第二章 秘書的可持續(xù)發(fā)展

第二章秘書的可持續(xù)發(fā)展

學習目標思考練習主要內(nèi)容知識框架圖本章小結導引案例

本章是秘書實務課程的拓展內(nèi)容，主要從秘書的基本資質、應聘、面試、試用、審查考核等方面向希望從事秘書工作的學生介紹如何走進秘書職業(yè)崗位并逐步做個合格的秘書。本章應重點掌握在應聘秘書時，如何根據(jù)自己的發(fā)展特點為自己準確定位；結合具體的秘書崗位分析自己是否勝任，并如何保持自己的可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢。要求學生嘗試拓展自己與人結交、溝通的能力；正確認識秘書職場、客觀分析自己；加強擇業(yè)就業(yè)的心理素質，學會自信、坦然地融入社會。第一節(jié)秘書的應聘與面試第二節(jié)對秘書的審查與考核第三節(jié)秘書的晉升與發(fā)展第一節(jié)秘書的應聘與面試

本節(jié)點睛一、秘書的任職資格與條件二、秘書的推薦與應聘三、秘書的面試四、秘書在試用期間的工作隨著秘書職業(yè)隊伍的完善與成熟，社會對秘書人員的任用，已經(jīng)完全納入一般人才招聘的程序。而不同職業(yè)崗位對自己要任用的秘書有不同的標準。各行各業(yè)的用人標準，有特性，也有共性。因此我們有必要研究近年來秘書人才市場的用人趨向。我們首先來看一則真實的秘書招聘廣告：例文1

P&G誠聘寶潔公司是世界上著名的日用消費品制造和營銷公司之一，北京寶潔技術有限公司系外商獨資高新技術企業(yè)，從事研究和開發(fā)洗滌用品、清潔用品、口腔護理用品領域的新技術，我們正在尋找自勵向上的人才成為寶潔的一員。經(jīng)人事部全國人才流動中心批準，現(xiàn)誠聘以下人員：研究開發(fā)部秘書（3人，編號PGBTC09）一、秘書的任職資格與條件Requirements:Collegegraduateorvocationalschoolgraduate.1-2yearsecretarial/administrationexperienceinaforeignorJointVenturecompanypreferred.GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish&Mandarin.HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel.etc.Energeticpersonalitywholikestotakeinitiativeandisgoodatproblemsolvingandworkingeffectivelywithothers.一、秘書的任職資格與條件從以上招聘廣告來分析，今天社會單位對秘書的需求和聘用要求，對我們提出了如下警示：第一，“硬件”要求毫不含糊；第二，“軟件”要求綿里藏針；第三，“第二專業(yè)”不可或缺；第四，“硬件”要求常常是用人單位提出特性要求所以標準比較清晰，“軟件”作為共性的要求反而模糊；第五，招聘啟事內(nèi)容有從對應聘者的理想、事業(yè)心歸屬感的訴求，逐步向對物質待遇、經(jīng)濟實惠和機會的訴求轉變的趨勢；第六，用人單位日益占主動地位的招聘局面，常使應聘者更看重招聘廣告上寫明的條件，而忽視一些不言自明的條件。一、秘書的任職資格與條件二、秘書的推薦與應聘

（一）推薦秘書

推薦一名秘書到用人單位，一般有如下三條渠道（見圖2-1）。圖2-1推薦秘書的渠道三條渠道是交叉關系，每條渠道各有優(yōu)勢和不便，如表2-1所示。推薦秘書的渠道優(yōu)勢

劣勢

應聘者本人自薦容易表達容易模糊自己的弱勢，甚至不能準確表明自在條件了解和熟悉應聘者的人推薦了解和熟悉應聘者的人愿意推薦，就是一種有利的表態(tài)有時會轉托或強人所難，到不如自薦應聘者的原單位或畢業(yè)學校的推薦可信程度高，一般在對被推薦人的評價上會真實可信，并留有充分余地容易產(chǎn)生依賴心理表2-1推薦秘書的渠道的比較二、秘書的推薦與應聘（二）面試或約見的聯(lián)系

打聯(lián)系面試或約見的電話還應注意的是：要明確聯(lián)系目的，是要弄清楚招聘啟事上沒寫明、而你又希望知道，以決定自己是否應試的問題；事先要想好關于自己學歷、工作經(jīng)歷等問題的簡要回答，對方?jīng)]有問及，你不必說，如果問到，要簡單明了，對答從容；也許你感覺談話非常成功，即便如此，對方不問，你也不必非讓對方知道你是誰；根據(jù)電話中隨時記下的公司情況，以及在電話中感覺到公司人員的素質水平，通盤考慮是否進一步應試。（二）面試或約見的聯(lián)系1234（三）準備應聘材料根據(jù)現(xiàn)在用人單位的要求，應聘材料主要有以下七種（見圖2-2）。圖2-2應聘的材料三、秘書的面試

深厚的知識、熟練的操作技術、從容的應對能力以及穩(wěn)健的心理素質是所有招聘單位共同期望的，應聘秘書能自然地展示自己優(yōu)異超群的綜合素質才能成功。面試應當特別注意下面四點（見圖2-3）。圖2-3面試中注意的方面四、秘書在試用期間的工作作為試用秘書，應當注意以下幾個問題：詳細了解單位有關的規(guī)章制度和紀律要求；坦率地向直接領導講明自己必須說明的情況；盡快進入角色減少因為生疏造成的工作不順利；

一定保持沉穩(wěn)，注意觀察體會工作環(huán)境和氛圍；仔細品味自己是否適合這份工作；

適當?shù)臅r候，向自己的直接領導表達自己對這份工作的滿意，表明自己希望被錄用的意愿。四、秘書在試用期間的工作第二節(jié)對秘書的審查與考核

本節(jié)點睛一、對秘書的審查與職業(yè)紀律二、國家秘書職業(yè)資格鑒定與考試介紹三、我國引進的兩種秘書職業(yè)考試四、應當建立秘書的基本職業(yè)要求

古今中外都認定秘書這門職業(yè)是機要性最強的職業(yè)。所以對秘書的審查和考核歷來是這門職業(yè)中比較重視的工作。隨著社會的發(fā)展，當前我國對秘書的審查和考核在內(nèi)容和形式上也發(fā)生了很大變化。

一、對秘書的審查與職業(yè)紀律

對秘書的審查和紀律要求，是由秘書就職的具體崗位和工作性質決定的。以北京市的秘書普遍情況來看，大體有三種（見圖2-4）。圖2-4北京市秘書的分類（一）北京市關于對秘書的選用

和審查規(guī)定所體現(xiàn)的特殊要求

隨著反腐敗和整頓機關工作作風，我們對黨政機關、事業(yè)單位中秘書的審查日益嚴格。尤其是對領導同志的秘書和擔任一定領導職務的秘書，審查更為嚴格。中共北京市委辦公廳等聯(lián)合下發(fā)的《意見》在秘書的管理中就明確規(guī)定了對秘書的審查內(nèi)容、形式，并且有明確的時間周期要求。（二）對企業(yè)秘書注重的是輔助

經(jīng)濟管理能力和工作效率

對企業(yè)秘書沒有統(tǒng)一的審查標準，常常是依照不同企業(yè)中對職員的審查標準進行。與政務秘書比較，企業(yè)秘書在很多方面都有其自身的特點（見圖2-5）。圖2-5企業(yè)秘書的特點企業(yè)雖然沒有專門對秘書的審查，但是卻要求秘書公私分清、廉潔自律、正確把握工作間的交際交往和奢侈腐化、不正之風的區(qū)別。如上海證券交易所《股票上市規(guī)則（2001年修訂本）》。（二）對企業(yè)秘書注重的是輔助

經(jīng)濟管理能力和工作效率（三）涉外秘書的審查和紀律

對涉外秘書的審查，一是由承擔勞務輸出的對外企業(yè)服務機構主管；一是由雇用涉外秘書的企業(yè)單位人力資源管理部門主管。承擔勞務輸出的對外企業(yè)服務機構對包括涉外秘書在內(nèi)的中方雇員有明確的工作原則和工作守則，有嚴格的涉外工作紀律。1.涉外秘書工作的原則（見圖2-6）。圖2-6涉外秘書工作的原則（三）涉外秘書的審查和紀律2.涉外秘書人員在工作中應注意遵守的六項守則：忠于祖國、忠于人民、忠于事業(yè)；注意貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，尤其要注意貫徹黨和國家的對外經(jīng)濟政策，自覺遵守國家的各項法律法規(guī)；嚴格保守國家秘密，認真執(zhí)行保密法規(guī)；忠于職守，盡職盡責。不超越權限；保持中國人的優(yōu)秀傳統(tǒng)和行為美德，吸收借鑒國外精華；與外方人員私人交往要有度。遇事要向有關部門請示、報告。二、國家秘書職業(yè)資格鑒定與

考試介紹

（一）國家對秘書職業(yè)資格的鑒定國家對秘書職業(yè)資格的鑒定的發(fā)展歷程（見圖2-7）。圖2-7國家對秘書職業(yè)資格的鑒定（二）國家對秘書職業(yè)資格鑒定的內(nèi)容我國對秘書職業(yè)資格鑒定的內(nèi)容有與外國的共性，也有自己的特點，如表2-2所示。秘書職業(yè)資格鑒定

具體內(nèi)容

鑒定對象

專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員

鑒定層次

不同等級的秘書共同的職業(yè)能力特征：要求具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調與合作能力、邏輯思維與分析能力表2-2秘書職業(yè)資格鑒定續(xù)表秘書職業(yè)資格鑒定具體內(nèi)容鑒定內(nèi)容

（1）鑒定內(nèi)容基本上是以秘書工作的基本要求和不同等級秘書的具體工作內(nèi)容來劃定的?；疽蟀貢穆殬I(yè)道德、基礎知識和工作要求三方面；（2）對秘書的職業(yè)技能鑒定主要從商務溝通、辦公室事務與管理、常用事務文書、會議與商務活動、信息與檔案等方面考核理論知識和專業(yè)能力；（3）鑒定中對國家職業(yè)資格從五級至二級秘書的能力要求依次遞進，高級別涵蓋低級別的要求；

（4）對不同級秘書的職業(yè)技能鑒定分別進行（二）國家對秘書職業(yè)資格鑒定的內(nèi)容（三）目前國家對秘書職業(yè)技能

鑒定的局限

從目前實施的幾次鑒定情況看，尚有四個問題急待解決（見圖2-8）。

圖2-8急待解決的問題

（一）英國的劍橋秘書證書考試以及辦公室管理證書英國的劍橋秘書證書考試以及后來的辦公室管理證書是由教育部考試中心（NEEA）和英國劍橋大學考試委員會（UCLES）聯(lián)合在我國推出。1.英國劍橋大學考試委員會的劍橋秘書證書所遵循的標準被認為是為世界各國所推崇的。證書考試的程序和評估設計被認為能適用于不同的地點、體系和文化；2.英國劍橋秘書證書主要考察秘書的能力：3.1999年，國家教育部考試中心成立了中英中心，重點進行秘書證書的引進工作。2003年以后，教育部考試中心在英國劍橋秘書證書考試的基礎上開發(fā)劍橋辦公管理國際證書考試。三、我國引進的兩種秘書職業(yè)考試

（二）英國的NVQs秘書考試

NVQs（NationalVocationalQualificationSystem）即國家職業(yè)資格證書制度。是英國以國家職業(yè)標準為導向，以實際工作表現(xiàn)為考評依據(jù)的一種新型的職業(yè)資格證書制度。它的標準體系的基礎部分所描述的職責主要是執(zhí)行性的事務工作，包括來訪接待、安全保衛(wèi)、文件收發(fā)、信息處理、文檔保管、文件準備和辦公設備使用等等。合作期間，國家勞動和社會保障部職業(yè)鑒定中心成立了中英資格證書合作項目辦公室，加緊討論引進推廣NVQs行政管理及文秘標準的工作。四、應當建立秘書的基本職業(yè)要求秘書第一要忠誠，必須忠實于就職的組織或雇主；第二要廉潔，辦事公正，不貪心，包括對錢財和榮譽；第三要文雅，舉止訓練有素，談吐有修養(yǎng)，有氣質。第三節(jié)秘書的晉升與發(fā)展

本節(jié)點睛一、秘書晉升工作的現(xiàn)狀二、秘書的可持續(xù)發(fā)展完善自我，實現(xiàn)自我價值是秘書一直追求的。一、秘書晉升工作的現(xiàn)狀

（一）社會中不同的秘書等級現(xiàn)狀1.傳統(tǒng)的行政秘書是按照行政級別來確定等級的；2.相當多的公司企業(yè)飯店商社中秘書大體就分成兩級，一級是處理日常事務的初級秘書，一級是領導助理、左右手的高級秘書；3.只有在外交工作中，我國駐外領使館有三秘、二秘、一秘的等級。（二）晉升的可能和晉升的實際

困難

在秘書這門職業(yè)的實際工作中，我們往往更多地強調甘當無名英雄、幕后英雄，秘書工作也要求秘書踏踏實實奉獻，不計較個人得失要求晉升甚至會被認為是非分之想。做好秘書的晉升工作一方面能增強激勵機制，提高秘書人員整體水平，使秘書職業(yè)人才結構合理；另一方面還能給社會的人才需求提供便利，需要秘書的單位可以根據(jù)自己的需求招聘不同職業(yè)層次的秘書。（三）秘書晉升工作的推進

國家秘書職業(yè)技能鑒定標準曾將秘書分為初、中、高三級，近年來修訂為五級，五級最低，二級最高，沒有設置一級。在鑒定標準中體現(xiàn)了對秘書漸次提高的要求。這個鑒定應當和秘書職稱的評定結合，并且盡快向執(zhí)證上崗過渡。二、秘書的可持續(xù)發(fā)展

目前秘書的需求量大，職業(yè)隊伍迅速擴大。在這種情況下，對秘書的發(fā)展仍有兩種截然相反的觀點：有人認為秘書這門職業(yè)很快會萎縮和衰亡；