第五章信息管理的基本方法

第五章

信息管理的基本方法

本章從邏輯順序和物理過程兩方面，簡要介紹國內(nèi)學(xué)者總結(jié)的信息管理基本方法。還將了解從國外引進(jìn)的兩個(gè)重要的信息管理方法——系統(tǒng)規(guī)劃方法和數(shù)據(jù)規(guī)劃方法。引申“信息資源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分，只不過是觀察角度不同而已”。因此由此引出的邏輯順序方法和物理過程方法。前者是從業(yè)務(wù)上對信息作為一種資源進(jìn)行管理所需要考慮的問題的邏輯順序。后者是從時(shí)間過程上闡述信息管理的另一個(gè)側(cè)面——信息生命周期的管理。

國外

信息化的最終目標(biāo)是使得信息資源得到有效利用，也就是要實(shí)現(xiàn)信息的共享。只有對信息特別是對應(yīng)該被共享的信息做統(tǒng)一的管理，只有經(jīng)過規(guī)劃與協(xié)調(diào)起來的信息才能有效地發(fā)揮其資源的作用。一個(gè)有效的規(guī)劃不但能做到信息資源的合理配置和共享，而且還可以促進(jìn)信息系統(tǒng)應(yīng)用的深化。

因此，我們還將介紹兩種目前國際上比較流行的也是很實(shí)用的企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法和戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法。<本課程不詳細(xì)講＞這兩種方法有十分相似之處，兩種方法是相容和一致的，它們之間有內(nèi)在的聯(lián)系。它們不僅是重要的信息資源管理方法，而且也是實(shí)用的信息系統(tǒng)規(guī)劃方法。

5.2

邏輯順序方法對企業(yè)來說，信息管理的主要任務(wù)是將企業(yè)內(nèi)外的信息資源調(diào)查清楚，分門別類地加以分析研究，找出那些對本企業(yè)的生存和發(fā)展有戰(zhàn)略意義的信息資源加以充實(shí)和提高。因此，這里把信息資源的管理劃分為信息調(diào)查、信息分類、信息登記、信息評價(jià)四個(gè)基本步驟：

第一步，進(jìn)行切實(shí)的調(diào)查，摸清信息資源的情況，是信息管理的基礎(chǔ)。要從使用者的需求出發(fā)，了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對信息方面的需求情況和各業(yè)務(wù)部門對信息方面的需求情況以及得到滿足的程度。不僅是要查清現(xiàn)在的明顯的信息資源，而且更主要的是在發(fā)現(xiàn)對企業(yè)未來有重要意義的潛在的信息資源。

第二步，信息分類是信息資源管理的一個(gè)最基本的工作。

主要是根據(jù)本單位的情況來考慮信息分類問題。當(dāng)然，按信息內(nèi)容和服務(wù)功能分類比較好，這樣便于從使用者的角度進(jìn)行研究，同他們的信息需求進(jìn)行比較。經(jīng)過初步的分類、歸納、整理，對其內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量有一個(gè)初步的印象。

第三步，信息登記是一件具體而又煩瑣的工作。

調(diào)研人員應(yīng)該親自將調(diào)查收集到的企業(yè)內(nèi)外的信息資源的情況進(jìn)行歸納和整理，登記在信息資源表上。然后，按信息資源分類將登記表編出目錄，并按照部門編出索引，以便可以迅速查找。

第四步，信息研究的目的是為了更好地使用信息資源。這就需要研究每一項(xiàng)信息資源的供應(yīng)、管理和使用情況，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有信息資源不能滿足今后需要的問題，采取積極的措施。核算信息資源的成本，對信息資源的價(jià)值與作用進(jìn)行評價(jià)一直是國內(nèi)外學(xué)者關(guān)心的問題，很多研究人員都在做這方面的工作。5.3物理過程方法信息生命周期是信息運(yùn)動的自然規(guī)律。從信息的產(chǎn)生到最終被使用發(fā)揮其價(jià)值，一般可分為信息的收集、傳輸、加工、存儲、維護(hù)這幾個(gè)階段。可見，信息管理就是基于信息生命周期的一種人類管理活動。

在生命周期的每一個(gè)階段都有其具體工作，需要相應(yīng)的管理。這里將信息生命周期的管理概括為以下四個(gè)方面：

（1）信息需求與服務(wù)。一方面，這是信息規(guī)劃的問題，目的是明確信息的用途、范圍和要求。另一方面，就是要為用戶提供信息，支持他們利用信息進(jìn)行管理決策。

（2）信息收集與加工。主要是通過已有渠道或建立新的渠道去收集需要的數(shù)據(jù)。將收集到的數(shù)據(jù)按照規(guī)定的要求進(jìn)行處理，這時(shí)數(shù)據(jù)才成為真正的信息。（3）信息存儲與檢索。將處理后的信息按照科學(xué)的方式存儲起來，以便用戶檢索使用。存儲并不是目的，而只是手段，檢索才是存儲的目的。（4）信息傳遞與反饋。信息的作用在于為用戶所接收和采用。如何使所需要的信息在需要的時(shí)候送到需要的用戶那里，這是很值得研究的問題。

5.4企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法

企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃（BSP）方法是由IBM公司提出的，主要是基于信息支持企業(yè)運(yùn)行的思想。

IBM公司在1970年建立了企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃項(xiàng)目來幫助客戶開展工作。目前，該方法的應(yīng)用幫助有關(guān)企業(yè)改善了對信息和數(shù)據(jù)資源的使用，滿足了企業(yè)近期和長期的信息需求，從而成為開發(fā)企業(yè)信息系統(tǒng)的有效方法之一。

BSP方法的基本原則如下：

（2）信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略應(yīng)當(dāng)表達(dá)出企業(yè)各個(gè)管理層次的需求。（1）信息系統(tǒng)必須支持企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)（3）信息系統(tǒng)應(yīng)該向整個(gè)企業(yè)提供一致信息。（4）信息系統(tǒng)應(yīng)是先“自上而下”識別，再“自下而上”設(shè)計(jì)。（5）信息系統(tǒng)應(yīng)該是經(jīng)得起組織機(jī)構(gòu)和管理機(jī)制變化企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法是通過全面調(diào)查，分析企業(yè)信息需求，確定信息結(jié)構(gòu)的一種方法。只有對組織整體具有徹底地認(rèn)識，才能明確企業(yè)或各部門的信息需求。進(jìn)行企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃工作大致有以下步驟：（一）、研究的準(zhǔn)備工作

企業(yè)的最高層領(lǐng)導(dǎo)親自參與；企業(yè)各主要業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人能正確解釋他們所在部門得到的資料；由經(jīng)驗(yàn)豐富的系統(tǒng)分析師全面負(fù)責(zé)；在整個(gè)工作中，需要各業(yè)務(wù)部門的具體管理人員積極配合，提供詳細(xì)真實(shí)的材料。要制定研究計(jì)劃。參與研究的成員在思想上要明確“做什么”、“為什么做”、“如何做”，以及希望達(dá)到的目標(biāo)是什么。

（二）、研究的開始階段

企業(yè)規(guī)劃方法研究的首項(xiàng)活動是企業(yè)情況介紹，全體研究組成員都要參加。首先，由企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)介紹研究的目標(biāo)，期望的成果和研究的遠(yuǎn)景，以及與企業(yè)的活動和目標(biāo)的關(guān)系。其次，由系統(tǒng)分析員介紹收集的有關(guān)資料，使成員熟悉有關(guān)資料。系統(tǒng)分析員應(yīng)對有關(guān)問題提出自己的評價(jià)和看法。再次，由各主要業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人介紹本部門數(shù)據(jù)處理的歷史和現(xiàn)狀、主要活動、目前存在的問題，以及與相關(guān)處室的數(shù)據(jù)聯(lián)系。通過以上三個(gè)方面內(nèi)容的介紹，加上已經(jīng)收集到的有關(guān)資料，將加深對企業(yè)及其數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)的全面理解。（三）、定義企業(yè)過程定義企業(yè)過程是該方法的核心。

企業(yè)過程被定義為邏輯上相關(guān)的一組決策和過程的集合，這些決策和過程是管理企業(yè)資源所需要的。整個(gè)企業(yè)的管理活動由許多企業(yè)過程所組成。識別企業(yè)過程是企業(yè)完成其目標(biāo)的必要條件。

識別企業(yè)過程要依靠已有材料進(jìn)行分析研究，但更重要的是要和有經(jīng)驗(yàn)的管理人員討論商討，因?yàn)橹挥兴麄儗ζ髽I(yè)的活動了解得最深刻。

BPR在此基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)流程重組是在業(yè)務(wù)過程定義的基礎(chǔ)上，找出哪些過程是正確的；哪些過程是低效的，需要在信息技術(shù)支持下進(jìn)行優(yōu)化處理；哪些過程不適合計(jì)算機(jī)信息處理的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)另外處理。

（四）、定義數(shù)據(jù)類企業(yè)過程被識別后，下一步就要對由這些過程所產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù)進(jìn)行識別和分類。

數(shù)據(jù)類是指支持企業(yè)所必要的邏輯上相關(guān)的數(shù)據(jù)。以企業(yè)資源為基礎(chǔ)，通過其數(shù)據(jù)的類型去識別出數(shù)據(jù)類。進(jìn)一步研究數(shù)據(jù)類和企業(yè)過程之間的內(nèi)在聯(lián)系。為了識別和這些企業(yè)資源有關(guān)的數(shù)據(jù)類，可以通過企業(yè)資源/數(shù)據(jù)類矩陣進(jìn)行分析。行表示主要的數(shù)據(jù)類型，列表示企業(yè)資源，分析每一種企業(yè)資源，相對每一個(gè)數(shù)據(jù)類型填上相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

U/C矩陣為了建立數(shù)據(jù)類和企業(yè)過程兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系，可采用過程/數(shù)據(jù)類矩陣工具。其中行表示數(shù)據(jù)類，列表示過程，并以字母C和U表示過程對數(shù)據(jù)類的產(chǎn)生和使用。（五）、分析當(dāng)前業(yè)務(wù)與系統(tǒng)的關(guān)系當(dāng)對企業(yè)過程和實(shí)現(xiàn)它們所必須的數(shù)據(jù)類有清晰的了解后，還必須對當(dāng)前的數(shù)據(jù)處理工作是如何支持企業(yè)的有必要的了解。通過對機(jī)構(gòu)職責(zé)和相對于每一過程的信息需求的深入分析，使研究人員能夠?qū)栴}會有進(jìn)一步的理解，建立起問題和過程間的關(guān)系，識別出對應(yīng)于過程的信息需求，并把它們包括在前面定義的數(shù)據(jù)類中。

（六）、定義信息結(jié)構(gòu)

當(dāng)企業(yè)過程和數(shù)據(jù)類確定后，應(yīng)研究如何組織管理這些數(shù)據(jù)，即將已識別的數(shù)據(jù)類，按邏輯關(guān)系組織成數(shù)據(jù)庫，從而形成信息系統(tǒng)來支持企業(yè)過程。為了識別要開發(fā)的信息系統(tǒng)及其子系統(tǒng)，要用表達(dá)數(shù)據(jù)對系統(tǒng)和系統(tǒng)所支持的過程之間的關(guān)系圖來定義出信息結(jié)構(gòu)。信息結(jié)構(gòu)圖是企業(yè)長期數(shù)據(jù)資源規(guī)劃的圖形表示，是現(xiàn)在和將來企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行的藍(lán)圖。

5.4戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法

戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法是美國著名學(xué)者JamesMartin在他的著作“戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法學(xué)”中提出的。系統(tǒng)規(guī)劃的基礎(chǔ)性內(nèi)容有以下三個(gè)方面：（1）企業(yè)的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃；（2）企業(yè)信息技術(shù)戰(zhàn)略規(guī)劃；（3）企業(yè)數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃。其中，戰(zhàn)略的數(shù)據(jù)規(guī)劃是系統(tǒng)規(guī)劃的核心。戰(zhàn)略的數(shù)據(jù)規(guī)劃的工作過程有以下幾步（見圖）

第一步：進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，建立企業(yè)模型

依靠各級管理人員和業(yè)務(wù)人員，由系統(tǒng)分析員向企業(yè)中各層管理人員、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行調(diào)查。具體調(diào)查的內(nèi)容包括：系統(tǒng)邊界（外部環(huán)境和接口）/組織機(jī)構(gòu)、人員分工/業(yè)務(wù)流程/信息載體（單據(jù)、報(bào)表、臺帳）/資源情況（人、財(cái)、物，特別是計(jì)算機(jī)配置）/薄弱環(huán)節(jié)（需要解決的主要問題）?？刹扇∫韵抡{(diào)查方式：查書面資料、直接觀察、面談、發(fā)調(diào)查表等。

進(jìn)行業(yè)務(wù)分析要按照企業(yè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)，分析企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系，將它們劃分為若干個(gè)職能域，然后弄清楚各職能域中所包含的全部業(yè)務(wù)過程，再將各業(yè)務(wù)過程細(xì)分為一些業(yè)務(wù)活動。具體要從組織機(jī)構(gòu)圖下手，最終建立企業(yè)模型：職能域——業(yè)務(wù)過程——業(yè)務(wù)活動。調(diào)查業(yè)務(wù)分析企業(yè)模型數(shù)據(jù)分析主題數(shù)據(jù)庫劃分子系統(tǒng)戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃工作過程第二步：進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，建立主題數(shù)據(jù)庫

在業(yè)務(wù)分析的基礎(chǔ)上，可以弄清楚所有業(yè)務(wù)過程所涉及的數(shù)據(jù)實(shí)體及其屬性。重點(diǎn)是分析實(shí)體及其相互之間的聯(lián)系。按照各層管理人員和業(yè)務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)和其他方法，將聯(lián)系密切的實(shí)體劃分在一起，形成實(shí)體組。這些實(shí)體組內(nèi)部的實(shí)體之間聯(lián)系密切而與外部實(shí)體聯(lián)系很少，它們是劃分主題數(shù)據(jù)庫的依據(jù)。

這里具體又可分兩個(gè)階段：

1、信息過濾

從內(nèi)外信息中，認(rèn)識出對系統(tǒng)有用的信息。信息識別方法可以有以下幾種：第一種方法：由管理者、決策者根據(jù)自身管理決策的需要向信息咨詢?nèi)藛T提出需求。第二種方法：信息咨詢?nèi)藛T通過調(diào)研，在充分理解管理決策需求的基礎(chǔ)上，對所需求的信息進(jìn)行識別。第三種方法：由管理者、決策者和信息咨詢?nèi)藛T共同討論、共同識別。

2、主題庫定義將信息經(jīng)過過濾識別出來后，下一個(gè)階段就是要從全局出發(fā)，根據(jù)管理需求將信息按照不同的主題進(jìn)行“分類”，然后分別對每一個(gè)主題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定義工作。

識別出的信息進(jìn)行分類并建立主題數(shù)據(jù)庫目前還沒有一套形式化的方法，只是將與某一個(gè)管理主題相關(guān)的數(shù)據(jù)歸于一個(gè)數(shù)據(jù)庫。

具體采取的方法有以下兩種：

第一種方法：E——R（實(shí)體及其相互關(guān)系）方法

第二種方法：從載體下手另外，還要進(jìn)行數(shù)據(jù)的分布分析（使用/產(chǎn)生）和可靠性規(guī)劃（有條件共享/權(quán)限定義）。

第三步：子系統(tǒng)劃分主題數(shù)據(jù)規(guī)劃出來后，可通過對主題庫與業(yè)務(wù)過程對應(yīng)矩陣的一系列處理來規(guī)劃新系統(tǒng)的組成——各子系統(tǒng)。

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