會計電算化：第一講 系統(tǒng)初始化

會計電算化培訓趙瑋瑋2014年11月第一章會計信息系統(tǒng)概述一、會計電算化的涵義

會計電算化也叫計算機會計，是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作的應用，具體而言，就是利用會計軟件，指揮在各種計算機設(shè)備替代手工完成或在手工下很難完成的會計工作過程，會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務(wù)中的簡稱，是一個應用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

（1）財務(wù)系統(tǒng)（2）購銷存系統(tǒng)（3）管理分析系統(tǒng)總賬管理成本管理財務(wù)報表應收賬款

工資管理應付賬款

固定資產(chǎn)資金管理第一章會計信息系統(tǒng)概述（1）財務(wù)系統(tǒng)第一章會計信息系統(tǒng)概述（2）購銷存系統(tǒng)庫存管理銷售管理采購管理

商業(yè)購銷存存貨核算財務(wù)系統(tǒng)

第一章會計信息系統(tǒng)概述（3）管理分析系統(tǒng)決策支持財務(wù)分析

領(lǐng)導查詢財務(wù)系統(tǒng)購銷存系統(tǒng)第一章會計信息系統(tǒng)概述二、電算化會計系統(tǒng)與手工系統(tǒng)的關(guān)系1、電算化會計系統(tǒng)與手工系統(tǒng)的聯(lián)系（1）系統(tǒng)目標最終的目標都是為了提供會計信息，參與經(jīng)營決策，提高經(jīng)濟效益（2）遵守會計法規(guī)及財經(jīng)制度不論是手工會計還是電算化會計，都必須嚴格的執(zhí)行財經(jīng)法規(guī)（3）保存會計檔案會計檔案是會計的重要的歷史資料，必須按規(guī)定妥善保管。電算化會計系統(tǒng)形成的大部分會計檔案雖然物理介質(zhì)發(fā)生了變化，但其信息資料必須同手工會計系統(tǒng)一樣必須保存。第一章會計信息系統(tǒng)概述（4）編制會計報表會計報表是企業(yè)財務(wù)狀況與經(jīng)營成果的綜合反映，電算化會計系統(tǒng)應當同手工會計系統(tǒng)一樣編制出符合要求的會計報表（5）遵循基本的會計理論與會計方法（6）會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的基本功能第一章會計信息系統(tǒng)概述2、電算化會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)的區(qū)別（1）工具不同手工系統(tǒng)使用的工具是算盤或電子計算器。電算化系統(tǒng)使用的工具是電子計算機。（2）信息載體不同手工系統(tǒng)的載體為紙張，占用空間大，保管不易；電算化系統(tǒng)以光盤、磁盤作為信息的載體，占用空間小，查找方便，保管容易。第一章會計信息系統(tǒng)概述（3）簿記規(guī)則不同手工系統(tǒng)規(guī)定賬簿采用訂本式、活頁式賬冊，訂正錯誤要用劃線法或紅字沖銷法、補充登記法更正；電算化系統(tǒng)規(guī)定：凡是已經(jīng)記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只能采用紅字沖銷法和補充登記法更正（注：電算化系統(tǒng)不能完全采用手工系統(tǒng)改錯的方法）。（4）賬務(wù)處理程序不同（5）人員構(gòu)成不同（6）內(nèi)部控制方式不同【學習目標】

掌握設(shè)置操作員及其權(quán)限的方法掌握建立賬套的方法理解賬套輸出和引入的方法掌握系統(tǒng)啟用的方法第2章系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置第一節(jié)系統(tǒng)管理建立企業(yè)賬套建賬四步曲：登錄系統(tǒng)管理增加用戶新建賬套分配權(quán)限

企業(yè)所有的業(yè)務(wù)核算和管理控制都是由不同崗位不同職能的人員在賬套中進行操作的。因此在使用軟件系統(tǒng)之前，我們要確定操作人員，并根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程建立賬套，分配每個操作員在賬套中的具體操作權(quán)限。2.1設(shè)置操作員2.2賬套管理

2.3

設(shè)置操作員權(quán)限第2章系統(tǒng)管理2.1設(shè)置操作員

（1）啟動系統(tǒng)管理（2）設(shè)置操作員（3）修改操作員信息

第2章系統(tǒng)管理工資管理2.1設(shè)置操作員【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)1：啟動系統(tǒng)管理以系統(tǒng)管理員“admin”的身份啟動系統(tǒng)管理。【知識要點】啟動系統(tǒng)管理時應注意：1.啟動系統(tǒng)管理的操作包括啟動系統(tǒng)管理模塊并進行注冊，即登錄進入系統(tǒng)管理模塊。在系統(tǒng)管理中可以進行設(shè)置操作員、建立賬套和設(shè)置操作員權(quán)限等的操作。2.系統(tǒng)允許用戶以系統(tǒng)管理員“admin”的身份，也可以以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理。

第2章系統(tǒng)管理工資管理2.1設(shè)置操作員【知識要點】啟動系統(tǒng)管理時應注意：

3.系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、恢復和備份，設(shè)置操作員、指定賬套主管，并可以設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、功能模塊啟用及對年度賬的管理（包括建立、清空、恢復、備份以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份等），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。

第2章系統(tǒng)管理工資管理2.1設(shè)置操作員【知識要點】啟動系統(tǒng)管理時應注意：4.由于第一次運行該軟件時還沒有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應由系統(tǒng)默認的管理員admin登錄。5.系統(tǒng)管理員“admin”沒有密碼，即密碼為空。在實際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。在教學過程中，由于一臺計算機供多個學員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。第2章系統(tǒng)管理工資管理2.1設(shè)置操作員【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)2：增加操作員增加如下表所示的操作員。操作員編號操作員姓名操作員口令

CW001孫立000000CW002趙麗000000CHLH劉浩0000002.1設(shè)置操作員【知識要點】增加操作員時應注意：1.只有系統(tǒng)管理員（admin）有權(quán)力設(shè)置操作員。2.系統(tǒng)預置了3個操作員，分別是“demo”、”system”和“ufsoft”，這3個操作員的初始口令與各自的名稱一樣，并且字母不分大小寫。如“demo”的口令就是“demo”。3.操作員編號在系統(tǒng)中必須惟一。4.所設(shè)置的操作員一旦被使用，則不能刪除。5.在實際工作中可以根據(jù)需要隨時增加操作員。6.為保證系統(tǒng)安全，分清責任應設(shè)置操作員口令。第2章系統(tǒng)管理工資管理2.1設(shè)置操作員【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)3：修改操作員信息將“CW002”的姓名“趙麗”修改為“趙莉”。工資管理2.1設(shè)置操作員【知識要點】修改操作員時應注意：1.在系統(tǒng)中所設(shè)置的操作員在未被使用前，可以進行修改，但是，操作員信息一旦保存，則編號不能修改。2.只有系統(tǒng)管理員有權(quán)修改操作員信息。3.操作員的信息中，操作員編號不能修改，操作員的姓名、口令及所屬部門可以修改。4.操作員的口令除了可以由系統(tǒng)管理員以修改操作員信息的方式修改外，還可以在操作員登錄系統(tǒng)時由操作員本人修改。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理

（1）建立賬套（2）修改賬套（3）刪除賬套（4）恢復賬套（5）系統(tǒng)啟用

第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)1：建立賬套。創(chuàng)建110賬套，單位名稱“無憂科技股份有限公司”（簡稱“無憂公司”），啟用會計期“2008年1月”。該企業(yè)的記賬本位幣為“人民幣（RMB）”，企業(yè)類型“工業(yè)”，執(zhí)行“2007年新會計準則”，賬套主管“孫立”，按行業(yè)性質(zhì)預置會計科目。該企業(yè)不要求進行外幣核算，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理時，需對客戶進行分類。需設(shè)置的分類編碼分別為，科目編碼級次“4222”，客戶分類編碼級次“122”。創(chuàng)建賬套后暫時不啟用任何子系統(tǒng)。2.2賬套管理【知識要點】

建立賬套時應注意：1.新建賬套號不能與已存賬套號重復。2.賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時顯示在正在操作的財務(wù)管理軟件的界面上。3.賬套路徑為存儲賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。4.啟用會計期為啟用財務(wù)管理軟件處理會計業(yè)務(wù)的日期。5.啟用會計期不能在計算機系統(tǒng)日期之后。第2章系統(tǒng)管理工資管理2.2賬套管理【知識要點】

建立賬套時應注意：6.行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)采用何種會計制度下的會計科目進行會計核算。7.賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中修改。8.系統(tǒng)默認按所選行業(yè)性質(zhì)預置會計科目。如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框（即取消√），則不按行業(yè)預置會計科目。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】

設(shè)置核算類型時應注意：1.行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)采用何種會計制度下的會計科目進行會計核算。2.賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中修改。3.系統(tǒng)默認按所選行業(yè)性質(zhì)預置會計科目。如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框（即取消√），則不按行業(yè)預置會計科目。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】

設(shè)置編碼方案時應注意：1.為了便于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)的部門等進行編碼設(shè)置。編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案,這是一種分段組合編碼,每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段,每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次,每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。2.除科目編碼級次的第1級外，其他均可以直接根據(jù)需要進行修改。3.由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會計制度預置了一級會計科目，因此，第1級科目編碼級次不能修改。4.在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設(shè)置有誤，可以在系統(tǒng)中的“基礎(chǔ)設(shè)置”中進行修改。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】

設(shè)置基礎(chǔ)信息時應注意：1.賬套是指一組相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。其中“999”賬套是系統(tǒng)預置的演示賬套。在賬套管理功能中可以完成建立賬套、修改賬套、備份賬套及刪除賬套的操作。2.建立賬套，即采用財務(wù)管理軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件，在建立賬套時可以根據(jù)企業(yè)的具體情況進行賬套參數(shù)設(shè)置，主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。3.此時可以直接進行系統(tǒng)啟用的操作，否則，只能以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理后進行相應系統(tǒng)啟用的操作。第2章系統(tǒng)管理工資管理2.2賬套管理【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)2：修改賬套將110賬套設(shè)置為不對“客戶”進行分類，而對“供應商”進行分類并且“有外幣核算”的賬套。供應商分類編碼為“122”。2.2賬套管理【知識要點】

修改賬套時應注意：1.若當前操作員不是要修改賬套的主管，則應在“系統(tǒng)管理”窗口中，注銷當前操作員后再以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理。2.注冊系統(tǒng)的操作員可以在輸入正確的密碼后，單擊【修改密碼】按鈕，修改自己的密碼。

第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】

修改賬套時應注意：3.經(jīng)過運行一段時間，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。4.系統(tǒng)要求，只有賬套主管才有權(quán)使用賬套修改功能。如果要修改某一賬套的信息，首先應在啟動系統(tǒng)管理后，以賬套主管的身份登錄注冊系統(tǒng)管理，并選擇要修改的賬套。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)3：備份賬套。將110賬套備份至“D\110賬套備份\建立賬套備份。2.2賬套管理【知識要點】

備份賬套時應注意：1.由于計算機在運行時經(jīng)常會受到來自各方面因素的干擾，如人的因素、硬件的因素、軟件或計算機病毒等因素，有時會造成會計數(shù)據(jù)被破壞。因此“系統(tǒng)管理”窗口中提供了賬套“備份”和賬套“恢復”的功能。2.賬套備份(即會計數(shù)據(jù)備份)就是將財務(wù)管理軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復以保證業(yè)務(wù)正常進行。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】備份賬套時應注意：3.賬套的“備份”功能除了可以完成賬套的備份操作外還可以完成刪除賬套的操作。如果系統(tǒng)內(nèi)的賬套已經(jīng)不需再繼續(xù)保存，則可以使用賬套的“備份”功能進行賬套刪除。4.只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限備份賬套。5.在刪除賬套時，必須關(guān)閉所有系統(tǒng)模塊。

第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】備份賬套時應注意：6.建議在每次備份時都新建一個文件夾，并注明該備份文件的內(nèi)容。7.在企業(yè)中應該在每個月末的結(jié)賬前進行賬套備份。學生在學習的過程中可以將階段性的操作結(jié)果進行備份，以便防止機器出現(xiàn)故障時或更換機器進行操作時及時地引入備份數(shù)據(jù)繼續(xù)進行操作。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)4：恢復賬套。將已備份到D盤的“110賬套備份\建立賬套備份”文件夾中的數(shù)據(jù)恢復到系統(tǒng)中。2.2賬套管理【知識要點】恢復賬套時應注意：1.恢復賬套(即會計數(shù)據(jù)引入)是指把軟盤上或光盤等存儲介質(zhì)上的備份數(shù)據(jù)恢復到軟件系統(tǒng)中，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復。進行恢復賬套(或數(shù)據(jù)引入)的目的是：當硬盤數(shù)據(jù)被破壞時，將最新備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤中。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團公司的操作。例如子公司的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。

第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【知識要點】

恢復賬套時應注意：2.備份的賬套數(shù)據(jù)不能直接運行，只有在系統(tǒng)管理中進行恢復（引入）才能運行。3.恢復備份數(shù)據(jù)會將硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)覆蓋，因此如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，不要輕易進行數(shù)據(jù)恢復。第2章系統(tǒng)管理2.2賬套管理【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)5：啟用系統(tǒng)2008年1月10日，由110賬套的賬套主管孫立（即CW001，密碼為000000）注冊進入系統(tǒng)管理，啟用“總賬”、“工資管理”和“固定資產(chǎn)”系統(tǒng)，啟用日期均為2008年1月1日?！局R要點】

啟用系統(tǒng)時應注意：1.系統(tǒng)啟用是指設(shè)定在用友通應用系統(tǒng)中的各個子系統(tǒng)開始使用的日期。只有啟用后的子系統(tǒng)才能進行登錄。2.系統(tǒng)啟用有兩種方法。一是在系統(tǒng)管理中創(chuàng)建賬套時啟用系統(tǒng)，即當用戶創(chuàng)建一個新的賬套完成后，系統(tǒng)彈出提示信息對話框，系統(tǒng)管理員Admin可以選擇立即進行系統(tǒng)啟用設(shè)置；二是在賬套建立完成后，由賬套主管登錄到系統(tǒng)管理中在“【賬套】|【啟用】”功能中進行系統(tǒng)啟用的設(shè)置。由于110賬套在建立賬套后并未進行系統(tǒng)啟用的設(shè)置，此時，只能由110賬套的主管在系統(tǒng)管理的賬套啟用功能中進行110賬套的系統(tǒng)啟用的設(shè)置。第2章系統(tǒng)管理2.3設(shè)置操作員權(quán)限

（1）設(shè)置操作權(quán)限（2）修改操作權(quán)限

第2章系統(tǒng)管理工資管理2.3設(shè)置操作員權(quán)限【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)1：增加操作員權(quán)限增加操作員“CW002趙莉”擁有110賬套“公用目錄設(shè)置”、“固定資產(chǎn)”、“總賬”和“工資管理”的操作權(quán)限；“CHLH劉浩”擁有110賬套“總賬”和“現(xiàn)金管理”的操作權(quán)限。工資管理2.3設(shè)置操作員權(quán)限【知識要點】

增加操作員權(quán)限時應注意：1.為了保證權(quán)責清晰和企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的安全與保密，企業(yè)需要對系統(tǒng)中所有的操作人員進行分工，設(shè)置各自相應的操作權(quán)限。財務(wù)分工在財務(wù)管理軟件中主要體現(xiàn)在兩個功能上：系統(tǒng)管理中的操作員權(quán)限設(shè)置（功能權(quán)限設(shè)置）和總賬模塊中的明細權(quán)限設(shè)置。2.操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于對已設(shè)置的操作員進行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設(shè)置，但兩者的權(quán)限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。

第2章系統(tǒng)管理工資管理2.3設(shè)置操作員權(quán)限【知識要點】增加操作員權(quán)限時應注意：

3.明細權(quán)限設(shè)置功能是用于對總賬模塊中各操作員的憑證審核、科目制單及明細賬查詢打印權(quán)限進行設(shè)定。4.由于操作員權(quán)限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權(quán)限，因此，在設(shè)置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中對非賬套主管的操作員進行操作員權(quán)限的設(shè)置。第2章系統(tǒng)管理工資管理2.3設(shè)置操作員權(quán)限【做中學】第2章系統(tǒng)管理任務(wù)1：修改操作員權(quán)