GB/T 41207-2021信息與文獻文件(檔案)管理體系實施指南

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標準

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息與文獻文件檔案管理體系

()

實施指南

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Guidelinesforimplementation

ISO303022015IDT

(:,)

2021-12-31發(fā)布2022-07-01實施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標準化管理委員會

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

組織背景

4…………………1

了解組織及其背景

4.1…………………1

業(yè)務法律及其他需考慮的因素

4.2、……………………2

界定的范圍

4.3MSR……………………3

領導作用

5…………………3

管理承諾

5.1……………3

方針

5.2…………………3

組織的崗位職責和權限

5.3、……………4

總則

5.3.1……………4

管理職責

5.3.2………………………5

執(zhí)行職責

5.3.3………………………5

規(guī)劃

6………………………6

應對風險和機遇的措施

6.1……………6

文件管理的目標和規(guī)劃

6.2……………7

支持

7………………………8

資源

7.1…………………8

能力

7.2…………………8

意識和培訓

7.3…………………………9

溝通

7.4…………………10

證明性文檔

7.5…………………………10

總則

7.5.1……………10

證明性文檔的控制

7.5.2……………12

運行

8………………………12

運行規(guī)劃和控制

8.1……………………12

文件過程的設計

8.2……………………13

文件系統(tǒng)的實施

8.3……………………15

績效評價

9…………………16

監(jiān)控測量分析和評價

9.1、、……………16

Ⅰ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

確定如何監(jiān)控測量分析和評估及其內容

9.1.1、、,………………16

對于文件過程和文件系統(tǒng)運行績效以及有效性的評估

9.1.2,MSR……………17

評估有效性

9.1.3……………………17

內部體系審計

9.2………………………18

管理評審

9.3……………18

改進

10……………………19

不符合項控制和糾正措施

10.1………………………19

持續(xù)改進

10.2…………………………20

附錄資料性關于信息來源和支持組織背景分析需考慮因素的示例

A()……………21

信息來源

A.1…………………………21

需考慮的因素

A.2……………………21

參考文獻

……………………23

Ⅱ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

前言

本文件按照標準化工作導則第部分標準化文件的結構和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

信息與文獻文件檔案管理體系實施指南信息與文獻文件管

GB/T41207《()》、GB/T34112《

理體系要求和信息與文獻文件管理體系基礎與術語共同構成支撐文件管理的

》GB/T34110《》

系列國家標準

。

本文件使用翻譯法等同采用信息與文獻文件檔案管理體系實施指南

ISO30302:2015《()》。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任

。。

本文件由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國人民大學國家檔案局天津師范大學中國科學技術信息研究所山東省計

:、、、、

算中心國家超級計算濟南中心高地知庫北京信息咨詢有限公司中電科大數據研究院有限公司

()、()、、

鄭州航富數波科技有限公司上海信聯信息發(fā)展股份有限公司深圳市電子政務云計算應用技術國家工

、、

程實驗室有限公司

。

本文件主要起草人安小米白文琳聶曼影加小雙劉春燕蔡盈芳錢恒孫舒揚王金祥

:、、、、、、、、、

張大鵬何芮楊安榮龐玲玲胡菊芳程序連樟文

、、、、、、。

Ⅲ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

引言

對文件檔案管理體系系列標準和目標及受益和相關術語進行了詳細

GB/T34110()(MSR)MSR

說明對需考慮的因素進行了詳細說明規(guī)定適用于組織在業(yè)務活動中形成和管理

;GB/T34112MSR,

文件的能力本文件則為提供了實踐指南本文件所稱文件1)等同于中文語境下的機關單位或

;MSR?！啊?/p>

組織的文件和檔案

。

本文件在符合內容的同時為組織內實施提供了實踐指南本文件包含建立和

GB/T34112MSR。

維護的所有需考慮的因素的實施通常以項目的形式執(zhí)行一個能在如下情況實

MSR。MSR。MSR

施已經有文件系統(tǒng)或項目的組織想要評審和改進對這些系統(tǒng)或項目的管理或是組織首次規(guī)劃在文件

:,

生成和控制中運用體系化和可證實的方法實施指南在上述情況下均適用

。。

組織決定實施之前需要初步評估現有文件和文件系統(tǒng)已經識別重要改進過程中需要解決的

MSR

風險和機遇比如在改變主要信息技術平臺或外包一個高風險的業(yè)務過程時采用就相當于實

。,,MSR

施降低風險的策略或者能為重大改進提供一個標準化的管理框架如將文件過程與特定業(yè)務

。,MSR,

過程集成處理或改進對于線上業(yè)務往來文件或使用社交媒體的業(yè)務的控制和管理

。

根據組織的規(guī)模性質以及復雜度以及已經實施的的成熟級別本文件能靈活進行使用

、,MSR,。

每個組織所處的背景和復雜程度都是獨特的且組織的特定背景需考慮的因素還會對實施產生

,MSR

影響小型組織能對本文件中所描述的措施進行相應的簡化而大型或復雜的組織則可能需要一個多

。,

層的管理體系以有效實施和管理本文件中的各類活動

,。

本文件采用與相同的結構說明了為滿足內容而采取的措施以及如何

GB/T34112,GB/T34112,

以文檔記錄這些措施

。

第章解決了如何分析需求的問題通過此分析明確了的范圍并定義了實施

———4MSR。,MSR,

與其他管理體系的關系

MSR。

第章解釋了如何從最高管理者處獲取承諾此承諾在文件方針職責分配的實施規(guī)

———5。、、MSR

劃以及采納文件管理目標中均能體現

。

第章解決問題這些問題在高等級風險分析組織所處背景分析見第章以及可獲得的資

———6,、(4)

源見第章表現

(7)。

第章列出了所需的支持比如資源能力培訓和溝通以及證明性文檔

———7MSR,、、。

第章解決了對將要實施的文件過程的定義或評審以及規(guī)劃的相關問題包括組織的背景需

———8。

求和范圍見第章文件方針見風險分析見以及為了滿足文件管理目標

(4)、(5.2)、(6.1)

見的實施過程中的資源需求第章解釋了宜為實施哪些文件過程和系統(tǒng)

(6.2)。8MSR。

第章和第章解決了績效評價以及改進中的規(guī)劃目標和需考慮的因素的相

———910GB/T34112、

關問題

。

對于中第章中的每一條本文件提供了以下內容

GB/T341124~10,:

滿足所需的必要活動這些活動能按順序實施但其中一些活動需要以同樣

———GB/T34112———,

的背景分析并同步實施

;

對措施的輸入說明了措施實施的起始點且此輸入可能是上一措施的輸出

——————,;

根據中國檔案工作實際翻譯成文件等同于中文語境下的機關單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館藏檔案標題上采用文件檔案便于檢索也便于維護文件檔案管理系列國際標準中的

),“()”,,()“records”

本意便于維護已經采標的國家標準使用的連貫性和更廣泛推廣應用

,。

Ⅳ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

措施的輸出這些輸出是實施措施后產生的結果或者能在整個活動過程中傳輸

——————,。

本文件的使用對象是領導實施和維護的負責人本文件也可用于幫助最高管理者在其所在

MSR。

組織建立文件管理體系定位其范圍以及實施的決策也可供負責領導實施和維護的人員使用

,,MSR。

關于如何設計可操作的文件過程的概念來源于中給出的原則其他設計實施監(jiān)

GB/T26162—2021。、、

控和改進文件過程控制和系統(tǒng)時宜使用的原則性工具的國家標準和技術報告能與本文件在實施更加

、,

細化的業(yè)務要素中結合使用

MSR。

已經實施的組織能在體系化的和可證實的方法指導下運用本文件來開

GB/T26162—2021MSR

發(fā)組織管理文件的基礎設施

。

Ⅴ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息與文獻文件檔案管理體系

()

實施指南

1范圍

本文件描述了在設計和實施時需要進行的各項活動中所規(guī)定的內容沒

MSR,GB/T34112—2017

有改動和減少

。

本文件適用于不同規(guī)模的各類組織例如企業(yè)政府機關非營利組織等

(:、、)。

所有需要實施的組織遵循本文件

MSR。

注本文件是依據內容制定的文件檔案管理體系實施指南宜與

:GB/T34112—2017()(MSR),GB/T34110—2017

和共同使用

GB/T34112—2017。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于

,;,()

本文件

。

信息與文獻文件管理體系基礎與術語

GB/T34110—2017(ISO30300:2011,IDT)

信息與文獻文件管理體系要求

GB/T34112—2017