中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn) 4400字

中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)4400字摘要：本文從中小企業(yè)的實際情況出發(fā)，在用戶需求分析的根底上，提出中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的根本目標，并闡述系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設計和功能設計，給出了一個結(jié)合C/S和Web技術的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)實例；對中小企業(yè)建設辦公自動化信息系統(tǒng)具有參考價值。

關鍵詞：中小企業(yè)辦公自動化Web

1．問題的提出

隨著計算機及網(wǎng)絡技術的飛速開展，Internet/Intranet應用在全球范圍內(nèi)日益遍及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立合乎企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化根底比擬單薄，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時，其經(jīng)濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進行大量投資建設信息系統(tǒng)。則，中小企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例討論辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。

2.用戶需求分析

辦公自動化系統(tǒng)的建立，需要進行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標，這是系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)。

中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現(xiàn)諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安頓，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面那么是面向公司辦公業(yè)務方面的業(yè)務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。

在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比擬低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求那么是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統(tǒng)。

在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟實力有限，應著重考慮投入/產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從根底語言開始開發(fā)本錢高、周期長，更不現(xiàn)實；因此利用現(xiàn)有軟件進行改良，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的辦法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實現(xiàn)降低本錢、節(jié)約開支、提高效率。

3.系統(tǒng)設計

3.1系統(tǒng)根本目標

3.1.1實現(xiàn)辦公標準化和制度化

絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機和MSOffice系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從基本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現(xiàn)標準化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動化系統(tǒng)就是要使辦公方式標準化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)；從而提高效率，增強企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在劇烈的市場競爭中取勝、不斷開展壯大。

3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型

中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動化信息系統(tǒng)所包括的范圍應該是整個日常辦公和局部企業(yè)業(yè)務。因此，其數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司雖然比擬少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些中小企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)波及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有標準的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不標準的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)就是要科學地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和平安性。

3.1.3系統(tǒng)設計的先進性

辦公自動化系統(tǒng)應在開發(fā)出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統(tǒng)的先進水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時間內(nèi)，不會因技術的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進性。同時要求系統(tǒng)對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。因為中小企業(yè)從經(jīng)濟實力上無法大量投資去購買高檔硬件、軟件，短時間內(nèi)對系統(tǒng)進行全面升級；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動。系統(tǒng)應能夠適應企業(yè)的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。

3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計

在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，本錢較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點所在。

本實例以某一地產(chǎn)策動公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內(nèi)容：一是日常事務管理；二是業(yè)務事務管理，針對公司核心業(yè)務是地產(chǎn)策動，以工程為單位進行運作。而在業(yè)務事務中要波及大量圖形數(shù)據(jù)〔如地形圖和規(guī)劃圖等〕。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業(yè)務，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。

效勞器以WindowsNT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQLServer或MSAccess為數(shù)據(jù)庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現(xiàn)Web發(fā)布。

客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進行網(wǎng)頁瀏覽，MSProject進行工程規(guī)劃，Word進行文檔編輯，AutoCAD進行地圖編輯瀏覽。

首先，確定以Exchange為根底建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡，并輔以IIS?？蛻魴C上采用Outlook為根底平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口實現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook根底上對其它程序進行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各局部數(shù)據(jù)盡量存儲在數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)庫對各種類型數(shù)據(jù)實現(xiàn)進一步集成。如圖1：

圖1系統(tǒng)集成結(jié)構(gòu)圖

圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統(tǒng)；

②Outlook通過瀏覽窗口訪問WebServer并通過它訪問數(shù)據(jù)庫；

③Outlook通過ExchangeServer進行郵件發(fā)送和接收；

④Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；

⑤MSProject通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；

⑥AutoCAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。

3.3系統(tǒng)功能設計

中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括局部業(yè)務辦公功能。

本實例在充沛進行用戶需求分析的根底上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務事務那么為工程管理，另外還包括系統(tǒng)維護。如圖2：

圖2

.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。

.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。

.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務信息管理和圖書管理等。

.工作管理功能。包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。

.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。

.公告板功能。企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。

.工程管理功能。與公司業(yè)務相關的功能。包括工程小組成員選擇，工程情況查詢和工程成果監(jiān)控等。

.系統(tǒng)維護功能。包括用戶根本信息維護、權限管理和重要數(shù)據(jù)的平安性的維護。

由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上那么相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務提供不同的功能。示例：用餐管理功能那么只提供應行政經(jīng)理；客戶信息管理功能那么只提供應人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而工程管理功能那么提供應經(jīng)常參與工程運作的工程小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理那么不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的平安性，保證員工不能越權操作。正好適應了中小企業(yè)員工流動性大、員工的職位變化快的特點。

本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產(chǎn)策動公司運行良好，使公司的運作完全標準化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強了系統(tǒng)的平安性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領導對員工進行全面而準確的考核；工程管理子系統(tǒng)那么對企業(yè)核心業(yè)務是以工程以單位的地產(chǎn)策動進行了標準化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進了員工之間的交流與合作，活潑了企業(yè)的文化氣氛。

5.結(jié)束語

本文通過一個采用Web技術和C/S結(jié)合方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)實例分析了中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術的優(yōu)勢，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護更加方便