題外話，發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

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word精選參與人—與會者角色主持人除了主持人之外，會議參與人還可能具有什么身份？提供必要的知識和信息；發(fā)表意見和建議；做到富有建設(shè)性和從效果出發(fā)。參會者跟蹤記錄要點(diǎn)、行動(dòng)計(jì)劃、負(fù)責(zé)人、時(shí)間；對討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會議結(jié)論；不做任何決定；記錄人讓利益相關(guān)者參與決策；傾聽各方意見，做到耐心細(xì)致和善解人意；列出決定的標(biāo)準(zhǔn)及局限，歸納所做決定；必要時(shí)解決爭議和做出決策。決策者做受人歡迎的會議參與者大忙人型114接線員型沉默是金型反對者型時(shí)間殺手型喧鬧型教授型一無所知型NO就我所準(zhǔn)備的……再回顧一下……真是不錯(cuò)的想法！更進(jìn)一步講，就是……就外部環(huán)境方面……，就內(nèi)部優(yōu)勢方面……，就機(jī)會威脅方面……YES議程清晰“浪姐”后續(xù)發(fā)展問題研討會，討論“浪姐”成團(tuán)出道后續(xù)發(fā)展安排。會議名稱、目的成團(tuán)綜藝《姐姐的愛樂之城》落地；團(tuán)員現(xiàn)有代言統(tǒng)計(jì)及后續(xù)代言推介。議題召開日期：2020年10月1日

開始時(shí)間：14:00

結(jié)束時(shí)間：16:00時(shí)間地址：湖南廣播電視臺1號會議室（湖南省長沙市開福區(qū)廣電路金鷹影視文化城附14樓）示意圖：地點(diǎn)杜華主持人寧靜、孟佳、李斯丹妮、張雨綺、郁可唯、黃玲、黃曉明參與者名單《姐姐的愛樂之路》前期統(tǒng)籌計(jì)劃方案附加會議資料參會者事前準(zhǔn)備資料：各位姐姐現(xiàn)有代言清單其他議題明確簡明扼要所有與會人員均可看懂、能理解盡量不超過3個(gè)議程清晰必須包括日期、時(shí)間、地點(diǎn)等細(xì)節(jié)全體與會者需要確切知道會議對他們的要求各項(xiàng)議題的順序及時(shí)間分配應(yīng)體現(xiàn)出優(yōu)先次序盡量避免會議超過預(yù)定時(shí)間培訓(xùn)教務(wù)中心20年下季度

培訓(xùn)工作安排會議議程日期：10月9日10:00-11:10地點(diǎn)：齊盛辦公區(qū)-912目的：下季度培訓(xùn)工作安排序號時(shí)間議程110:00簽到210:05討論解決上次會議

備忘錄310:15介紹本次會議議題、目的、參會人員410:20第一項(xiàng)議題：……510:35第二項(xiàng)議題：……610:50第三項(xiàng)議題：……711:00會議總結(jié)811:10會議結(jié)束會議紀(jì)要二將會議主要內(nèi)容分項(xiàng)敘述，另上標(biāo)號及小標(biāo)題√側(cè)重于橫向分析描述，內(nèi)容全面，可深入領(lǐng)悟及貫徹。分項(xiàng)敘述法一概括敘述會議基本情況+討論研究的主要問題+與會人員的認(rèn)識+議定的有關(guān)事項(xiàng)（解決問題的措施、辦法、要求）√適用于小型會議且討論問題單一，意見統(tǒng)一。集中概述法三將會議典型代表性發(fā)言加以整理提煉，按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明?！塘私獠煌c會人員意見發(fā)言提要法結(jié)論先行將結(jié)論拆解為下一步執(zhí)行計(jì)劃表每項(xiàng)需有具體負(fù)責(zé)人、時(shí)間會議紀(jì)要會議是否形成了有效決策？會后決策能否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成？會議紀(jì)要感謝參與和付出的努力；討論了什么事情；達(dá)成了什么共識；后續(xù)的行動(dòng)安排。注意事項(xiàng)指定專人追蹤，明確追蹤及匯報(bào)頻率；公開曬進(jìn)度。序號待完成事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人時(shí)限資源要求備注會議紀(jì)要VS會議記錄會議記錄在一定范圍內(nèi)傳達(dá)傳閱，并貫徹執(zhí)行；屬正式公文文種。1當(dāng)需向上級匯報(bào)或下級傳達(dá)會議精神時(shí)，才有必要做紀(jì)要2須經(jīng)上級審批，對工作有指導(dǎo)作用3高度概括性和鮮明的政策性，集中反映會議精神實(shí)質(zhì)；可在會議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，不一定包含會議所有內(nèi)容。4有會必錄，存檔備查12不具備指導(dǎo)工作的作用3越詳細(xì)越好，無選擇性、提要性4性質(zhì)對象作用寫法會議紀(jì)要一般不公開，無需傳達(dá)傳閱；會議原始記錄材料，不是正式公文。0

3會議過程管理會議通知會議通知：議題明確合適的地點(diǎn)合適的時(shí)間精選參與人議程清晰5W1H:不開無準(zhǔn)備之會為什么必須召開這個(gè)會議？是否還有別的解決方法？WHY議題是否符合會議目的？WHAT會議地點(diǎn)是否合適？WHERE會議時(shí)間安排是否合適？WHEN哪些是該會議合適的參與人?WHO會議流程安排，議題討論順序？HOW會前準(zhǔn)備即使是再細(xì)小的事情請毫無遺漏的做好準(zhǔn)備會議通知下發(fā)確保全體與會者收到且知悉01視會議具體情況準(zhǔn)備PlanB02會場準(zhǔn)備（會議室預(yù)約、現(xiàn)場布置）；設(shè)備準(zhǔn)備（電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、激光筆）；其他準(zhǔn)備：會議討論材料、簽到表、茶歇。03會中控制之主持人引導(dǎo)式溝通棘手情況處理把別人對你提出的問題反問給所有與會者棱鏡型問題向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。環(huán)形問題向全體與會者提出一個(gè)問題，然后等待一個(gè)人回答。廣播型問題向全體提出問題，然后指定一人回答。定向型問題下級先發(fā)言，上級不做結(jié)論性意見；指名詢問他比較專長的問題；你是否同意XX的看法，解釋下為什么。與會者不主動(dòng)發(fā)表意見詢問：此內(nèi)容與主題有何聯(lián)系；打斷，要求回到主題；休會，繼續(xù)時(shí)強(qiáng)調(diào)主題。與會者發(fā)言脫離主題制造片刻沉寂，眼神制止；請他們站起來大聲發(fā)言。與會者私下交談爭執(zhí)雙方分別發(fā)表意見，比較兩者異同，征詢其他人意見。與會者發(fā)生爭執(zhí)會中控制之與會者守則26與主持人密切配合以達(dá)成會議目的會前充分準(zhǔn)備以解決問題為己任會中全情投入貢獻(xiàn)自己的意見開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊勇于發(fā)言，言之有物避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后自我總結(jié)會后追蹤會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定負(fù)責(zé)人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會議幾乎毫無意義！書籍推薦三種思考思考會議的必要性；最大限度的減少會議；是否有能夠與其他會議合并或委托的方法。3個(gè)原則確定不召開會議的工作日；會議時(shí)間