從訴訟角度談健全物業(yè)公司制度建設(shè)

從訴訟角度談健全物業(yè)公司制度建設(shè)_物業(yè)經(jīng)理人從訴訟角度談健全物業(yè)公司制度建立

作為新興進展起來的物業(yè)公司，一般起點相對較高，不少公司實行了現(xiàn)代化的治理模式，一些大型的物業(yè)公司，更是通過了嚴格的質(zhì)量體系認證，建立了一套標準化治理規(guī)章制度。但另一方面，我們也不難看到，隨著有關(guān)物業(yè)效勞方面的民事訴訟的增多，也暴露出了一些新的問題，如治理規(guī)章制度在法律方面存在肯定的欠缺。如何躲避這方面的問題呢?

一、建立完善的業(yè)主檔案資料

業(yè)主資料的重要性，對物業(yè)公司來說是不言而喻的，但是在實際工作中，特殊是在前期物業(yè)效勞工作中，大局部物業(yè)公司的業(yè)主資料直接來源于房地產(chǎn)開發(fā)商，因此很不完善。從法律意義上來講，如何健全業(yè)主檔案資料呢?筆者認為，著重要留意如下幾項資料的核實和登記：

1.業(yè)主為自然人的，留意其業(yè)主及家庭各成員身份證件資料、工作單位資料的核實和登記。從開發(fā)商手中接收相應(yīng)資料的，肯定要留意業(yè)主相關(guān)資料的完整性，假如內(nèi)容不完整的，應(yīng)在接收之際準時要求開發(fā)商協(xié)作，將資料補充完整。

2.業(yè)主為公司法人的，留意公司營業(yè)執(zhí)照各項登記內(nèi)容、公司財務(wù)賬號及法人身份證件資料的核實和登記。

3.業(yè)主將住房出租的，在留意業(yè)主資料登記的同時，還要留意租住人身份證件及工作單位資料或者是公司營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)賬號及公司法人身份資料的核實和登記。

以上各項證件資料，留意盡量要核實，并應(yīng)盡量取得原始件的復(fù)印件。從效勞的角度動身，這些資料的取得，不僅對物業(yè)公司全面地了解業(yè)主，以便為業(yè)主供應(yīng)人性化的效勞，提升物業(yè)公司的治理水平和效勞質(zhì)量有著重要意義，同時站在法律角度來說，還有著特別的意義。

如：某物業(yè)公司接手了某小區(qū)的前期物業(yè)效勞，在業(yè)主委員會選聘了新的物業(yè)公司后，對該小區(qū)局部購置了住房但始終沒有入住，也沒有交納物業(yè)效勞費的業(yè)主，依法向人民法院提出起訴。人民法院要求該公司補充業(yè)主除住址外的具體資料。由于接手該物業(yè)時，開發(fā)商只向該物業(yè)公司供應(yīng)了簡潔的業(yè)主姓名及房間號資料，而物業(yè)公司在治理過程中對此沒有引起足夠的留意，后來在履行合同過程中又與開發(fā)商引發(fā)一系列糾紛，開發(fā)商對物業(yè)公司的訴訟根本不予協(xié)作，導(dǎo)致該物業(yè)公司不能供應(yīng)相應(yīng)資料，因此人民法院駁回了該公司的起訴。

二、標準前期物業(yè)效勞合同

1.簽訂前期物業(yè)效勞合同時，留意要對物業(yè)效勞費開頭收取時間作明確商定。

《物業(yè)效勞條例》公布實施后，為了標準物業(yè)效勞行業(yè)，國家建立部公布了前期物業(yè)效勞合同和物業(yè)效勞合同的格式范本，有不少物業(yè)公司簽訂合同時直接選用了格式合同，筆者以為，各個業(yè)的詳細狀況并不一樣，合同還是應(yīng)當依據(jù)實際狀況對范本的局部條款進展補充完善。例如，在簽訂前期物業(yè)效勞合同時，就應(yīng)特殊留意對物業(yè)效勞費開頭收取的時間作一個明確的商定。特殊是物業(yè)效勞費由開發(fā)商擔當轉(zhuǎn)到由業(yè)主擔當，這個時間的劃分應(yīng)當有明確的商定。在實際中，這個時間往往是由開發(fā)商單方面下發(fā)一個入伙通知書給物業(yè)公司，物業(yè)公司以此為依據(jù)開頭收取物業(yè)效勞費，這在現(xiàn)實中引發(fā)了諸多糾紛。筆者以為，從法律角度動身，對這個時間的劃分，應(yīng)有三方簽字的書面認可手續(xù)，在入伙通知書中既要有開發(fā)商簽字和蓋章，同時也要有業(yè)主的簽字認可，及辦理入伙手續(xù)的物業(yè)公司的簽字蓋章，這樣就是一個較好的方式。

如：在某物業(yè)公司提起訴訟，要求某業(yè)主交納欠交的物業(yè)效勞費時，該業(yè)主認為自己并未辦理入伙手續(xù)，作為證據(jù)的入伙通知書只是開發(fā)商與物業(yè)公司的商定。由于是前期物業(yè)效勞，該業(yè)主也沒有與物業(yè)公司簽訂直接的物業(yè)效勞效勞協(xié)議，物業(yè)公司不能供應(yīng)其他證據(jù)證明業(yè)主與物業(yè)公司之間治理關(guān)系的成立，因此物業(yè)公司的訴訟懇求最終沒有得到法院的支持。

2.前期物業(yè)效勞完畢，業(yè)主委員會選聘了新的物業(yè)效勞公司的，留意交接工作中法律手續(xù)的連續(xù)性和完整性

在實際中，不少物業(yè)公司撤出小區(qū)的物業(yè)效勞時，都有一個時間過程，短則一兩個月，長則半年不等，在這期間，物業(yè)公司實際上仍在履行效勞合同，但是往往與開發(fā)商，特殊是業(yè)主委員會之間，只有一個口頭協(xié)議，或者雖然有一個書面協(xié)議，但是在超過了協(xié)議的商定時間后就不再依據(jù)實際狀況進展補充。筆者認為，在完成前期物業(yè)效勞后，最終撤出治理的小區(qū)時，物業(yè)公司肯定要和業(yè)主委員會對此時間有一個明確的書面商定。

如：某物業(yè)公司撤出某小區(qū)的物業(yè)效勞，與業(yè)主委員會的最初協(xié)議商定時間是在2023年1月，但是由于業(yè)主委員會選聘新物業(yè)公司工作的延遲，正式退出小區(qū)是在6月以后，在該物業(yè)公司提起訴訟，要求某業(yè)主交納物業(yè)效勞費，法院要求該物業(yè)公司供應(yīng)在2023年1月后的證據(jù)，該物業(yè)公司供應(yīng)了補充協(xié)議及撤管公告，補充協(xié)議是2OO4年3月簽訂，商定撤出時間為2023年5月，撤管公告是2023年6月物業(yè)公司正式撤管時貼出的，法院對補充協(xié)議予以采信，而對物業(yè)公司單方面貼出的撤管公告不予采信。最終法院支持了該物業(yè)公司收取至2023年5月的物業(yè)效勞費。

三、在實際治理工作中，留意采納相關(guān)法律形式

在實際治理工作中，特殊是在辦理一些于續(xù)的過程中，物業(yè)公司同樣應(yīng)當留意實行一些法律形式，例如：

1.在前期物業(yè)效勞工作中，業(yè)主來物業(yè)公司拿鑰匙看房，筆者建議物業(yè)公司實行由業(yè)主簽字的書面登記手續(xù)。在業(yè)主的租住人來看房時，筆者建議由看房人供應(yīng)由業(yè)主簽字的相關(guān)書面許可證明后，方可進展，以避開些糾紛的產(chǎn)生。

2、在催繳物業(yè)效勞費過程中，留意實行書面的催繳形式，如發(fā)出催繳通知書等等。

3.留意做好相關(guān)值班記錄及值班資料的保存，如空調(diào)運行的修理登記、貨物出行的登記、來客來訪的登記、業(yè)主領(lǐng)取郵件報刊的登記等等。

總之，完善治理制度，提高物業(yè)效勞效勞水平，對物業(yè)公司來說，是一個漸漸的過程。筆者參加了數(shù)十起物業(yè)效勞費糾紛訴訟，更感覺到，訴訟是一種解決糾