2023年辦公室管理考點版電大

一、單項選擇題：1.以下哪點不是辦公室事務管理的特性？（B）。Ａ.服務性B.決策性C．專業(yè)性Ｄ.積極性2．辦公室布置要注意（D）。Ａ.上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最佳面對面放置Ｃ．打字、復印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密3．文員在進行辦公室布置時,以下哪些行為是不適宜的？(C)。A.準備一些敞開的文獻夾，貼上相應的標記條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊,不要放得太滿且要經常清理C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上,用標簽貼在各種物品的下方D.下班前要整理好自己的辦公桌,把文獻、資料收藏好以免丟失和泄密4．以下關于文員對辦公室布置的情況,哪一個是錯誤的？（B）。A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C.各種類型的文獻柜要分門別類安放文獻、資料和物品，并貼上標記Ｄ．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上,用標簽貼在各種物品的下方５.在辦公室里,(Ｄ）的位置是上座。A．離入口最遠B.離入口最近C.靠近門口D．靠近窗戶６．傳真機的使用哪一項是不對的？（B）。A．發(fā)送前檢查原稿質量Ｂ．隨時隨地可向對方發(fā)送C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本7．在使用復印機的過程中,以下哪項內容是不恰當的？(A)。A．接通電源可立即復印操作Ｂ．選定復印紙后要抖松消除靜電C．選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D．復印完畢應取下復印品和原稿８．以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的?（Ａ）。Ａ.錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ＯN”位置B．想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C.機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9．以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的?(D)。Ａ．安頓窗簾遮擋室外光線Ｂ.與其他設備對的連接Ｃ.投影機要遠離熱源D.應設立電腦的桌面屏幕保護功能10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？(B)Ａ.訂購B．制C．分派D．儲備１1.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中,哪一項是不適宜的?（Ｂ)。Ａ．保存一張購貨訂單,收到貨品時一一核對打勾B．讓員工們隨意領取辦公用品C.通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D．用庫存一覽表來儲備辦公用品1２.以下文員的工作順序中,哪一項是對的的?(B)。A.沒有任何設想就應著手從事該項工作Ｂ．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力C.上司分派兩項以上工作時,按照先來后到順序進行D.上司所指示的工作假如不合適,可以不實行13．文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,以下哪一項是不適宜的？(D）。A.先將自己想做的工作以重要限度為標準分類Ｂ．另一方面以緊急限度和重要限度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率D.可以按照文員自己的習慣進行工作14．文員必須管理好自己的時間,以下運用時間的行為中哪一項是不適宜的?(Ｃ）。A．定好目的,把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C.天天把工作安排得超過工作時間,給自己壓力Ｄ.對每一項工作作出安排,定好最后期限１5．以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不對的的？(D）。Ａ.定好目的,把想做或需要做的事情寫下來B．想辦法加快解決郵件、信件和其他反復出現的事務C.開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而半途停頓Ｄ．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做１6．以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項是不適宜的？(Ｃ）。A.鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里Ｂ．把每一次支出的數額都記在零用鈔票單據中C．標準的零用鈔票單據有一個署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢１７．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的?（Ａ)。A.傳達可以根據上司重要意思,夾進自己的意見B.必要時可形成文字材料，照本宣科Ｃ.不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示D．重要的指示，應當規(guī)定被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記18．文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項是不適宜的?（Ｂ)。Ａ.善于同別人合作，密切配合，步調一致B．應當有自己的個性,盡也許使別人服從自己C.配備文秘人員時遵從異質結合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔失敗的責任１9.以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的?（C）。A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆,一有留言就能立即記錄Ｂ.文員離開辦公室時,要安排別人替你接電話C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系D.假如已經回電,但沒打通，牢記要再聯系20.以下哪個接打電話的行為是不對的的？（A)。A.受到通話對方極大的責難,應針鋒相對回擊B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙,以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置２1．文員在接打電話時，對的的做法是（B)。Ａ.電話鈴響一聲就應接聽B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C.文員接聽業(yè)務電話時,應一方面讓對方報出姓名、單位D.文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達２２．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B)。A.考慮打電話的時間是否合適Ｂ．打出電話,而對方無人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話C．有時候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴電話先安撫他,以友善的態(tài)度表達歉意,并告知一定立即調查此事23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應當遵守的?(C）。A．按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀C．按私人公務標準分揀D．換郵件重要性分揀24.文員在拆郵件時，不對的的做法是(Ａ)。A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B.應當把郵件提成最急件、次急件和普通件Ｃ.經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期,請接受人員簽字，并保存好2５．文員假如誤拆了非本公司的信,應當（Ａ)。A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去Ｃ.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動，取出郵件帶回辦公室,以下哪項事情與文員的工作規(guī)定不一致？(D)。Ａ．天天開箱次數與郵局投遞次數一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D)。Ａ時間B．便利C.經濟D.愛好2８．文員打印寄往歐美國家的信封,收信人內容的打印順序應當是(C)。A.國名、地址、部門、姓名B.姓名、地址,部門、國名Ｃ．姓名、部門、地址、國名D．姓名、國名、部門、地址29.傳真機最佳用來傳送以下哪種郵件？（D)。A.一般的圖紙B.機密文獻C.很長的文獻D.感謝信30．以下關于握手的禮節(jié)，不對的的是（C）。Ａ．上級先伸手后,下級才干相握B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖點一下C．雙方有很多人時,可以交叉握手D．握手時應上身稍前傾,雙目注視對方,微笑致意或問好３１．文員在解決信訪工作時,由收信人(單位）復信的情況是以下哪一種?(Ａ）。A.初次寫信，或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領導的匿名信C.已做結案解決的D．沒有具體內容的匿名信３2．文員從事信訪工作,在解決顧客或其別人的來信時，不應(Ｃ)。Ａ．拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂Ｂ.對寫信人的各項情況逐項登記C．解決信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦D.對問題復雜、調查解決的時間較長的信件,應復信作解釋和答復3３.在會議開始前和進行過程中,文員的以下哪項活動是不恰當的?（C）。A．協助簽到B.分發(fā)資料C．作會議記錄時離開會議室接聽電話D．暫時保管與會者的物品３４．文員進行會議的計劃和準備時,不應當做的是()。Ａ．文員按照上司的指示,應事先調查時間安排對參與者是否方便Ｂ.什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急限度C.會議場合的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D．文秘人員必須配合會議議程，具體檢查各項工作3５．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C）。Ａ.加入自己的主觀意見B.不記錄議題Ｃ.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內容作評論36．會議中有時有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時文員應（Ｄ）。A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄C.征求主持人意見,停止筆錄,不關錄音機D.征求主持人意見，停止筆錄,關錄音機37．上司決定參與某個會議時,文員不應當(A)。A.只在便箋上寫好會議名稱Ｂ.除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料C．假如是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所花費的時間D.和上司先充足溝通，避免在會議進行中碰到電話聯系的不便38.以下哪一種類型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會議?(C)。A.口字型Ｂ．教室型C圓桌型D.Ｕ字型39.以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具有的?(Ａ）。A．審查功能B.保密功能C.歡迎詞播放功能D．報數功能４0．有時應上司規(guī)定，文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務?(B）。A.準備資料B．發(fā)表意見C.現場服務D．會議或會談記錄4１．文員根據上司指示,向對方規(guī)定約會時,以下哪種做法是錯誤的？（D）。A．假如用寫信的方式，在估計對方收到信后,再打電話確認B．告知你或上司的聯系電話,以便有變化時可立即告知C．對方越忙越必須早一點聯絡D．假如上司出差,可以在他回來的當天安排約會４2．文員制作日程安排計劃表時,以下哪一種情況應避免？（D）。A.上司沒有通過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上B．假如表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己可以了解的簡樸符號C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D.日程安排計劃筆記本假如已經使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下,文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任,取決于兩點:一是掌握足夠的知識,了解業(yè)務的輕重緩急;另一是具有（Ｂ），了解規(guī)定約會者的心理。Ａ.社交的能力B.說話的技巧C．聽話的能力Ｄ.聽寫的能力4４.以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的?(A)。A．以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認B.上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃,天天早上核對當天的行動計劃C.假如會議的主辦者是上司，就要確認(至少在舉辦日的二、三天前)會議室D.會議、面談所必須的文獻及資料,要在前一天就準備好45．文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？(B)。A．準備旅行計劃和旅館信息Ｂ．代替上司制定約會計劃C.為商務洽談收集資料D.把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單46．以下關于預訂工作的行為中,哪一項是不適宜的？(D）。A．與人聯系要記下對方姓名（同時告知你的姓名）,需再打電話弄清疑點應找同一人B．一方面要了解火車運營時間，上司對鋪位的規(guī)定C.假如預訂需要有保證,應事先申明，假如想取消預訂，也要在結帳之前打電話D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明４7.上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不對的？（D）。A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排Ｂ．辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯系時要記下對方姓名(同時告知你的姓名),如有疑點,應找同一個人Ｄ．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不對的的？（D)。A．有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性Ｂ．到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話,要運用適當時機提醒上司用餐C．對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調理各階段D．應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助４9．以下關于名片的使用方式,哪項是錯誤的?(Ｄ)。Ａ．文員應在任何時候、任何場合攜帶名片B.向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向對方C.假如對方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意D．各自只能當面遞送,寄去是不禮貌的50.文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字,應(Ｄ）。A．不作聲，等無人時查字典B.作判斷,用同偏旁的字音讀Ｃ．不用讀,只稱呼姓即可D．請教對方“可否請問一下,這個字怎么念？”5１.以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？(D）。Ａ.用后跟著地走路B.正式場合,女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52．社交場合很講究順序禮儀，一般(B）。A.以右為次B.以右為尊C．以后為次D．以左為尊5３.當文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(Ｄ）。A.向上司報告B．送禮Ｃ.寫信D.查證消息的可靠性54.文員協助舉行宴會時，不用考慮（D）。A.宴會的形式與氣氛B.交通是否方便C.有無停車場D.有無休息室5５.以下說明宴會的種類與形式的內容,哪一項是對的的？(Ｃ）。Ａ．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好B.茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D.午宴一般不設固定席位,以便于客人社交５6.以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是對的的?（D）。A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內具有食物與人說話Ｄ．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是對的的(C）。A.半途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角Ｄ.塞入衣服領口里５8.文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應當打印在（B)A、右下角Ｂ、左上角Ｃ、右上角D、左下角５9.以下文員應遵守的參與宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的?(Ｃ)。A.應選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B.白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水Ｃ.未用完一道萊時,應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內Ｄ．文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意６0．上司參與各種應酬和會議，有時需要更換服裝,文員應(A)。A．告知上司家人把衣服送達B．自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝6１.以下關于說話的要領中,哪一項不適宜？（B）。A.語句要簡短B．由過程先說C.運用反復的效果D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言6２．接受忠告的對的反映是(D)。A．以煩躁的傾聽B.盡量把責任推給別人C．應辯解說:“那是由于……”D.切勿感情用事6３.辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題,哪些是屬于合適的話題?（A）。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應當忌諱的話題64.將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁,在頁邊加蓋一完整公章,可以證明文獻各頁的確是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑,這是（A)。A.騎邊章B．封存章Ｃ.騎縫章D．證見章６5.值班人員不應當做以下哪類事情？（A）。Ａ．簽發(fā)文獻B.分發(fā)會議告知C.詢問情況D.傳達指示66．文員要做好檔案收集，應當收集的文書資料是(A）。A．下級單位報送的報告,記錄報表等B．未經簽發(fā)的文電草稿C.單位內部互相抄送的文獻材料D.本單位負責人兼任外單位職務所形成的文獻材料67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（A)。Ａ.按通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷C．按文種特性立卷D.按作者特性立卷６８.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面（Ｂ)。A.歸檔內容、歸檔時間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求Ｃ．收集范圍、歸檔時間、管理制度Ｄ．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料規(guī)定69．文書立卷的歸檔制度涉及三方面:歸檔范圍、(Ａ)和歸檔規(guī)定。A.歸檔時間B.歸檔憑證C．歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題１.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨)２．辦公室的燈光照明要避開自然光,最佳用人工燈光。(×）３．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機,效果不受影響。(×)4.沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日記與上司的日記的事項是否一致則是典型的工作。（∨）5．文員第一次做一項工作時應當快一些,假如錯誤可以再做一遍。（×）6.善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎,對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。(×）7．文員對支票管理要謹慎,支票簿與印章應當一同鎖入抽屜。(×）８.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應當一起收藏,以避免被盜用冒領。(×）9.文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。(×）10．文員代替上司傳達不利消息時，由于當這個信差很困難,所以要拖到最后一刻行動。由于上司震怒,自己轉達口信的語氣也應當變成上司的語氣。(×）11.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應當叫上司接過電話,告訴上司要找的人立即就會來聽電話,讓上司直接與對方通話。（∨)１2．文員對報紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報刊架上供大家閱讀。（∨)13．文員應避免不必要的通信和郵寄,盡也許頻繁的聯系集中起來分批進行。(∨）14.文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。(×)１5.文員在工作時間如需要補妝，應當去洗手間。(∨）1６．男女之間,男士先伸手了，女土才干與之相握。(×)17.按英美國家習慣,文員接待來訪者,應當站起來與來訪者發(fā)言。(×）18．假如需要與來訪者擬定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，假如這一時間有空，就可答應下來。（×）１９.假如會客室的門是拉開的,文員進入會客室后,才干讓客人進入。(×)2０．假如會客室的門是拉開的,先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內,輕輕關上門。(∨）21．假如會客室的門是推開的,文員應先小步走進會客室,等客人進入后，再輕輕關上門。(∨）22．介紹地位相同的人時,應按照到職的先后，先介紹新進的職工；若同時到職,就先介紹年紀較輕的人。(∨)23.文員作介紹,應先介紹地位高的人,再介紹地位低的人。(×)24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（∨）２5.同時介紹很多人時,可從右至左，按順序介紹。（∨）26．假如是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文獻夾,假如以后出現問題，可以查看筆記,證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。(∨）27.為來自外地的與會者安排賓館住宿,最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間,只要弄清有多少人數即可。（×)２8．假如上司不準備參與某個會議，應立即將會議告知丟掉，以免干擾其他事情。(×)29．假如會議氣氛緊張，且對上司立場不利時,文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。(∨)30.會議租用的設備，文員必須保證賓館(或其他供應者)把所需用設備都送過來,并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（×)31.代表會議依法定期召開,與會代表必須達成法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。(∨）32．假如上司一年之中交往很多,但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦,準備交往提醒文獻。(∨)3３．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己可以安排辦理，并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。(∨)34.假如不小心發(fā)生日程安排計劃反復的情形，就要排定可以動用的空檔,自己決定優(yōu)先順序。（×)３5.上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×)36．文員由于已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完畢任務了。“做過某項工作”和“完畢某項工作”是完全相同的。(×)3７．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”,并把它退回去。(×）３8．假如對方所規(guī)定的日期已經被預約,除非有相稱的確認,文秘人員切不可獨斷地拒絕,應當問明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（∨)39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（∨)40.當上司規(guī)定文員協助私人事務時，就把它當作是上司運用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（∨)４1．即使是上司私人的應酬,文秘人員也應當積極、樂意地去協助。(∨）4２.假如是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行,則在中間。(∨)43．文員坐下時,腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（×）4４．女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個拳頭大小距離。（∨)4５.當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事半途離坐時，都要招呼一聲。（∨）４6.交際應酬要講求時效,若時機錯過再來補救，不僅無法表達誠意,還會破壞彼此關系。（∨)47.宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統風味的土特產品,如茅臺等烈性酒。(×)４８.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論,也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨)４９．用叉、匙進食西餐時,可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50.宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排,已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（×）５1．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”,便表達穿無尾正式禮服。（∨）5２．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的規(guī)定。(×）5３.口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同,對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。(×）5４.要發(fā)問或故意見時,應當等上司說完話之后再發(fā)問,可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應說服上司。（×）55.假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對方的人際關系限度，分別使用表達方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。()56．合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）５7．凡是單位撤消,原公章應立即停用,不用告知有關單位。(×)58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致,可以出具空白介紹信。(×)６0．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門解決。(×）６1．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采用臨時應急措施。(×）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責任制度。(×)63.列入保密范圍的公文，應在產生的同時,由制文機關擬定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（∨)64．注辦是指文秘人員在《文獻解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。(∨)65.檔案是指使用過的、文獻中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。(∨）66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（×)6７．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管,稱為“歸檔”，有歸檔范圍和規(guī)定，但沒有期限。(×)6８．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目,將已經解決完畢的文獻,隨時按類目上的相應條款歸人卷內,即為年終歸卷工作。（×）三、簡答題：1、?文員所作的的完整的會議記錄應當涉及哪些事項?答：（1）會議名稱;(2)會議記錄人的姓名、蓋章；（3)時間;(4）會議地點；(5)議題;（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8)會議的通過情形及結論;（9)相關資料；(10)下次會議預定日期。2、 辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應當怎么做,要領有哪些？答:（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么,以邏輯分析自己的意向,并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點。（２)說服時,要盡量具體客觀,使對方產生了解的動機。(3)偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等。(4)要具體了解對方的立場和意向,先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方,努力加以說明；(５)積極發(fā)問,了解對方的想法,對方有關信息的種類和數量,以及背景如何等等;（6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（7)讓對方打開心扉,使對方對自己的見解產生愛好;（8）不可傷害對方的自尊心。３、?什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應當如何運用受意方法？答:(1）受意是文員接受和領略上司意圖。（2)一種是直接受意,另一種是間接受意。(3)文員要善于領略上司意圖,按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到:備好記錄本,記錄下批示要點。注意傾聽，專心判斷指示的用意。必要時可以提問,直到明了意圖為止,但不要打斷談話。如有不批準見，可以公開提出,但要言之有理,并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實行。４、?公文的完全格式涉及哪幾項?請寫出這些項目。答:（１）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。(2）密級、緊急限度。（3)簽發(fā)人姓名；(4）公文標題;(5）主送機關；(6）正文、附件；（７)發(fā)文機關、成文日期、機關印章;（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞;(1０)抄送單位、印發(fā)說明。5、?提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)、合理擬定會議目的、擬定必要的與會者、減少會議數量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。6、?文員運用提醒系統提醒上司的工作，有哪些提醒系統？具體做法是如何的？答：有電子提醒系統和人工提醒系統;電子提醒系統的做法:在電腦中設立日程表、報警系統、一周計劃及其他提醒事項，文員應當隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提醒系統的做法：設立基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提醒性備忘錄、準備約會表、準備特殊提醒卡、準備交往提醒文獻。7、 文員根據單位需要向外或向內發(fā)文,需要通過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。答：（1）擬稿；（２)核稿。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核算。(3）簽發(fā)。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。(4)編號。已經簽發(fā)的文獻,由文秘人員統一編排發(fā)文字號。(5)繕印。對已經簽發(fā)的文獻定稿進行謄清、復印或排版印制。(6)校對。指將文獻的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（7）用印。指在完畢的文獻上加蓋機關印章。（8）登記;(9)分發(fā)。8、 文員受上司指示，向對方規(guī)定約會時應注意哪些要點?決定期間、地點時要注意什么?答:要獲得上司的許可假如用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要對的告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。約定好以后,一定要向上司報告，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文獻資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會;公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9、?文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么？答:（1）進言是指文員積極對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸;（2）參謀作用;(3）補缺作用；（4）增進關系作用；（5)適事。緊急的事,重要的事，上司需要知道的事;(6)適時?？紤]時機;(7)適地?？磮龊?；(8）適度。要注意掌握分寸。１０、 什么是文書的立卷特性？通?？梢园凑漳膸追N特性立卷？答:(１）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷,稱為“立卷特性”;（2)按問題特性立卷;(３)按作者特性立卷;（4）按文種特性立卷；(5）準時間特性立卷；（6）按地區(qū)特性立卷;（７)按通訊者特性立卷；（8）在運用六個特性立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特性組合每一個案卷。11、?來信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?答：(１）受理的范圍是:國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件;職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。(2)及時拆封。拆封時,不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信，要解決及時,報告上司,還要以有效方式通告有關單位緊急解決。拆開后在裝訂時,信紙在前、信封在后。要一并裝訂。(3）認真閱讀。把握信中的重要內容,也可用顏色筆為領導標明信中的重點,或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需的資料。（4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、重要內容、規(guī)定、收信單位以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等具體記載，便于記錄、查找和催辦。（5)認真解決。解決信件應當按照“分級負責、歸口解決”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。（6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施,增長職工群眾對組織的信任。課誦信可采用收信人復信,或承辦人復信兩種方式進行。12、?文員所作的口頭報告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定?答：(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最佳是在完畢被指示工作時,但有時也要在尚未完畢之時作期中報告。有時因上司太忙,不妨預先約好時間。（2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；（3）報告的順序基本上是先說結論,接著依照必要說明理由及通過,如：“結果是這樣，理由有三個，一是。。。?！?。(4)一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告過于復雜,應事先以5W２H的原則檢查是否漏掉；(6）假如覺得僅僅以口頭報告對方,對方不易明了,或者報告項目很多時,可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?3、 單位印章重要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：單位印章重要有(1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人署名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發(fā)；(4)另一種是由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5)公章一般由指定的文秘人員統一使用,其他印章也應專人專用;（6)加蓋公章,是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核署名；(7)將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項具體登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（9)凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、?按照20２3年《國務院行政機關公文解決辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答：（1）命令；（2)決定；(3）公告；通告;(４)告知；通報；（5）議案；（６)報告；(７)請示;（８)批復;意見；（9)函;（1０)會議紀要。15、提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)；合理擬定會議目的;擬定必要的與會者;減少會議數量；縮小會議規(guī)模;簡化會議程序;縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。16.文員所作的完整的會議記錄應當涉及哪些事項?答案:(1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3)時間(開始時間、結束時間)；（４）會議地點;(5）議題;(6)主持人、主席；（7)出席者名單；(8）會議的通過情形及結論；（9)相關的資料；(1０)下次會議預定日期。17．按照2023院行政機關公文解決辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答案:(1)命令(令);(２）決定；(3）公告；通告;(4）告知;通報;（5）議案；（６)報告;（7)請示；（8）批復;意見;(9）函;(10)會議紀要。18.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術入股,運用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行1０人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你如何設計這個接待方案?(P１21)參考答案：(1）接受任務(2)了解來賓（3）制訂計劃（4）預訂宿食（5）迎接來賓(6）商議日程（7）安排會議（8)陪同參觀（9)送別客人(１0)接待小結四、設計題：1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文獻柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文獻架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀),規(guī)定小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應當怎么做?(P13)答:電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊;新文獻夾放需要翻譯的資料,在文獻夾上貼上相應的標記條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內;參考書應當放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。2.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術入股，運用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李,你如何設計這個接待方案?(P1２1）答:(1)接受任務；(2)了解來賓;(３）制訂計劃；(4)預訂食宿;（5)迎接來賓;（6）商議日程;（７）安排會議;（8）陪同參與;（９)送別客人；(１0）接待小結。３．康橋賓館位于本市南京西路45號,是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等,某公司準備在１1月１5日上午9:00到１2：00召開全廠中層干部大會，討論次年產品發(fā)展和銷售計劃,地點就在康橋賓館的1２樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議告知。他應當考慮哪些問題?（Ｐ123)答:他應考慮１）會議名稱;(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間;(開始到結束的預定期刻）（4）地點;（具體在幾樓幾號會議室)(5）議題;（或議事日程）(6）主辦者的聯絡處、電話號碼等。(7)開會所在地,建筑物名稱、幾樓、電話號碼(必要時可附上地圖）。（8)注意事項、是否備有餐點、有否停車場,或當天應備的資料等4.文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)?(P1４５)答:文秘人員假如在會議上要發(fā)言，應先把要講的內容作一個總結結構的構思,簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調,并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分派工作任務，認真傾聽其別人意見,不要當眾批評某個人。最后作總結,統一結識。規(guī)定與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文獻夾。以作查證。5．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場,決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應當如何準備和開好這次座談會？(Ｐ150)答：（1）座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者,能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2）座談會以小型為主,人數以七、八人為宜;（３)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合;(4)主持人負責引導、組織、可不做記錄；（5)具體的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短;(7)會場應準備些飲料、茶點,邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品,室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議,辦公室人員在會后應當做些什么工作?(Ｐ134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；(2）在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領、冒領;（3）有留言時，牢記務必傳達;(4)檢查會場有無物品漏掉；（5）要為參與會議的人員送行;(6)文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當,倒去垃圾;（8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9)關緊門窗并上鎖；(10)告知會場的管理單位，會議已經結束。7．科達公司召開中層干部擴大會議，參與人員為總經理、副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共４6人，會議文秘人員和其他服務人員4人,會議時間為5小時。參與會議人員月平均工資為2400元，其他收入６0０元，假設一個月工作３0天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文獻材料費20０元，飲料費100元,因會議緊張安排午餐,餐費每人10元。請計算會議的成本。(P１61）答：(1)會議成本＝2×３[（G＋S）×T]n+后勤開支＝６（G＋S)T.ｎ＋后勤開；(2)G－參與會議人員的每小時人均工資數;每個人每小時平均工資為10元，（２400÷30÷8);(3）S－參與會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為２．5元。（600÷30÷8）；（4)T-參與會議人員人均到會時間為5小時；(5)N-參與會議人數為５0人(46+4);(6)后勤開支－等于支票開支、鈔票開支和實物開支的總和為８00(200+1００+1０×50);（7)會議成本＝６×(１0+２．５)×5×50+８00＝1875０＋800＝195５0(元）8.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后,要做好哪些工作?(P1９6)答:（1）整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用。（２）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作報告。假如是上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準,然后存檔備案。（３)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完畢的工作。(４）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄,以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員,分別去函或去電表達感謝。9.文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作,在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？(P18６)履行哪些職責？(Ｐ１182）答:(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船,出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。(２)制定約會計劃。約會計劃表涉及:城市名和省(州）名(假如是國外旅行,寫明城市和國家名)，日期和時間,與上司約會者的姓名、公司和地址,電話號碼。（3)為商務洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。(５)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備辨認標簽。（6)安排差旅費。(7)建立旅行-旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8)辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10.某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應當如何做好準備,要做哪些工作?(P１2６)答：(1）客人的選擇。擬定名單，再請上司核定。(2)擬定期間。假如是涉外宴請，宴請時間應當按照國際慣例，征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日。(3)會場的選擇。要考慮宴會的性質,客人的數目,以及預算費用等,考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。(４）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣,從來賓的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單,供上司挑選。（５）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝規(guī)定，規(guī)定回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出;(6)席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排,在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是:男女主人公地坐桌椅的兩端，男女來賓間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊,女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客,應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11.文秘人員經常要代替上司選擇禮品,向別人贈送禮品,在解決這些事情應考慮什么,如何做?(P２２３)答：在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等;（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（3）在日歷上應當清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于本地的購物環(huán)境。(4)還應熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對方選擇適當的禮物即可。（5）要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分，適合對方。（６）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）假如不是親自送禮,應當在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減,表達是否批準你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（９）為了避免所送禮物的反復,文秘人員應當為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12．上海某公司欲與德國某公司合作，德國以品牌、技術入股,運用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李,你如何設計這個接待方案？（Ｐ１52)答：(１）接受任務。（2)了解來賓、制訂計劃。（3)預訂食宿。(4）歡迎來賓、商議日程。(5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（６）正式會談。(7)簽訂協議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（1０）歡送來賓、接待小結。13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司規(guī)定文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦?要考慮哪些因素？(Ｐ223)答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等;征求上司意見或批準，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。１４．總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應當如何做?(P2４8）答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內,鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖vｋ因事外出，須經批準交別人代管。加蓋單位公章，須經總經理批準,并審核署名;并要將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等具體登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15．康橋賓館位于本市南京西路４5號,是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某公司準備在１1月１5日上午9:00至12：0０召開全廠中層干部大會，討論次年的產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議告知。他應當考慮哪些問題？答案:（1)會議的名稱：(２)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；(3)日期、時間(開始到結束的預定期刻）;（４)地點：(具體在幾樓幾號會議室)；(５)議題(或者議事日程）;(6)主辦者的聯絡處,電話號碼等;（7)開會所在地,建筑物名稱、幾樓、電話號碼(必要時可附上地圖）;(８）注意事項、是否備有餐點、有否停車場,或當天應備的資料等。1６.某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓,為圓滿結束這次會議,辦公室人員在會后應當做些什么工作?答案：（1）要替搭車回去的人安排車子；(2)在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；(３)有留話時，牢記務必傳達;(4）檢查會場有無物品漏掉；（５）要為參與會議的人員送行;(6)文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅;（７)桌、椅早先若和移動，必須還原,洗滌煙灰缸、茶具等，如有,則必須加以熄滅(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10)告知會場的管理單位,會議已經結束。五、案例分析題：1.新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了,為了不影響公司的工作,在征得上司的批準后，她請自己最佳的朋友陳小姐暫時代理她的工作,時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純,劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干,準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經理外出了,陳小姐正在公司打字，電話鈴響了,陳小姐與來電者的對話如下:來電者：“是利達公司嗎?”陳小姐:“是?！眮黼娬?“你們經理在嗎？”陳小姐:“不在?！眮黼娬?“你們是生產塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打?”陳小姐:“1.8美元?！眮黼娬撸骸?.６美元一打行不行?”陳小姐:“對不起，不行的?！闭f完,“啪”掛上了電話。上司回來后,陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意,以1．4美元一打賣出了10０萬打。陳小姐突口而出：“啊呀,上星期有人問１.6美元一打行不行，我知道你的定價是1．8,就說不行的。”上司當即臉色一變說:“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說:“為什么?”上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪怯捎谏纤菊f她犯了五個錯，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：(1)該問的沒有問（指對方情況,手套的需要量）;(2)該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）；(３）該說的沒有說（沒有及時向上報告）;（4)不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示);（5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方,犯了錯誤，也沒必要告訴上司,使自己陷入被解雇的境地)；(６）電話禮儀方面,鈴響了沒有自報家門;(7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責解決公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊,而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著:“親愛的紅：……”,她意識到拆錯了信，急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信,其中有一封急件，覺得應當由上司回信，于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片,讓她打印一個寄往美國的信封,鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐解決郵件是否對的，為什么?請講出理由并說明對的的做法。（Ｐ７3）答:(1）收郵件應當把以前的信件此外放開,以免混淆;（2）應在清點后才干簽字;(３)一方面應分類,請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆;（４）不能把回信地址剪掉；（５)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問對的的，再把錯誤的劃去。(6)拆錯信,應在信封上要寫上“誤拆”,并簽上自己的名字，封上信口,把信件交給收信人時向對方道歉。(7)把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件,不能混淆；（8）打印寄往美國的信封,收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。３．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經理請示了業(yè)務解決的意見后，又碰到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示,結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從,兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些,支持過張，認為小曹故意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里?面對這種情況小曹應當怎么辦?答：(１)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則,既然向主管領導請示了,就應按孫的意見辦,不應多頭請示。(２）在工作中不應過度親近或疏遠某領導,以至落到尷尬的境地；（3）兩位領導都作了指示，假如張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后,按孫的意見辦;(４）假如不能求得諒解時,小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行;(5)假如矛盾不能統一,應向總經理請示，遵照總經理的意見辦,并請他對孫或張作解釋。這時文員執(zhí)行重要決策人的意見。4.某年3月5日,新欣化工公司的總經理出差了,這次的期限是從3月5日至３月12日，預定１2日上午回來。文員小王負責解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個郵包,總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長解決。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說:“小李,把這封信交給你們科長”,小李把信帶走了。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里,又拆開總經理辦公室收件,一封是邀請總經理參與定于3月１2日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參與這次研討會，１2日他正好回來,一定會參與的。于是小王打印了接受邀請的回信,明確告知對方總經理將參與會議,并替總經理簽了名。拆開第二封信,拿出信紙，里面尚有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容,附件里說明有三張照片，小王不知道如何解決，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包,發(fā)現是產品研發(fā)中心為了開發(fā)新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想,是供應商積極送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對的？假如不對的,對的的做法應當是如何的?答:(1）河南分公司郵件轉交銷售科解決的，應制作簽收單，規(guī)定小李署名，并注明時間;（2)把上司親啟信件先保存下來,并告知發(fā)信人信已收到,告訴對方何時也許得到答復；（3）１２日回來就參與會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動。(4)在回信上應簽上自己的職稱，發(fā)出前復印一份，留待上司過目;(5)發(fā)現附件缺少，應當在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量,接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；(6）沒有訂購的東西不能簽收;(7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期,請接受人員在上面簽字，并保存好;5.某國營公司總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的記錄報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識,他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙客氣地請小林坐下,說：“總經理外出了,有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不快樂，結果沒等小林把話說完,他便滿臉怒氣地說:“公司小是否埋沒了你的才干?你是大材小用,為什么不去大公司呢?”小趙的冷嘲熱諷,激怒了小林，引起了劇烈的爭執(zhí),最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時,三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律,完不成任務被解職，此刻要找總經理解決他們的問題。小趙說總經理不在,想請他們坐下來慢慢談,他們不相信,非要找總經理不可。正好總經理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡,揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應當怎么做才對？答:(1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（2)接待來訪者應細心傾聽,不應邊看報表邊聽;（３)對提重要建議的來訪者,應認真記錄報告上司;(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷;（５)對言辭劇烈的來訪者應有禮有節(jié),宣傳政策；(６)應盡快為總經理解圍,可以請保安或打１10。6.東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語,小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判,古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。正式會談這天,只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷,金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經理與法國客商在接待室內寒暄時,小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去,五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反映。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的,古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起,雙方爭執(zhí)起來,小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠去的客商的背影,沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解:“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否對的？對的的做法應當是如何的？答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作規(guī)定;(2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作,破壞工作場合安靜；（4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；（5)小沈應當對領導的作風、性格有所了解,有針對性地填補領導的局限性。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采用補救措施，可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù),而不是指責客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話,也應保持冷靜,不辯駁,應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。７．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎,歡迎”,嘴里說著,并不積極伸手,等客人伸手了,小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱,接著引導客人到副駕駛座位上，說:“坐在這里視野好?！比缓?自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意,話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么?小李應當怎么做才是對的的?答：主人和客人之間,應當主人先伸手；（2)在替客人拿行李前應征求批準:“我替你拿可以嗎？”(３）哪些行李可以放入行李箱中也要征得批準;(4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下;后為上,前為下”，(5)客人應當坐后排，小李應當坐副駕駛座;（６)客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7)應當與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。８．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，參與的有本單位，外單位的人員?？偨浝碜屴k公室負責安排，會上要放映資料電影,進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，規(guī)定租賃公司在９日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現會議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作,劉小姐一看表,呀,已經９點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐立即打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……忽然外面一陣喧嘩,有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去也許發(fā)生的各種情況，應當如何解決？（2）假如放映機在十點十分尚未送到，你還應當做些什么?（３）從這件事中你得到了什么教訓？答:（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員；（2）假如聯系不上送貨員，向總經理報告,請求該如何辦;（3)立即向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程;(4）得到總經理指示,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？(５)聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺);（6)召開大型會議,各種準備工作,涉及音響、電子類裝置應至少提前一天安排;（７)租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，涉及噪音、停車場等問題；（８)不能僅憑電話聯系,應實地查看；(9)重要設備應考慮備用（或兩套方案）９．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l:00召開銷售員會議,規(guī)定小劉告知有關人員。小劉剛到公司不久,不太清楚公司有多少銷售員,她到幾個業(yè)務部門轉了轉,大多數人外出了,也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午,經理問她會議告知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要,請務必出席。”星期四上午８：30左右,有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，認為會議不開了，坐了一會就走了。9：０0左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說,他們已經約好客戶在1０：00見面。到了?10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了,經理很不快樂。公司一共有12位銷售員，事后去問此外4位,他們說，主線沒有看到告知。經理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方?對的的做法應當是如何的？答:(1）應當搞清銷售員的人數和姓名,準備這份名單;（2)打印好書面告知(3)在三天內，當面發(fā)放告知或電話告知到名單上的每個人；(4)告知不能寫在布告欄里，也許不被人注意;(5）告知上應寫清會議時間、地點；(6）應具體寫清會議內容，應做好哪些準備；(7)應提前到會議室做好準備，做好簽到工作;1０．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會,局長要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導歷來不重視衛(wèi)生問題，假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會議告知經局領導決定,茲定于4月2日上午９時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議,會議重要，請準時出席。小萬將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。問題一:小萬錯在哪里?應當如何寫這份會議告知?過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數百人參與，小萬負責會議材料工作。會議上,聽完報告后,進人小組討論。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上,主線沒有他們的名字。一查底稿，本來是打印人員翻重了頁,校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬,紛紛離會而去,會場上出現了一陣騷亂。問題二:作為大會組織者,小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況,他應采用什么措施？答：問題一：會議告知缺少主題(議題），時間上缺少從幾點到幾點,請哪些人出席不明確，發(fā)放會議告知要交到會議出席手上，可進行說明解釋。如本人不在,應請代收人簽字,打電話確認是否出席。問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。小萬沒有認真校對材料,最后也沒能仔細審查所有會議材料,加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。11.請將下列文獻分別組合成三至四個案卷,并擬制案卷標題：（1）市教委關于2023年招生工作的告知；（2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（３)東方學院2０23年招生工作計劃;（4）東方學院關于2023年招生工作的請示(呈市教委);（5）市教委關于東方學院２023年招生工作的批復;(６）東方學院院務會議關于調整系主任的決定;（7）東方學院關于調整系主任的告知；（８）東方學院關于做好開學工作的告知;（９）東方學院各系關于開學準備工作的報告；(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告;(１1)東方學院各系關于提高教學質量的報告;（１２）東方學院２02３年度工作總結;答:立卷一：1、市教委關于2０２3年招生工作的告知；４、東方學院關于2023年招生工作的請示(呈市教委）；5、市教委關于東方學院２023年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的告知、請求、批復立卷二：2、東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要;6、東方學院院務會議關于調整系主任的決定；7、東方學院關于調整系主任的告知;８、東方學院關于做好開學工作的告知;標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、告知立卷三：３、東方學院２0２3年招生工作計劃;12、東方學院202３年度工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結立卷四：9、東方學院各系關于開學準備工作的報告；１0、東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；1１、東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告1２．請將下列文獻分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題:(1）利華公司2023年2月份經理睬議記錄;(2）利華公司2023年銷售計劃；（2)市工商局關于年檢工作的告知；(3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；(5)利華公司4月份經理睬議記錄;(６)市物價局關于物價檢查的告知；（7)香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2023年６月份經理睬議記錄;（9)利華公司與香港凱福公司會議紀要;