怎樣做一個優(yōu)秀秘書優(yōu)秀的秘書

本文格式為Word版，下載可任意編輯——怎樣做一個優(yōu)秀秘書優(yōu)秀的秘書秘書工作門類眾多、內容繁雜，既要使用腦力，又要花費體力。除去“上傳下達”外，還要做好各種服務工作，有時還要概括到領導的一些私人小事上。在工作性質和時間上來說，沒有任何松懈的時刻。只有成為一名優(yōu)秀的秘書，才能完備的處理好這些問題，成為領到心儀的左膀右臂。

一、優(yōu)秀秘書應具備的個人特質

秘書人員承受著推動企業(yè)或社會組織向更好更寬的方向進展的責任，秘書人員素質的上下直接關系工作質量和效率的上下。作為一名優(yōu)秀的秘書，不僅要有過硬的思想政治素質，較高的職業(yè)道德，扎實的學識才能素質和健康的心理素質，還要有寬廣的視野，創(chuàng)新的思維，這樣才能在工作中占據(jù)主動地位。

㈠根本特質方面

⒈應具有的性格特點

個人性格影響著個體對職業(yè)的適應性，確定的天性適合于從事確定的職業(yè)。因此想要成為一名優(yōu)秀的秘書，就理應具備秘書這個職業(yè)對個體的天性要求，主要包括以下五點。

⑴自信。相信自己有才能完成自己所承受的各項任務，運用振奮的工作熱心和勇于迎接挑戰(zhàn)的決心，操縱自己的心緒和行為，使秘書工作更加井井有條。

⑵穩(wěn)重。優(yōu)秀的秘書無論面對日常工作還是遇到緊急處境都應冷靜斟酌，穩(wěn)重處事。依靠敏銳的查看力和判斷力，在不流失原那么的處境下使問題得到恰當?shù)慕鉀Q。

⑶謙遜。這是優(yōu)秀秘書必備的人格魅力之一，要求秘書能崇敬他人，不以勢壓人。能打造輕松和諧的空氣處理日常沖突，在使他人感到輕松的同時，便于工作順遂舉行。⑷堅強。優(yōu)秀的秘書須具有堅忍不拔的毅力和較強的心理承受才能。對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠冷靜應對。實事求是，自覺抗拒不良作風，做領導理性的參謀和助手。⑸保密意識

保密意識是秘書人員的根本素養(yǎng)，作為一名優(yōu)秀的秘書更理應養(yǎng)成嚴守公司和領導機要的習慣和才能。

⒉應具備的學識素養(yǎng)

學識布局是衡量秘書人才質量的重要尺度。秘書工作不僅具有很強的實踐性，而且具有很強的綜合性，具備“雜才”和“通才”的廣博學識。

⑴根基學識。包括自然科學學識，社會科學常識和根本的法律根基學識及日常生活學識。

⑵相關學識。即對秘書的工作起到必要輔佐作用的非專業(yè)學識。包括企業(yè)管理、行為科學、社會心理學、思維科學等各類學識。作為一名優(yōu)秀的秘書，對各類學識的根本的涉獵是務必的。

⑶專業(yè)學識和行業(yè)學識。秘書要系統(tǒng)學習這個職業(yè)的工需要學習的各門專業(yè)學識，了解秘書工作各個環(huán)節(jié)的操作常識，根本技能和操作模范。它們是勝任秘書工作的重要前提。秘書所在行業(yè)的專業(yè)學識也是秘書人員務必掌管的，它同時考驗著秘書在實踐中的學習才能，行業(yè)學識也是秘書適應特定工作環(huán)境，做好工作所務必的條件。

㈡業(yè)務才能方面

⒈較強的的公關才能

秘書代表著企業(yè)的形象，代表企業(yè)對待問題的態(tài)度，這就需要秘書要具有比企業(yè)其他崗位的人員具有更強的公關才能。包括良好的語言表達才能、記憶才能、文字才能和社交才能，更好的協(xié)調員工與公司之間，公司內部部門之間，員工與管理層之間，企業(yè)與外部部門之間的關系。要擅長在不同的溝通背景下，對于不同崗位、不同部門、不同年齡、不同性格和與公司不同關系的人員能運用恰當?shù)恼Z言，秉持正確合理的態(tài)度，具備良好的心態(tài)，使雙方順遂達成有關事項的一致觀法，有效地化解沖突，有效地樹立起企業(yè)在接觸方心目中的形象。打造和諧、信任、合作的良好工作環(huán)境。

⒉實時舉行信息處理才能

秘書的根本作用就在于扶助領導做好日常工作。面對每天大量企業(yè)或機關內外的大事小情，秘書能否理清頭緒，在眾多五花八門的信息中挑揀和整理好領導需要的材料，成為對現(xiàn)代優(yōu)秀秘書的根本要求，無論對于領導工作的順遂舉行，本部門系統(tǒng)的正常運轉還是秘書個人進展前途等都發(fā)揮著至關重要的作用。

⒊較強的調查研究才能和創(chuàng)新才能

工作要讓領導合意，讓同事合意，秘書務必具備良好的較強的調查研究才能和創(chuàng)新意識。譬如，為領導供給文稿要表達領導的意圖，并把意圖變成讓領導合意的文字;面對大量的行政事務和服務工作，要主動、超前，把分內事做深做細。相反，假設事無巨細都要領導費神，領導指示一點辦一點，就證明秘書工作不到位，與“優(yōu)秀秘書”的差距也就更大。因此要想做一名優(yōu)秀的秘書，就要堅持不懈的運用創(chuàng)新思維，不斷調查和研究高質量的工作，摒棄舊的思維模式和陳規(guī)惡習，充分發(fā)揮主觀能動性，在工作中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中做好各項工作，創(chuàng)造出令自己和組織合意的業(yè)績。

⒋純熟使用自動化辦公設備的才能

秘書的最根本任務就是處理辦公室中的一些日常性事務，對于辦公室的各種現(xiàn)代科技辦公用品務必了如指掌，以合理處理各種事務、決策和資源管理工作。更加是日益普及的辦公室網(wǎng)絡自動化系統(tǒng)，在資源共享，即時通訊以及信息保密等方面都要求秘書有純熟的操作技巧和才能。

二、要掌管秘書工作的根本要求和規(guī)律

秘書作為現(xiàn)社會對比熱門的職業(yè)，除了要求從業(yè)者具備先進的業(yè)務才能外，還務必掌管秘書工作的根本要求和規(guī)律，以適應社會需求。

(一)不同類型秘書的根本要求

一名優(yōu)秀的秘書要擁有的四項根本才能是主動、高效、切實和保密。除此之外，不同類型的秘書還有這更高層次的不同要求。

參謀型秘書。主要負責材料的分析整理和研究工作，并為領導決策供給創(chuàng)辦性觀法與建議。對這類秘書的根本要求是具有較強的綜合分析才能，辦事精明，同時又是辦公室的技術能手。參謀型秘書在領導身邊扮演高參的角色，通常是領導的接班人或候選人。

文字型秘書。主要負責一些文字型材料的整理與編輯，包括領導講話、信息的上傳下達，以及文書起草等工作。對這類秘書的根本要求是具有固執(zhí)的文字表達才能，良好的文學修養(yǎng)，能夠急速切實的將領導的意圖轉化成文字。通常一名優(yōu)秀的秘書還會經(jīng)常在一些報刊和雜志上以領導或自己的名義發(fā)表一些文章或評論，對于一些非秘書性的文字工作也是能夠勝任的。

事務型秘書。主要負責企業(yè)單位或領導的日常性事務工作。對這類秘書的要求是有精明干練的辦事才能，擅長掌控各方調動，被群眾稱為領導的大管家。

公關型秘書。主要負責組織專題公關活動、采集信息、做好組織內部外部的引導協(xié)調工作等。對這類秘書的根本要求是具有較強的口語表達才能，反映機敏，對內能用詼諧詼諧的風格聯(lián)系上下，對外能用圓滑成熟的風格聯(lián)絡各方。

專業(yè)型秘書。主要負責所學專業(yè)精細相關的秘書工作。對這類秘書的根本要求是具有一技之長，例如外語、法律、文字、書法等，工作工程相對單一。

(二)如何成為一名優(yōu)秀的秘書

1.優(yōu)秀秘書的道德和素質培養(yǎng)

(1)樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。作為上層建筑的一片面，“三觀”的培養(yǎng)無疑是優(yōu)秀秘書務必具備的思想道德素質，也是事業(yè)成敗的關鍵因素。優(yōu)秀秘書由于擁有正確的“三觀”變得更加告成。(2)要有遠大的抱負。優(yōu)秀的秘書不理應只停留在已有的業(yè)績和才能層面止步不前，而應擁有遠大的抱負和夢想。踏實工作的同時籌劃單位和自己的光明前途。在舉行細致調查研究的根基上，聽取相關人士的創(chuàng)辦性建議，制定細致的進展籌劃表，并運用創(chuàng)新性思維在實踐中不斷更正和補充，指導自己有步驟有籌劃的實現(xiàn)夢想，不斷朝著新的更高層次的目標前進。(3)培養(yǎng)良好的心理素質，擅長調理心理壓力。秘書工作繁雜而慌張，是否具備健全的心理素質，是衡量一名秘書是否優(yōu)秀的重要條件之一。端正的思想態(tài)度，大公無私的奉獻精神，勇于采納挑戰(zhàn)的工作熱心等都是培養(yǎng)良好心理素質的必要前提。(4)嚴守工作準那么，堅持秘書原那么。任何的社會角色都有特定的工作要求和準那么，秘書領域亦不例外。除了具有秘書的專業(yè)素養(yǎng)之外，還要遵守該行業(yè)的普遍準那么和工作崗位的更加要求。這也是一名優(yōu)秀秘書的根本道德和職業(yè)素質。

2.優(yōu)秀秘書的業(yè)務培訓

(1)加強秘書的崗前培訓

在秘書正式進入這個行業(yè)之前，理應舉行專業(yè)高效系統(tǒng)培訓。秘書工作直接對領導負責，是公司正常運作的關鍵樞紐，稍有過錯就可能造成無法估量的損失，所以在正式走上秘書工作崗位前，從業(yè)者就應積極采納關于優(yōu)秀秘書的系統(tǒng)培訓。

首先，應選擇具有專業(yè)教導資質的機構。一名優(yōu)秀的秘書理應從學習秘書專業(yè)開頭培訓自己的職業(yè)才能，為今后的實際工作和進一步提高自己的理論與實踐才能打下堅實的根基。同時秘書的本科以及研究生教導還有利于秘書工作感覺的培養(yǎng)，有利于秘書人員事業(yè)心和責任感的塑造，能使從業(yè)人員盡快進入狀態(tài)。同時一些專業(yè)的職業(yè)認定機構也是一名優(yōu)秀秘書務必通過的考驗，相關的學歷和資格認定對于秘書盡快找到適合自己的崗位，踏上能充分挖掘自己潛力的平臺發(fā)揮著重要作用。

其次，積極參與秘書工作的實戰(zhàn)演練。一名優(yōu)秀的秘書不僅要有豐富的理論修養(yǎng)，更要有豐富的實踐閱歷。在理論學習打下確定功底的時候，舉行一些秘書的實習工作是相當必要的。可以在學習單位的指定場所舉行事先安置好的秘書工作，這類崗位的好處是有相對專業(yè)的指導，能更快的找出自己工作的失誤點，但弊端是沒有太強的挑戰(zhàn)性，通常不會有被炒魷魚的危害，所以很難培養(yǎng)優(yōu)秀的適應才能和應對危機的才能。另外可以自己到人才市場或直接到公司探索磨練機遇，雖然這種職位在探索時有確定難度，但往往能更好的提高秘書的實際工作才能。

(2)提防專職秘書的崗中進修

全球化及帶來的經(jīng)濟、政治、文化內容的急劇變化，也使企事業(yè)單位的工作內容和方式發(fā)生著變化。一名優(yōu)秀的秘書不僅需要能夠合理的處理自己分內的日常工作，而且要適應瞬息萬變的環(huán)境，不斷提高適應及應變才能。這就要求秘書在工作后還要抓住機遇持續(xù)學習，增長相關學識提高專業(yè)才能，這已成為現(xiàn)代優(yōu)秀秘書提高競爭力的重要途徑之一。包括單位安置的進修機遇和自己主動探索和爭取的學習機遇。

三、結語

在人才的選拔中，優(yōu)秀的秘書務必是綜合指數(shù)對比高的全面人才。一名優(yōu)秀的秘書不僅具備卓越的個人特質，可以純熟掌管和運用秘書工作的根本要求和規(guī)律，同時能夠積極采納與時俱進的再教導