快遞包裹投遞系統(tǒng)日常操作指引

快遞包裹投遞系統(tǒng)日常操作指引服務(wù)質(zhì)量部2017年4月群科

本操作指引適用于快遞包裹郵件或按快遞包裹郵件處理的其他郵件（如：標(biāo)準(zhǔn)快遞、約投掛號(hào)）在投遞信息系統(tǒng)中的日常操作流程和處理步驟。

投遞環(huán)節(jié)日常處理流程功能：

根據(jù)派車單號(hào)接收總包信息，輸入派車單號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)顯示該趟車應(yīng)卸交該投遞部的郵件內(nèi)容清單，含總包類型、總包袋數(shù)，散件外走郵件類型、散件外走件數(shù)等信息，對(duì)派車單條碼無(wú)法掃描，可根據(jù)該趟車內(nèi)卸交本投遞部的總包號(hào)碼或散件外走郵件號(hào)碼，倒查該趟車卸交該投遞部的郵件內(nèi)容清單。

趟車交接

登陸【1.郵件接收】→【A.趟車交接】界面，可輸入派車單號(hào)或者總包條碼。輸入派車單號(hào)后系統(tǒng)會(huì)顯示待交接的郵件信息。

界面如下：

趟車交接——投遞生產(chǎn)系統(tǒng)操作步驟確定后，會(huì)出現(xiàn)該派車單的所有總包信息，如圖所示：

各地可根據(jù)實(shí)際選擇【點(diǎn)數(shù)交接】或【逐件掃描勾選】進(jìn)行交接。系統(tǒng)自動(dòng)顯示需要接收的總包或散件外走郵件，按【F4保存】，若接收的是30位的總包信息，后續(xù)還要到【1-1總包郵件接收】或者【1-3郵件逐件接收】進(jìn)行總包開拆后內(nèi)件信息的接收。

趟車交接——投遞生產(chǎn)系統(tǒng)操作步驟1.如果交接的總包無(wú)對(duì)應(yīng)信息，按【F3總包補(bǔ)錄】錄入總包相關(guān)條碼信息。

2.如需要進(jìn)行下段操作可按【F8下段】，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下段操作界面。

3.與趟車交接完成后需按【F5完成掃描】，系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否還存在“有信息無(wú)實(shí)物的郵件信息”，如有，系統(tǒng)將自動(dòng)提示“確認(rèn)完成掃描，有XX袋（件）未接收，確認(rèn)是否短少發(fā)驗(yàn)”，選擇“是”確認(rèn)后系統(tǒng)自動(dòng)生成少件驗(yàn)單。如下圖所示：

注意事項(xiàng)：1.【點(diǎn)數(shù)交接】在主菜單下，選擇“1.趟車交接”，點(diǎn)擊PDA自帶的掃描按鈕，掃描要交接的派車單號(hào)，掃描成功后應(yīng)卸交本投遞部的郵件清單內(nèi)容（含總包袋數(shù)和散件外走的郵件數(shù)）(圖1)，如果交接數(shù)量相符，點(diǎn)擊“全選”按鈕選中全部記錄，點(diǎn)擊“確定”按鈕返回趟車交接界面，點(diǎn)擊“上傳”按鈕完成上傳操作。如果交接數(shù)量不符，請(qǐng)按逐件掃描勾挑交接方式操作。

2.【逐件掃描勾挑交接】在主菜單下，選擇“1.趟車交接”，點(diǎn)擊PDA自帶的掃描按鈕，掃描要交接的派車單號(hào)，掃描成功后界面上會(huì)顯示派車單的明細(xì)記錄，根據(jù)實(shí)物掃描勾選需要接收的郵件信息，點(diǎn)擊“確定”按鈕返回趟車交接界面，點(diǎn)擊“上傳”按鈕完成上傳操作(圖2)。趟車交接——投遞PDA系統(tǒng)操作步驟趟車交接——投遞PDA系統(tǒng)操作步驟

點(diǎn)擊“上傳”按鈕時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)員工的角色進(jìn)行不同的處理。登錄的員工是投遞員角色，點(diǎn)擊“上傳”按鈕，將該批郵件全部下段到該投遞員段道。登錄的員工是內(nèi)勤角色，點(diǎn)擊“上傳”按鈕，跳轉(zhuǎn)至“投遞段號(hào)設(shè)置”界面后，輸入段道，點(diǎn)擊“設(shè)置”按鈕，該批郵件將全部下段到輸入的段道。

趟車交接——投遞PDA系統(tǒng)操作步驟

如尚有未接收總包或散件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示是否發(fā)驗(yàn)。點(diǎn)擊確定，則系統(tǒng)自動(dòng)生成少件驗(yàn)單。如圖所示：

趟車交接——投遞PDA系統(tǒng)操作步驟功能：用于快遞包裹郵件在投遞系統(tǒng)的信息接收。包括以下方式：

1、總包信息接收

2、逐件信息接收

3、郵件信息錄入

4、郵件信息快速錄入

郵件信息接收功能：

對(duì)實(shí)行總包交接并對(duì)總包進(jìn)行開拆操作的信息處理，掃描總包號(hào)碼接收內(nèi)件清單信息，再根據(jù)郵件實(shí)物逐件勾挑核對(duì)并下段，實(shí)現(xiàn)郵件進(jìn)口和信息接收。如有代收貨款郵件，彈出代收貨款件數(shù)及金額，可查看代收貨款郵件詳情并可直接修改（快遞包裹代收貨款郵件不允許修改）保存。總包信息接收可登陸【1.郵件接收】→【1.總包信息接收】界面，掃描30位總包袋牌條碼信息，按F2查詢出總包內(nèi)郵件清單信息，按【F4保存】。操作界面如下圖：

總包信息接收——操作步驟1.總包開拆后，要核對(duì)袋內(nèi)實(shí)物數(shù)量與系統(tǒng)中總包內(nèi)件信息數(shù)是否一致，對(duì)數(shù)量不符的，要逐件掃描郵件上的郵件號(hào)碼，最后按【F11完成接收】，系統(tǒng)將對(duì)“有信息，無(wú)實(shí)物”的郵件自動(dòng)生成“短少”驗(yàn)單。如下圖所示：

生成后的驗(yàn)單可到E-2模塊進(jìn)行查詢。

注意事項(xiàng)：2.如有代收貨款郵件，彈出代收貨款件數(shù)及金額，如下圖：

注意事項(xiàng)：F3查看詳情可直接修改（快遞包裹代收貨款郵件不允許修改），按回車保存，如下圖。

注意事項(xiàng)：主界面F10可以修改當(dāng)前位置的郵件代收貨款，按【確定】保存

注意事項(xiàng)：功能：

適用于無(wú)法按總包接收，根據(jù)實(shí)物逐件接收郵件信息的操作模式，實(shí)現(xiàn)郵件進(jìn)口和信息接收。逐件信息接收登陸【1.郵件接收】→【3.郵件逐件接收】界面，在【號(hào)碼】欄掃描郵件條碼，系統(tǒng)自動(dòng)顯示郵件信息，按【F5】接收。

操作界面如圖：

逐件信息接收——操作步驟若該郵件接收時(shí)數(shù)據(jù)信息中附帶自提標(biāo)志，則在界面上將顯示“自提標(biāo)志”，如下圖：

逐件信息接收——操作步驟功能：

對(duì)中心局或速遞部門未發(fā)送郵件信息的郵件，可通過(guò)郵件錄入來(lái)實(shí)現(xiàn)。郵件信息錄入登陸【2.郵件信息錄入】→【3.郵件錄入】界面，在【郵件號(hào)碼】欄掃描郵件條碼，根據(jù)實(shí)物采集郵件種類、收寄局、收件人姓名地址、局段、收件人手機(jī)信息后保存。界面如圖：

郵件信息錄入——操作步驟功能：

對(duì)中心局或速遞部門未發(fā)送郵件信息的郵件，可通過(guò)快速錄入來(lái)實(shí)現(xiàn)。郵件信息快速錄入登陸【2.郵件信息錄入】→【4.郵件快速錄入】界面，根據(jù)實(shí)物設(shè)定郵件種類、局段信息后，在【郵件號(hào)碼】欄掃描郵件條碼即可。界面如圖：

郵件信息快速錄入——操作步驟

實(shí)現(xiàn)對(duì)投遞部進(jìn)口的快遞包裹等郵件進(jìn)行下段操作。下段操作主要有兩種方式：

一是內(nèi)勤人員利用投遞生產(chǎn)系統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行下段操作；

二是由投遞員對(duì)自己所屬投遞范圍的郵件進(jìn)行掃描下段操作。

郵件下段

登陸【3.郵件下段】→【1.郵件下段】界面，根據(jù)日期、班次，【確定】后查詢出未下段的郵件，如下圖：

郵件下段——投遞生產(chǎn)系統(tǒng)操作步驟

對(duì)實(shí)物已經(jīng)完成下段掃描操作后按【F8完成下段】，系統(tǒng)對(duì)存在“有信息無(wú)實(shí)物”時(shí)，自動(dòng)提示發(fā)驗(yàn)操作，如下圖：

郵件下段——投遞生產(chǎn)系統(tǒng)操作步驟注意事項(xiàng)：

對(duì)已經(jīng)發(fā)驗(yàn)的郵件信息不參與投遞部的平衡合攏，同時(shí)將給據(jù)郵件跟蹤查詢系統(tǒng)中顯示投遞部進(jìn)口的操作信息進(jìn)行刪除操作。

郵件下段——投遞生產(chǎn)系統(tǒng)操作步驟

在主菜單下，投遞員選擇“3.掃描下段”，根據(jù)實(shí)際作業(yè)選擇對(duì)應(yīng)的作業(yè)頻次。點(diǎn)擊【掃描】掃描本投遞范圍內(nèi)郵件條碼，掃描完成后，點(diǎn)擊“上傳”按鈕，投遞PDA系統(tǒng)將郵件下段信息上傳到投遞生產(chǎn)系統(tǒng)。

郵件下段——投遞PDA系統(tǒng)操作步驟功能：

用于內(nèi)部處理結(jié)束后對(duì)當(dāng)日進(jìn)口、上班結(jié)存等郵件與分揀到段郵件之間的平衡合攏，確保進(jìn)口和下段郵件數(shù)據(jù)吻合，并用于內(nèi)部分揀人員與外部投遞人員的責(zé)任劃分。進(jìn)口平衡合攏

登陸【4.平衡合攏】→【1.平衡合攏處理】界面，根據(jù)日期、班次，【確定】后查詢出當(dāng)日班次進(jìn)口郵件信息，如下圖：

平衡合攏——操作步驟

如果當(dāng)班進(jìn)口代收貨款郵件，則按段提醒代收貨款、件數(shù)及金額，并可F6打印明細(xì)，如下圖:

平衡合攏——操作步驟

按【F5平衡合攏】處理，平衡合攏成功后，快遞包裹自提郵件系統(tǒng)自動(dòng)歸班登記妥投自提網(wǎng)點(diǎn)，投遞系統(tǒng)不向收件人手機(jī)發(fā)送取件短信。非自提郵件，省、地市、縣級(jí)投遞局平衡合攏后，向收件人手機(jī)發(fā)送即將投遞短信通知。

按【F7】打印平衡合攏表，按【F6】打印投遞員出班交接表。

注意事項(xiàng)：

1.平衡合攏完成后，【4.平衡合攏】→【1.平衡合攏處理】→【1.打印零星投遞清單】界面，快遞包裹打印投遞零星投遞清單，4-4-2打印大宗投遞清單。

2.平衡合攏完成后，【4.平衡合攏】→【1.平衡合攏處理】→【7.打印小包/約投掛號(hào)投遞派送單】界面,快遞包裹打印小包/約投掛號(hào)投遞派送單打印，如下圖：

平衡合攏——操作步驟平衡合攏完成后，【4.平衡合攏】→【1.平衡合攏處理】→【8.打印自提郵件交接單】界面,快遞包裹自提郵件打印自提郵件交接單，如下圖:

平衡合攏——操作步驟功能：

主要實(shí)現(xiàn)對(duì)差錯(cuò)郵件的電子驗(yàn)單登記及查詢，并能對(duì)中心局交接的多件、少件郵件驗(yàn)單的自動(dòng)發(fā)送功能。驗(yàn)單處理功能：用于快遞包裹等郵件電子驗(yàn)單登記。

操作步驟：

登陸【E.驗(yàn)單處理】→【1.中心局驗(yàn)單登記】界面，按派車單號(hào)、總包號(hào)碼、郵件號(hào)碼等條件查詢出需發(fā)驗(yàn)的信息，如下圖所示：驗(yàn)單登記

如按派車單號(hào)查詢，則顯示該派車單內(nèi)卸交本投遞部的郵件信息，可對(duì)對(duì)應(yīng)的總包或散件外走郵件進(jìn)行勾選，按【F4總包驗(yàn)單】或【F6散件驗(yàn)單】生成驗(yàn)單，如圖：

點(diǎn)擊確定即可生成驗(yàn)單，系統(tǒng)將自動(dòng)向網(wǎng)運(yùn)系統(tǒng)發(fā)送驗(yàn)單。

驗(yàn)單登記

發(fā)驗(yàn)緣由可輸入“.”，系統(tǒng)自動(dòng)顯示所有發(fā)驗(yàn)緣由，根據(jù)實(shí)際需要選擇，如下圖：

注意事項(xiàng)功能：實(shí)現(xiàn)對(duì)已登記的驗(yàn)單進(jìn)行查詢，包括對(duì)方復(fù)驗(yàn)信息的查詢。

操作步驟：登陸【E.驗(yàn)單處理】→【2.中心局驗(yàn)單查詢】界面，可查詢出本投遞部登記的驗(yàn)單記錄，包括系統(tǒng)自動(dòng)生成的多件、少件驗(yàn)單信息，如下圖所示：

注意事項(xiàng)：

按【F3查看詳情】可查看光標(biāo)所在位置驗(yàn)單的詳情，對(duì)于網(wǎng)運(yùn)已經(jīng)有回復(fù)確認(rèn)的驗(yàn)單，可按F5進(jìn)行再次復(fù)驗(yàn)。

中心局驗(yàn)單查詢功能：適用于電子化投遞部反饋快遞包裹等郵件的投遞信息。

操作步驟：登陸【5.歸班處理】→【1.歸班登記】界面，該操作界面可根據(jù)各地實(shí)際選擇使用新版或舊版，新版或舊版的選擇可在【B.系統(tǒng)維護(hù)】→【2.系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)】中選擇，界面如上圖。新版歸班登記的操作界面更簡(jiǎn)潔，在同一界面上操作完成，不用進(jìn)行界面的切換。新版操作界面如圖：

投遞信息反饋——?dú)w班登記

應(yīng)根據(jù)郵件簽收情況如實(shí)在【投遞備注】欄中批注妥投、轉(zhuǎn)、退、存局、再投等。對(duì)于妥投的可利用快捷鍵錄入投交的位置（“11”代表“本人簽收”、“12”代表“他人簽收”、“13”代表“收發(fā)室簽收”、“10”代表“物業(yè)簽收”、“14”代表“協(xié)議信箱”、“15”代表“村郵站簽收”等），對(duì)特殊要求的要錄入簽收人姓名、證件號(hào)碼、簽收日期等；對(duì)代收貨款、到付郵資的郵件應(yīng)在對(duì)應(yīng)欄目如實(shí)填寫應(yīng)收款項(xiàng)。妥投信息登記界面如圖：

注意事項(xiàng)：

直投的快遞包裹郵件，歸班登記可轉(zhuǎn)為自提，做妥投時(shí)簽收類型選擇"自提網(wǎng)點(diǎn)"，提示是否將直投郵件轉(zhuǎn)為自提郵件，按“是”確定后，輸入自提網(wǎng)點(diǎn)機(jī)構(gòu)編編號(hào)，可按點(diǎn)“.”即可彈出選擇自提網(wǎng)點(diǎn)，如下圖：

注意事項(xiàng)：對(duì)退、轉(zhuǎn)的郵件要錄入對(duì)應(yīng)的原因，轉(zhuǎn)退信息登記界面左圖：

對(duì)再投、存局等非妥投的郵件要錄入對(duì)應(yīng)的原因和下步處理動(dòng)作，非妥投信息登記界面如右圖：

注意事項(xiàng)：歸班登記——舊版界面

應(yīng)根據(jù)郵件簽收情況如實(shí)在【投遞備注】欄中批注妥投、轉(zhuǎn)、退、存局、再投等。

對(duì)于妥投的可利用快捷鍵錄入投交的位置（“11”代表“本人簽收”、“12”代表“他人簽收”、“13”代表“收發(fā)室簽收”、“10”代表“物業(yè)簽收”、“14”代表“協(xié)議信箱”、“15”代表“村郵站簽收”等），對(duì)特殊要求的要錄入簽收人姓名、證件號(hào)碼、簽收日期等；

對(duì)代收貨款、到付郵資的郵件應(yīng)在對(duì)應(yīng)欄目如實(shí)填寫應(yīng)收款項(xiàng)；

對(duì)退、轉(zhuǎn)、再投等非妥投的郵件要錄入對(duì)應(yīng)的原因和下步處理動(dòng)作。注意事項(xiàng):投遞反饋信息錄入——舊版界面：功能：對(duì)于未上系統(tǒng)的投遞局投遞郵件的歸班登記是在【8.投遞反饋】→【1.代歸班反饋錄入】界面登記。

操作步驟：登錄【8.投遞反饋】→【1.代歸班反饋錄入】模塊，輸入郵件號(hào)碼后，在【投遞備注】欄輸入投遞信息（如：妥投、再投、退回等），登記投遞日期和投遞時(shí)間等信息，具體操作界面如圖：

代歸班登記功能：實(shí)現(xiàn)快遞包裹自提郵件用戶取件處理功能。

操作步驟：登陸【D.自提郵件處理】→【2.用戶取件】界面，輸入郵件號(hào)碼或手機(jī)號(hào)碼查出郵件信息。憑取件密碼或證件取件。界面如圖：

自提郵件銷