有效工作方法 專業(yè)課件

《有效工作方法》2023/2/31精品PPT時(shí)間管理是指以效率、效果為目的，在工作、生活中有目的地利用時(shí)間管理規(guī)則和技巧，合理有效地利用可支配時(shí)間，通過計(jì)劃保證各項(xiàng)事務(wù)完成的一系列管理活動(dòng)。一、什么是時(shí)間管理

時(shí)間管理2023/2/32精品PPT

時(shí)間管理追求的目的是達(dá)到三效：1、效果：指預(yù)期的結(jié)果。2、效率：用最少的時(shí)間或花費(fèi)獲得結(jié)果。3、效能：用最少的時(shí)間或花費(fèi)獲得最佳的結(jié)果。

一、什么是時(shí)間管理

時(shí)間管理2023/2/33精品PPT二、時(shí)間管理的陷阱腳踩西瓜皮－－滑到哪里是哪里做事沒有任何計(jì)劃，也沒有時(shí)間表，

碰到什么就做什么。怕什么，船到橋頭自然直嘛！陷阱12023/2/34精品PPT二、時(shí)間管理的陷阱不好意思拒絕別人越是熱心腸的人，越容易碰到這種問題

實(shí)際上，沒有任何人可以做到讓每個(gè)人都喜歡自己。最重要的，是你要秉持自己的原則，不要濫充好人。陷阱22023/2/35精品PPT拖延可以扼殺你的事業(yè)。生活的真言就是：現(xiàn)在就做！有時(shí)拖延得越久，情形越惡化。如：處理客戶抱怨等。

有拖延習(xí)慣的人，可能會(huì)對(duì)自己說：“反正時(shí)間還早呢？不急！”而這樣必然會(huì)造成時(shí)間的極大浪費(fèi)！陷阱3“反正時(shí)間還早——拖延2023/2/36精品PPT帕金森定律

工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。如果你給自己安排了足夠充裕的時(shí)間去從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢節(jié)奏以便使用掉所有分配的時(shí)間2023/2/37精品PPT不速之客一些沒有預(yù)約時(shí)間的不速之客來訪，也會(huì)造成我們時(shí)間的浪費(fèi)。

這時(shí)你就得停下你原來計(jì)劃的事情，而去處理這些不速之客。陷阱42023/2/38精品PPT“備忘錄”的時(shí)間管理備忘錄管理的特色就是寫紙條，隨身攜帶，隨時(shí)翻看，當(dāng)一天結(jié)束后，完成的事情，就在備忘錄上劃掉，沒完成的就增列到明天的備忘錄上，這是第一代時(shí)間管理。“規(guī)劃與準(zhǔn)備”的時(shí)間管理這是第二代時(shí)間管理理論，其特色是使用記事簿來做好時(shí)間規(guī)劃，特點(diǎn)是制定時(shí)間表，記錄應(yīng)該做的事情，標(biāo)明應(yīng)該完成的期限，例如注明開會(huì)的日期等等。三、時(shí)間管理方式2023/2/39精品PPT“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”的時(shí)間管理第三代時(shí)間管理，特色：將每天的活動(dòng)詳細(xì)地制訂為各式各樣的規(guī)劃表，制定長(zhǎng)中短的目標(biāo)以期實(shí)現(xiàn)一種價(jià)值觀，它主要強(qiáng)調(diào)提高工作和生活效率?！耙磺幸晕磥砟繕?biāo)為中心的羅盤理論”的時(shí)間管理第四代時(shí)間管理。強(qiáng)調(diào)自然法則，超越傳統(tǒng)，追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是“換一個(gè)時(shí)鐘”的問題，而是提供一個(gè)羅盤，因?yàn)槿俗叩亩嗫焓且换厥?，走的快有可能走很多的彎路，方向?qū)Σ攀亲钪匾摹Ｈ?、時(shí)間管理方式2023/2/310精品PPT9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:58:32PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請(qǐng)。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3系統(tǒng)評(píng)估自己的時(shí)間管理狀況（自我評(píng)估）1、評(píng)估工作目的2、評(píng)估工作方式3、拖延情況4、工作計(jì)劃情況5、浪費(fèi)時(shí)間情況6、評(píng)估與人合作情況7、評(píng)估文書處理8、評(píng)估個(gè)人花費(fèi)時(shí)間情況2023/2/312精品PPT9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:58:32PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請(qǐng)。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3時(shí)間管理的核心——要事第一要事就是先要確定你的人生目標(biāo)（包括工作目標(biāo)），才能判斷是否是要事。2023/2/314精品PPT進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，制定明確的事業(yè)目標(biāo)把事業(yè)目標(biāo)分解為可行的短期目標(biāo)經(jīng)常檢查目標(biāo)四、如何抓住時(shí)間管理的關(guān)鍵——明確目標(biāo)2023/2/315精品PPT1.按照ABC法則對(duì)工作事項(xiàng)進(jìn)行分類如果對(duì)達(dá)成目標(biāo)至關(guān)重要，標(biāo)注為A。A類—必須做的事，比如：重要的客戶約見。如果對(duì)達(dá)成目標(biāo)一般重要，標(biāo)注為B。B類—應(yīng)該做的事，有助于提高企業(yè)業(yè)績(jī)，但不是關(guān)鍵性的。如果對(duì)達(dá)成目標(biāo)作用不大，標(biāo)注為C。C類—可以做的事，價(jià)值較低的一類事務(wù)，無論這些事務(wù)多么有趣或緊急，都應(yīng)該拖后處理。2023/2/316精品PPT時(shí)間工作優(yōu)先級(jí)9：00日常公務(wù)—發(fā)郵件、打電話應(yīng)該做的事10：00和客戶會(huì)談必須做的事11：00處理一些信件可以做的事12：00參加監(jiān)事會(huì)必須做的事13：00午餐14：00制定銷售計(jì)劃應(yīng)該做的事15：00和客戶會(huì)談必須做的事16：00電話制定商業(yè)聯(lián)系清單應(yīng)該做的事17：00制定明天的日計(jì)劃應(yīng)該做的事18：00去體育館應(yīng)該做的事2023/2/317精品PPT2.按重要緊急性分析工作2023/2/318精品PPT2023/2/319精品PPT如何做工作日志

工作日志也稱工作時(shí)間記錄，是指通過對(duì)完整的工作日做詳細(xì)工作記錄，了解每天什么時(shí)間做了什么工作，以及效率和效果如何。選擇典型的工作日填寫工作日志記錄表評(píng)價(jià)各項(xiàng)活動(dòng)做出整體評(píng)論2023/2/320精品PPT工作日志記錄表日期：姓名：目標(biāo)：時(shí)間活動(dòng)優(yōu)先順序(A,B,C)評(píng)價(jià),處理，結(jié)論8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:002023/2/321精品PPT造成計(jì)劃欠妥的原因有：不明白計(jì)劃的重要性；沒有建立系統(tǒng)沒有時(shí)間擬訂計(jì)劃；認(rèn)為危機(jī)不可避免；缺乏自律；害怕許下承諾；沒有指出明確的結(jié)果；無法制定工作的優(yōu)先順序；心里有計(jì)劃，但沒落實(shí)到文字上2023/2/322精品PPT溝通就是人與人的接觸。溝通其實(shí)不是一種本能，他是一種能力，不是生下來就具備，而是訓(xùn)練出來的。在年輕時(shí)就訓(xùn)練自己如何講話講的很得體，表達(dá)很肯切，面對(duì)人時(shí)就會(huì)取得別人的好感。一、什么是溝通

有效溝通2023/2/323精品PPT二、溝通的障礙1、地位的差異：地位高低的差異和專業(yè)背景（1）地位高低的差異：地位低的人一般比較膽怯，總是盡量不主動(dòng)跟地位高的人接近，這就是由于地位高低差異造成的。（2）專業(yè)背景的差異：比如說律師、醫(yī)生等專業(yè)背景的人說話過程難免會(huì)帶有一些專有名詞，這樣我們不太懂得人跟他溝通起來可能會(huì)產(chǎn)生障礙。2023/2/324精品PPT2、信息來源的可信度。一個(gè)信息如果不準(zhǔn)確就不要講，講了之后就造成了一個(gè)誤導(dǎo)。尤其是在公司里面，尤其是我們的領(lǐng)導(dǎo)，如果這個(gè)消息不是自己驗(yàn)證的，就告訴自己的員工他的來源在哪里?；蛘哌@個(gè)消息有可能，但是這個(gè)消息存在的概率是多少也要告訴對(duì)方。3、認(rèn)知的偏誤。不同的個(gè)性因?yàn)槟挲g、學(xué)識(shí)、閱歷不同，對(duì)事物的認(rèn)知也大相徑庭，甚至很多人都帶著一種偏見。2023/2/325精品PPT4、過去的經(jīng)驗(yàn)。做主管不要常常說這是我的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)說過去我碰到這樣的事情時(shí)，我有這種想法，現(xiàn)在說出來給你做個(gè)參考，因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不見得一直是正確的。5、情緒的影響。人在情緒不好的時(shí)候，除非情況非常緊急，否則盡量不要做決策?？酥魄榫w，在公司下一個(gè)重要的決策，而這個(gè)決策會(huì)讓人痛苦，就盡量在桌子底下擺一個(gè)晚上，第二天再拿出來一夜以后，情況就完全不一樣了。2023/2/326精品PPT三、溝通的方式按照溝通的表達(dá)方式，溝通可分為：

口頭溝通、書面溝通、非語(yǔ)言溝通、電子媒介溝通等。2023/2/327精品PPT溝通的渠道及場(chǎng)合正式溝通：在組織系統(tǒng)中，依據(jù)組織明文規(guī)定的原則或規(guī)章制度進(jìn)行的信息傳遞和交流。例如組織內(nèi)的文件傳遞、召開會(huì)議、上下級(jí)之間的定期信息交流等。非正式溝通：通過正式系統(tǒng)以外的途徑而進(jìn)行的交流。例如郊游、聯(lián)誼會(huì)、聚會(huì)等。2023/2/328精品PPT溝通的方向向上溝通（上行溝通）（在企業(yè)中指主管領(lǐng)導(dǎo)，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、部長(zhǎng)等）向下溝通（下行溝通）（指工作中的員工、被管理者）水平溝通（平行溝通）（部門與部門、單位與單位）2023/2/329精品PPT四、有效溝通的技巧1.如何與上級(jí)溝通與上級(jí)溝通的基本態(tài)度與上級(jí)溝通的程序和要點(diǎn)2023/2/330精品PPT與上級(jí)溝通的基本態(tài)度上司是你賴以發(fā)揮才干的第一人，要擁有良好的向上溝通的主觀意識(shí)上司也是平凡人，不低估上司，用上司之長(zhǎng)，補(bǔ)上司之短平等讓上司了解能對(duì)你期望什么咨詢上司如何才能更有績(jī)效2023/2/331精品PPT與上級(jí)溝通的程序和要點(diǎn)上級(jí)分派任務(wù)時(shí)如何溝通？向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)度時(shí)如何溝通？2023/2/332精品PPT上級(jí)分派任務(wù)仔細(xì)傾聽主管的命令與主管探討目標(biāo)的可行性擬定詳細(xì)的計(jì)劃

2023/2/333精品PPT向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)度★完成工作時(shí)，立即向上司匯報(bào)；★工作進(jìn)行到一定程度，必向上司匯報(bào)；★預(yù)料工作會(huì)拖延時(shí)，要及時(shí)向上司匯報(bào)。

匯報(bào)時(shí)要做到：請(qǐng)示而不依賴；主動(dòng)而不越權(quán)；尊重而不吹棒2023/2/334精品PPT2.怎樣與下屬進(jìn)行溝通☆布置工作的技巧☆贊揚(yáng)部下的技巧☆批評(píng)部下的方法2023/2/335精品PPT☆布置工作的技巧Who(執(zhí)行者)What(做什么)How(怎么做)When(時(shí)間)Where(地點(diǎn))Howmany(工作量)Why(為什么)正確傳達(dá)指令意圖——5W2H方法2023/2/336精品PPT如何使部下積極接受指令態(tài)度和善，用詞禮貌讓部下明白這件工作的重要性給部下更大的自主權(quán)共同探討事情，提出對(duì)策讓部下及時(shí)地提出疑問2023/2/337精品PPT☆贊揚(yáng)部下的技巧贊揚(yáng)的態(tài)度要真誠(chéng)贊揚(yáng)的內(nèi)容具體注意贊美的場(chǎng)合適當(dāng)運(yùn)用間接贊美的技巧2023/2/338精品PPT☆批評(píng)下屬的技巧1、批評(píng)要及時(shí)；2、具體要指出毛病出在那里；3、毫不含糊的告訴他，你對(duì)他的錯(cuò)誤而感到難受；4、令人難看的短暫沉默，讓他感受你的心情5、握手或友善的拍拍他們，使他明白你和他同舟共濟(jì)6、提醒他，你是如何器重他們；7、讓他清楚地懂得，你對(duì)他的印象不錯(cuò)，但是像這樣干可不行；8、說清楚、批評(píng)完了就完了。2023/2/339精品PPT3.如何進(jìn)行跨部門溝通有關(guān)系一切好辦；沒關(guān)系一切照辦。向上溝通要膽；向下溝通要心；水平溝通要肺；2023/2/340精品PPT跨部門溝通的基本態(tài)度1、考慮整體利益，不要做得少，要求得多2、講究共同利益，考慮能為別人做些什么，還是給別人添了麻煩3、謙讓，嚴(yán)于律己，寬厚待人4、讓別人了解是你的責(zé)任5、用尊重和欣賞代替抱怨2023/2/341精品PPT跨部門溝通的要點(diǎn)換位思考注重非正式溝通堅(jiān)持跟進(jìn)倡導(dǎo)溝通文化2023/2/342精品PPT換位思考應(yīng)該了解和學(xué)習(xí)其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，做到知己知彼。從自己做起。采用他人的溝通和思維框架，體會(huì)他人看法，跳出自我模式，從而找到行之有效的溝通方式。先理解別人，再尋求別人的理解。思考：在與其他部門發(fā)生沖突時(shí)，為什么往往認(rèn)為是其他部門的錯(cuò)？2023/2/343精品PPT注重非正式溝通部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會(huì)議前私下解決，迫不得已需要在會(huì)議上討論的，也應(yīng)該先通氣。部門主管應(yīng)刻意創(chuàng)造非正式溝通的機(jī)會(huì)。2023/2/344精品PPT持續(xù)跟進(jìn)建議：不要簡(jiǎn)單認(rèn)為開完會(huì)、發(fā)個(gè)文件、寫個(gè)報(bào)告就沒事了，應(yīng)事后隨時(shí)保持聯(lián)系，主動(dòng)了解其它部門的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動(dòng)等對(duì)方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動(dòng)而持續(xù)地溝通，預(yù)防問題的發(fā)生。阿里巴巴對(duì)部門主管有個(gè)明確要求：NoSurprise。在對(duì)方接受了你提出的要求后，必須時(shí)刻跟蹤進(jìn)展，不要等到最后才發(fā)現(xiàn)他們做的不是你想要的，或者他們做的太慢了。2023/2/345精品PPT倡導(dǎo)溝通文化跨部門部門溝通有一