第三章工作分析

第三章工作分析及其運(yùn)用總是在裁人，簡稱總裁；老是板著臉，故稱老板；經(jīng)常不理人，而且經(jīng)常沒道理，那叫經(jīng)理。－－商業(yè)職位新解。“不拉馬的士兵”一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊(duì)視察操練情況，他在幾個(gè)部隊(duì)發(fā)現(xiàn)了相同的情況：在一個(gè)單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面紋絲不動(dòng)。軍官不解，詢問原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官回去后反復(fù)查閱了軍事文獻(xiàn)，終于發(fā)現(xiàn)長期以來，炮兵的操練條例仍因循非機(jī)械化時(shí)代的規(guī)則。站在炮管下士兵的任務(wù)是負(fù)責(zé)拉住馬的韁繩，在那個(gè)時(shí)代，大炮是由馬車運(yùn)載到前線的，以便在大炮發(fā)射后調(diào)整由于后座力產(chǎn)生的距離偏差，減少再次瞄準(zhǔn)所需的時(shí)間?，F(xiàn)在大炮的自動(dòng)化和機(jī)械化程度很高，已經(jīng)不再需要這樣一個(gè)角色了，但操練條例沒有及時(shí)調(diào)整，因此才出現(xiàn)了“不拉馬的士兵”，軍官的這一發(fā)現(xiàn)使他獲得了國防部的嘉獎(jiǎng)。【中小企業(yè)人才流失的典型原因】①工作范圍無邊界：職位說明書廢紙一張，一人身兼數(shù)職，還要隨時(shí)聽命臨時(shí)安排；②工作時(shí)間無極限：恨不得對(duì)員工“敲骨吸髓”，占用其所有時(shí)間，還鼓吹自覺加班不要加班費(fèi)是美德；③運(yùn)營管理無規(guī)則：人治大于法治，基本靠命令靠指揮，"以人為本"就是以老板為本。為什么要進(jìn)行工作分析？為什么有人工作量很大，做也做不完？為什么有人沒活干，整天喝茶看報(bào)、上網(wǎng)、聊天、打游戲？為什么會(huì)有人工作相互重疊，有功大家爭(zhēng)，有責(zé)沒人擔(dān)？為什么會(huì)有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機(jī)？為什么招聘的員工，會(huì)常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎(jiǎng)懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)？為什么公司投入了培訓(xùn)卻沒有達(dá)到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評(píng)價(jià)下屬員工的工作成績是好是壞？因?yàn)椋何覀儾⒉涣私饷總€(gè)人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少工作人員？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個(gè)人的作用？我們并不了解員工的職業(yè)生涯？我們并不了解員工到底需要什么？

工作分析概述1工作分析的流程22主要內(nèi)容23崗位說明書的編寫第一節(jié)工作分析概述一、工作分析的定義工作分析是人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)職能，它是一種應(yīng)用系統(tǒng)方法，收集、分析、確定組織中職位的定位、目標(biāo)、工作內(nèi)容、職責(zé)權(quán)限、工作關(guān)系、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、人員要求等基本因素的過程。主要成果：職位說明書、職位分析報(bào)告（職能管理依據(jù)）（診斷依據(jù)）職責(zé)管理（工作分析）的6W1H原則1）Who—工作的責(zé)任者是誰？2）Forwhom—工作的服務(wù)和匯報(bào)對(duì)象是誰？3）Why—為什么要做該項(xiàng)工作？4）What—工作是什么？5）Where—工作的地點(diǎn)在哪里？6）When—工作的時(shí)間期限？7）How—完成工作所使用的方法和程序是什么？與職位分析相關(guān)的概念工作要素（JobElements）：工作中不能再分解的最小活動(dòng)單位。工作任務(wù)(task)：為了達(dá)到某種目的所從事的一系列活動(dòng)。它可以有一個(gè)或多個(gè)工作要素組成。職責(zé)(responsibility)

：為了在某個(gè)關(guān)鍵成果領(lǐng)域取得成果而完成的一系列任務(wù)的集合，他常常用任職者的行動(dòng)加上行動(dòng)的目標(biāo)來加以表達(dá)。權(quán)限（authority）:為保證職責(zé)的有效履行，任職者必須具備的，對(duì)某事項(xiàng)進(jìn)行決策的范圍和程度。任職資格（qualification）：為了保證工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，任職者必須具備的知識(shí)，技能與能力要求業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)（performancestandard）：指與職位的工作職責(zé)相對(duì)應(yīng)的職責(zé)完成的質(zhì)量與效果進(jìn)行評(píng)價(jià)的客觀標(biāo)準(zhǔn)。職位(position)：承擔(dān)一系列工作職責(zé)的某一任職者所對(duì)應(yīng)的組織位置，它是組織的基本構(gòu)成單位。職位通常也稱工作崗位。職務(wù)(job)：組織中承擔(dān)相似或相同責(zé)任或工作內(nèi)容的若干的職位的總和。職級(jí)(class)：工作責(zé)任的大小，工作復(fù)雜性與難度，以及對(duì)任職者的能力要求近似的一組職位的綜合，常與管理層級(jí)聯(lián)系。職位簇（family）：根據(jù)工作內(nèi)容、任職資格或者對(duì)組織的貢獻(xiàn)的相似性而劃分為同一組的職位。舉例：工作要素——接電話工作任務(wù)——回答客戶的電話咨詢職責(zé)——維護(hù)客戶關(guān)系，以保持和提升公司在客戶中的形象。權(quán)限——具有批準(zhǔn)預(yù)算外5000元以內(nèi)的禮品費(fèi)的支出任職資格——?jiǎng)偃温毼凰璧膶W(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)、技能、能力等。業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)——員工滿意度、空崗率、培訓(xùn)計(jì)劃的完成率等職位——銷售部副經(jīng)理職務(wù)——銷售部副經(jīng)理職級(jí)——部門副經(jīng)理職位簇——管理職位簇、研發(fā)職位簇、生產(chǎn)職位簇、營銷職位簇職位分類的基本概念職系（series）：一種專門化的職業(yè)職組（group）：工作性質(zhì)相近的若干職系綜合而成職級(jí)（class）：工作內(nèi)容、難易程度、責(zé)任大小、所需資格皆很相似的職位。職等（grade）：工作性質(zhì)不同或主要職務(wù)不同，但其困難程度、職責(zé)大小、工作所需資格等條件充分相同的職級(jí)為同一職等。職位分類圖151413121110987654321C10C9C8C7C6C5C4C3C2C1B11B10B9B8B7B6B5B4B3B2B1D8D7D6D5D4D3D2D1E6E5E4E3E2E1ABCDE職組1職組2職系職等A13A12A11A10A9A8A7A6A5A4A3A2A1二、職位分析的戰(zhàn)略意義及作用1.有助于科學(xué)地制定人力資源規(guī)劃2.有利于選拔和任用合格人員3.有助于員工培訓(xùn)和員工績效考核4.有助于確定合理的工資、獎(jiǎng)酬、福利制度5.有助于人力資源開發(fā)與管理之整合功能的實(shí)現(xiàn)6.有助于避免人力資源浪費(fèi)，提高生產(chǎn)效率規(guī)劃第二節(jié)工作分析流程1.計(jì)劃的確定：目的、組織、范圍、時(shí)間進(jìn)度、費(fèi)用預(yù)算2.設(shè)計(jì)的選擇：明確分析客體、信息來源的可靠性、收集信息方法3.內(nèi)容的確定4.結(jié)果的表達(dá)職位說明書：包括職位描述和任職資格職位分析報(bào)告：問題與解決方案5.結(jié)果的運(yùn)用與控制（一）職位分析的信息來源產(chǎn)業(yè)、行業(yè)的標(biāo)桿組織內(nèi)部文獻(xiàn)與職位相關(guān)的組織成員外部組織或成員（二）工作信息收集方法1.觀察法2.崗位實(shí)操法3.訪談法4.問卷調(diào)查法5.文獻(xiàn)分析法6.工作日志法7.關(guān)鍵事件法1.觀察法有職位分析師在工作現(xiàn)場(chǎng)通過實(shí)地觀察交流操作等方式收集工作信息的過程。主要形式：直接觀察法、自我觀察法（工作日志）、工作參與法。適用于相對(duì)穩(wěn)定的重復(fù)性的操作崗位，而不適用于職能和業(yè)務(wù)管理崗位。2.崗位實(shí)操法直接參與某項(xiàng)工作，深入細(xì)致地體驗(yàn)針對(duì)危險(xiǎn)崗位或需要大量培訓(xùn)的崗位不適合3.訪談法國內(nèi)運(yùn)用最廣泛、最成熟、最有效的職位分析方法作用：信息提供，牽引指導(dǎo)需要把握的關(guān)鍵點(diǎn)：訪談?wù)吲嘤?xùn)事前溝通：提前一周通知，告知內(nèi)容技術(shù)配合：文獻(xiàn)研究，問卷調(diào)查，找到訪談重點(diǎn)溝通技巧：互信和睦，適當(dāng)運(yùn)用提示、追問、控制等技巧信息確認(rèn)：復(fù)述要點(diǎn)結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化訪談法結(jié)合使用3.訪談法優(yōu)點(diǎn)：可為崗位分析、績效評(píng)估提供第一手信息；了解員工需求及滿意度；發(fā)現(xiàn)管理隱性問題；較好溝通缺點(diǎn)：員工在面談中可能夸大其工作任務(wù)和重要性；比較費(fèi)時(shí)4.問卷調(diào)查法定量結(jié)構(gòu)化問卷非結(jié)構(gòu)化問卷問卷法：廣泛運(yùn)用，幾乎所有的結(jié)構(gòu)化職位分析方法在信息收集階段均采用此形式

問卷調(diào)查法的優(yōu)缺點(diǎn)：

問卷調(diào)查方法的主要長處是速度快，調(diào)查面廣，可以在一個(gè)較短的時(shí)間內(nèi)，以較低的費(fèi)用獲得大量與職務(wù)有關(guān)的信息，并可對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行多方式、多用途的分析。

問卷調(diào)查方法的主要缺點(diǎn)是對(duì)問卷設(shè)計(jì)要求高。要調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)直接關(guān)系著問卷調(diào)查的成敗，所以問卷一定要設(shè)計(jì)的完整、科學(xué)、合理。一般員工不愿意花時(shí)間在正確地填寫問卷表,并且可能產(chǎn)生理解上的不一致,因此要注意抓好問卷調(diào)查表填寫的培訓(xùn)。

關(guān)于調(diào)查問卷，國外的組織行為專家和人力資源管理專家研究出了多種科學(xué)的，也很龐大的問卷調(diào)查方法。其中比較著名的有：

1、職務(wù)分析調(diào)查問卷（PAQ）：

職務(wù)分析調(diào)查問卷是美國普渡大學(xué)（PurdueUniversity）的研究員麥考米克等人研究出一套數(shù)量化的工作說明法。雖然它的格式已定，但仍可用之分析許多不同類型的職務(wù)。PQA有194個(gè)問題，計(jì)分為六個(gè)部分：資料投入、用腦過程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范圍、其他工作特征。

2、閾值特質(zhì)分析方法(TTA)：

勞普茲(Lopez)等人在1981年設(shè)計(jì)了"閾值特質(zhì)分析"（TTA）問卷。特質(zhì)取向的研究角度是試圖確定那些能夠預(yù)測(cè)個(gè)體工作成績出色的個(gè)性特點(diǎn)。TTA方法的依據(jù)是：具有某種人格特性的個(gè)體，如果職務(wù)績效優(yōu)于不具有該種特制者，并且特質(zhì)的差異能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化的心理測(cè)驗(yàn)反映出來，那么就可以確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個(gè)體特質(zhì)之一。

3、職業(yè)分析問卷(OAQ)：

美國控制數(shù)據(jù)經(jīng)營咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計(jì)了職業(yè)分析問卷，職務(wù)進(jìn)行定量的描述。OAQ是一個(gè)包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、知識(shí)技能、能力以及其他個(gè)性特點(diǎn)的多項(xiàng)選擇問卷。例如，在OAQ中，軟件職務(wù)被規(guī)劃分為19中責(zé)任、310個(gè)任務(wù)和105個(gè)個(gè)性特點(diǎn)。5.文獻(xiàn)分析法對(duì)現(xiàn)存與工作相關(guān)的文檔資料進(jìn)行系統(tǒng)性分析，來獲取工作信息。經(jīng)濟(jì)且有效的信息搜集方法作為原始信息，處于“參考”的地位。6.工作日志法通過任職者在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確記錄工作活動(dòng)與任務(wù)的工作信息收集方法。原始工作信息搜集方法，為其他職位分析方法提供信息支持。操作要點(diǎn)：單向信息結(jié)構(gòu)化適用條件過程操作7.關(guān)鍵事件法人力資源管理中分析人員向工作者詢問一些問題以了解其對(duì)于解決關(guān)鍵事件所需能力和素質(zhì)，還可以讓工作者進(jìn)行重要性評(píng)價(jià)的一種收集職務(wù)信息的方法，稱關(guān)鍵事件法。

關(guān)鍵事件法是由美國學(xué)者福萊·諾格（Flanagan）和伯恩斯（Baras）在1954年共同創(chuàng)立的的，它是由上級(jí)主管者紀(jì)錄員工平時(shí)工作中的關(guān)鍵事件：一種是做的特別好的，一種是做的不好的。在預(yù)定的時(shí)間，通常是半年或一年之后，利用積累的紀(jì)錄，由主管者與被測(cè)評(píng)者討論相關(guān)事件，為測(cè)評(píng)提供依據(jù)。包含了三個(gè)重點(diǎn)：

第一，觀察；

第二，書面記錄員工所做的事情；

第三，有關(guān)工作成敗的關(guān)鍵性的事實(shí)。

其主要原則是認(rèn)定員工與職務(wù)有關(guān)的行為，并選擇其中最重要、最關(guān)鍵的部分來評(píng)定其結(jié)果。它首先從領(lǐng)導(dǎo)、員工或其他熟悉職務(wù)的人那里收集一系列職務(wù)行為的事件，然后，描述“特別好”或“特別壞”的職務(wù)績效。這種方法考慮了職務(wù)的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)和靜態(tài)特點(diǎn)。對(duì)每一事件的描述內(nèi)容，包括：

（1）導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景；

（2）員工的特別有效或多余的行為；

（3）關(guān)鍵行為的后果；

（4）員工自己能否支配或控制上述后果。

在大量收集這些關(guān)鍵以后，可以對(duì)他們做出分類，并總結(jié)出職務(wù)的關(guān)鍵特征和行為要求。關(guān)鍵事件法既能獲得有關(guān)職務(wù)的靜態(tài)信息，也可以了解職務(wù)的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)。關(guān)鍵事件法的優(yōu)缺點(diǎn)

關(guān)鍵事件法的主要優(yōu)點(diǎn)是研究的焦點(diǎn)集中在職務(wù)行為上，因?yàn)樾袨槭强捎^察的、可測(cè)量的。同時(shí)，通過這種職務(wù)分析可以確定行為的任何可能的利益和作用。

①它為你向下屬人員解釋績效評(píng)價(jià)結(jié)果提供了一些確切的事實(shí)證據(jù)。

②它還會(huì)確保你在對(duì)下屬人員的績效進(jìn)行考察時(shí)，所依據(jù)的是員工在整個(gè)年度中的表現(xiàn)（因?yàn)檫@些關(guān)鍵事件肯定是在一年中累積下來的），而不是員工在最近一段時(shí)間的表現(xiàn)。

③保存一種動(dòng)態(tài)的關(guān)鍵事件記錄還可以使你獲得一份關(guān)于下屬員工是通過何種途徑消除不良績效的具體實(shí)例。

但這個(gè)方法也有兩個(gè)主要的缺點(diǎn)：

一是費(fèi)時(shí)，需要花大量的時(shí)間去搜集那些關(guān)鍵事件，并加以概括和分類；

二是關(guān)鍵事件的定義是顯著的對(duì)工作績效有效或無效的事件，但是，這就遺漏了平均績效水平。而對(duì)工作來說，最重要的一點(diǎn)就是要描述“平均”的職務(wù)績效。利用關(guān)鍵事件法，對(duì)中等績效的員工就難以涉及，因而全面的職務(wù)分析工作就不能完成。

三、職位說明書的編寫1.職位描述（工作描述）2.任職資格1.職位描述職位描述：對(duì)職位本身內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。主要內(nèi)容：見下頁分類內(nèi)容項(xiàng)目項(xiàng)目內(nèi)涵應(yīng)用目標(biāo)核心內(nèi)容工作標(biāo)識(shí)工作概要工作職責(zé)工作聯(lián)系工作名稱、所在部門、直接上級(jí)職位、薪點(diǎn)范圍等關(guān)于該職位的主要目標(biāo)與工作內(nèi)容的概要性陳述該職位必須獲得的工作成果和必需擔(dān)負(fù)的責(zé)任該職位在組織中的位置選擇性內(nèi)容工作權(quán)限履行程序工作范圍職責(zé)量化信息工作條件工作負(fù)荷工作領(lǐng)域特點(diǎn)在人事、財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)上作出決策的范圍和層級(jí)對(duì)各項(xiàng)工作職責(zé)的完成方式的詳細(xì)分解與描述該職位能夠直接控制的資源的數(shù)量和質(zhì)量職責(zé)的評(píng)價(jià)性和描述性量化信息職位存在的物理環(huán)境職位對(duì)人指著造成的工作壓力組織優(yōu)化、職位評(píng)價(jià)績效考核、上崗引導(dǎo)管理人員職位評(píng)價(jià)上崗引導(dǎo)職位評(píng)價(jià)、績效考核職位評(píng)價(jià)職位評(píng)價(jià)上崗引導(dǎo)/職位評(píng)價(jià)職位描述內(nèi)容銷售部經(jīng)理職務(wù)描述職務(wù)名稱：銷售部經(jīng)理所屬部門：銷售部職務(wù)代碼：XL-××-×××直接上級(jí)職務(wù)：營銷副總經(jīng)理工作目的：領(lǐng)導(dǎo)銷售部銷售公司自有和代理產(chǎn)品工作要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作主動(dòng)、善于團(tuán)結(jié)下屬工作責(zé)任：1、對(duì)外溝通、展示、講演2、配合技術(shù)人員進(jìn)行售前技術(shù)咨詢3、作實(shí)施計(jì)劃建議書4、進(jìn)行商務(wù)談判5、監(jiān)督售后技術(shù)支持服務(wù)6、對(duì)銷售部進(jìn)行管理衡量標(biāo)準(zhǔn)：1、本人的銷售業(yè)績2、本部門的銷售業(yè)績工作難點(diǎn)：提高銷售業(yè)績工作禁忌：對(duì)客戶不細(xì)心周到，無法清楚地了解客戶的需求招聘專員的職務(wù)描述職務(wù)名稱：招聘專員所屬部門：人力資源部職務(wù)代碼：XL-HR-021工資等級(jí)：9-13直接上級(jí)職務(wù)：人力資源部經(jīng)理工作目的：為企業(yè)招聘優(yōu)秀、適合的人才工作要點(diǎn)：1、制訂和執(zhí)行企業(yè)的招聘計(jì)劃2、制訂、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度3、安排應(yīng)聘人員的面試工作工作要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、有計(jì)劃性、熱情周到工作責(zé)任：1、根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況、提出人員招聘計(jì)劃2、執(zhí)行企業(yè)招聘計(jì)劃3、制訂、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度4、制訂招聘工作流程5、安排應(yīng)聘人員的面試工作6、應(yīng)聘人員的材料管理7、應(yīng)聘人員材料、證件的鑒別8、負(fù)責(zé)建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫9、完成直屬上司交辦的所有工作任務(wù)衡量標(biāo)準(zhǔn)1、上交的報(bào)表和報(bào)告的時(shí)效性和建設(shè)性2、工作檔案的完整性3、應(yīng)聘人員材料的完整性工作難點(diǎn)：提供詳盡的工作報(bào)告工作禁忌：工作粗心，不能有效地向應(yīng)聘者介紹企業(yè)的情況2.任職資格與工作績效高度相關(guān)的一系列人員特征。具體包括：為了完成工作，并取得良好的工作績效，任職者所需的具備的知識(shí)、技能、能力、以及個(gè)性特征要求。構(gòu)建職位任職資格的途徑：1.以工作為導(dǎo)向2.以人員為導(dǎo)向3.定量化職位分析方法4.基于企業(yè)實(shí)證數(shù)據(jù)的認(rèn)知資格體系職位分析中的任職資格包括顯性和影隱性兩大類顯性任職資格：正式教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能、培訓(xùn)要求隱性任職資格：內(nèi)在能力與素質(zhì)要求招聘專員的任職資格職務(wù)名稱：招聘專員所屬部門：人力資源部職務(wù)代碼：XL-HR-021工資等級(jí)：9～13直接上級(jí)職務(wù)：人力資源部經(jīng)理一、知識(shí)和技能要求1、學(xué)歷要求：本科及以上2、工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)3、專業(yè)背景：從事人力資源招聘工作2年以上4、英文水平：達(dá)到國家四級(jí)水平5、計(jì)算機(jī)水平：熟練使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、語言表達(dá)能力：能夠準(zhǔn)確、清晰、生動(dòng)地向應(yīng)聘者介紹企業(yè)情況；準(zhǔn)確、巧妙地解答應(yīng)聘者提出的各種問題2、文字表述