怎樣做一個優(yōu)秀秘書優(yōu)秀的秘書

本文格式為Word版，下載可任意編輯——怎樣做一個優(yōu)秀秘書優(yōu)秀的秘書秘書工作門類眾多、內(nèi)容繁雜，既要使用腦力，又要花費體力。除去“上傳下達(dá)”外，還要做好各種服務(wù)工作，有時還要概括到領(lǐng)導(dǎo)的一些私人小事上。在工作性質(zhì)和時間上來說，沒有任何松懈的時刻。只有成為一名優(yōu)秀的秘書，才能完備的處理好這些問題，成為領(lǐng)到心儀的左膀右臂。

一、優(yōu)秀秘書應(yīng)具備的個人特質(zhì)

秘書人員承受著推動企業(yè)或社會組織向更好更寬的方向進(jìn)展的責(zé)任，秘書人員素質(zhì)的上下直接關(guān)系工作質(zhì)量和效率的上下。作為一名優(yōu)秀的秘書，不僅要有過硬的思想政治素質(zhì)，較高的職業(yè)道德，扎實的學(xué)識才能素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)，還要有寬廣的視野，創(chuàng)新的思維，這樣才能在工作中占據(jù)主動地位。

㈠根本特質(zhì)方面

⒈應(yīng)具有的性格特點

個人性格影響著個體對職業(yè)的適應(yīng)性，確定的天性適合于從事確定的職業(yè)。因此想要成為一名優(yōu)秀的秘書，就理應(yīng)具備秘書這個職業(yè)對個體的天性要求，主要包括以下五點。

⑴自信。相信自己有才能完成自己所承受的各項任務(wù)，運用振奮的工作熱心和勇于迎接挑戰(zhàn)的決心，操縱自己的心緒和行為，使秘書工作更加井井有條。

⑵穩(wěn)重。優(yōu)秀的秘書無論面對日常工作還是遇到緊急處境都應(yīng)冷靜斟酌，穩(wěn)重處事。依靠敏銳的查看力和判斷力，在不流失原那么的處境下使問題得到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q。

⑶謙遜。這是優(yōu)秀秘書必備的人格魅力之一，要求秘書能崇敬他人，不以勢壓人。能打造輕松和諧的空氣處理日常沖突，在使他人感到輕松的同時，便于工作順?biāo)炫e行。⑷堅強(qiáng)。優(yōu)秀的秘書須具有堅忍不拔的毅力和較強(qiáng)的心理承受才能。對來自領(lǐng)導(dǎo)、基層和外界的種種壓力能夠冷靜應(yīng)對。實事求是，自覺抗拒不良作風(fēng)，做領(lǐng)導(dǎo)理性的參謀和助手。⑸保密意識

保密意識是秘書人員的根本素養(yǎng)，作為一名優(yōu)秀的秘書更理應(yīng)養(yǎng)成嚴(yán)守公司和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)要的習(xí)慣和才能。

⒉應(yīng)具備的學(xué)識素養(yǎng)

學(xué)識布局是衡量秘書人才質(zhì)量的重要尺度。秘書工作不僅具有很強(qiáng)的實踐性，而且具有很強(qiáng)的綜合性，具備“雜才”和“通才”的廣博學(xué)識。

⑴根基學(xué)識。包括自然科學(xué)學(xué)識，社會科學(xué)常識和根本的法律根基學(xué)識及日常生活學(xué)識。

⑵相關(guān)學(xué)識。即對秘書的工作起到必要輔佐作用的非專業(yè)學(xué)識。包括企業(yè)管理、行為科學(xué)、社會心理學(xué)、思維科學(xué)等各類學(xué)識。作為一名優(yōu)秀的秘書，對各類學(xué)識的根本的涉獵是務(wù)必的。

⑶專業(yè)學(xué)識和行業(yè)學(xué)識。秘書要系統(tǒng)學(xué)習(xí)這個職業(yè)的工需要學(xué)習(xí)的各門專業(yè)學(xué)識，了解秘書工作各個環(huán)節(jié)的操作常識，根本技能和操作模范。它們是勝任秘書工作的重要前提。秘書所在行業(yè)的專業(yè)學(xué)識也是秘書人員務(wù)必掌管的，它同時考驗著秘書在實踐中的學(xué)習(xí)才能，行業(yè)學(xué)識也是秘書適應(yīng)特定工作環(huán)境，做好工作所務(wù)必的條件。

㈡業(yè)務(wù)才能方面

⒈較強(qiáng)的的公關(guān)才能

秘書代表著企業(yè)的形象，代表企業(yè)對待問題的態(tài)度，這就需要秘書要具有比企業(yè)其他崗位的人員具有更強(qiáng)的公關(guān)才能。包括良好的語言表達(dá)才能、記憶才能、文字才能和社交才能，更好的協(xié)調(diào)員工與公司之間，公司內(nèi)部部門之間，員工與管理層之間，企業(yè)與外部部門之間的關(guān)系。要擅長在不同的溝通背景下，對于不同崗位、不同部門、不同年齡、不同性格和與公司不同關(guān)系的人員能運用恰當(dāng)?shù)恼Z言，秉持正確合理的態(tài)度，具備良好的心態(tài)，使雙方順?biāo)爝_(dá)成有關(guān)事項的一致觀法，有效地化解沖突，有效地樹立起企業(yè)在接觸方心目中的形象。打造和諧、信任、合作的良好工作環(huán)境。

⒉實時舉行信息處理才能

秘書的根本作用就在于扶助領(lǐng)導(dǎo)做好日常工作。面對每天大量企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)外的大事小情，秘書能否理清頭緒，在眾多五花八門的信息中挑揀和整理好領(lǐng)導(dǎo)需要的材料，成為對現(xiàn)代優(yōu)秀秘書的根本要求，無論對于領(lǐng)導(dǎo)工作的順?biāo)炫e行，本部門系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)還是秘書個人進(jìn)展前途等都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

⒊較強(qiáng)的調(diào)查研究才能和創(chuàng)新才能

工作要讓領(lǐng)導(dǎo)合意，讓同事合意，秘書務(wù)必具備良好的較強(qiáng)的調(diào)查研究才能和創(chuàng)新意識。譬如，為領(lǐng)導(dǎo)供給文稿要表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并把意圖變成讓領(lǐng)導(dǎo)合意的文字;面對大量的行政事務(wù)和服務(wù)工作，要主動、超前，把分內(nèi)事做深做細(xì)。相反，假設(shè)事無巨細(xì)都要領(lǐng)導(dǎo)費神，領(lǐng)導(dǎo)指示一點辦一點，就證明秘書工作不到位，與“優(yōu)秀秘書”的差距也就更大。因此要想做一名優(yōu)秀的秘書，就要堅持不懈的運用創(chuàng)新思維，不斷調(diào)查和研究高質(zhì)量的工作，摒棄舊的思維模式和陳規(guī)惡習(xí)，充分發(fā)揮主觀能動性，在工作中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中做好各項工作，創(chuàng)造出令自己和組織合意的業(yè)績。

⒋純熟使用自動化辦公設(shè)備的才能

秘書的最根本任務(wù)就是處理辦公室中的一些日常性事務(wù)，對于辦公室的各種現(xiàn)代科技辦公用品務(wù)必了如指掌，以合理處理各種事務(wù)、決策和資源管理工作。更加是日益普及的辦公室網(wǎng)絡(luò)自動化系統(tǒng)，在資源共享，即時通訊以及信息保密等方面都要求秘書有純熟的操作技巧和才能。

二、要掌管秘書工作的根本要求和規(guī)律

秘書作為現(xiàn)社會對比熱門的職業(yè)，除了要求從業(yè)者具備先進(jìn)的業(yè)務(wù)才能外，還務(wù)必掌管秘書工作的根本要求和規(guī)律，以適應(yīng)社會需求。

(一)不同類型秘書的根本要求

一名優(yōu)秀的秘書要擁有的四項根本才能是主動、高效、切實和保密。除此之外，不同類型的秘書還有這更高層次的不同要求。

參謀型秘書。主要負(fù)責(zé)材料的分析整理和研究工作，并為領(lǐng)導(dǎo)決策供給創(chuàng)辦性觀法與建議。對這類秘書的根本要求是具有較強(qiáng)的綜合分析才能，辦事精明，同時又是辦公室的技術(shù)能手。參謀型秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊扮演高參的角色，通常是領(lǐng)導(dǎo)的接班人或候選人。

文字型秘書。主要負(fù)責(zé)一些文字型材料的整理與編輯，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、信息的上傳下達(dá)，以及文書起草等工作。對這類秘書的根本要求是具有固執(zhí)的文字表達(dá)才能，良好的文學(xué)修養(yǎng)，能夠急速切實的將領(lǐng)導(dǎo)的意圖轉(zhuǎn)化成文字。通常一名優(yōu)秀的秘書還會經(jīng)常在一些報刊和雜志上以領(lǐng)導(dǎo)或自己的名義發(fā)表一些文章或評論，對于一些非秘書性的文字工作也是能夠勝任的。

事務(wù)型秘書。主要負(fù)責(zé)企業(yè)單位或領(lǐng)導(dǎo)的日常性事務(wù)工作。對這類秘書的要求是有精明干練的辦事才能，擅長掌控各方調(diào)動，被群眾稱為領(lǐng)導(dǎo)的大管家。

公關(guān)型秘書。主要負(fù)責(zé)組織專題公關(guān)活動、采集信息、做好組織內(nèi)部外部的引導(dǎo)協(xié)調(diào)工作等。對這類秘書的根本要求是具有較強(qiáng)的口語表達(dá)才能，反映機(jī)敏，對內(nèi)能用詼諧詼諧的風(fēng)格聯(lián)系上下，對外能用圓滑成熟的風(fēng)格聯(lián)絡(luò)各方。

專業(yè)型秘書。主要負(fù)責(zé)所學(xué)專業(yè)精細(xì)相關(guān)的秘書工作。對這類秘書的根本要求是具有一技之長，例如外語、法律、文字、書法等，工作工程相對單一。

(二)如何成為一名優(yōu)秀的秘書

1.優(yōu)秀秘書的道德和素質(zhì)培養(yǎng)

(1)樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。作為上層建筑的一片面，“三觀”的培養(yǎng)無疑是優(yōu)秀秘書務(wù)必具備的思想道德素質(zhì)，也是事業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。優(yōu)秀秘書由于擁有正確的“三觀”變得更加告成。(2)要有遠(yuǎn)大的抱負(fù)。優(yōu)秀的秘書不理應(yīng)只停留在已有的業(yè)績和才能層面止步不前，而應(yīng)擁有遠(yuǎn)大的抱負(fù)和夢想。踏實工作的同時籌劃單位和自己的光明前途。在舉行細(xì)致調(diào)查研究的根基上，聽取相關(guān)人士的創(chuàng)辦性建議，制定細(xì)致的進(jìn)展籌劃表，并運用創(chuàng)新性思維在實踐中不斷更正和補(bǔ)充，指導(dǎo)自己有步驟有籌劃的實現(xiàn)夢想，不斷朝著新的更高層次的目標(biāo)前進(jìn)。(3)培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，擅長調(diào)理心理壓力。秘書工作繁雜而慌張，是否具備健全的心理素質(zhì)，是衡量一名秘書是否優(yōu)秀的重要條件之一。端正的思想態(tài)度，大公無私的奉獻(xiàn)精神，勇于采納挑戰(zhàn)的工作熱心等都是培養(yǎng)良好心理素質(zhì)的必要前提。(4)嚴(yán)守工作準(zhǔn)那么，堅持秘書原那么。任何的社會角色都有特定的工作要求和準(zhǔn)那么，秘書領(lǐng)域亦不例外。除了具有秘書的專業(yè)素養(yǎng)之外，還要遵守該行業(yè)的普遍準(zhǔn)那么和工作崗位的更加要求。這也是一名優(yōu)秀秘書的根本道德和職業(yè)素質(zhì)。

2.優(yōu)秀秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

(1)加強(qiáng)秘書的崗前培訓(xùn)

在秘書正式進(jìn)入這個行業(yè)之前，理應(yīng)舉行專業(yè)高效系統(tǒng)培訓(xùn)。秘書工作直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，是公司正常運作的關(guān)鍵樞紐，稍有過錯就可能造成無法估量的損失，所以在正式走上秘書工作崗位前，從業(yè)者就應(yīng)積極采納關(guān)于優(yōu)秀秘書的系統(tǒng)培訓(xùn)。

首先，應(yīng)選擇具有專業(yè)教導(dǎo)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)。一名優(yōu)秀的秘書理應(yīng)從學(xué)習(xí)秘書專業(yè)開頭培訓(xùn)自己的職業(yè)才能，為今后的實際工作和進(jìn)一步提高自己的理論與實踐才能打下堅實的根基。同時秘書的本科以及研究生教導(dǎo)還有利于秘書工作感覺的培養(yǎng)，有利于秘書人員事業(yè)心和責(zé)任感的塑造，能使從業(yè)人員盡快進(jìn)入狀態(tài)。同時一些專業(yè)的職業(yè)認(rèn)定機(jī)構(gòu)也是一名優(yōu)秀秘書務(wù)必通過的考驗，相關(guān)的學(xué)歷和資格認(rèn)定對于秘書盡快找到適合自己的崗位，踏上能充分挖掘自己潛力的平臺發(fā)揮著重要作用。

其次，積極參與秘書工作的實戰(zhàn)演練。一名優(yōu)秀的秘書不僅要有豐富的理論修養(yǎng)，更要有豐富的實踐閱歷。在理論學(xué)習(xí)打下確定功底的時候，舉行一些秘書的實習(xí)工作是相當(dāng)必要的?？梢栽趯W(xué)習(xí)單位的指定場所舉行事先安置好的秘書工作，這類崗位的好處是有相對專業(yè)的指導(dǎo)，能更快的找出自己工作的失誤點，但弊端是沒有太強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，通常不會有被炒魷魚的危害，所以很難培養(yǎng)優(yōu)秀的適應(yīng)才能和應(yīng)對危機(jī)的才能。另外可以自己到人才市場或直接到公司探索磨練機(jī)遇，雖然這種職位在探索時有確定難度，但往往能更好的提高秘書的實際工作才能。

(2)提防專職秘書的崗中進(jìn)修

全球化及帶來的經(jīng)濟(jì)、政治、文化內(nèi)容的急劇變化，也使企事業(yè)單位的工作內(nèi)容和方式發(fā)生著變化。一名優(yōu)秀的秘書不僅需要能夠合理的處理自己分內(nèi)的日常工作，而且要適應(yīng)瞬息萬變的環(huán)境，不斷提高適應(yīng)及應(yīng)變才能。這就要求秘書在工作后還要抓住機(jī)遇持續(xù)學(xué)習(xí)，增長相關(guān)學(xué)識提高專業(yè)才能，這已成為現(xiàn)代優(yōu)秀秘書提高競爭力的重要途徑之一。包括單位安置的進(jìn)修機(jī)遇和自己主動探索和爭取的學(xué)習(xí)機(jī)遇。

三、結(jié)語

在人才的選拔中，優(yōu)秀的秘書務(wù)必是綜合指數(shù)對比高的全面人才。一名優(yōu)秀的秘書不僅具備卓越的個人特質(zhì)，可以純熟掌管和運用秘書工作的根本要求和規(guī)律，同時能夠積極采納與時俱進(jìn)的再教導(dǎo)