模塊3(3)：立卷歸檔(檔案處理)

檔案與信息管理模塊三：文件整理與歸檔項(xiàng)目三：文件歸檔鑒定歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

歸檔鑒定概述一、定義文件的歸檔鑒定是指文件歸檔時(shí)確定其歸檔范圍與保管期限的工作。歸檔范圍決定了文件的存留與否保管期限決定了文件留存時(shí)間的長(zhǎng)短二、意義1、關(guān)系到檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)的質(zhì)量?jī)?yōu)劣

2、關(guān)系到準(zhǔn)確劃定檔案期限的長(zhǎng)短3、關(guān)系到檔案整理、編目、鑒定、開(kāi)放、利用等工作的質(zhì)量和效率4、關(guān)系到檔案保管費(fèi)用的高低文件質(zhì)量方面：保證完整、精煉文件管理方面：提高效率、節(jié)約成本三、原則文件的歸檔鑒定必須從本單位與國(guó)家的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)

文件的歸檔鑒定必須以單位的地位與職能、文件的內(nèi)容為基本要素確定其是否歸檔及保管期限文件的內(nèi)容是決定文件價(jià)值的主要因素，它是進(jìn)行文件歸檔鑒定的又一主要依據(jù)四、要求保證檔案保管期限劃分的準(zhǔn)確性保證歸檔文件的有效性保證歸檔文件的完整性歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

確定歸檔范圍一、定義與意義是指在歸檔前根據(jù)單位存史與實(shí)際工作的需要和根據(jù)文件的來(lái)源、性質(zhì)、作用及價(jià)值劃定必須歸檔的文件。列出了必須歸檔的各類、各種文件，它是文件歸檔的主要依據(jù)。文件的歸檔范圍能避免具有保存價(jià)值的文件漏歸，保證檔案的齊全完整；

能避免無(wú)價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化檔案，保證檔案的精煉；

簡(jiǎn)化了歸檔工作，提高立卷歸檔工作的質(zhì)量與效率；

二、歸檔范圍與重點(diǎn)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》1987年12月4日國(guó)家檔案局印發(fā)

上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料本機(jī)關(guān)的文件材料同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料………上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件本機(jī)關(guān)及其內(nèi)設(shè)部門計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理文件檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作、調(diào)查研究文件本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)類文件本機(jī)關(guān)形成的會(huì)計(jì)文件………………………

………………

文件歸檔的重點(diǎn)

對(duì)于一個(gè)具體單位而言，其文件歸檔的重點(diǎn)應(yīng)是反映本機(jī)關(guān)主要職能職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，即圍繞主管業(yè)務(wù)開(kāi)展的一些主要與重要的活動(dòng)和反映本單位機(jī)關(guān)的組織沿革與規(guī)模演變的文件材料。三、不歸檔范圍《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料2、本機(jī)關(guān)的文件材料3、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料四、應(yīng)注意的問(wèn)題考慮檔案進(jìn)館與否的因素。以與本單位工作活動(dòng)的聯(lián)系和作用為出發(fā)點(diǎn)，辯證地對(duì)待各類文件。本單位檔案結(jié)構(gòu)完整與門類齊全。歸檔鑒定概述

確定歸檔范圍

確定保管期限

確定保管期限一、歸檔文件的保管期限

歸檔文件的保管期限，是指檔案保管的最長(zhǎng)時(shí)（年）限。

永久長(zhǎng)期短期1987年國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》明確的文書檔案的保管期限：長(zhǎng)期為16年至50年

短期為15年以下

二、各種保管期限及其得失目前我國(guó)檔案界有3種意見(jiàn)三分法兩分法即劃為永久、長(zhǎng)期和短期三種。由于長(zhǎng)期和短期保管的時(shí)間跨度過(guò)長(zhǎng)，檔案包容量過(guò)大，帶來(lái)種種弊端。即劃為進(jìn)館和不進(jìn)館二種，主要是用于劃分進(jìn)館檔案范圍的，它對(duì)于檔案必須進(jìn)國(guó)家館的機(jī)關(guān)檔案室有一定的適用性，因而檔案館的工作人員多傾向于這種劃分方法。弊端1：收交檔案雙方總有一方必須對(duì)檔案進(jìn)行二次劃分。弊端2：對(duì)無(wú)須進(jìn)館的機(jī)關(guān)檔案室毫無(wú)疑義。弊端1：妨礙鑒定和銷毀工作的及時(shí)進(jìn)行，毫無(wú)意義的延長(zhǎng)大量檔案的生命。弊端2：大量無(wú)實(shí)際保存價(jià)值的檔案造成館藏結(jié)構(gòu)質(zhì)量低下。弊端3：大量無(wú)實(shí)際保存價(jià)值檔案造成后續(xù)工作量增加，影響工作質(zhì)量和效率。分段標(biāo)時(shí)法即劃分永久與定期，定期檔案再按價(jià)值不同分為50年、30年、15年、5年四個(gè)檔次。這種劃分方法對(duì)于無(wú)進(jìn)館任務(wù)的檔案室一適用，優(yōu)勢(shì)明顯。優(yōu)點(diǎn)1：保證國(guó)家檔案館檔案的質(zhì)量，又減少縣級(jí)檔案館的庫(kù)房和管理壓力并節(jié)省保管費(fèi)用。優(yōu)點(diǎn)2：能較為準(zhǔn)確地劃分保管期限。優(yōu)點(diǎn)3：具有明顯的可操作性，使鑒定工作更為簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確，包括期滿和銷毀鑒定。三、劃定保管期限的依據(jù)與步驟劃定文件保管期限的依據(jù)依據(jù)其在單位存史與實(shí)際工作需要中的地位與作用。劃定文件保管期限的步驟閱讀文件；按保管期限表劃定期限；核查、調(diào)整。建立本單位永久保管檔案的基本比例注重確定