電子文件與電子檔案管理

北京市檔案局信息化處田雷2014年3月24日電子文件與電子檔案管理電子文件與電子檔案管理Page

2三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件歸檔流程一、電子文件概述（簡(jiǎn)）二、電子文件管理的通用要點(diǎn)四、電子檔案的管理五、電子檔案的移交Page

3一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（一）電子文件的概念和管理核心1.電子文件的定義

指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

－－－《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》Page

4檔案界目前所稱(chēng)的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。檔案數(shù)字資源＝電子檔案＋檔案數(shù)字副本＋檔案電子目錄＋其他Page

5（一）電子文件和電子檔案的定義電子文件的根本特性：原生性電子文件具備的性質(zhì)：載體唯一，內(nèi)容原始、真實(shí)和

完整，是唯一原件傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本不是電子文件；用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版不是電子文件。XX這兩類(lèi)數(shù)據(jù)不是電子文件！2.電子文件的管理核心

必須確保：真實(shí)、完整、可用和安全?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號(hào)）Page

6真實(shí)

電子文件的內(nèi)容經(jīng)過(guò)傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容包括全文信息和元數(shù)據(jù)。完整包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)無(wú)缺失，電子文件所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性指的是可供電子文件讀取使用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件裝配正確且無(wú)缺損?？捎弥鸽娮游募娜男畔⒑驮獢?shù)據(jù)可以正確讀取和展示，包括數(shù)據(jù)的可識(shí)別性、存儲(chǔ)環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。安全指電子文件生成、傳輸、存儲(chǔ)和備份的可信賴(lài)環(huán)境，確保電子文件在傳輸、存儲(chǔ)和遷移的過(guò)程中不會(huì)遭受刪除、篡改和破壞，且不會(huì)被非授權(quán)獲取。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（二）電子文件的產(chǎn)生系統(tǒng)（1）OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）；（2）ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）；（3）CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（4）CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)）；（5）CAT（計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試系統(tǒng)）；（6）CAPP（計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)系統(tǒng)）；（7）CAI（計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)系統(tǒng)）；（8）GPS（全球定位系統(tǒng)）；（9）GIS（地理信息系統(tǒng)）；（10）E-MAIL（電子郵件系統(tǒng)）；（11）EDI（電子數(shù)據(jù)交換）；（12）EC（電子商務(wù)系統(tǒng)）；（13）EG（電子政務(wù)系統(tǒng)）；（14）數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)；（15）A/D（模-數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，如掃描設(shè)備和光學(xué)字符識(shí)別軟件OCR）。Page

7電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定著電子文件的特征屬性和元數(shù)據(jù)，影響著電子文件管理軟件的開(kāi)發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計(jì)。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（三）電子文件的構(gòu)成要素

電子文件由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成，背景信息與結(jié)構(gòu)信息統(tǒng)稱(chēng)為元數(shù)據(jù)。Page

81.內(nèi)容

內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對(duì)象（客體）的過(guò)程、結(jié)果的信息，通俗的說(shuō)就是文件內(nèi)容信息。

內(nèi)容是電子文件的主體部分。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）2.背景

背景是證明文件形成與辦理過(guò)程和文件之間相互關(guān)系的信息。一般包含以下內(nèi)容：（1）文件的形成機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人；（2）與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機(jī)構(gòu)；（3）文件履行機(jī)構(gòu)職責(zé)與目的；（4）文件的形成時(shí)間；（5）與文件有關(guān)的其他時(shí)間；（6）機(jī)構(gòu)職能所體現(xiàn)的文件價(jià)值與重要性；（7）曾與文件有過(guò)關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)；（8）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系；（9）對(duì)該文件有影響的法律、協(xié)議、實(shí)踐、程序、計(jì)劃、條件與默契等。

背景信息直接與電子文件的真實(shí)相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景信息。Page

9一、電子文件概述（簡(jiǎn)）3.結(jié)構(gòu)

結(jié)構(gòu)是指電子文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載體、附件等方面的信息。

結(jié)構(gòu)直接與電子文件的可用相關(guān)，是確保電子文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程中始終可以被理解和被利用的重要內(nèi)容。Page

10電子文件的管理不是單純的對(duì)內(nèi)容信息的管理過(guò)程，實(shí)質(zhì)上是對(duì)電子文件內(nèi)容信息、背景信息及結(jié)構(gòu)信息綜合管理的過(guò)程。

需要強(qiáng)調(diào)的是，電子文件元數(shù)據(jù)的管理是電子文件管理領(lǐng)域非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，元數(shù)據(jù)直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，不可小視。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（四）電子文件的類(lèi)型和格式1.文本文件

使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。常見(jiàn)的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、HTML、XML等。適宜歸檔的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采購(gòu)目錄收錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。Page

11一、電子文件概述（簡(jiǎn)）Page

122.數(shù)據(jù)文件

以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄集。常見(jiàn)的產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件的系統(tǒng)有：ACESS，F(xiàn)OXPRO、SQLSERVER、ORCLE、DB2等。數(shù)據(jù)文件應(yīng)以其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境為依托進(jìn)行歸檔，維持?jǐn)?shù)據(jù)原始面貌；或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可以脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)表文件以MicrosoftOffice、WPSOffice以及北京市政府采購(gòu)目錄收錄的其他正版軟件所生成的表格文件格式歸檔。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）3.圖形文件

根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線(xiàn)圖等包括由點(diǎn)陣組成的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。常見(jiàn)的圖形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、EPS等。適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以TIFF、PNG、GIF格式歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。Page

13一、電子文件概述（簡(jiǎn)）4.圖像文件

使用數(shù)字成像設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）采集或制作的靜態(tài)影像記錄（畫(huà)面）。常見(jiàn)的圖像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF、RAW等。

適宜歸檔的圖像文件格式有：JPEG、TIFF。較為重要的拍攝圖像可以RAW格式歸檔。Page

14一、電子文件概述（簡(jiǎn)）5.影像文件

用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動(dòng)畫(huà)軟件生成的多維動(dòng)畫(huà)等動(dòng)態(tài)影像記錄（畫(huà)面）。常見(jiàn)的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、RMVB、FLV、MKV等。

適宜歸檔的影像文件格式有：MPEG、AVI。Page

15一、電子文件概述（簡(jiǎn)）6.音頻文件

用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲音記錄。常見(jiàn)的音頻文件有：MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。

適宜歸檔的音頻文件格式有：WAV、MP3。Page

16一、電子文件概述（簡(jiǎn)）（五）電子文件的歸檔方式2種方式：在線(xiàn)歸檔和離線(xiàn)歸檔?！侗本┦须娮游募w檔與電子檔案管理辦法》Page

17在線(xiàn)歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。離線(xiàn)歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。一、電子文件概述（簡(jiǎn)）Page

18二、電子文件管理的通用要點(diǎn)Page

19《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號(hào)）《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2014〕3號(hào)）《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字〔2013〕2號(hào)）（一）電子文件管理原則

電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密等五項(xiàng)基本原則?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號(hào)）Page

20統(tǒng)一管理對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。全程管理對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷(xiāo)毀等實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。便于利用發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類(lèi)別共享應(yīng)用。安全保密按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（二）電子文件的管理職責(zé)

電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位電子文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實(shí)保障措施。各單位文秘和業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門(mén)負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化支持；保密部門(mén)負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。這里存在幾個(gè)要點(diǎn)需要注意：Page

21二、電子文件管理的通用要點(diǎn)2.電子文件產(chǎn)生部門(mén)的職責(zé)

電子文件的產(chǎn)生部門(mén)必須嚴(yán)格按照各單位電子文件和電子檔案的相關(guān)管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在本單位檔案部門(mén)的指導(dǎo)下認(rèn)真積累本部門(mén)形成的電子文件，完成電子文件的歸檔工作。Page

221.制度的建立

電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設(shè)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)的權(quán)責(zé)劃分，制訂完善的電子文件從產(chǎn)生到歸檔保存的各項(xiàng)管理制度，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)3.電子文件管理部門(mén)的職責(zé)

電子文件的管理部門(mén)主要包括各單位的檔案部門(mén)、信息化部門(mén)和保密部門(mén)。三個(gè)部門(mén)間需要加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。（1）檔案部門(mén)要在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中充分介入，協(xié)助信息化部門(mén)提出滿(mǎn)足檔案工作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（《電子文件管理暫行辦法》明確規(guī)定：電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門(mén)提出電子文件管理的功能需求）。（2）檔案部門(mén)也要與保密部門(mén)充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文件的管理滿(mǎn)足保密需要，并接受保密部門(mén)的監(jiān)督。（3）各單位的信息化部門(mén)和保密部門(mén)也要充分聽(tīng)取檔案部門(mén)的意見(jiàn)和建議，信息化部門(mén)盡可能的為電子文件管理提供科學(xué)的信息技術(shù)支撐，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保密部門(mén)則需要結(jié)合保密規(guī)定、檔案管理規(guī)定和信息技術(shù)的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。（4）根據(jù)電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程監(jiān)控，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，保證管理工作的連續(xù)性。Page

23二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（三）電子文件的形成與收集

電子文件在形成、辦理與收集過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：（1）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；（2）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無(wú)缺、來(lái)源可靠，未被非法更改；（3）在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。涉密電子文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。

這里存在以下幾個(gè)問(wèn)題需要重點(diǎn)注意：Page

24二、電子文件管理的通用要點(diǎn)1.電子文件形成部門(mén)的收集范圍

反映本系統(tǒng)、本單位、本部門(mén)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)被保留，包括文件內(nèi)容的定稿和元數(shù)據(jù)。同時(shí)，應(yīng)保留文件的歷次修改痕跡，對(duì)于重要的法規(guī)性文件應(yīng)保留其歷次修改稿。Page

252.電子文件的安全管理措施

電子文件的安全管理包含三個(gè)層面的含義：一是電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件形成的過(guò)程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定；二是保證電子文件不會(huì)遭受非授權(quán)的篡改、損壞和滅失；三是應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，定期存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)3.電子文件的格式要求

各單位所采用的電子文件格式應(yīng)盡量使用前面介紹過(guò)的適宜歸檔的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀。對(duì)于使用專(zhuān)業(yè)軟件產(chǎn)生的專(zhuān)業(yè)格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)注意連同專(zhuān)業(yè)軟件一并收集。Page

264.元數(shù)據(jù)的記錄

對(duì)于各類(lèi)電子文件，均應(yīng)在形成之初記錄其產(chǎn)生時(shí)的硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴(lài)的軟件環(huán)境和文件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產(chǎn)商名稱(chēng)、軟件名稱(chēng)、文件格式名稱(chēng)，還應(yīng)標(biāo)注它們的版本號(hào)。上面列出的元數(shù)據(jù)項(xiàng)僅為電子文件比較基本的結(jié)構(gòu)類(lèi)元數(shù)據(jù)，我國(guó)目前正在逐漸出臺(tái)不同類(lèi)型電子文件元數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)發(fā)布的有DA/T46-2009《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》等，各單位在研發(fā)信息系統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)在元數(shù)據(jù)采集和記錄方面注意參考這些標(biāo)準(zhǔn)。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（四）電子文件的歸檔1.電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限（1）歸檔范圍

依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005），并參照國(guó)家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文件、數(shù)據(jù)文件等各種類(lèi)型的電子文件納入歸檔范圍。Page

27二、電子文件管理的通用要點(diǎn)

在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，特別應(yīng)注意以下類(lèi)型電子文件的歸檔工作：記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)文件；本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件；本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專(zhuān)用軟件；與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。Page

28二、電子文件管理的通用要點(diǎn)（2）保管期限

依據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案的保存和利用價(jià)值劃分電子檔案的保管期限。Page

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市檔案局將于今明兩年出臺(tái)專(zhuān)門(mén)的《電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南》，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際制作《電子文件歸檔范圍和保管期限表》。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)2.電子文件的歸檔時(shí)間電子文件應(yīng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)在第二年6月底前完成。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。Page

303.電子文件的鑒定和檢測(cè)

電子文件歸檔時(shí)的鑒定和檢測(cè)工作由文件形成部門(mén)、信息化部門(mén)、保密部門(mén)和檔案部門(mén)共同承擔(dān)，依照本單位的相關(guān)規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級(jí)及劃定保管期限，對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全的鑒定、檢測(cè)，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。二、電子文件管理的通用要點(diǎn)4.電子文件的歸檔格式和存儲(chǔ)介質(zhì)電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的、適合長(zhǎng)期保存的文件存儲(chǔ)格式歸檔（使用前面介紹過(guò)的適宜歸檔的電子文件格式），對(duì)于其他文件格式應(yīng)在確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全的前提下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后歸檔，對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換的或采用專(zhuān)業(yè)軟件生成的電子文件，應(yīng)將其處理和解讀所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟件一并歸檔。采取物理歸檔方式的單位，存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)推薦使用移動(dòng)硬盤(pán)或一次寫(xiě)光盤(pán)，若使用移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行歸檔，需要注意的是必須由檔案部門(mén)提供專(zhuān)用的移動(dòng)硬盤(pán)，該移動(dòng)硬盤(pán)不得用于除歸檔外的任何用途。屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專(zhuān)用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。此外，通過(guò)軟件加密的電子文件應(yīng)解密后歸檔，通過(guò)軟件壓縮的電子文件應(yīng)解壓縮后歸檔。Page

31二、電子文件管理的通用要點(diǎn)5.電子文件的異質(zhì)歸檔

具有永久或定期30年以上保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)異質(zhì)為紙質(zhì)文件或縮微膠片同時(shí)歸檔。Page

32二、電子文件管理的通用要點(diǎn)Page

33三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程Page

34北京市檔案局關(guān)于印發(fā)《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》的通知（京檔發(fā)〔2006〕11號(hào)）（一）登記電子文件

為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均應(yīng)由文件形成部門(mén)在《電子文件目錄》中登記。Page

35文件編號(hào)題名形成部門(mén)形成日期文件類(lèi)別載體編號(hào)載體型號(hào)載體類(lèi)型密級(jí)保管期限備注

電子文件目錄三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程

同時(shí)，每種格式的待歸檔電子文件均應(yīng)由文件形成部門(mén)在《電子文件登記表》中登記。Page

36硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠(chǎng)商等）

操作系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）

記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式

填表人（簽名）

年

月

日審核人（簽名）

年

月

日電子文件登記表三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程電子文件的登記需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

1.《電子文件目錄》和《電子文件登記表》必須隨電子文件一并向檔案部門(mén)移交。2.《電子文件登記表》和《電子文件目錄》應(yīng)作為重要的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目與電子文件同時(shí)保存。3.電子文件異質(zhì)為其他載體形式的，其《電子文件登記表》和《電子文件目錄》應(yīng)制作相應(yīng)載體形式的版本一并保存。Page

37三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程（二）電子文件歸檔流程

電子文件歸檔的一般程序是：鑒定→填寫(xiě)歸檔處理單→給予歸檔標(biāo)識(shí)→預(yù)歸檔→調(diào)整歸檔電子文件→檢測(cè)歸檔電子文件→歸檔。Page

38三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程1.鑒定

電子文件形成或辦理部門(mén)對(duì)本部門(mén)辦結(jié)庫(kù)中的電子文件進(jìn)行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，核對(duì)其內(nèi)容和簽章；鑒別電子文件的價(jià)值，確定其存舍；根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。辦結(jié)庫(kù)：是信息系統(tǒng)應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位置，用于積累該部門(mén)辦理完畢的電子文件。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將辦理完畢的電子文件隨時(shí)存入本部門(mén)辦結(jié)庫(kù)積累。集中存貯，統(tǒng)一處理。檔案部門(mén)具有瀏覽辦結(jié)庫(kù)的權(quán)限。Page

39三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程2.填寫(xiě)歸檔處理單

經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《歸檔處理單》，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門(mén)、密級(jí)、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等10項(xiàng)?！稓w檔處理單》中的歸檔號(hào)和歸檔時(shí)間在后續(xù)流程中填寫(xiě)。Page

40文件標(biāo)題

發(fā)文字號(hào)

責(zé)任者

主題詞

形成時(shí)間

承辦部門(mén)

密級(jí)

保管期限

限制利用

歸檔時(shí)間

歸檔責(zé)任人

歸檔號(hào)

歸檔處理單三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程3.給予歸檔標(biāo)識(shí)

賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫(xiě)在歸檔處理單中。歸檔號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)排序，部門(mén)兼職檔案員可自主修改和重排序。Page

414.預(yù)歸檔

文件形成或辦理部門(mén)對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門(mén)辦結(jié)庫(kù)進(jìn)入到預(yù)歸檔庫(kù)，其管理權(quán)限同時(shí)向檔案部門(mén)移交。系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄歸檔處理單中的歸檔時(shí)間項(xiàng)。預(yù)歸檔庫(kù)：是信息系統(tǒng)在檔案部門(mén)設(shè)置的邏輯存儲(chǔ)位置。業(yè)務(wù)部門(mén)可以隨時(shí)對(duì)本部門(mén)辦結(jié)庫(kù)中的電子文件鑒定并進(jìn)行預(yù)歸檔操作后，按類(lèi)別、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保存在此庫(kù)中。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程5.調(diào)整歸檔的電子文件

檔案部門(mén)對(duì)預(yù)歸檔庫(kù)中的電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是否正確等內(nèi)容。檔案部門(mén)如對(duì)某部門(mén)預(yù)歸檔的文件有修改意見(jiàn)，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門(mén)兼職檔案人員進(jìn)行修改后再重新預(yù)歸檔。Page

426.檢測(cè)歸檔的電子文件

檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)。7.歸檔

檔案部門(mén)將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件

歸檔流程Page

43四、電子檔案的管理Page

44《北京市“十二五”時(shí)期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃》（京檔發(fā)〔2011〕20號(hào)）《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》（京檔發(fā)〔2006〕11號(hào)）《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號(hào)）《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2014〕3號(hào)）《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字〔2013〕2號(hào)）（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備?！峨娮游募芾頃盒修k法》（廳字〔2009〕39號(hào)）

應(yīng)當(dāng)包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計(jì)算機(jī)設(shè)備和載體存放設(shè)施等，以及電子檔案利用所需的空間和設(shè)施設(shè)備等。Page

45（二）電子檔案的著錄

電子檔案的著錄可以參照相應(yīng)類(lèi)型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項(xiàng)目進(jìn)行。

國(guó)家和北京市正在研究各類(lèi)型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已有《北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》，具體的著錄項(xiàng)目不會(huì)與傳統(tǒng)載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據(jù)國(guó)家和北京市相關(guān)政策文件的出臺(tái)隨時(shí)調(diào)整。四、電子檔案的管理（三）電子檔案的命名規(guī)則與存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

電子檔案的文件名命名：使用檔號(hào)命名。電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：“保管期限－形成年度－組”3級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)。組是指反映同一問(wèn)題或事由的問(wèn)題集合，如某次會(huì)議、項(xiàng)目或活動(dòng)等。Page

46四、電子檔案的管理（四）電子檔案的長(zhǎng)期保存策略1.制度體系建設(shè)

按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。制訂完善的《電子文件（檔案）長(zhǎng)期保存計(jì)劃》，《計(jì)劃》至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機(jī)制、定期抽檢方案、遷移規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)體系等內(nèi)容。備份、抽檢和遷移等工作必須進(jìn)行詳盡記錄，并存檔。Page

47四、電子檔案的管理2.電子檔案的保管環(huán)境需求

電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合GB50174-2008《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》、GB/T2887-2011《計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)范》、GB/T9361-2011《計(jì)算機(jī)場(chǎng)地安全要求》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。Page

48四、電子檔案的管理3.電子檔案的備份機(jī)制

（1）多套備份

電子檔案的備份應(yīng)至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機(jī)本地備份、一套脫機(jī)異地備份。對(duì)于有需求的單位，應(yīng)當(dāng)增加一套在線(xiàn)熱備份。

（2）異地備份電子文件形成單位的電子檔案，已經(jīng)移交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的，由檔案館向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份，未向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份。

（3）備份介質(zhì)電子檔案的脫機(jī)備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤(pán)。Page

49四、電子檔案的管理4.電子檔案的定期抽檢方案檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測(cè)。其中，人工抽檢主要檢驗(yàn)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體中的電子檔案，每滿(mǎn)2年抽檢一次，抽檢工作應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)完成，抽樣率不低于電子檔案總量的10％；技術(shù)檢測(cè)主要檢驗(yàn)系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的在線(xiàn)數(shù)據(jù)，通過(guò)電子檔案真實(shí)和完整性檢測(cè)、存儲(chǔ)器I/O性能檢測(cè)等技術(shù)，遍歷檢測(cè)系統(tǒng)中運(yùn)行的全部電子檔案數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)器，每滿(mǎn)1年檢測(cè)一次，檢測(cè)工作應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成。在定期檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。Page

50四、電子檔案的管理5.遷移規(guī)范

電子檔案的遷移一般包含介質(zhì)間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質(zhì)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)臨近使用壽命時(shí)；系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級(jí)時(shí)。

（1）介質(zhì)間遷移保存在脫機(jī)載體中的電子檔案應(yīng)每滿(mǎn)4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進(jìn)行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存期滿(mǎn)后按相關(guān)保密規(guī)定處理，用作電子檔案?jìng)浞莸妮d體不得用于其他任何用途。

此外，檔案部門(mén)每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于4年。保留期滿(mǎn)后，載體按保密要求進(jìn)行處置。

（2）系統(tǒng)間遷移

各單位進(jìn)行信息系統(tǒng)升級(jí)改造時(shí)，檔案部門(mén)要密切配合信息化部門(mén)，及時(shí)將電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全的遷移至新的系統(tǒng)中。原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保留時(shí)間不少于4年。保留期滿(mǎn)后，載體按保密要求進(jìn)行處置。Page

51四、電子檔案的管理6.應(yīng)急響應(yīng)體系

各單位應(yīng)將電子檔案的管理納入信息安全應(yīng)急響應(yīng)體系當(dāng)中，確保任何突發(fā)事件不會(huì)對(duì)電子檔案的保管產(chǎn)生安全隱患。對(duì)于未制訂信息安全應(yīng)急響應(yīng)體系的單位，檔案部門(mén)應(yīng)向信息化部門(mén)提出建議。Page

52四、電子檔案的管理（五）電子檔案的利用要求

1.反映電子檔案利用過(guò)程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。2.加強(qiáng)電子檔案利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，采取有效措施促進(jìn)信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。3.屬于信息公開(kāi)范圍的電子檔案的利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開(kāi)范圍的電子檔案，按照國(guó)家有關(guān)檔案、保密、信息安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。4.凡帶密級(jí)尚未解密或內(nèi)部使用不宜公開(kāi)的電子檔案不得在因特網(wǎng)、或與因特網(wǎng)采取邏輯隔離