公司政府商務(wù)接待、普通接待、迎接方案工作流程手冊

公司政府商務(wù)接待、普通接待、迎接方案工作流程手冊第一章接待工作總則一、目的接待也是生產(chǎn)力。為梳理公司良好形象，做好政務(wù)接待,現(xiàn)規(guī)范接待流程。二、原則統(tǒng)一協(xié)調(diào)、對口接待、安排有序、信息及時反饋、周到貼心。三、范圍接待事務(wù)適用于公司日常工作中發(fā)生的為開展各類經(jīng)營業(yè)務(wù)和其他活動需要而產(chǎn)生的接待，如參觀考察、來訪交流、業(yè)務(wù)洽談等。四、職責(zé)總裁辦：為公司接待工作的歸口執(zhí)行部門。負(fù)責(zé)信息歸口整理，統(tǒng)籌接待及信息協(xié)調(diào)各部門。行政部門：為公司接待的副職部門。負(fù)責(zé)參觀考察路線的踩點(diǎn)及用餐、住宿的預(yù)定。媒體中心:為公司接待的宣傳部門。負(fù)責(zé)為公司做好媒體宣傳，文字報道。五、類別為了規(guī)范接待分類，科技公司接待分類標(biāo)準(zhǔn)為接待的重要性。貴賓級別：國家、省、市重要領(lǐng)導(dǎo)，或院士、國家級影響力，對公司經(jīng)營發(fā)展有重大推進(jìn)作用；由總裁辦主導(dǎo)，各相關(guān)部門協(xié)同完成。嘉賓級別：有一定影響力，主要合作伙伴；總裁辦協(xié)同資源，由受訪人主導(dǎo)完成。常規(guī)級別：普通業(yè)務(wù)來訪、檢查；由受訪人主導(dǎo)完成。一些外部重要接待，必要時可請求上級單位或領(lǐng)導(dǎo)的支持。六、接待工作要求：1.接待流程化所有接待需上報總裁辦，由總裁辦統(tǒng)一安排資源配置及服務(wù)規(guī)格。行政部門中心提供車輛、住宿、用餐的預(yù)定保障工作。市場部門門提供接待所需的材料。2.接待工作工作責(zé)任制總裁辦負(fù)責(zé)接待中的會場準(zhǔn)備、信息收集反饋、人員姓名、職位信息、來訪目的、材料準(zhǔn)備等前期工作及內(nèi)部資源協(xié)調(diào)。行政部門中心負(fù)責(zé)接待中可能存在的車輛安排、住宿準(zhǔn)備、用餐預(yù)定、會場的設(shè)備保障等。媒體中心負(fù)責(zé)接待全過程的攝影攝像，宣傳報道。七、接待分類標(biāo)準(zhǔn)化根據(jù)來訪單位和人員的性質(zhì)、級別等，接待分為不同的種類。不同種類提供不同的接待服務(wù)。接待工作按照對象劃分，分為內(nèi)部接待（上級單位、同級單位、下級單位等）、外部接待（政府及監(jiān)管部門、合作單位、有國家影響力的嘉賓等）接待工作按照內(nèi)容劃分，分為指導(dǎo)檢查類、參觀交流類、媒體采訪類、活動會議類等。按照應(yīng)對情況劃分，可分為預(yù)約接待、突發(fā)來訪等。為了規(guī)范接待分類及分類標(biāo)準(zhǔn)的重要性，接待分為以下四種接待方式：1.貴賓級別：政府及監(jiān)管部門和具有國家影響力的貴賓指導(dǎo)和視察工作等，由本單位高層參與全程接待。注：重要的外部接待均屬于貴賓級別2.嘉賓級別：有一定影響力，主要合作伙伴。即以各職能部門對口接待的外部業(yè)務(wù)洽談、參觀會晤及平安系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)單位之間的交流參觀等。領(lǐng)導(dǎo)可參加接待或者是交流座談其中一個環(huán)節(jié)。注：內(nèi)接待均屬于嘉賓級別3.常規(guī)級別：普通業(yè)務(wù)來訪、檢查。即公司員工與外部單位相關(guān)人員的小范圍業(yè)務(wù)洽談等。由部門負(fù)責(zé)人或?qū)尤巳探哟?。第二章接待?biāo)準(zhǔn)化流程標(biāo)準(zhǔn)接待流程圖一、接待申請接待工作應(yīng)是預(yù)約制，所有接待都必須經(jīng)過事前預(yù)約，對于貴賓及嘉賓級接待均需至少提前3天和總裁辦對接信息，并填報接待申請表（附件1）。接待審批流程如下：貴賓級接待：申請人提交申請--申請人部門負(fù)責(zé)人審批--總裁辦審批--相關(guān)部門支持審批（保障、媒體）---總經(jīng)理嘉賓級別接待：申請人提交申請--申請人部門負(fù)責(zé)人審批--總裁辦審批--相關(guān)部門支持審批（保障、媒體）---總經(jīng)理常規(guī)級別：申請人提交申請--申請人部門負(fù)責(zé)人審批--總裁辦審批--相關(guān)部門支持審批（保障、媒體）二、接待準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作是整體接待工作中的重中之重，準(zhǔn)備工作的充分和到位與否，影響著具體接待操作中的每一個環(huán)節(jié)。任何接待都要進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備，特別是貴賓級接待，更要進(jìn)行充分的前期信息搜集、需求溝通、資源協(xié)調(diào)、物品采購等前期準(zhǔn)備工作。（一）信息搜集對于來訪單位信息掌握的多少，直接關(guān)系到接待質(zhì)量和效果的好壞。信息搜集的主要內(nèi)容包括：來訪單位、目的、時間、人數(shù)、名單、職務(wù)、行程安排、航班（車次）信息、入住酒店、車牌號、祖籍、喜好、是否攜帶禮物，及其他特殊要求等。（二）資源協(xié)調(diào)1.內(nèi)部需要獲得相關(guān)部門的支持和配合，例如公司介紹內(nèi)部數(shù)據(jù)的提供、接待服務(wù)的支持、會議場地布置、工作人員和費(fèi)用預(yù)算的落實等。接待對口部門必須就接待所涉及的所有方面與相關(guān)部門進(jìn)行充分的溝通、協(xié)調(diào)。2.外部需要協(xié)調(diào)落實的有：機(jī)場、酒店、會務(wù)公司、外租場地、媒體、監(jiān)管部門、政府機(jī)關(guān)等。三、接待安排針對于貴賓級別接待總裁辦收知信息后，需組織召開接待籌備會，匯總對接信息，指定接待負(fù)責(zé)人，并請接待負(fù)責(zé)人輸出接待分工及接待日程表（附件2），并依據(jù)情況實時更新。（1）日程安排。信息對接人負(fù)責(zé)與來訪單位進(jìn)行充分溝通，確認(rèn)來訪期間的行程，并制定詳細(xì)的日程表及會議行程單，上報負(fù)責(zé)人審定，負(fù)責(zé)人審定后報總裁辦收知。（2）會議安排。信息對接人負(fù)責(zé)告知總裁辦本次會議的目的，來訪人員，職位信息?？偛棉k對會議室提前預(yù)定，及通知物業(yè)準(zhǔn)備臺卡，茶水點(diǎn)心等準(zhǔn)備工作。（1）會議材料由信息對接部門準(zhǔn)備，公司簡介由市場部門門準(zhǔn)備。視情況安排攝影攝像。（2）參觀安排。依據(jù)級別情況及來訪實際時間情況安排參觀考察路線，提前兩天和保障部門溝通路線的設(shè)定及車輛的要求。（3）用餐安排。依據(jù)來訪級別和行程情況，確認(rèn)工作餐和宴請接待。工作餐是公司安排精致份餐。宴請則是依據(jù)客人的口味，偏好，忌口等尊重客人飲食習(xí)慣和風(fēng)俗習(xí)慣。正式宴請需打印臺卡、準(zhǔn)備酒水。（4）禮品安排。如來訪客人準(zhǔn)備了禮物，則應(yīng)做到禮尚往來，適當(dāng)?shù)臅r候安排交換禮物。事前需了解客人禮物的特點(diǎn)設(shè)置價格信息，以此準(zhǔn)備相應(yīng)規(guī)格的禮物。（5）應(yīng)急預(yù)案。在特殊或者未預(yù)約情況下，如遇到突發(fā)接待或者事項，由信息對接人第一時間上報總裁辦，總裁辦收知信息后按分類級別統(tǒng)一協(xié)調(diào)資源配置，統(tǒng)一安排，市場部門門、行政部門中心需無條件配合。三、接待總結(jié)與信息記錄總結(jié)是接待管理的重要組成部門，總結(jié)是玄幻的終點(diǎn)有事下一個循環(huán)的起點(diǎn)。全面細(xì)致的總結(jié)有利于提煉經(jīng)驗，規(guī)避失誤，提升公司整體接待水平，有利于公共關(guān)系網(wǎng)絡(luò)的建立和維護(hù)?？偨Y(jié)重點(diǎn)有以下七個方面：1.來訪單位/客人的滿意度2.領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的滿意度3.接待服務(wù)的質(zhì)量：