GB/T 41207-2021信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理體系實(shí)施指南

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系

()

實(shí)施指南

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Guidelinesforimplementation

ISO303022015IDT

(:,)

2021-12-31發(fā)布2022-07-01實(shí)施

國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局發(fā)布

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

組織背景

4…………………1

了解組織及其背景

4.1…………………1

業(yè)務(wù)法律及其他需考慮的因素

4.2、……………………2

界定的范圍

4.3MSR……………………3

領(lǐng)導(dǎo)作用

5…………………3

管理承諾

5.1……………3

方針

5.2…………………3

組織的崗位職責(zé)和權(quán)限

5.3、……………4

總則

5.3.1……………4

管理職責(zé)

5.3.2………………………5

執(zhí)行職責(zé)

5.3.3………………………5

規(guī)劃

6………………………6

應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施

6.1……………6

文件管理的目標(biāo)和規(guī)劃

6.2……………7

支持

7………………………8

資源

7.1…………………8

能力

7.2…………………8

意識(shí)和培訓(xùn)

7.3…………………………9

溝通

7.4…………………10

證明性文檔

7.5…………………………10

總則

7.5.1……………10

證明性文檔的控制

7.5.2……………12

運(yùn)行

8………………………12

運(yùn)行規(guī)劃和控制

8.1……………………12

文件過(guò)程的設(shè)計(jì)

8.2……………………13

文件系統(tǒng)的實(shí)施

8.3……………………15

績(jī)效評(píng)價(jià)

9…………………16

監(jiān)控測(cè)量分析和評(píng)價(jià)

9.1、、……………16

Ⅰ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

確定如何監(jiān)控測(cè)量分析和評(píng)估及其內(nèi)容

9.1.1、、,………………16

對(duì)于文件過(guò)程和文件系統(tǒng)運(yùn)行績(jī)效以及有效性的評(píng)估

9.1.2,MSR……………17

評(píng)估有效性

9.1.3……………………17

內(nèi)部體系審計(jì)

9.2………………………18

管理評(píng)審

9.3……………18

改進(jìn)

10……………………19

不符合項(xiàng)控制和糾正措施

10.1………………………19

持續(xù)改進(jìn)

10.2…………………………20

附錄資料性關(guān)于信息來(lái)源和支持組織背景分析需考慮因素的示例

A()……………21

信息來(lái)源

A.1…………………………21

需考慮的因素

A.2……………………21

參考文獻(xiàn)

……………………23

Ⅱ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南信息與文獻(xiàn)文件管

GB/T41207《()》、GB/T34112《

理體系要求和信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)共同構(gòu)成支撐文件管理的

》GB/T34110《》

系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

。

本文件使用翻譯法等同采用信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南

ISO30302:2015《()》。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專(zhuān)利的責(zé)任

。。

本文件由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國(guó)人民大學(xué)國(guó)家檔案局天津師范大學(xué)中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所山東省計(jì)

:、、、、

算中心國(guó)家超級(jí)計(jì)算濟(jì)南中心高地知庫(kù)北京信息咨詢(xún)有限公司中電科大數(shù)據(jù)研究院有限公司

()、()、、

鄭州航富數(shù)波科技有限公司上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司深圳市電子政務(wù)云計(jì)算應(yīng)用技術(shù)國(guó)家工

、、

程實(shí)驗(yàn)室有限公司

。

本文件主要起草人安小米白文琳聶曼影加小雙劉春燕蔡盈芳錢(qián)恒孫舒揚(yáng)王金祥

:、、、、、、、、、

張大鵬何芮楊安榮龐玲玲胡菊芳程序連樟文

、、、、、、。

Ⅲ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

引言

對(duì)文件檔案管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)及受益和相關(guān)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行了詳細(xì)

GB/T34110()(MSR)MSR

說(shuō)明對(duì)需考慮的因素進(jìn)行了詳細(xì)說(shuō)明規(guī)定適用于組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和管理

;GB/T34112MSR,

文件的能力本文件則為提供了實(shí)踐指南本文件所稱(chēng)文件1)等同于中文語(yǔ)境下的機(jī)關(guān)單位或

;MSR?！啊?/p>

組織的文件和檔案

。

本文件在符合內(nèi)容的同時(shí)為組織內(nèi)實(shí)施提供了實(shí)踐指南本文件包含建立和

GB/T34112MSR。

維護(hù)的所有需考慮的因素的實(shí)施通常以項(xiàng)目的形式執(zhí)行一個(gè)能在如下情況實(shí)

MSR。MSR。MSR

施已經(jīng)有文件系統(tǒng)或項(xiàng)目的組織想要評(píng)審和改進(jìn)對(duì)這些系統(tǒng)或項(xiàng)目的管理或是組織首次規(guī)劃在文件

:,

生成和控制中運(yùn)用體系化和可證實(shí)的方法實(shí)施指南在上述情況下均適用

。。

組織決定實(shí)施之前需要初步評(píng)估現(xiàn)有文件和文件系統(tǒng)已經(jīng)識(shí)別重要改進(jìn)過(guò)程中需要解決的

MSR

風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇比如在改變主要信息技術(shù)平臺(tái)或外包一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)過(guò)程時(shí)采用就相當(dāng)于實(shí)

。,,MSR

施降低風(fēng)險(xiǎn)的策略或者能為重大改進(jìn)提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理框架如將文件過(guò)程與特定業(yè)務(wù)

。,MSR,

過(guò)程集成處理或改進(jìn)對(duì)于線上業(yè)務(wù)往來(lái)文件或使用社交媒體的業(yè)務(wù)的控制和管理

。

根據(jù)組織的規(guī)模性質(zhì)以及復(fù)雜度以及已經(jīng)實(shí)施的的成熟級(jí)別本文件能靈活進(jìn)行使用

、,MSR,。

每個(gè)組織所處的背景和復(fù)雜程度都是獨(dú)特的且組織的特定背景需考慮的因素還會(huì)對(duì)實(shí)施產(chǎn)生

,MSR

影響小型組織能對(duì)本文件中所描述的措施進(jìn)行相應(yīng)的簡(jiǎn)化而大型或復(fù)雜的組織則可能需要一個(gè)多

。,

層的管理體系以有效實(shí)施和管理本文件中的各類(lèi)活動(dòng)

,。

本文件采用與相同的結(jié)構(gòu)說(shuō)明了為滿(mǎn)足內(nèi)容而采取的措施以及如何

GB/T34112,GB/T34112,

以文檔記錄這些措施

。

第章解決了如何分析需求的問(wèn)題通過(guò)此分析明確了的范圍并定義了實(shí)施

———4MSR。,MSR,

與其他管理體系的關(guān)系

MSR。

第章解釋了如何從最高管理者處獲取承諾此承諾在文件方針職責(zé)分配的實(shí)施規(guī)

———5。、、MSR

劃以及采納文件管理目標(biāo)中均能體現(xiàn)

。

第章解決問(wèn)題這些問(wèn)題在高等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)分析組織所處背景分析見(jiàn)第章以及可獲得的資

———6,、(4)

源見(jiàn)第章表現(xiàn)

(7)。

第章列出了所需的支持比如資源能力培訓(xùn)和溝通以及證明性文檔

———7MSR,、、。

第章解決了對(duì)將要實(shí)施的文件過(guò)程的定義或評(píng)審以及規(guī)劃的相關(guān)問(wèn)題包括組織的背景需

———8。

求和范圍見(jiàn)第章文件方針見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)分析見(jiàn)以及為了滿(mǎn)足文件管理目標(biāo)

(4)、(5.2)、(6.1)

見(jiàn)的實(shí)施過(guò)程中的資源需求第章解釋了宜為實(shí)施哪些文件過(guò)程和系統(tǒng)

(6.2)。8MSR。

第章和第章解決了績(jī)效評(píng)價(jià)以及改進(jìn)中的規(guī)劃目標(biāo)和需考慮的因素的相

———910GB/T34112、

關(guān)問(wèn)題

。

對(duì)于中第章中的每一條本文件提供了以下內(nèi)容

GB/T341124~10,:

滿(mǎn)足所需的必要活動(dòng)這些活動(dòng)能按順序?qū)嵤┑渲幸恍┗顒?dòng)需要以同樣

———GB/T34112———,

的背景分析并同步實(shí)施

;

對(duì)措施的輸入說(shuō)明了措施實(shí)施的起始點(diǎn)且此輸入可能是上一措施的輸出

——————,;

根據(jù)中國(guó)檔案工作實(shí)際翻譯成文件等同于中文語(yǔ)境下的機(jī)關(guān)單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館藏檔案標(biāo)題上采用文件檔案便于檢索也便于維護(hù)文件檔案管理系列國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中的

),“()”,,()“records”

本意便于維護(hù)已經(jīng)采標(biāo)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)使用的連貫性和更廣泛推廣應(yīng)用

,。

Ⅳ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

措施的輸出這些輸出是實(shí)施措施后產(chǎn)生的結(jié)果或者能在整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中傳輸

——————,。

本文件的使用對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施和維護(hù)的負(fù)責(zé)人本文件也可用于幫助最高管理者在其所在

MSR。

組織建立文件管理體系定位其范圍以及實(shí)施的決策也可供負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施和維護(hù)的人員使用

,,MSR。

關(guān)于如何設(shè)計(jì)可操作的文件過(guò)程的概念來(lái)源于中給出的原則其他設(shè)計(jì)實(shí)施監(jiān)

GB/T26162—2021。、、

控和改進(jìn)文件過(guò)程控制和系統(tǒng)時(shí)宜使用的原則性工具的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報(bào)告能與本文件在實(shí)施更加

、,

細(xì)化的業(yè)務(wù)要素中結(jié)合使用

MSR。

已經(jīng)實(shí)施的組織能在體系化的和可證實(shí)的方法指導(dǎo)下運(yùn)用本文件來(lái)開(kāi)

GB/T26162—2021MSR

發(fā)組織管理文件的基礎(chǔ)設(shè)施

。

Ⅴ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系

()

實(shí)施指南

1范圍

本文件描述了在設(shè)計(jì)和實(shí)施時(shí)需要進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)中所規(guī)定的內(nèi)容沒(méi)

MSR,GB/T34112—2017

有改動(dòng)和減少

。

本文件適用于不同規(guī)模的各類(lèi)組織例如企業(yè)政府機(jī)關(guān)非營(yíng)利組織等

(:、、)。

所有需要實(shí)施的組織遵循本文件

MSR。

注本文件是依據(jù)內(nèi)容制定的文件檔案管理體系實(shí)施指南宜與

:GB/T34112—2017()(MSR),GB/T34110—2017

和共同使用

GB/T34112—2017。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于

,;,()

本文件

。

信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)

GB/T34110—2017(ISO30300:2011,IDT)

信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求

GB/T34112—2017