GB/T 34110-2017信息與文獻文件管理體系基礎與術語

ICS35040

A14.

中華人民共和國國家標準

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

信息與文獻文件管理體系

基礎與術語

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Fundamentalsandvocabulary

(ISO30300:2011,IDT)

2017-07-31發(fā)布2017-11-01實施

中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布

中國國家標準化管理委員會

中華人民共和國

國家標準

信息與文獻文件管理體系

基礎與術語

GB/T34110—2017/ISO30300:2011

*

中國標準出版社出版發(fā)行

北京市朝陽區(qū)和平里西街甲號

2(100029)

北京市西城區(qū)三里河北街號

16(100045)

網址

:

服務熱線

:400-168-0010

年月第一版

20178

*

書號

:155066·1-56377

版權專有侵權必究

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

文件管理體系的基礎

2……………………1

文件管理體系和管理體系的關系

2.1…………………1

組織的環(huán)境

2.2…………………………1

文件管理體系構建的必要性

2.3………………………2

目的

2.3.1……………2

可靠真實完整和可用的文件

2.3.2、、………………2

總則

…………………………2

可靠性

………………………2

真實性

………………………2

完整性

………………………2

可用性

………………………3

文件系統的建立

2.3.3………………3

總則

…………………………3

可靠性

………………………3

安全性

………………………3

合規(guī)性

………………………3

綜合性

………………………3

系統性

………………………3

文件管理體系的原則

2.4………………4

總則

2.4.1……………4

以客戶和其他利益相關方為中心

2.4.2……………4

領導和問責

2.4.3……………………4

基于證據的決策

2.4.4………………4

全員參與

2.4.5………………………4

過程方法

2.4.6………………………4

采用系統方法進行管理

2.4.7………………………4

持續(xù)改進

2.4.8………………………4

文件管理體系的過程方法

2.5…………4

最高管理者的職責

2.6…………………5

與其他管理體系的關系

2.7……………5

術語和定義

3………………6

與文件相關的術語

3.1…………………6

與管理相關的術語

3.2…………………7

與文件管理過程相關的術語

3.3………………………8

Ⅰ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

與文件管理體系相關的術語

3.4………………………9

附錄資料性附錄用于詞匯表構建的方法論

A()………10

總則

A.1………………10

概念關系及其圖示方

A.2……………10

概念圖

A.3……………10

參考文獻

……………………13

索引

…………………………14

圖文件管理體系標準結構

1……………Ⅳ

圖文件管理體系結構

2……………………5

圖與文件相關的術語

A.3.1……………10

圖與管理相關的術語

A.3.2……………11

圖與文件管理過程相關的術語

A.3.3…………………11

圖與文件管理體系相關的術語

A.3.4…………………12

Ⅱ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

前言

本標準按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標準使用翻譯法等同采用信息與文獻文件管理體系基礎與術語

ISO30300:2011《》。

本標準與相比做出了以下編輯性修改

ISO30300:2011,:

修改了的標題

———2.3.2。

本標準由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本標準起草單位中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局中國科學技術信息研究所中國電

:、、、

子文件管理部際聯系會議辦公室中國電子技術標準化研究院南開大學商學院電子政務云計算應用

、、、

技術國家工程實驗室

。

本標準主要起草人安小米杜梅王紅敏張楠劉春燕孫舒揚朱莉白文琳張靜高麟鵬

:、、、、、、、、、、

連樟文朱葉吉潘星星

、、。

Ⅲ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

引言

組織的成功主要依靠管理體系的實施和維護用以持續(xù)改進績效并滿足所有利益相關方的需求

,。

管理體系為實現組織目標提供了制定決策和管理資源的方法論

。

文件的創(chuàng)建和管理是任何組織活動業(yè)務過程和信息系統的有機組成能提高業(yè)務有效性加強問

、,,

責管控風險并保證業(yè)務連續(xù)性促使組織將信息資源視為業(yè)務資產商業(yè)資產和知識資產進行資本化

、,、

管理有利于保存集體記憶應對全球化和數字化環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)

,,。

在鼓勵良好業(yè)務實踐的組織環(huán)境里管理體系標準為高層管理者提供了系統的可評測的組織管控

,、

工具

。

制定的文件管理體系標準旨在幫助各種類型規(guī)模的組織或者有共同業(yè)務活動的組織間的團體

,、,

建立實施和持續(xù)改進有效的文件管理體系文件管理體系對組織制定并實現文件方針和目標進行指

、。

導和控制通過以下措施達到上述宗旨

,:

明確崗位及其職責

a);

系統化的過程

b);

測量和評估

c);

評審和改進

d)。

基于組織要求合理實施文件方針和目標可以確保業(yè)務活動形成的證據和相關的權威可靠的信息

,、

得以形成和有效管理并為有需要的人在需要的時候提供利用文件方針及目標的成功實施能使文件

,。

和文件系統適宜地滿足組織的全部宗旨

。

在組織內實施文件管理體系也有助于保證決策的透明度和可追溯性這些決策是通過責任化管理

,

和明確規(guī)定問責來實現的

。

文件管理體系系列標準是在管理體系標準框架下完成的與其他管理體系標準保持兼容并使用了

,,

相同的要素和方法文件管理體系標準結構如圖所示

。1。

圖1文件管理體系標準結構

Ⅳ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

這些標準適用于為下列行為提供框架和指南

:

建立關于文件方針程序和問責的系統化管理而不考慮文件本身的目的內容和記錄載體

a)、,、;

確定組織對文件和文件方針程序過程和體系的責任權限和問責

b)、、、;

設計并實施文件管理體系

c);

通過績效評估和持續(xù)改進取得文件管理體系的質量保證

d)。

Ⅴ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

信息與文獻文件管理體系

基礎與術語

1范圍

本標準界定了文件管理體系中術語和定義同時明確了文件管理體系的使用目的提供了文件管理

,,

體系的使用原則為最高管理者提供了過程方法明確了崗位定位

,,。

本標準適用于有下列需求的任意類型的組織

:

建立實施維護改進文件管理體系以支持其業(yè)務

a)、、、;

確保組織的文件管理體系與其規(guī)定的文件方針保持一致

b);

通過以下方式來論證與本標準的一致性

c):

開展自我評估和自我鑒定

1);

通過外部第三方來證實自我鑒定

2);

通過外部第三方來認證文件管理體系

3)。

2文件管理體系的基礎

21文件管理體系和管理體系的關系

.

為了實現組織目標所有組織都會創(chuàng)建并控制作為其活動執(zhí)行結果的文件

,。

文件管理體系為組織在文件系統中控制文件建立了方針目標和指導性框架確保文件系統能夠滿

、,

足組織的要求

。

在文件管理體系框架內需要設計實施并監(jiān)控文件過程和控制活動使其符合組織的文件方針目

,、,