公文管理標(biāo)準(zhǔn)(佟麗蕊)

公

文

管

理

標(biāo)

準(zhǔn)綜合管理部2015年7月公文管理標(biāo)準(zhǔn)范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了新疆華電沙爾布拉克水電有限責(zé)任公司公文處理的基本原則、公文的主要種類、行文規(guī)則、公文處理等。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司公文處理的管理工作。公文管理標(biāo)準(zhǔn)一、公文處理的基本原則二、公司常用的公文種類和要求三、公文格式四、行文規(guī)則五、發(fā)文辦理六、收文辦理七、公文歸檔一、公文處理的基本原則為使公司公文、便函及各類書面材料的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本標(biāo)準(zhǔn)。公司的公文、便函、各類書面材料、辦公自動化系統(tǒng)中的各類電子文檔（公告欄、電子郵件、規(guī)章制度等），適用于本標(biāo)準(zhǔn)。公司發(fā)文必須按照本辦法的要求辦理。各部門上報、下發(fā)的公文及書面材料，不符合本標(biāo)準(zhǔn)的，綜合部將予以退回重辦。公司各部門以公司名義的行文，按公司可使用的文種，遵照本辦法程序執(zhí)行。以部門名義及各部門之間詢問、答復(fù)問題、聯(lián)系工作，不得用紅頭文件，原則上通過辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行。格式、規(guī)則遵照本辦法執(zhí)行。二、公司常用的公文種類和要求決定：適用于對重要事項或重大行動作出安排。決議：適用于會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。規(guī)定：適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。辦法：適用于對某項工作或活動制定具體做法和要求。通知：適用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用人員。通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。二、公司常用的公文種類和要求報告：適用于向上級單位、公司總經(jīng)理辦公會、公司辦公會、職代會、工會及公司領(lǐng)導(dǎo)，匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)有關(guān)詢問。請示：適用于向上級單位、總經(jīng)理辦公會、公司辦公會、職代會、工會及公司領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)：適用于答復(fù)所屬單位請示事項。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)等。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用“便函”。會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。意見：適用于對某項工作提出改進(jìn)措施和建設(shè)性意見；答復(fù)對方征求對某項工作的意見。三、公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并表明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。必須加“關(guān)于”。如“關(guān)于+事由+文種”。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。公文標(biāo)題，在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字標(biāo)識，回行時仍頂格。最后一個主送機關(guān)后標(biāo)全角冒號。正文應(yīng)在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文選用3號仿宋體字。三、公文格式公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”字樣，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”及序號。并應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。成文時間應(yīng)右空4字，成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全，加蓋印章。蓋印章的公文只寫成文時間，不寫單位名稱?！傲恪睉?yīng)寫為“○”。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)用3號仿宋字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、公文格式公文應(yīng)標(biāo)注主題詞，按照主題詞表及規(guī)定標(biāo)注，一般不超過六個詞匯?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一律使用“抄送”，不再使用“抄報”、內(nèi)發(fā)。在主題詞的下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號。抄送單位間用頓號隔開，最后要標(biāo)注句號。頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，數(shù)碼左右各放一條4號一字線。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。三、公文格式公文中使用表格時，橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。如附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。信函式的格式只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱，不加“文件”，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文。份數(shù)序號、密級、緊急程度可以放在武文線下左上角頂格，發(fā)文字號放在武文線下右上角頂格。首頁的頁碼以放在文武線之上右下角。其他各要素均與文件式公文相同。三、公文格式會議紀(jì)要主送機關(guān)不在標(biāo)題下，放在主題詞下，格式與“抄送”相同。其他與文件式格式基本一樣。文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）或A3型折疊，左側(cè)裝訂或騎馬訂。公文上下白邊為36mm；左右白邊為27mm。頁眉1mm，頁腳2.9mm，行間距為11mm或固定值28磅，字間距為標(biāo)準(zhǔn)。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。四、行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，能用電話、電報、傳真解決的問題，不得用行文解決。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。所有以公司名義對外發(fā)出的公文（請示、報告、函），必須按有關(guān)規(guī)定程序辦理。公司各部門不得以公司名義或以部門名義對外發(fā)文（對外報送的各類日常工作、報表除外）。除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。公文一般不抄送個人和本單位部門?！罢埵尽睉?yīng)一文一事，“報告”不得夾帶請示事項。五、發(fā)文辦理發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬公文的要求符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。所指內(nèi)容情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。按照公文的種類，選擇適當(dāng)?shù)奈姆N，不得生造文種。人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。引用外文應(yīng)注明中文含義。日期應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫明具體的年、月、日，不得簡化。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。應(yīng)使用國家法定的計量單位。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。在擬制公文時，如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。以本公司名義制發(fā)的文件，由總經(jīng)理或主持工作的副總經(jīng)理簽發(fā)。六、收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承、催辦等程序。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時辦理（每日辦理一次），不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)及時項工作布置人說明情況。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦（一日一催），重要公文重點催辦（兩日一催），一般公文定期催辦（三日一催）。公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員參加會議或通過信件及其他途徑獲得的公文，務(wù)必全部交綜合管理部按收文辦理程序辦理。七、公文歸檔公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)《公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》和有關(guān)規(guī)定，及時整理、立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理