GB/T 26162-2021信息與文獻文件(檔案)管理概念與原則

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標準

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

代替GB/T261621—2010

.

信息與文獻文件檔案管理

()

概念與原則

Informationanddocumentation—Recordsmanagement—

Conceptsandprinciples

ISO15489-12016Informationanddocumentation—Recordsmanaement—

(:,g

Part1ConcetsandrincilesIDT

:ppp,)

2021-12-31發(fā)布2022-07-01實施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標準化管理委員會

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

文件管理原則

4……………3

文件與文件系統(tǒng)

5…………………………3

概述

5.1…………………3

文件

5.2…………………3

文件系統(tǒng)

5.3……………5

方針與職責

6………………6

概述

6.1…………………6

方針

6.2…………………7

職責

6.3…………………7

監(jiān)管與評估

6.4…………………………7

技能與培訓

6.5…………………………8

鑒定

7………………………8

通則

7.1…………………8

鑒定的范圍

7.2…………………………9

理解業(yè)務

7.3……………9

明確文件要求

7.4………………………9

實施文件要求

7.5………………………9

文件控制

8…………………10

概述

8.1…………………10

文件元數(shù)據(jù)方案

8.2……………………10

業(yè)務分類方案

8.3………………………11

訪問和許可規(guī)則

8.4……………………11

處置授權

8.5……………12

形成捕獲和管理文件的過程

9、…………12

概述

9.1…………………12

文件形成

9.2……………12

文件捕獲

9.3……………13

文件分類與標引

9.4……………………13

文件訪問控制

9.5………………………13

文件存儲

9.6……………13

文件的利用與再利用

9.7………………14

Ⅰ

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

文件遷移與轉(zhuǎn)換

9.8……………………14

文件處置

9.9……………14

參考文獻

……………………15

Ⅱ

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

前言

本文件按照標準化工作導則第部分標準化文件的結構和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

本文件代替信息與文獻文件管理第部分通則與

GB/T26162.1—2010《1:》,GB/T26162.1—

相比除結構調(diào)整和編輯性改動外主要技術變化如下

2010,,:

更改了范圍見第章年版的第章

———(1,20101);

更改了術語和定義見第章年版的第章

———(3,20103);

增加了文件管理原則一章見第章

———“”(4);

刪除了文件管理的效用見年版的第章監(jiān)管環(huán)境見年版的第章監(jiān)

———“”(20104)、“”(20105)、“

控與審核見年版的第章和培訓見年版的第章四章

”(201010)“”(201011);

刪除了文件管理規(guī)劃的原則內(nèi)容見年版的

———“”(20107.1);

刪除了文件系統(tǒng)的設計與實施內(nèi)容見年版的

———“”(20108.3);

更改了有效文件的特征的要求見年版的

———“”(5.2.2,20107.2);

增加了文件元數(shù)據(jù)內(nèi)容見

———“”(5.2.3);

更改了文件系統(tǒng)的特征的要求見年版的

———“”(5.3.2,20108.2);

更改了方針與職責中概述見年版的方針見年版的和

———“”“”(6.1,20106.1)、“”(6.2,20106.2)

職責見年版的的要求

“”(6.3,20106.3);

增加了監(jiān)管與評估內(nèi)容見

———“”(6.4);

增加了技能與培訓內(nèi)容見

———“”(6.5);

增加了鑒定一章見第章

———“”(7);

增加了文件控制一章見第章

———“”(8);

更改了形成捕獲和管理文件的過程的內(nèi)容見第章年版的第章

———“、”(9,20109)。

本文件使用翻譯法等同采用信息與文獻文件檔案管理第部分概念與

ISO15489-1:2016《()1:

原則

》。

本文件做了下列編輯性改動

:

將標準名稱改為信息與文獻文件檔案管理概念與原則

———《()》。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任

。。

本文件由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國人民大學國家檔案局天津師范大學中國科學技術信息研究所山東省計

:、、、、

算中心國家超級計算濟南中心鄭州航富數(shù)波科技有限公司中電科大數(shù)據(jù)研究院有限公司北京國

()、、、

信唯實信息技術研究院有限公司上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司深圳市電子政務云計算應用技術國

、、

家工程實驗室有限公司福建華閩通達信息技術有限公司魯能集團有限公司

、、。

本文件主要起草人安小米孫舒揚聶曼影加小雙白文琳劉春燕蔡盈芳高永超張大鵬

:、、、、、、、、、

何芮龐玲玲張靜楊安榮王金祥胡菊芳程序連樟文楊中慶錢大龍

、、、、、、、、、。

本文件及其所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為

:

年首次發(fā)布為

———2010GB/T26162.1—2010;

本次為第一次修訂

———。

Ⅲ

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

引言

本文件給出的文件形成捕獲和管理的核心概念與原則是眾多為文件形成捕獲和管理提供概念

、,、、

技術與實踐的系列標準與技術報告中的一個核心標準本文件所稱文件1)等同于中文語境下的機關

?！啊?/p>

單位或組織的文件和檔案

。

關于文件與文件管理

文件既是業(yè)務活動的證據(jù)又是信息資產(chǎn)文件與其他信息資產(chǎn)的區(qū)別在于其在業(yè)務事務中的證據(jù)

。

作用及對元數(shù)據(jù)的依賴性文件元數(shù)據(jù)用于描述和保存背景信息并為文件管理提供適當規(guī)則

。。

文件管理包括以下內(nèi)容

:

形成和捕獲文件以滿足業(yè)務活動的證據(jù)要求

a);

隨著文件業(yè)務環(huán)境和文件管理要求的不斷變化采取適當行動保障其真實性可靠性完整性

b),、、

和可用性

。

注1本文件中提到的業(yè)務活動廣義上是指支持組織存在目的的活動職能活動事務和工作過程是業(yè)務活動

:“”。、、

形式的具體呈現(xiàn)形式在第章對其進行了界定

,3。

越來越多的文件在數(shù)字環(huán)境中產(chǎn)生并保存為文件新型利用和再利用提供了一系列機會數(shù)字環(huán)

,。

境也允許在管理文件的系統(tǒng)中和系統(tǒng)間實施更加靈活的文件控制

。

業(yè)務模式的變化使文件的責任得以擴展超越了傳統(tǒng)的組織和管轄權邊界這就要求文件專業(yè)人

,。

員理解并滿足多種內(nèi)外部利益相關方的要求如公眾消費者服務用戶文件主體和其他文件形成捕

,、、、、

獲管理利益相關方對企業(yè)和政府決策透明性日益增長的要求等

、。

注2在本文件中形成捕獲和管理被用于概括性地描述文件管理整體工作包括文件接收行為與本文件描述

:,“、”,

的文件過程

。

考慮到這些環(huán)境因素在了解以下情況的基礎之上制定了本文件

,:

文件作為業(yè)務活動和信息資產(chǎn)促進者的角色

a);

數(shù)字環(huán)境中增長的文件利用和再利用機會

b);

文件形成捕獲和管理系統(tǒng)與規(guī)則需向傳統(tǒng)的組織邊界之外延伸如協(xié)作和多重管轄的工作

c)、,

環(huán)境

;

獨立于文件系統(tǒng)其他組成部分之外的文件控制

d);

識別哪些文件應被形成捕獲以及如何長期保存的業(yè)務活動和背景常規(guī)分析的重要性

e)、;

文件管理戰(zhàn)略設計中的風險管理與將文件管理作為風險管理戰(zhàn)略的重要性

f),。

由于本文件的概念與原則應用于多種業(yè)務和技術環(huán)境中這些環(huán)境可采取不同措施實施文件控制

,、

過程和系統(tǒng)本文件并不為文件形成捕獲和管理的特定環(huán)境提供詳細實施建議而是界定核心概念

。、,,

制定高層級的原則用于開發(fā)任何環(huán)境中的文件控制規(guī)則過程和系統(tǒng)對于不同文件管理環(huán)境中文件

,、。

控制過程和系統(tǒng)的設計與實施的建議在隨后部分和其他國際標準和技術文件中闡述

、。

益處

基于本文件明確的概念和原則制定的文件形成捕獲和管理方法能夠確保業(yè)務有效證據(jù)得以形成

、、

捕獲和管理并在需要利用時保持可訪問這使以下情況變得可能

,。:

提高透明性與責任性

a);

根據(jù)中國檔案工作實際翻譯成文件等同于中文語境下的機關單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館藏檔案標題上采用文件檔案便于檢索也便于維護文件檔案管理系列國際標準中的

),“()”,,()“records”

本意便于維護已經(jīng)采標的國家標準使用的連貫性和更廣泛推廣應用

,。

Ⅳ

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

有效的政策信息

b);

明智的決策

c);

業(yè)務風險管理

d);

災害事件下的連續(xù)性

e);

組織和個人的權利與義務保護

f);

訴訟中的保護和支持

g);

與法律法規(guī)保持一致

h);

提高機構責任感展示能力包括達成可持續(xù)目標

i),;

提升業(yè)務效率以降低成本

j);

知識產(chǎn)權保護

k);

基于證據(jù)的研究和開發(fā)活動

l);

業(yè)務個人和文化認同的形成

m)、;

機構個人和集體記憶的保護

n)、。

文件形成捕獲和管理政策職責和程序支撐了組織信息治理工作

、、。

與其他標準的關系

本文件的內(nèi)容相對獨立然而它也是文件形成捕獲和管理有關方面國際標準和技術文件家族的

。,、

一部分這些國際標準和技術文件被列在參考文獻中可了解更多針對文件管理特定領域的詳細建議

。,。

遵循國際標準開展文件管理是一個成功文件管理體系的基礎

,ISO30300、ISO30301、ISO30302

界定了這一管理體系通過制定符合文件政策目標和指南的框架將文件管理體系與組織的成功聯(lián)系

。、

在一起它對以下方面提出了要求

。:

明確崗位及其職責

a);

系統(tǒng)化的過程

b);

測量和評價

c);

評審和改進

d)。

管理者和其他希望實施運行和改進文件管理體系的人員宜同時使用本文件與

、ISO30300、

ISO30301、ISO30302。

Ⅴ

GB/T26162—2021/ISO15489-12016

:

信息與文獻文件檔案管理

()

概念與原則

1范圍

本文件確立了規(guī)范文件形成捕獲和管理的概念與原則包括與以下領域相關的概念與原則