論-IT-項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)地圖與職責(zé)分配矩陣的構(gòu)建

4/4構(gòu)建以IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)地圖與職責(zé)安排矩陣的實(shí)踐摘要：在IT項(xiàng)目人力資源管理中，知識(shí)地圖扶植企業(yè)動(dòng)態(tài)確定組織中符合所需知識(shí)條件的人員，而職責(zé)安排矩陣則可以有效明確所確定的人員在項(xiàng)目中的職責(zé)。本文深化探討了在IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中知識(shí)地圖的作用，分析知識(shí)地圖的結(jié)構(gòu)，并結(jié)合知識(shí)地圖的構(gòu)建，探討其應(yīng)用。更進(jìn)一步，文章分別分析了三種不同類型的職責(zé)安排矩陣，對(duì)其各自特點(diǎn),適用條件等綻開探討，以有利于IT項(xiàng)目依據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行選擇。最終，文章分析了知識(shí)地圖和職責(zé)安排矩陣在一個(gè)IT項(xiàng)目案例中的實(shí)際應(yīng)用。關(guān)鍵字：IT項(xiàng)目；知識(shí)地圖；職責(zé)安排矩陣Abstract：InthefieldofhumanresourcesmanagementinITproject,theKnowledgeMaphelpstheenterprisestofindouttheproperemployeesdynamically,whoareequippedwithknowledgeandexperiencerequiredbycertaintask.Ontheotherside,theResponsibilityAssignmentMatrixcaneffectivelydeterminetheseemployees’specificdutiesandresponsibilitiesintheproject.ThisarticleanalyzesindepththeroleoftheKnowledgeMap,analyzingitsstructure,anddiscussinghowtobuildandapplytheKnowledgeMapintheITprojectteam.Furthermore,inordertofacilitatethechoicesofITprojectsmanagers,thisarticlestudiesthreedifferenttypesofResponsibilityAssignmentMatrix,includingtheirdiversefunctions,characteristics,andapplicationconditions.Finally,thisarticleputsforwardacase,whichembodiestheapplicationofKnowledgeMapandResponsibilityAssignmentMatrix.KeyWords：ITProject,KnowledgeMap,ResponsibilityAssignmentMatrix1．引言IT項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，借鑒和學(xué)習(xí)已有的知識(shí)閱歷是特別必要的。這些知識(shí)閱歷既包括技術(shù)方面的積累，例如以往系統(tǒng)的需求調(diào)研報(bào)告,規(guī)劃分析報(bào)告,各種開發(fā)文檔,通用功能代碼,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案,客戶服務(wù)常見問(wèn)題等等；也包括項(xiàng)目管理方面的積累，例如獲得之前相像規(guī)模,相同難度系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度規(guī)劃,資源安排,成本限制等各種閱歷。明顯，如何描述團(tuán)隊(duì)的什么成員駕馭了哪些知識(shí)，并將這些知識(shí)實(shí)力與團(tuán)隊(duì)面臨的任務(wù)相對(duì)應(yīng)，科學(xué)的為合適的人員指派適當(dāng)?shù)墓ぷ?，?duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目具有重要作用。知識(shí)地圖和由此建立的職責(zé)安排矩陣，是目前解決此類問(wèn)題的重要工具。2．IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)地圖知識(shí)地圖（KnowledgeMap,KM）是描述企業(yè)所擁有知識(shí)資產(chǎn)的指南，刻畫了不同類別的各項(xiàng)知識(shí)在企業(yè)中所在位置或來(lái)源。一般而言，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)地圖中并不描述知識(shí)的具體內(nèi)容，而主要包含了項(xiàng)目成員,知識(shí)類別,流程之間的關(guān)系，其功能在于當(dāng)須要某項(xiàng)專業(yè)知識(shí)時(shí)，幫助運(yùn)用者快速而正確地找到所欲找尋知識(shí)的擁有者。2.1IT項(xiàng)目知識(shí)地圖的結(jié)構(gòu)如表1所示，信息系統(tǒng)項(xiàng)目中一個(gè)典型的知識(shí)地圖結(jié)構(gòu)由項(xiàng)目知識(shí)點(diǎn)和項(xiàng)目成員兩個(gè)坐標(biāo)刻畫，常見的知識(shí)點(diǎn)包括：需求分析,系統(tǒng)設(shè)計(jì),代碼編寫,測(cè)試調(diào)試,硬件配置,網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃,數(shù)據(jù)管理,實(shí)施規(guī)劃,運(yùn)行維護(hù)等。項(xiàng)目成員與項(xiàng)目知識(shí)點(diǎn)的聯(lián)系，地圖中從實(shí)力和愛(ài)好兩個(gè)方面進(jìn)行描述。依據(jù)項(xiàng)目成員對(duì)不同知識(shí)點(diǎn)的駕馭程度，對(duì)成員的實(shí)力進(jìn)行評(píng)價(jià)打分，然而成員在某一方面知識(shí)豐富,實(shí)力優(yōu)異，并不意味著肯定是完成相關(guān)任務(wù)的最佳人選。比如，多年從事某種功能測(cè)試的資深人員，積累了充分的閱歷實(shí)力，但由于感覺(jué)工作重復(fù)枯燥，缺乏挑戰(zhàn)，而丟失了對(duì)工作的愛(ài)好，甚至責(zé)任心，選擇這樣的人員，反而會(huì)導(dǎo)致工作的失敗。因此，項(xiàng)目地圖中引用愛(ài)好作為實(shí)力的補(bǔ)充，評(píng)價(jià)人員與知識(shí)點(diǎn)的聯(lián)系。尤其在人力資源有限的狀況下，當(dāng)僅從實(shí)力角度無(wú)法選擇出相應(yīng)的成員時(shí)，便選擇雖然實(shí)力值不是最高，但愛(ài)好值較高的人員，并在實(shí)際項(xiàng)目中漸漸培育和積累此類人員的實(shí)力，借助人員對(duì)相應(yīng)知識(shí)的極大愛(ài)好，保障項(xiàng)目順當(dāng)進(jìn)行。表1某IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)地圖示例2.2IT項(xiàng)目知識(shí)地圖的構(gòu)建在建立IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)地圖時(shí)，可以遵循以下步驟：（1）從項(xiàng)目積累和借鑒的文檔中，提取知識(shí)點(diǎn)，比如系統(tǒng)可行性報(bào)告,需求分析書,用戶調(diào)查表格,分析開發(fā)文檔,美工設(shè)計(jì)報(bào)告,常見功能代碼,測(cè)試報(bào)告,車輛運(yùn)行報(bào)告,庫(kù)存成本報(bào)告等。在項(xiàng)目進(jìn)展的每個(gè)階段都有相應(yīng)的文檔進(jìn)行總結(jié)，這些文檔涵蓋了項(xiàng)目所須要的知識(shí)技能，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)須要分析項(xiàng)目具體需求特征，從中對(duì)項(xiàng)目的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行提取。（2）利用專家對(duì)專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)的熟識(shí)和部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)成員的了解，對(duì)項(xiàng)目成員在各知識(shí)點(diǎn)上的實(shí)力和愛(ài)好打分，分值可以為百分制或10分,5分制的肯定分值，也可以是1,3,5,7這樣的重要程度相對(duì)分值。不管是什么具體方法，都要避開其中可能的主觀性,沖突性，盡力保障數(shù)據(jù)獲得的真實(shí)性，并采納科學(xué)的技術(shù)方法對(duì)打分結(jié)果進(jìn)行處理。（3）知識(shí)地圖須要常常維護(hù)與更新，當(dāng)有人員離職,加入團(tuán)隊(duì)時(shí)，公司有可能會(huì)失去或得到某項(xiàng)知識(shí)，當(dāng)有員工參與培訓(xùn)后，公司有可能會(huì)在某個(gè)知識(shí)點(diǎn)上增加人員儲(chǔ)備，甚至新增加知識(shí)點(diǎn)。這時(shí)的維護(hù)更新能夠保證地圖反映的是企業(yè)目前真實(shí)的知識(shí)狀況，從而發(fā)揮知識(shí)地圖的最大效益。2.3IT項(xiàng)目知識(shí)地圖的應(yīng)用關(guān)于知識(shí)地圖，在應(yīng)用中有一些須要留意的地方，包括：（1）利用專家對(duì)專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)的熟識(shí)和部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)成員的了解，對(duì)成員在相應(yīng)知識(shí)點(diǎn)的實(shí)力和愛(ài)好打分，為了避開其中可能的主觀性,沖突性，應(yīng)盡力保障數(shù)據(jù)獲得的真實(shí)性，并采納科學(xué)的技術(shù)方法對(duì)打分結(jié)果進(jìn)行處理。（2）知識(shí)地圖不是固定不變的，須要常常維護(hù)與更新，才能保證地圖反映的是企業(yè)目前真實(shí)的知識(shí)狀況，從而發(fā)揮知識(shí)地圖的最大效益。比如，某位高級(jí)工程師離職后，公司很可能會(huì)失去某項(xiàng)技術(shù)的深層知識(shí)，或是當(dāng)員工接受了某個(gè)課程的培訓(xùn)后，公司可能會(huì)在某個(gè)知識(shí)點(diǎn)上增加人員儲(chǔ)備，甚至新增加了知識(shí)點(diǎn)，同時(shí)，不同時(shí)期的知識(shí)地圖，可以反映企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)與知識(shí)需求的變化。（3）不同類型的知識(shí)地圖，適用在不同的工作性質(zhì)上。比如，管理者因?yàn)轫氁_發(fā)某個(gè)網(wǎng)站組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，假如企業(yè)建立了由知識(shí)概念分類為刻畫維度的知識(shí)地圖，則可以用來(lái)幫助管理者獲得在網(wǎng)站閱讀,搜尋檢索,主題學(xué)習(xí),分類編目等方面較為擅長(zhǎng)的人員；另一方面，假如企業(yè)建立了主要描述流程的知識(shí)地圖，則管理者可以在開發(fā)過(guò)程中獲得各環(huán)節(jié)最佳實(shí)踐,常見問(wèn)題的推斷與解決等方面的知識(shí)支持。3．IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的職責(zé)安排矩陣通過(guò)項(xiàng)目知識(shí)地圖，管理者可以依據(jù)所面臨的項(xiàng)目任務(wù)，動(dòng)態(tài)確定組織中符合所需知識(shí)條件的人員。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)地圖建立之后，職責(zé)安排矩陣（ResponsibilityAssignmentMatrix）是進(jìn)行成員職責(zé)安排的第二步。為了保證項(xiàng)目中各項(xiàng)工作順當(dāng)進(jìn)行，就必需將工作與人力資源的關(guān)系明確，每項(xiàng)工作安排到具體的個(gè)人（或小組），并指定負(fù)責(zé)人，同時(shí)假如是多人協(xié)作完成，還要明確不同的個(gè)人在這項(xiàng)工作中的職責(zé)。在IT項(xiàng)目管理中，這部分內(nèi)容最常運(yùn)用的方法為職責(zé)安排矩陣。3.1未定義第二負(fù)責(zé)人的職責(zé)安排矩陣職責(zé)安排矩陣以活動(dòng)（或工作包）和人員為兩個(gè)坐標(biāo)，反映了與每個(gè)人員相關(guān)的全部活動(dòng)，以及與每個(gè)活動(dòng)相關(guān)的全部人員。依據(jù)知識(shí)地圖中不同人員所具備的知識(shí)和彼此之間的關(guān)系，將人員對(duì)于活動(dòng)的影響分別用重要P（Primary）和次要S（Subordinary）表示，選擇的依據(jù)就是在知識(shí)地圖中各知識(shí)點(diǎn)上成員的實(shí)力和愛(ài)好得分。例如，表1表明，Ann在系統(tǒng)分析方面的技術(shù)實(shí)力和愛(ài)好是表現(xiàn)出眾的成員，因此可以作為項(xiàng)目系統(tǒng)分析活動(dòng)的負(fù)責(zé)人，而依據(jù)Carlos所具備的條件，管理人員認(rèn)為其不相宜作為系統(tǒng)分析活動(dòng)參與者，而應(yīng)當(dāng)是系統(tǒng)測(cè)試活動(dòng)的負(fù)責(zé)人。由此得到了如表2所示的職責(zé)安排矩陣。表2某IT項(xiàng)目職責(zé)安排矩陣3.2定義第二負(fù)責(zé)人的職責(zé)安排矩陣在實(shí)際應(yīng)用中，人們發(fā)覺(jué)3.1中所描述的職責(zé)矩陣雖然可以明確成員的職責(zé)，但作為起從屬作用的成員，矩陣沒(méi)有體現(xiàn)他們彼此之間在實(shí)力和愛(ài)好方面的差異，團(tuán)隊(duì)面臨重要任務(wù)時(shí)，假如須要選擇骨干成員擔(dān)當(dāng)責(zé)任，或負(fù)責(zé)人短暫離開團(tuán)隊(duì)，須要有人臨時(shí)代理時(shí)，表2所示的矩陣并不能協(xié)助決策。項(xiàng)目第二負(fù)責(zé)人概念的提出，可以有效的解決這個(gè)問(wèn)題。在成員中，選擇那些具備肯定技術(shù)實(shí)力和發(fā)展?jié)摿Φ某蓡T，即實(shí)力得分達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)愛(ài)好得分較高，可以在團(tuán)隊(duì)中明確地定義為項(xiàng)目第二負(fù)責(zé)人，得到表3所示的職責(zé)安排矩陣，其中S1即為項(xiàng)目第二負(fù)責(zé)人。表3定義項(xiàng)目第二負(fù)責(zé)人的職責(zé)安排矩陣第二負(fù)責(zé)人的存在，為項(xiàng)目管理帶來(lái)了如下的好處：第一，提高了項(xiàng)目的穩(wěn)定性，作為主要負(fù)責(zé)人的成員離職或休假時(shí)，第二負(fù)責(zé)人可以自然接替，不會(huì)出現(xiàn)不熟識(shí)項(xiàng)目狀況而阻礙項(xiàng)目進(jìn)展的狀況；第二，為成員職業(yè)生涯發(fā)展創(chuàng)建良好條件，S1的存在肯定程度上對(duì)主要負(fù)責(zé)人造成了競(jìng)爭(zhēng)壓力，同時(shí)也為主要負(fù)責(zé)人的升職掃除后顧之憂，假如某項(xiàng)工作只能由一個(gè)人擔(dān)當(dāng)，雖然這個(gè)人可以漸漸成為專家技師，但也說(shuō)明這個(gè)人不可取代，不能升職到其他崗位。3.3定義多種關(guān)系的職責(zé)安排矩陣以上分析了兩種項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成成員的職責(zé)安排過(guò)程，須要留意的是，有時(shí)為了進(jìn)一步明確在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中須要詢問(wèn)意見，或須要將相關(guān)信息通報(bào)的人員關(guān)系，還可以用負(fù)責(zé)（Responsible）,有責(zé)（Accountable）,詢問(wèn)（Consult）和通知（Inform）分別表示各種關(guān)系，即可得到PMBOK（項(xiàng)目管理知識(shí)體系）中描述的職責(zé)安排矩陣，如表4所示。表4某項(xiàng)目的職責(zé)安排矩陣在大型項(xiàng)目中，存在不同層次的職責(zé)安排矩陣。高層次的職責(zé)安排矩陣往往與工作分解結(jié)構(gòu)（WBS)相關(guān)，界定哪個(gè)個(gè)人或小組負(fù)責(zé)哪一部分工作；低層次的職責(zé)安排矩陣描述某個(gè)具體活動(dòng)小組內(nèi)部每個(gè)人員的角色,職責(zé)和授權(quán)水平。除了職責(zé)安排矩陣，還可以借助文字描述更多相關(guān)信息。例如須要具體界定的職責(zé)，可以通過(guò)文字描述崗位人員職責(zé),授權(quán),實(shí)力和資格等方面的信息，而不僅僅用表中的字母來(lái)標(biāo)示。4.案例：某學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)團(tuán)隊(duì)知識(shí)地圖與職責(zé)安排矩陣某學(xué)院網(wǎng)站項(xiàng)目組以WBS圖中沒(méi)有下一層的任務(wù)模塊為基準(zhǔn)，依據(jù)工作的類似性確認(rèn)崗位，以實(shí)力分和愛(ài)好分評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)成員。實(shí)力打分依據(jù)員工的技能對(duì)本職位的勝任程度，從以下幾方面評(píng)價(jià)：1．由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)該員工在各個(gè)崗位的實(shí)力打分；（權(quán)重1）2．本人對(duì)自己各個(gè)崗位的擅長(zhǎng)程度進(jìn)行打分；（權(quán)重2）3．由同事對(duì)員工在各個(gè)崗位的實(shí)力打分；（權(quán)重3）最終的加權(quán)平均和為得分。特殊說(shuō)明的是項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)力分由（2）和（3）折合相應(yīng)比例計(jì)算得到。愛(ài)好分打分由項(xiàng)目組成員自己完成。下面分別給出了實(shí)力分和愛(ài)好分的打分標(biāo)準(zhǔn)：1．實(shí)力分打分標(biāo)準(zhǔn)：5分：熟識(shí)運(yùn)用此方面的知識(shí)，有豐富的實(shí)踐閱歷，能夠領(lǐng)導(dǎo)其他成員完成相應(yīng)工作。4分：熟識(shí)此類知識(shí)，但閱歷不夠豐富。3分：對(duì)此類知識(shí)有肯定了解，須要進(jìn)一步學(xué)習(xí)。2分：對(duì)此類知識(shí)有過(guò)少量接觸，不過(guò)缺乏深化了解。1分：對(duì)此類知識(shí)完全沒(méi)有了解。2．愛(ài)好分打分標(biāo)準(zhǔn)：5分：此類工作完全符合本人的愛(ài)好，對(duì)該工作抱有極大的熱忱。4分：對(duì)該工作比較有愛(ài)好，能夠比較開心地完成工作。3分：能夠以平常心態(tài)完成該項(xiàng)工作，談不上有愛(ài)好。2分：能夠牽強(qiáng)接受該工作，盡量完成任務(wù)。1分：特別厭惡此類工作。得到項(xiàng)目的知識(shí)地圖，如表5所示。表5學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目組成員知識(shí)地圖得分表依據(jù)知識(shí)地圖得分表，制定本項(xiàng)目小組職責(zé)安排矩陣，所遵從的規(guī)則是：P（活動(dòng)負(fù)責(zé)人）的選擇：（實(shí)力分*90%+愛(ài)好分*10%）最大者S1（活動(dòng)第二負(fù)責(zé)人）的選擇：（實(shí)力分*70%+愛(ài)好分*30%）大于等于4分者須要說(shuō)明的是，假如出現(xiàn)多人分值相同時(shí)，依據(jù)活動(dòng)的工時(shí)支配隨機(jī)選取相宜人選；本項(xiàng)目中沒(méi)有詢問(wèn)和通知職責(zé)的安排。職責(zé)安排矩陣如表6所示。表6學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目成員職責(zé)安排矩陣5.結(jié)論以上探討了在IT項(xiàng)目人力資源管理中兩個(gè)重要的工具，即知識(shí)地圖和職責(zé)安排矩陣，通過(guò)它們IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以依據(jù)所面臨的任務(wù)，指派知識(shí),實(shí)