課件04-時(shí)間管理

第一章管理辦公室任務(wù)四時(shí)間管理任務(wù)四時(shí)間管理知識(shí)目標(biāo)：1、掌握時(shí)間管理的含義2、掌握管理個(gè)人時(shí)間和上司時(shí)間的方法技能目標(biāo)：能合理有效地管理個(gè)人時(shí)間和上司的時(shí)間讓我們展開(kāi)想象你是一個(gè)運(yùn)氣很好的人！銀行決定每天無(wú)償向你的帳號(hào)撥款86400元。你在這一天內(nèi)可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢(qián)不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸己。無(wú)論你的錢(qián)是否用完，第二天你又有86400元了。運(yùn)氣真的太好了，那么，你會(huì)怎么辦呢？怎樣在每天花掉這筆錢(qián)？3任務(wù)四時(shí)間管理

回到現(xiàn)實(shí)吧，現(xiàn)實(shí)中你能夠等到這樣的財(cái)富只有一樣——時(shí)間。每天，時(shí)間都會(huì)給你的賬戶(hù)上存入86400秒；每晚，又會(huì)清除賬戶(hù)上的余額。你如果沒(méi)有用盡當(dāng)天的時(shí)間存款，不要妄想今天的時(shí)光可以留到明天備用；或預(yù)支第二天的時(shí)光。這些時(shí)間你如不利用，最后也不會(huì)回來(lái)。你把時(shí)間用于什么，你就會(huì)在什么方面等到相應(yīng)的回報(bào)！任務(wù)四時(shí)間管理

管理時(shí)間實(shí)際就是在投資自己的人生時(shí)間是世界上最稀缺的資源無(wú)論男女老少，貧窮富貴，每個(gè)人每天都只有24小時(shí)任務(wù)四時(shí)間管理一、時(shí)間管理的含義時(shí)間管理，是指對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的計(jì)劃和控制，從而在有限的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。時(shí)間管理的目的效果—達(dá)到期望的最佳結(jié)果，目標(biāo)法則效率—用最少的時(shí)間獲得結(jié)果，速度法則效能—以最小的成本、時(shí)間或其他資源獲得收益最大化，投資回報(bào)率7

小測(cè)試：你會(huì)掌握時(shí)間嗎?

下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常學(xué)習(xí)很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2.你通常把作業(yè)帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到學(xué)習(xí)有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在教室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？8小測(cè)試：你會(huì)掌握時(shí)間嗎?10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無(wú)暇閱讀與學(xué)習(xí)有關(guān)的書(shū)籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？9

總結(jié)你的時(shí)間掌控10任務(wù)四時(shí)間管理

時(shí)間不斷與我們匆勿擦身而過(guò)，時(shí)間對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是公平的、有限的，關(guān)鍵在于我們能否很好地利用它。每個(gè)星期有168個(gè)小時(shí)，其中56個(gè)小時(shí)在睡眠中度過(guò)，21個(gè)小時(shí)在吃飯和休息中度過(guò)，剩下的91個(gè)小時(shí)則由你來(lái)決定做什么，每天13個(gè)小時(shí)。管理時(shí)間的水平高低，會(huì)決定你事業(yè)和生活的成敗。案例：李經(jīng)理的煩惱

李經(jīng)理在工作中常常面臨著要處理一些問(wèn)題，他也經(jīng)常為這些問(wèn)題而煩惱。某周一，李經(jīng)理要對(duì)他所面對(duì)的問(wèn)題做出一個(gè)緊急/重要性分析。他認(rèn)為周一他應(yīng)該處理上周人力資源部門(mén)提出的員工因薪資的問(wèn)題提出要加薪、增加各種福利，否則他們就要罷工或辭職；周二他認(rèn)為應(yīng)該處理工會(huì)提出的建立一個(gè)學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題，但是他覺(jué)得這種團(tuán)隊(duì)建設(shè)的事情是急不來(lái)的，緩緩再說(shuō)。所以他周二就處理了幾個(gè)客戶(hù)投訴的問(wèn)題。周三上午他又對(duì)老客戶(hù)進(jìn)行電話(huà)拜訪，下午對(duì)是否招聘新員工的問(wèn)題開(kāi)了一個(gè)會(huì)。周四他又處理了一些突發(fā)性的設(shè)備故障問(wèn)題,下午4點(diǎn)去參加兒子小學(xué)畢業(yè)典禮；周五，召開(kāi)夏日高溫條件下的安全生產(chǎn)保障的會(huì)議。他對(duì)工作做總結(jié)時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己這一周的時(shí)間怎么過(guò)得那么快，但是他又覺(jué)得他什么事情都沒(méi)干。才想起人力資源部的通知，要盡快將高級(jí)工程師職稱(chēng)評(píng)定的報(bào)告交過(guò)去，今天是最后截止日期，公司里目前就是李經(jīng)理可能性最大！李經(jīng)理的問(wèn)題出在哪里？12二、個(gè)人時(shí)間管理二、個(gè)人時(shí)間管理1、要明確目標(biāo)和自己的工作任務(wù)及職責(zé)。目標(biāo)是人們努力和奮斗的方向，明確目標(biāo)有助于人們分清各種事情的輕重緩急，把握重點(diǎn)，從而有效地安排時(shí)間。要事第一，忙要忙得有意義時(shí)間管理的關(guān)鍵不是排出你日程表上的優(yōu)先次序而是排出你要的那個(gè)優(yōu)先次序。你個(gè)人認(rèn)為最值得去做的重要的事情，它有利于你價(jià)值觀的體現(xiàn)，有利于達(dá)成你的目標(biāo)。重要事情是來(lái)自你的內(nèi)在需求包括：工作，學(xué)習(xí)，家庭，個(gè)人每個(gè)人的價(jià)值觀不同因此對(duì)“要事”的判斷也會(huì)存在差異。14

價(jià)值觀是決定我們?nèi)绾巫龀鲞x擇和行動(dòng)的關(guān)鍵因素，所以如果你不知道自己的價(jià)值觀，就會(huì)像無(wú)頭蒼蠅一樣亂沖亂撞，這是對(duì)資源的最大浪費(fèi)。如果你希望自己獲得不凡的成就，創(chuàng)造卓越和美滿(mǎn)的人生，那么一定要找出自己生命中最重要的價(jià)值，然后確實(shí)依照自己的核心價(jià)值來(lái)過(guò)好每一天、每一刻，這正是效率管理的根本所在，同時(shí)也是最容易被忽略的部分。15

【訓(xùn)練和練習(xí)】下面，提供了一些有關(guān)價(jià)值觀的形容詞，你可以從中選擇那些對(duì)你重要或你感覺(jué)不錯(cuò)的詞。把那些你覺(jué)得應(yīng)該選的詞和你真正想選的詞都畫(huà)出來(lái)。你也可以把自己認(rèn)為重要但沒(méi)有出現(xiàn)的詞或詞組加進(jìn)去。在選擇的時(shí)候，要保持輕松愉快的心情，不要想得太多，你可以閉上眼睛做幾次深呼吸后再開(kāi)始。

創(chuàng)新成功富有卓越挑戰(zhàn)冒險(xiǎn)親情健康自由美麗勇氣自信幸福關(guān)心學(xué)習(xí)服務(wù)奉獻(xiàn)真誠(chéng)真實(shí)興奮愛(ài)尊重尊嚴(yán)安全穩(wěn)定活潑智慧偉大權(quán)利幽默高雅高尚和諧正義簡(jiǎn)潔樂(lè)趣活力公平和平自律毅力誠(chéng)信體貼吸引熱情忠誠(chéng)舒適享受完美娛樂(lè)獨(dú)立耐心浪漫感激激情家庭同情發(fā)明鼓舞控制休閑平靜造詣教導(dǎo)公正認(rèn)同助人為樂(lè)成就感創(chuàng)造力16

相信你已經(jīng)選出了很多重要的詞，現(xiàn)在，請(qǐng)重新評(píng)估一下你所選的詞，然后從中選出8個(gè)你認(rèn)為的確重要的詞，然后寫(xiě)下來(lái)：

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.請(qǐng)仔細(xì)看一下你所選擇的8個(gè)詞，注意一下內(nèi)心的感受，它們是否代表著你內(nèi)心真正的自我。17

下面，從這8個(gè)詞中再選擇5個(gè)對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的詞，你可以考慮一下，哪些價(jià)值觀實(shí)際上表達(dá)的是同一個(gè)意思，只是以不同的方式表達(dá)？是否還有更廣泛的價(jià)值觀可以涵蓋這些及其他意義相近的價(jià)值觀？對(duì)于以上你所選的8個(gè)價(jià)值觀，問(wèn)如下幾個(gè)問(wèn)題：為什么我覺(jué)得這個(gè)價(jià)值觀如此重要？為什么我會(huì)在與這個(gè)價(jià)值觀有關(guān)的事物上花錢(qián)？為什么我在這個(gè)價(jià)值觀上只花了這么少的時(shí)間或精力？對(duì)這些問(wèn)題的回答可能對(duì)你非常有價(jià)值。在問(wèn)這些問(wèn)題后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，有些價(jià)值可能并不像你原來(lái)想像的那樣重要；相反，有些你原來(lái)認(rèn)為不那么重要的卻可能是你真正看重的價(jià)值觀。

18

現(xiàn)在把選擇出的5個(gè)價(jià)值觀寫(xiě)下來(lái)：

1.

2.

3.

4.

5.看著這5個(gè)經(jīng)過(guò)精心挑選的價(jià)值觀，你的內(nèi)心是否感覺(jué)到興奮？是不是你對(duì)這幾個(gè)價(jià)值觀所代表的人有種似曾相識(shí)的感覺(jué)？它是否代表著你內(nèi)心深處渴望成為的人或渴望過(guò)的生活？如果是的話(huà)，它們就是你的主導(dǎo)價(jià)值觀，代表著你的核心自我。19價(jià)值觀準(zhǔn)則

我們可以選擇相同的價(jià)值觀，但是真正的差別在價(jià)值觀的準(zhǔn)則不同。

什么是價(jià)值觀準(zhǔn)則呢？?jī)r(jià)值觀準(zhǔn)則就是用來(lái)判斷我們所重視的價(jià)值觀是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的規(guī)則。舉例來(lái)說(shuō)，假設(shè)我所重視的價(jià)值觀是“愛(ài)”，那么價(jià)值觀準(zhǔn)則就是：當(dāng)我付出愛(ài)心而不圖回報(bào)時(shí)，我就感覺(jué)到了愛(ài)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多人擁有相同的價(jià)值觀，但他們對(duì)價(jià)值觀的定義(價(jià)值觀準(zhǔn)則)是不同的，這才是真正的區(qū)別。例如，同樣是擁有“關(guān)心”這個(gè)價(jià)值觀，有人認(rèn)為“如果你關(guān)心我，就讓我一個(gè)人安靜地呆會(huì)兒”，而有人則認(rèn)為“如果你關(guān)心我，就應(yīng)該在我傷心時(shí)來(lái)安慰我一下”。價(jià)值觀準(zhǔn)則像一個(gè)審判長(zhǎng)一樣，決定著我們的行動(dòng)是否會(huì)滿(mǎn)足自己所重視的價(jià)值觀。

20二、個(gè)人時(shí)間管理2、制定工作計(jì)劃。明確了目標(biāo)之后，就可以按各項(xiàng)工作的輕重緩急程度安排工作計(jì)劃。計(jì)劃是你將各項(xiàng)工作付諸實(shí)施的保證，必須提前對(duì)各項(xiàng)工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出計(jì)劃。

情景演示：鵝卵石與瓶子啟示：最重要的信息是－－如果你不先將大的“鵝卵石”放進(jìn)瓶子里去，你也許以后再也沒(méi)有機(jī)會(huì)把它放進(jìn)去了。要事第一法則：有效地作重要的事情時(shí)間管理的最高原則22B重要但不緊迫準(zhǔn)備預(yù)防措施規(guī)劃審議產(chǎn)品創(chuàng)新人才培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)尋找新的機(jī)會(huì)應(yīng)投入充分的注意力A緊迫而且重要危機(jī)緊迫情況期限臨近的項(xiàng)目急待解決的重要問(wèn)題必須迅速加以解決D不重要也不緊迫瑣事，閑事閑聊的電話(huà)不必參加的應(yīng)酬無(wú)關(guān)緊要的郵件消磨時(shí)間的事休閑放松獲調(diào)劑C不重要但緊迫批閱日常文件工作例會(huì)接打電話(huà)、電子郵件臨時(shí)急事、群眾活動(dòng)僅為了他人要求緊迫的任務(wù)不緊迫的任務(wù)不重要的任務(wù)重要的任務(wù)

時(shí)間管理矩陣圖23時(shí)間的四個(gè)象限

你覺(jué)得人們?cè)谀膫€(gè)象限耗費(fèi)的時(shí)間最多?

管理時(shí)間時(shí)，你應(yīng)把重點(diǎn)放在哪個(gè)象限上。你可以把要做的事情列出來(lái)，分門(mén)別類(lèi)地劃入四個(gè)象限，然后決定為它們花費(fèi)多少時(shí)間。

不緊迫不重要重要緊迫BAD

C24

時(shí)間有效管理的三原則

診斷自己的時(shí)間－－時(shí)間資源是如何消耗的？用精力最好的時(shí)間干最重要的事。分析無(wú)效的時(shí)間－－做了哪些根本不需要做的事情？哪些事做了是白費(fèi)功夫？做了哪些能夠由別人、并應(yīng)該由別人做的事情？做了哪些浪費(fèi)別人時(shí)間的事情？做了哪些耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)的事情？排除浪費(fèi)的時(shí)間－－哪些事是不能帶來(lái)效益的？25技能與訓(xùn)練

把以下事情分成“不緊急不重要”、“不緊急重要”、“緊急不重要”、“緊急重要”排序：

A.明天給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的文案、

B.回復(fù)老朋友一個(gè)月前來(lái)的電子郵件

C.家中下水道不暢

D.給堂弟打電話(huà)祝他們喬遷之喜

E.替朋友寫(xiě)規(guī)劃書(shū)學(xué)會(huì)將事情按照輕重緩急進(jìn)行排序，利用管理時(shí)間的方法安排自己的生活，提高辦事效率。26二、個(gè)人時(shí)間管理3、善于利用有效管理時(shí)間的工具。有多種管理時(shí)間的輔助手段，這些輔助手段有助于秘書(shū)有效地分配和管理時(shí)間，例如時(shí)間表、值班表、工作記錄本、效率手冊(cè)、墻上計(jì)劃圖表、布告板等。秘書(shū)時(shí)間管理的方法

墻上計(jì)劃板“在不在”布告板效率手冊(cè)臺(tái)歷

時(shí)間表

商務(wù)編制時(shí)間表是管理時(shí)間重要而有效的手段！二、個(gè)人時(shí)間管理4、養(yǎng)成好習(xí)慣。如：把握時(shí)間結(jié)束點(diǎn)，控制好通電話(huà)的時(shí)間和聊天的時(shí)間；對(duì)那些不重要的事情和不屬于自己的事情說(shuō)“不”；安排“不被打擾”時(shí)間；嚴(yán)格規(guī)定事情完成期限等。

你的“工作”效率如何？

關(guān)于你工作的問(wèn)題，如果回答“是”，就在問(wèn)題的前面畫(huà)“√”?！酰?、你約會(huì)經(jīng)常遲到嗎？□２、你是否對(duì)工作所需要的時(shí)間做出錯(cuò)誤判斷？□３、你是否總因?yàn)槠饎?dòng)太晚而不能在規(guī)定的期限內(nèi)完成工作？□４、你是否需要設(shè)定最后期限來(lái)促使你動(dòng)手做某事？□５、你是否把每件事都拖到最后才做－－但通常還是能按時(shí)完成任務(wù)？□６、你喜歡挑戰(zhàn)危機(jī)嗎？□７、你是否經(jīng)常因?yàn)楦械叫畔⒉蛔愣七t決策？□８、在開(kāi)始一項(xiàng)工作之前，你是否需要時(shí)間考慮、調(diào)研和規(guī)劃你的工作？□９、對(duì)于令你生氣的事，你總推遲處理并且希望它們自行消失？□１０、在事情開(kāi)始時(shí)不假思索立即著手，然后逐漸泄氣，最后發(fā)現(xiàn)難以完成？30□１１、你是否喜歡一氣呵成地將一件事做完，如果不能，是否就會(huì)喪失興趣？□１２、你是否在一件工作和另一件工作之間跳來(lái)跳去，結(jié)果毫無(wú)進(jìn)展？□１３、你的精力是否容易被分散，雖然嘴上埋怨而實(shí)際上喜歡被打斷？□１４、你是否在打電話(huà)、給同事發(fā)電子郵件或聊天上用的時(shí)間太多？□１５、你是否愿意計(jì)劃好每一天，但如果沒(méi)能恪守計(jì)劃就會(huì)感到有壓力？□１６、你是否愿意在某一斷時(shí)間內(nèi)持續(xù)工作？□１７、你是否有時(shí)因?yàn)樵谀硞€(gè)環(huán)節(jié)投入太多時(shí)間而不能按時(shí)完成全部工作？□１８、你是否有時(shí)卷進(jìn)不屬于你份內(nèi)的事？□１９、你是否眉毛胡子一把抓，結(jié)果忙不過(guò)來(lái)？□２０、你是否從來(lái)沒(méi)有時(shí)間從事案頭工作？31工作效率低下的幾種表現(xiàn)

時(shí)間觀念差（問(wèn)題１－３）需要壓力才能行動(dòng)（問(wèn)題４－６）拖拉推延（問(wèn)題７－９）虎頭蛇尾（１０－１４）過(guò)于忙碌（１5－２０）整理整頓不足（不少的人２０％的時(shí)間都浪費(fèi)在找東西上。）

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時(shí)間管理的十大關(guān)鍵點(diǎn)

第一、設(shè)立明確的目標(biāo)。成功等于目標(biāo)。第二、一張清單，把每年要做的每件事都列出來(lái)，并進(jìn)行目標(biāo)分解到月、到周、到日。每天晚上把第二天要做的事情列出來(lái)。第三、堅(jiān)持20/80原則，用你80%時(shí)間來(lái)做20％最重要的事情。第四、每天至少留出半個(gè)小時(shí)“不被干擾”的時(shí)間。第五、按價(jià)值分配時(shí)間，每分每秒做最有效率的事情。。第六、保持工作效率與效果、工作與生活等方面的良好平衡。第七、學(xué)會(huì)利用零散時(shí)間。第八、在一件事沒(méi)做完前不要考慮第二件事。第九、做好“時(shí)間日志”。第十、時(shí)間大于金錢(qián)，用你的金錢(qián)去換取別人成功的經(jīng)驗(yàn)。33

積攢時(shí)間的小盒子

在美國(guó)造幣廠金粉處理車(chē)間，有一個(gè)木制的盒子，每天下班前清掃時(shí)，這個(gè)盒子就會(huì)被拿起來(lái)，里面細(xì)小的金粉隨之被積攢起來(lái)。日積月累，每年可因此為造幣廠節(jié)約數(shù)萬(wàn)美元。每一個(gè)成功的人士的心里也都有這樣一個(gè)盒子，用于積攢哪些被分解得支離破碎的時(shí)間，把那些常人不注意的零碎時(shí)間都收集利用起來(lái)，日積月累，將會(huì)有驚人的成效。達(dá)爾文每天只能工作一個(gè)小時(shí)，卻創(chuàng)造了令人類(lèi)生生不息的“進(jìn)化論”，成為世界著名的生物學(xué)家。一小時(shí)能做什么？可以看20頁(yè)有用的書(shū)，一年下來(lái)可看7300頁(yè)，10年你可讀73000頁(yè)書(shū)，可以成就一個(gè)學(xué)者。你也可以搓四圈麻將，打幾盤(pán)“斗地主”。是打麻將、斗地主，還是珍惜時(shí)間成就一番事業(yè)？這全看我們的選擇。34訓(xùn)練與練習(xí)：學(xué)會(huì)說(shuō)“NO”

內(nèi)容介紹：快速情景設(shè)置，30秒內(nèi)用上下類(lèi)似的方法拒絕別人，不能重復(fù)。給我一點(diǎn)考慮的時(shí)間這個(gè)建議真吸引人我很尊敬你我原則上是不會(huì)去做這樣的事的我真的很遺憾這在眼下剛好行不通恩。。。不行。。。。情景1：你是公司公司經(jīng)理辦的秘書(shū)，如果經(jīng)理要你將剛剛開(kāi)完會(huì)的會(huì)議紀(jì)要今天下午下班前整理出來(lái)交給他，但你眼下還有其他更重要的事情要處理，那你該怎么應(yīng)對(duì)呢？情景2：周末，你正忙著處理一項(xiàng)工作，同事邀請(qǐng)你一起去踢足球。35【訓(xùn)練與練習(xí)】如何計(jì)劃一周的工作

小練習(xí)：假設(shè)現(xiàn)在是星期天的晚上，你要計(jì)劃下周一的日程，面前是明天要做的事情：1．你從昨天早晨開(kāi)始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期二是一個(gè)好朋友的生日--你還沒(méi)有買(mǎi)禮物和生日卡3．你有好幾個(gè)月沒(méi)有回家，也沒(méi)有寫(xiě)信或打電話(huà)4．有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期一或星期二晚上去面試（19點(diǎn)以前），估計(jì)要花1小時(shí)。5．明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長(zhǎng)的電視專(zhuān)題節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6．明晚有一場(chǎng)TFBOY的演唱會(huì)7．你在圖書(shū)館借的書(shū)明天到期8．外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周日去玩9．你要在星期三交工作計(jì)劃書(shū)之前把它復(fù)印一份10．明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)車(chē)間有一個(gè)安全工作會(huì)議3611．你欠某人200元錢(qián)--他明天也將參加那個(gè)會(huì)議12．車(chē)間通知你明天晚上7點(diǎn)到8點(diǎn)參加一場(chǎng)數(shù)控技術(shù)講座13．你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見(jiàn)面14．你沒(méi)有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒(méi)有洗15．你想好好洗個(gè)澡16．你負(fù)責(zé)的技術(shù)革新項(xiàng)目小組將在明天上午9點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)17．你身上只有5塊錢(qián)，需要取錢(qián)18．班組安排大家明天晚上聚餐，慶祝班組獲得全國(guó)“學(xué)習(xí)型班組”榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)19．你錯(cuò)過(guò)了星期五的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄20．這個(gè)星期有些材料沒(méi)有整理完，要在下星期一之前整理好，約需1小時(shí)21．你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒(méi)有回信，也沒(méi)有打電話(huà)給他22．星期二下午下班后，要給班組員工作一次公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)報(bào)告會(huì)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備報(bào)告會(huì)要花費(fèi)1個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間23．你邀請(qǐng)戀人后天晚上來(lái)你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒(méi)有24．下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)技能考試

37制作一周工作安排表

請(qǐng)將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個(gè)日工作時(shí)間安排表。在這些項(xiàng)目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實(shí)用的計(jì)劃表呢？在制訂時(shí)間表以前，請(qǐng)：

1．把要做的事情全部看一遍，將諸多事項(xiàng)先分類(lèi)。

2．確定每件事情的重要等級(jí)。

3．根據(jù)重要程度把事情重新排序。

38

編好時(shí)間表以后，請(qǐng)考慮回答下列問(wèn)題：你是依據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)的？哪些事情被放棄不做？為什么？哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎？

39時(shí)間管理的五個(gè)步驟

任何有效的時(shí)間管理系統(tǒng)都包含以下五個(gè)步驟：

1明確你的價(jià)值觀

2確定你的目標(biāo)

3對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序

4明確你的任務(wù)

5對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序

40判斷事物輕重的原則

上一節(jié)練習(xí)中的事件可以分為幾個(gè)類(lèi)別：健康——看牙醫(yī)，洗澡等等家庭——給家里打電話(huà)等等友誼——買(mǎi)禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友等等愛(ài)情——準(zhǔn)備燭光晚餐等等工作——簡(jiǎn)報(bào)，電視節(jié)目，會(huì)議，整理材料，考試等等金錢(qián)——夜間兼職的面試等等興趣——看音樂(lè)會(huì)等等重看一遍你對(duì)這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項(xiàng)放在首位，把哪些放在無(wú)關(guān)緊要的地方。這就是你的價(jià)值觀。41任務(wù)四時(shí)間管理三、領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的管理

讓領(lǐng)導(dǎo)整天陷于忙亂而被動(dòng)浪費(fèi)大量時(shí)間和精力那是秘書(shū)的失職??！案例：

辦公室張主任去中央黨校學(xué)習(xí)，趙秘書(shū)接手安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)。開(kāi)始他還能按張主任教給他的辦法，按程序安排，未出大錯(cuò)，后來(lái)卻逐漸松懈了。一天，他參加同學(xué)聚會(huì)，盡興之后，才想起領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排尚未作出，按程序辦已經(jīng)來(lái)不及了。他忙翻開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需求的登記薄、請(qǐng)柬等，隨意填寫(xiě)了安排表：一把手到機(jī)場(chǎng)迎接美國(guó)來(lái)華旅游團(tuán)、二把手出席××公司慶典……忙亂了一個(gè)小時(shí)總算安排完畢，趕上了發(fā)出通知的時(shí)間?？墒前才磐ㄖl(fā)出十分鐘后，一把手就打電話(huà)到辦公廳，說(shuō)：“老山鄉(xiāng)有二十名農(nóng)民集體中毒，人命關(guān)天，我必須馬上去！哪有功夫去迎接什么旅游團(tuán)！”二把手來(lái)電話(huà)說(shuō)：“今天有個(gè)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化專(zhuān)家咨詢(xún)會(huì)，是我主持的，我必須去，不去參加×公司慶典”，管工業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人打電話(huà)問(wèn)：“你們安排活動(dòng)怎么亂點(diǎn)將？不讓我出席今天的工業(yè)企業(yè)改制研討會(huì)，卻要我出席名人游園活動(dòng)？”管文教的領(lǐng)導(dǎo)人急急忙忙來(lái)到辦公廳，說(shuō)：“趕快改變安排，我要去郊區(qū)參加素質(zhì)教育現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，不能按你們的安排辦。”……許多領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)此安排強(qiáng)烈不滿(mǎn)，強(qiáng)調(diào)要更改安排。急得市府秘書(shū)長(zhǎng)滿(mǎn)頭大汗。他召集了緊急協(xié)調(diào)會(huì)，快速作了重新安排，采取了相應(yīng)的補(bǔ)救措施。靈活自負(fù)的秘書(shū)小趙此刻呆若木雞，后悔不已。

情景案例

周四下班前一小時(shí)，宏利公司肖總把經(jīng)理助理李強(qiáng)叫進(jìn)辦公室，對(duì)他說(shuō)明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作內(nèi)容，吩咐李助理做好一份計(jì)劃表，務(wù)必明天下午三點(diǎn)交由自己審閱。李強(qiáng)一邊聽(tīng)一邊認(rèn)真做著記錄，末了肖總要求李強(qiáng)在擬定計(jì)劃時(shí)多與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。李助理所做的肖總下周工作內(nèi)容記錄如下：

1、公司部門(mén)經(jīng)理例行的碰頭會(huì)；2、出席營(yíng)銷(xiāo)部的季度工作動(dòng)員會(huì)；3、迎接周三上午市工商局、環(huán)保局的檢查；4、組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)新的《企業(yè)法》；5、安排與新世紀(jì)公司黃總進(jìn)行商務(wù)談判；6、參加公司女員工的“三．八”節(jié)紀(jì)念活動(dòng)（慶祝晚宴）；7、去兩個(gè)不同省份的分公司進(jìn)行基層調(diào)查，參加其中某分公司舉行的客戶(hù)聯(lián)誼會(huì)；8、主持召開(kāi)上一年度公司工作總結(jié)大會(huì)。項(xiàng)目任務(wù)

如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)，你將如何擬制這份工作時(shí)間表，作好辦公室時(shí)間的管理工作？任務(wù)分析

為上司安排工作日程是要花費(fèi)秘書(shū)很大一部分的精力的，它不是把上司的諸多工作僅僅作個(gè)簡(jiǎn)單的排列，或者想當(dāng)然的自作主張地安排，它需要秘書(shū)動(dòng)腦筋，想辦法，這就需要有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、溝通能力和制作表格的工作技能。從上述情景案例中不難看出，肖總一周的工作內(nèi)容是繁雜的：既有單位內(nèi)部必須要出席的各類(lèi)會(huì)議，也有與客戶(hù)的商務(wù)談判、迎接政府相關(guān)部門(mén)的工作檢查，還有奔波在外的工作差旅等等，作為經(jīng)理助理的李秘書(shū)應(yīng)該如何為上司擬定一份科學(xué)可行的一周工作日程安排呢？任務(wù)分析

首先要明確目標(biāo)。一個(gè)單位在某個(gè)時(shí)間段（年、季度、月或周、日）都會(huì)有明確的工作目標(biāo)，工作目標(biāo)明確工作效率才會(huì)高，工作成果才會(huì)大，否則就會(huì)浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。肖總在這一周工作中也會(huì)有一個(gè)具體的工作目標(biāo)，李秘書(shū)應(yīng)該圍繞這個(gè)工作目標(biāo)合理分配時(shí)間，注意工作的輕重緩急。

其次要作好協(xié)調(diào)。肖總在本周的工作安排會(huì)牽涉到公司的相關(guān)部門(mén)，為使各部門(mén)的工作不發(fā)生“撞車(chē)”現(xiàn)象，李秘書(shū)應(yīng)提前與相關(guān)部門(mén)及時(shí)溝通，作好協(xié)調(diào)工作。

再次是彈性安排。李秘書(shū)必須考慮到在本周可能發(fā)生的特殊情況和偶然因素，因此在安排時(shí)間時(shí)要有彈性，要給肖總一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間以處理和應(yīng)付突發(fā)事件。在時(shí)間上留有充分的余地也有利于肖總的的身體健康，充分做到勞逸結(jié)合。

另外要充分利用時(shí)間。要把時(shí)間看成一個(gè)多層次、整體化、綜合化的開(kāi)放系統(tǒng)，利用一切可以利用的時(shí)間以延長(zhǎng)上司可利用的工作時(shí)間，只有這樣，李秘書(shū)才能在一周的工作時(shí)間中科學(xué)合理地安排好肖總所有的工作內(nèi)容。每個(gè)人都有不同的生物鐘，腦力活動(dòng)都有不同的最佳工作時(shí)間，李秘書(shū)還要根據(jù)人的生物鐘規(guī)律安排好工作時(shí)間以達(dá)到最佳的工作效率。領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作時(shí)間管理一般程序領(lǐng)導(dǎo)審定通知到人作好準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需求匯總篩選分輕重緩急按領(lǐng)導(dǎo)分工作時(shí)序安排方案征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)修改初步方案程序很重要！工作時(shí)間表的概念和類(lèi)型

它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，從而保證完成任務(wù)的有效方法。時(shí)間表類(lèi)型會(huì)議時(shí)間表約見(jiàn)時(shí)間表旅行時(shí)間表年度\季度時(shí)間表月\周時(shí)間表工作日志工作時(shí)間表的編制步驟

1、根據(jù)工作需要確定編制時(shí)間的周期；2、將該階段所有的工作、活動(dòng)或任務(wù)收集匯總；3、如果活動(dòng)安排有矛盾，主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)或人員協(xié)調(diào)溝通，及時(shí)調(diào)整；4、按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰；5、繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的項(xiàng)目；6、用簡(jiǎn)明的文字將信息填入工作表格；7、將工作表交由領(lǐng)導(dǎo)審定。工作時(shí)間表的編制步驟領(lǐng)導(dǎo)審定確定周期收集匯總協(xié)調(diào)溝通及時(shí)調(diào)整時(shí)間順序排列任務(wù)繪制表格填入信息程序！記住關(guān)鍵句!不同時(shí)間表的編制方法

秘書(shū)可以參照上一年的時(shí)間表和新一年工作部署來(lái)編制該表，注意收集新一年工作部署中計(jì)劃安排的主要活動(dòng)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)確定一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)間制成表格即可內(nèi)容要求簡(jiǎn)明概括!一目了然!年度時(shí)間表企業(yè)在新的一年中重要活動(dòng)的時(shí)間安排計(jì)劃，它給領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)負(fù)責(zé)人提供一年中主要工作安排的一覽表，以明確有哪些工作與自己或本部門(mén)有關(guān)，以便提前做好準(zhǔn)備。方法!不同時(shí)間表的編制方法

宏利公司2007年度工作安排表

月份日期及工作內(nèi)容

備注一月15日召開(kāi)職工代表大會(huì)25日董事會(huì)二月2日科技人員座談會(huì)三月

10日召開(kāi)股東大會(huì)15-----16新產(chǎn)品訂貨會(huì)24—28赴上海參加某博覽會(huì)……十二月20日年終總結(jié)大會(huì)不同時(shí)間表的編制方法

秘書(shū)可利用單位專(zhuān)項(xiàng)工作會(huì)議收集月工作時(shí)間表的相關(guān)信息并制成表格；秘書(shū)也可在月底請(qǐng)各位領(lǐng)導(dǎo)將下月的安排或活動(dòng)口頭或書(shū)面交給自己綜合整理，有矛盾沖突的加以溝通調(diào)整，然后編制成表內(nèi)容比年度時(shí)間表要詳細(xì)!

月工作時(shí)間表領(lǐng)導(dǎo)在一個(gè)月內(nèi)重要工作、活動(dòng)的時(shí)間安排計(jì)劃，如每月一兩次的工作例會(huì)，預(yù)先通知的上級(jí)檢查，商務(wù)洽談，工作旅行等方法!不同時(shí)間表的編制方法

宏利公司四月份工作安排

日期星期工作內(nèi)容備注1二某產(chǎn)品促銷(xiāo)活動(dòng)工作籌備會(huì)議在5樓會(huì)議廳2三肖總赴美國(guó)某公司考察3四人力資源部工作會(huì)議在3樓會(huì)議廳4五下午李副總約見(jiàn)星月商城羅副總商務(wù)洽談晚宴在福林大廈……30四迎接市質(zhì)量監(jiān)督局工作小組檢查秦主任負(fù)責(zé)31五公司撥河比賽行政辦負(fù)責(zé)組織不同時(shí)間表的編制方法

常常在上周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)信息或開(kāi)會(huì)碰頭協(xié)商活動(dòng)安排內(nèi)容，由秘書(shū)統(tǒng)一協(xié)調(diào)然后制成表格內(nèi)容更加詳細(xì)具體！時(shí)間要求更加精確！地點(diǎn)也要準(zhǔn)確注明！

領(lǐng)導(dǎo)一周之內(nèi)經(jīng)常性工作和業(yè)務(wù)等活動(dòng)的時(shí)間安排計(jì)劃，它是在月工作時(shí)間表的基礎(chǔ)上制定的。它既是領(lǐng)導(dǎo)一周之內(nèi)具體工作安排的基本依據(jù)，也是辦公室提供相關(guān)服務(wù)的依據(jù)。周工作時(shí)間表方法!不同時(shí)間表的編制方法周次時(shí)間星期一星期二星期三星期四星期五上午9：00工作例會(huì)，小會(huì)議室11：00科達(dá)公司劉部長(zhǎng)來(lái)訪出差廣州，9：30南航某某次航班，劉助理隨行…下午3：30與天璽公司簽約，楚維賓館八樓會(huì)議廳…不同時(shí)間表的編制方法

內(nèi)容應(yīng)盡可能詳細(xì)具體！有很大的可操作性！

工作日志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為領(lǐng)導(dǎo)使用，另一本為自己使用，應(yīng)在前一天下班前制定，秘書(shū)可根據(jù)周工作時(shí)間表提前了解領(lǐng)導(dǎo)第二天的工作和活動(dòng)的信息，在兩份工作日志上填入，送領(lǐng)導(dǎo)本人審定，看是否需要再次調(diào)整和補(bǔ)充。領(lǐng)導(dǎo)工作日志和秘書(shū)工作日志可單獨(dú)編制，也可結(jié)合在一起，兩者要注意互相協(xié)調(diào)配合，如領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)都要去參加的活動(dòng)要記錄在相同的時(shí)間內(nèi)，秘書(shū)單獨(dú)的活動(dòng)，只有安排在領(lǐng)導(dǎo)的空余時(shí)間，或者單獨(dú)活動(dòng)的時(shí)間內(nèi)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作日志內(nèi)容發(fā)生變化，秘書(shū)應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。工作日志根據(jù)周工作時(shí)間表編制的一天時(shí)間內(nèi)公司領(lǐng)導(dǎo)和自己活動(dòng)的具體工作安排。擬定工作日志有利于處理一些經(jīng)常性的日常事務(wù)方法!示例

秘書(shū)工作日志

經(jīng)理工作日志

9月，2006年

9月，2006年15日星期三