文件系統(tǒng)基本知識

GMP文件系統(tǒng)基本知識相關概念標準操作(工作)標準技術標準管理標準操作標準記錄文件系統(tǒng)

文件

一般是指由法定機關、單位印發(fā)，用來處理公務活動，并具有特定格式的書面文字材料。根據(jù)文件的適用范圍，分為通用文件和專用文件。

藥品GMP文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)管理、質量管理的書面標準和實施標準的記錄結果。

英國GMP解釋：—切涉及醫(yī)藥產(chǎn)品制造的書面生產(chǎn)方法、指示說明和記錄、質量控制方法和記錄下的測試結果。

標準生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中預先制定的書面要求。

技術標準（TS）指生產(chǎn)技術活動中，由國家、地區(qū)、行業(yè)及企業(yè)頒布和制定的技術性規(guī)范、準則、規(guī)定、辦法、標準、規(guī)程和程序等書面要求。管理標準（SMP）指為了行使管理職能而使管理過程標準化、規(guī)范化而制定的制度、規(guī)定、標準、辦法等書面要求。操作（工作）標準（SOP）指以人的工作為對象，對工作范圍、職責、權限、工作方法及內容所制訂的規(guī)定、標準、辦法、程序等書面要求。SOP是一種經(jīng)批準用以指示操作的通用性文件或管理辦法。記錄(REC)指反映實際生產(chǎn)經(jīng)營活動中執(zhí)行標準情況的結果文件系統(tǒng)(DO)指貫穿藥品生產(chǎn)管理全過程，連貫有序的系統(tǒng)文件。制定文件的目的和意義

建立全面的、完整的文件系統(tǒng)是一種從“人治”到“法制”的變革，其核心是確保藥品的生產(chǎn)過程中的"一切行為有法律，一切行為有記錄，一切行為有監(jiān)控，一切行為有符合"從而避免生產(chǎn)過程中產(chǎn)生混淆，污染和差錯，保證生產(chǎn)出安全有效、質量穩(wěn)定、復核預定規(guī)格標準的藥品。書面的文件能防止出口頭交流可能引起的差錯并使批的歷史具有可追溯性。

具體的意義如下：制定文件的目的和意義企業(yè)運作的文字依據(jù)

——有章可循所有人員工作文字依據(jù)——照章辦事

證據(jù)——有案可查對于明確責任和“獎罰分明”提供了依據(jù)質量改進的原始依據(jù)

人員培訓及評價的根據(jù)

要做到—切要有文字規(guī)定，一切要按規(guī)定辦事，一切活動要記錄在案，一切要由數(shù)據(jù)說話，一切工作要有人簽字負責。

文件的屬性（要求）1．完整性

指文件系統(tǒng)應涵蓋我國藥品GMP規(guī)范內容和GMP對本公司生產(chǎn)的劑型品種所有的規(guī)定要求。2．協(xié)調性

是指縱向、橫向的相互協(xié)調，首先是縱向上應符合國家有關法規(guī)，橫向上在企業(yè)內部各系統(tǒng)應協(xié)調一致。同級、上下級不抵觸。3．準確性

指文件的文字敘述要準確。文件的標題、內容應簡明，邏輯嚴謹，條理清晰，用詞確切，標點符號也應當準確無誤。4．正確性

是指文件的圖樣、表格、數(shù)字、公式等技術內容和目標值應當正確無誤。5．一致性

是指文件中的術語、符號、代號等，前后應當是統(tǒng)一的、一致的。同時應與其他相關文件相一致。與行業(yè)一致，與各部門一致。文件的屬性（要求）

6．動態(tài)性

藥品生產(chǎn)和質量管理是一個持續(xù)改進的動態(tài)過程，因此，文件必須依據(jù)驗證和日常監(jiān)控的結果而不斷修訂。

7.唯一性指現(xiàn)行文件系統(tǒng)沒有內容重復的文件，改版修訂的文件頒發(fā)執(zhí)行的同時必須將過時失效的文件收回。

8．適用（可操作）性指文件內容既要符合藥品GMP原則規(guī)定要求，又要根據(jù)本公司的實際情況制定，決不能生搬硬套，使文件脫離實際，難以操作實施，指標要量化，不能太有彈性。

9．嚴密性

文件的書寫與應用詞確切，不模棱兩可，標準應量化。

10．可追溯性指從供貨廠商、原輔料、成品和用戶四方中得到任何一方的信息，即可通過文件系統(tǒng)（批檔案）查到與之相關的其它三方的信息。

文件的分類崗位職責GMP文件系統(tǒng)技術標準記錄操作規(guī)程崗位操作規(guī)程標準操作規(guī)程質量標準驗證、產(chǎn)品批文REC生產(chǎn)工藝規(guī)程表格其他包括標簽、標識、憑證、卡管理文件編制與管理過程設計起草/修訂審核/批準發(fā)放

培訓執(zhí)行歸檔回顧/變更GMP文件管理還包括收回、銷毀、借閱文件制定方法文件制定組織機構和人員要求

由企業(yè)主管領導負責，某一部門牽頭，由各有關部門參加，組成一個文件制定小組；各部門又可以指定起草人員，形成一個文件制定體系。

該體系的工作需高效、協(xié)調、運行良好，具權威性，職責明確。a組織機構

文件制定人員要求經(jīng)GMP學習和培訓，了解、掌握GMP的要求，懂專業(yè)知識，富有實踐經(jīng)驗，掌握制定文件的基本要求；審核人員還要有能力對所審核的文件形式和內容把關；批準人還需具有規(guī)范化、標準化、科學化管理的概念和不斷提高管理水平的觀念，并有能力對批準的文件負責。新廠房投產(chǎn)前、新產(chǎn)品投產(chǎn)前、新設備安裝前；引進新處方或新工藝前；處方或工藝有重大變更前；驗證前或驗證后；組織機構職能變動時；文件編寫質量改進時；執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問題時；接受年檢、自查、質量大檢查（或質量審計）、GMP認證檢查前后。文件制定（修訂）的時間

1、編號應結合企業(yè)的組織機構、產(chǎn)品結構特點，便于識別其文本、類別；¨

2、文件的標題、類型、目的、原則應有清楚的陳述，與其他文件相區(qū)別；¨

3、文件內容確定，使用的文字應確切、易懂、簡練，不能模棱兩可；指令性的內容必須以命令式方法寫出；¨

4、條理清楚，易理解，可操作性強；¨

5、各類文件應有便于識別其文本類別的系統(tǒng)編碼和日期、該文件的使用方法、使用人等，便于查找。編碼頁數(shù)應有總頁數(shù)和分頁數(shù)；¨

6、文件如需記錄或填寫數(shù)據(jù)，應留有足夠空格，以便于填寫內容；在各項內容之間，也要有適當?shù)目障?；每項標題內容應準確；

7、文件的制定、審查、批準責任人應簽字，不得使用手抄本，以防差錯

8、注意文件紙張大小，紙張質地、顏色、裝訂、復制等，一般使用A4紙；¨

9、提倡實事求是，不能生搬硬套。

10、修訂時按制定時相同的要求。文件制定的要求文件格式的規(guī)定表頭項目至少要包括：

題目、編碼、頁號、制訂人及其日期、審核人及其日期、批準人及其日期、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門。正文包括：

目的、原則、適用范圍、職責、定義、標準依據(jù)等條款，然后再定文件的內容。后續(xù)頁：建議包括：文件題目、編碼、頁號等。第一頁例如：目的：范圍：責任：內容：

文件管理---管理標準

程序編號：

DO-SMP001V00

GMP文件管理規(guī)程

共6頁第1頁制定人 制定日期 年月日 制定部門 質量管理部審核人 審核日期 年月日 版次 第1版批準人 批準日期 年月日 印數(shù) 共6份頒發(fā)部門 公司辦公室 生效日期 年月日 文件代碼 6-分發(fā)部門 □主管副總□公司辦公室□人力資源部□生產(chǎn)部□質量管理部

□供應部□物料管理部□技術研發(fā)部□設備工程部□銷售公司

□中心檢驗室□倉儲中心□機修車間□飲片車間□提取車間

□固體1車間□固體2車間□固體3車間□口服液體車間

程序編號

題目

頁

數(shù)

后續(xù)頁：文件編碼的規(guī)定識別性

穩(wěn)定性相關一致性發(fā)展性編碼原則

系統(tǒng)性準確性可追蹤性應有文件詳細地、逐一地列出編碼代號的規(guī)定，以便于文件的使用；其代碼可根據(jù)企業(yè)的實際情況選用英文、拼音、數(shù)字或漢字。

編碼代號（參見《文件編碼管理規(guī)程》）編碼舉例如：MM—SOP001V00解釋：SOP：標準操作程序（StandardOperatingProcedure)MM：生產(chǎn)管理001：生產(chǎn)管理類的第一個文件00：表示為第一版文件，要為01則表示第一次修訂后的文件。文件的審核/批準

所有文件的審核人與批準人必須預先規(guī)定

審批人具有相應的資格與能力

所有正式生效的文件，均應有起草、審核、批準人簽字，并注明日期文件的發(fā)放

文件一旦批準，應在執(zhí)行之日前發(fā)放至相關人員或部門

文件發(fā)放必須進行記錄

新文件執(zhí)行之日必須收回過時的文件文件的培訓

新文件必須在執(zhí)行之日前進行培訓并記錄

培訓師原則上為文件的起草者、審核者或批準者

必須保證文件使用者均受到培訓文件的執(zhí)行

文件的有效執(zhí)行是最重要的環(huán)節(jié)

新文件初始執(zhí)行階段，應特別注意監(jiān)督檢查執(zhí)行情況

所有文件必須定期進行復核

應定期向使用部門提供現(xiàn)行文件清單

對現(xiàn)行的管理標準，未經(jīng)變更控制，不得隨意改動文字內容

對現(xiàn)行的批記錄或其他記錄文件，確有必要進行改動，應由責任人簽字，并注明原因和日期

采用自動控制或管理系統(tǒng)記錄，應僅允許授文件的執(zhí)行文件的歸檔

所有的現(xiàn)行文件原件或樣本均存檔于質量管理部門

所有的過時文件僅保留一份在質量管理部門

記錄按種類歸檔，按其重要性分別保存在相關部門并存檔至規(guī)定日期

各種歸檔文件應建立臺帳以便調用文件的回顧

應定期對重要的管理標準作相應的回顧

對重要的GMP活動作年度回顧－產(chǎn)品年度回顧－供戶質量管理年度回顧－客戶投訴年度回顧－驗證年度回顧文件的變更控制任何文件未經(jīng)批準不得隨意更改

變更的提出：文件的使用者或管理人員有權提出變更

變更的審批：應評價變更的可行性并批準變更，履行變更手續(xù)

變更的執(zhí)行：變更執(zhí)行過程可視為一份新文件起草

變更管理：應檢查文件變更引起的其它相關文件的變更

變更記載：文件的任何變更必須詳細進行記錄記錄的填寫注意事項

記錄必須及時填寫，不能提前寫當成備忘錄，也不能過后寫當成回憶錄。

·字跡整潔，不得使用鉛筆填寫。

·按內容逐一填寫，不得空格、漏填。如無內容時，用“/”表示。

與前項相同的空格不得使用“同上、同前或、、”代替。

·不得撕毀。

·不得任意涂改。不得使用刀片、橡皮及涂改液進行涂改，如確需更改時，在錯誤地方畫橫道，保持原字跡清晰可辨，并寫上正確的內容及簽名。

·品名應寫全稱，不得簡寫、或使用英文字頭等代替。

·人員簽名應寫明全名，填寫日期應注明年、月、日不得點點代替。

數(shù)據(jù)處理：四舍六入五成雙（看后）。

各類文件簡介主要介紹：產(chǎn)品生產(chǎn)管理文件，包括生產(chǎn)工藝規(guī)程、崗位操作法或標準操作規(guī)程、批生產(chǎn)記錄等。產(chǎn)品質量管理文件，包括質量標準、檢驗操作規(guī)程、產(chǎn)品申請和審批文件；產(chǎn)品質量穩(wěn)定性考察；批檢驗記錄生產(chǎn)工藝規(guī)程

是規(guī)定一定數(shù)量成品所需起始原料和包裝材料的數(shù)量，以及工藝、加工說明、注意事項、包括生產(chǎn)過程中控制的一個或一套文件。

對產(chǎn)品設計、處方工藝、規(guī)格標準、質量監(jiān)控以及生產(chǎn)和包裝全面規(guī)定與描述；是生產(chǎn)管理和質量監(jiān)控基準性文件。

是制定批記錄，批生產(chǎn)指令，批包裝指令及主配方的重要依據(jù)。生產(chǎn)工藝規(guī)程（一）生產(chǎn)處方：1.產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品代碼；2.產(chǎn)品劑型、規(guī)格和批量；3.所用原輔料清單（包括生產(chǎn)過程中使用，但不在成品中出現(xiàn)的物料），闡明每一物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要折算時，還應當說明計算方法。（二）生產(chǎn)操作要求：1.對生產(chǎn)場所和所用設備的說明（如操作間的位置和編號、潔凈度級別、必要的溫濕度要求、設備型號和編號等）；2.關鍵設備的準備（如清洗、組裝、校準、滅菌等）所采用的方法或相應操作規(guī)程編號；3.詳細的生產(chǎn)步驟和工藝參數(shù)說明（如物料的核對、預處理、加入物料的順序、混合時間、溫度等）；4.所有中間控制方法及標準；5.預期的最終產(chǎn)量限度，必要時，還應當說明中間產(chǎn)品的產(chǎn)量限度，以及物料平衡的計算方法和限度；6.待包裝產(chǎn)品的貯存要求，包括容器、標簽及特殊貯存條件；7.需要說明的注意事項。生產(chǎn)工藝規(guī)程（三）包裝操作要求：1.以最終包裝容器中產(chǎn)品的數(shù)量、重量或體積表示的包裝形式；2.所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、類型以及與質量標準有關的每一包裝材料的代碼；3.印刷包裝材料的實樣或復制品，并標明產(chǎn)品批號、有效期打印位置；4.需要說明的注意事項，包括對生產(chǎn)區(qū)和設備進行的檢查，在包裝操作開始前，確認包裝生產(chǎn)線的清場已經(jīng)完成等；5.包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設備的注意事項、包裝材料使用前的核對；6.中間控制的詳細操作，包括取樣方法及標準；7.待包裝產(chǎn)品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。

批生產(chǎn)記錄內容包括：

（一）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號；（二）生產(chǎn)以及中間工序開始、結束的日期和時間；（三）每一生產(chǎn)工序的負責人簽名；（四）生產(chǎn)步驟操作人員的簽名；必要時，還應當有操作（如稱量）復核人員的簽名；（五）每一原輔料的批號以及實際稱量的數(shù)量（包括投入的回收或返工處理產(chǎn)品的批號及數(shù)量）；（六）相關生產(chǎn)操作或活動、工藝參數(shù)及控制范圍，以及所用主要生產(chǎn)設備的編號；（七）中間控制結果的記錄以及操作人員的簽名；（八）不同生產(chǎn)工序所得產(chǎn)量及必要時的物料平衡計算；（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調查報告，并經(jīng)簽字批準。批包裝記錄內容包括：

（一）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、包裝形式、批號、生產(chǎn)日期和有效期；

（二）包裝操作日期和時間；

（三）包裝操作負責人簽名；

（四）包裝工序的操作人員簽名；

（五）每一包裝材料的名稱、批號和實際使用的數(shù)量；

（六）根據(jù)工藝規(guī)程所進行的檢查記錄，包括中間控制結果；

（七）包裝操作的詳細情況，包括所用設備及包裝生產(chǎn)線的編號；

（八）所用印刷包裝材料的實樣，并印有批號、有效期及其他打印內容；不易隨批包裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內容的復制品；

（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調查報告，并經(jīng)簽字批準；

（十）所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的名稱、代碼，以及發(fā)放、使用、銷毀或退庫的數(shù)量、實際產(chǎn)量以及物料平衡檢查。質量標準原料標準輔料標準包裝材料標準中間產(chǎn)品標準成品標準其他標準（公用介質）待包裝產(chǎn)品物料質量標準主要包括：（一）物料的基本信息：1.企業(yè)統(tǒng)一指定的物料名稱和內部使用的物料代碼；2.質量標準的依據(jù)；3.經(jīng)批準的供應商；4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。（二）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；（三）定性和定量的限度要求；（四）貯存條件和注意事項；（五）有效期或復驗期。成品的質量標準主要包括：（一）產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品代碼；（二）對應的產(chǎn)品處方編號（如有）；（三）產(chǎn)品規(guī)格和包裝形式；（四）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；（五）定性和定量的限度要求；（六）貯存條件和注意事項；（七）有效期。操作規(guī)程

內容應當包括：題目、編號、版本號、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門以及制定人、審核人、批準人的簽名并注明日期，標題、正文及變更歷史。

管理標準機構與人員管理設備