公司政府商務接待、普通接待、迎接方案工作流程手冊

公司政府商務接待、普通接待、迎接方案工作流程手冊第一章接待工作總則一、目的接待也是生產力。為梳理公司良好形象，做好政務接待,現規(guī)范接待流程。二、原則統(tǒng)一協(xié)調、對口接待、安排有序、信息及時反饋、周到貼心。三、范圍接待事務適用于公司日常工作中發(fā)生的為開展各類經營業(yè)務和其他活動需要而產生的接待，如參觀考察、來訪交流、業(yè)務洽談等。四、職責總裁辦：為公司接待工作的歸口執(zhí)行部門。負責信息歸口整理，統(tǒng)籌接待及信息協(xié)調各部門。行政部門：為公司接待的副職部門。負責參觀考察路線的踩點及用餐、住宿的預定。媒體中心:為公司接待的宣傳部門。負責為公司做好媒體宣傳，文字報道。五、類別為了規(guī)范接待分類，科技公司接待分類標準為接待的重要性。貴賓級別：國家、省、市重要領導，或院士、國家級影響力，對公司經營發(fā)展有重大推進作用；由總裁辦主導，各相關部門協(xié)同完成。嘉賓級別：有一定影響力，主要合作伙伴；總裁辦協(xié)同資源，由受訪人主導完成。常規(guī)級別：普通業(yè)務來訪、檢查；由受訪人主導完成。一些外部重要接待，必要時可請求上級單位或領導的支持。六、接待工作要求：1.接待流程化所有接待需上報總裁辦，由總裁辦統(tǒng)一安排資源配置及服務規(guī)格。行政部門中心提供車輛、住宿、用餐的預定保障工作。市場部門門提供接待所需的材料。2.接待工作工作責任制總裁辦負責接待中的會場準備、信息收集反饋、人員姓名、職位信息、來訪目的、材料準備等前期工作及內部資源協(xié)調。行政部門中心負責接待中可能存在的車輛安排、住宿準備、用餐預定、會場的設備保障等。媒體中心負責接待全過程的攝影攝像，宣傳報道。七、接待分類標準化根據來訪單位和人員的性質、級別等，接待分為不同的種類。不同種類提供不同的接待服務。接待工作按照對象劃分，分為內部接待（上級單位、同級單位、下級單位等）、外部接待（政府及監(jiān)管部門、合作單位、有國家影響力的嘉賓等）接待工作按照內容劃分，分為指導檢查類、參觀交流類、媒體采訪類、活動會議類等。按照應對情況劃分，可分為預約接待、突發(fā)來訪等。為了規(guī)范接待分類及分類標準的重要性，接待分為以下四種接待方式：1.貴賓級別：政府及監(jiān)管部門和具有國家影響力的貴賓指導和視察工作等，由本單位高層參與全程接待。注：重要的外部接待均屬于貴賓級別2.嘉賓級別：有一定影響力，主要合作伙伴。即以各職能部門對口接待的外部業(yè)務洽談、參觀會晤及平安系統(tǒng)內相關單位之間的交流參觀等。領導可參加接待或者是交流座談其中一個環(huán)節(jié)。注：內接待均屬于嘉賓級別3.常規(guī)級別：普通業(yè)務來訪、檢查。即公司員工與外部單位相關人員的小范圍業(yè)務洽談等。由部門負責人或對接人全程接待。第二章接待標準化流程標準接待流程圖一、接待申請接待工作應是預約制，所有接待都必須經過事前預約，對于貴賓及嘉賓級接待均需至少提前3天和總裁辦對接信息，并填報接待申請表（附件1）。接待審批流程如下：貴賓級接待：申請人提交申請--申請人部門負責人審批--總裁辦審批--相關部門支持審批（保障、媒體）---總經理嘉賓級別接待：申請人提交申請--申請人部門負責人審批--總裁辦審批--相關部門支持審批（保障、媒體）---總經理常規(guī)級別：申請人提交申請--申請人部門負責人審批--總裁辦審批--相關部門支持審批（保障、媒體）二、接待準備準備工作是整體接待工作中的重中之重，準備工作的充分和到位與否，影響著具體接待操作中的每一個環(huán)節(jié)。任何接待都要進行相應的準備，特別是貴賓級接待，更要進行充分的前期信息搜集、需求溝通、資源協(xié)調、物品采購等前期準備工作。（一）信息搜集對于來訪單位信息掌握的多少，直接關系到接待質量和效果的好壞。信息搜集的主要內容包括：來訪單位、目的、時間、人數、名單、職務、行程安排、航班（車次）信息、入住酒店、車牌號、祖籍、喜好、是否攜帶禮物，及其他特殊要求等。（二）資源協(xié)調1.內部需要獲得相關部門的支持和配合，例如公司介紹內部數據的提供、接待服務的支持、會議場地布置、工作人員和費用預算的落實等。接待對口部門必須就接待所涉及的所有方面與相關部門進行充分的溝通、協(xié)調。2.外部需要協(xié)調落實的有：機場、酒店、會務公司、外租場地、媒體、監(jiān)管部門、政府機關等。三、接待安排針對于貴賓級別接待總裁辦收知信息后，需組織召開接待籌備會，匯總對接信息，指定接待負責人，并請接待負責人輸出接待分工及接待日程表（附件2），并依據情況實時更新。（1）日程安排。信息對接人負責與來訪單位進行充分溝通，確認來訪期間的行程，并制定詳細的日程表及會議行程單，上報負責人審定，負責人審定后報總裁辦收知。（2）會議安排。信息對接人負責告知總裁辦本次會議的目的，來訪人員，職位信息?？偛棉k對會議室提前預定，及通知物業(yè)準備臺卡，茶水點心等準備工作。（1）會議材料由信息對接部門準備，公司簡介由市場部門門準備。視情況安排攝影攝像。（2）參觀安排。依據級別情況及來訪實際時間情況安排參觀考察路線，提前兩天和保障部門溝通路線的設定及車輛的要求。（3）用餐安排。依據來訪級別和行程情況，確認工作餐和宴請接待。工作餐是公司安排精致份餐。宴請則是依據客人的口味，偏好，忌口等尊重客人飲食習慣和風俗習慣。正式宴請需打印臺卡、準備酒水。（4）禮品安排。如來訪客人準備了禮物，則應做到禮尚往來，適當的時候安排交換禮物。事前需了解客人禮物的特點設置價格信息，以此準備相應規(guī)格的禮物。（5）應急預案。在特殊或者未預約情況下，如遇到突發(fā)接待或者事項，由信息對接人第一時間上報總裁辦，總裁辦收知信息后按分類級別統(tǒng)一協(xié)調資源配置，統(tǒng)一安排，市場部門門、行政部門中心需無條件配合。三、接待總結與信息記錄總結是接待管理的重要組成部門，總結是玄幻的終點有事下一個循環(huán)的起點。全面細致的總結有利于提煉經驗，規(guī)避失誤，提升公司整體接待水平，有利于公共關系網絡的建立和維護?？偨Y重點有以下七個方面：1.來訪單位/客人的滿意度2.領導和相關部門的滿意度3.接待服務的質量：