文秘管理類復(fù)習(xí)資料

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)公文：農(nóng)村信用社公文是本系統(tǒng)在經(jīng)營管理中普遍使用的具有行政約束力和規(guī)范體式的文書，是依法經(jīng)營和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

218、公文主要種類

公文主要種類有：（1）決定；（2）決議；（3）通告；（4）通知；（5）通報；（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；（9）意見；（10）函；（11）會計紀(jì)要。

219、公文主體的組成部分

文件主體是指紅色橫線以下，至主題詞（不含）之間的公文各要素。一般包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件標(biāo)注、成文時間、印章等。

220、公文擬制的要求

起草公文要做到：（1）符合黨和政府的方針、政策，符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)部門的規(guī)定。（2）全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，提出的措施切實可行。（3）觀點明確，條理清楚，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。文字精練，表述準(zhǔn)確，標(biāo)點正確，篇幅簡短。（4）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（5）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（6）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫具體的年、月、日。（7）必須使用國家法定計量單位。（8）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾詞色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（9）引用公文應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)、原文件標(biāo)題及原發(fā)文字號。引用順序是：先引發(fā)文機(jī)關(guān)，后引文件標(biāo)題，發(fā)文序號在文件標(biāo)題后并用括號括起來。（10）在使用專用名詞的簡稱時，應(yīng)使用規(guī)范化的簡稱或約定俗成的簡稱。否則，要先用全稱，再用簡稱，并加以注明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時，注明準(zhǔn)確的中文譯名。（11）行文結(jié)構(gòu)序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四去為“（1）”。（12）“制度”、“辦法”等文件的結(jié)構(gòu)一般是，第一層為“章”，第二層為“條”（“條”內(nèi)結(jié)構(gòu)順序一般為“（一）”、“1”、“（1）”）。（13）送審稿一般要求打印。

221、收文辦理的一般程序

收文的辦理，包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等程序。

222、發(fā)文辦理的一般程序

省聯(lián)社發(fā)文(含黨委、紀(jì)委發(fā)文，下同)的辦理程序一般是：主辦部(室、中心)擬稿人擬稿一承辦部門負(fù)責(zé)人審核一辦公室綜合秘書核稿一辦公室負(fù)責(zé)人核簽一辦公室專職秘書送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(如須送理事長簽發(fā)的，由辦公室專職秘書按分管領(lǐng)導(dǎo)的意見送簽)一辦公室編號、打印、校對[由主辦部(室、中心)負(fù)責(zé)]、蓋章、分發(fā)(存檔)。辦理發(fā)文時，要使用統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙，按程序運轉(zhuǎn)，各環(huán)節(jié)要據(jù)實填寫。擬、核、簽、打印、校對文稿時應(yīng)健全登記簽字手續(xù)。省聯(lián)社主辦的與其他部門聯(lián)合發(fā)文，須由我聯(lián)社承辦部門與聯(lián)合發(fā)文單位的對口職能部門溝通，取得一致的傾向性意見后擬文，按程序送核稿，經(jīng)省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后送有關(guān)部門會簽；會簽件返回本聯(lián)社后，主辦部(室、中心)將會簽情況反饋給簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)；待領(lǐng)導(dǎo)閱示后，再由主辦部(室、中心)送辦公室編號、打印、校對(由主辦部門負(fù)責(zé))、蓋章、分發(fā)。第八部分文秘類424．金融寫作需把握的原則有哪些？答：（一）真實性原則。金融寫作必須立足真實。真實，是金融寫作的生命，脫離了真實，再好的東西也顯得蒼白。（二）準(zhǔn)確性原則。在寫作中，常常會涉及到一些數(shù)字、文件名、規(guī)章制度條款引用，力求要準(zhǔn)確，不要出現(xiàn)數(shù)字前后矛盾，名稱錯誤，條款內(nèi)容錯誤。（三）嚴(yán)謹(jǐn)性原則。金融寫作一般是公文、論文、信息報道為主，這類文體，有具體的格式和要求，力求簡捷，文字要精煉表達(dá)意思要一目了然，同時，遣詞造句要有嚴(yán)謹(jǐn)性。（四）時效性原則。金融信息和新聞都有一定的時效性，這類稿件寫作要及時，要在第一時間見報，過了一定的時效，文章再好，也沒人愿意再讀。425．金融寫作的技巧是什么？答：（一）選好一個題目。題目在寫作中相當(dāng)關(guān)鍵，一個好的題目會給人留下一個過目不忘的印象，給人想讀下去的欲望。通常有懸念型、反問型、風(fēng)趣型、俚語型、偷換概念型等等，視其內(nèi)容而定。（二）擬寫一個提綱。提綱是文章的骨架，當(dāng)你在想寫一篇文章時，必須先有一個總體構(gòu)思，這篇文章，有幾個層次，分幾個層次說，重點在哪個層次，哪個層需重點闡述，哪個層次可以一筆帶過，然后按層次擬寫一個提綱，組成文章的基本框架，再每個層次有針對性的擬寫內(nèi)容，以免前后混雜，層次不清。擬寫的提綱時力求精煉，格式相同或相似，這樣你的提綱就可以作為文章的小標(biāo)題。（三）開篇有針對性。文章開篇，對要交待的事項，要有一個概要總括，穿針引線，進(jìn)入主題，總括要有針對性，切忌千篇一律，搞形式，喊口號，使人弄不明白你究竟要說啥，要表達(dá)什么意思。（四）首尾要相呼應(yīng)。文章結(jié)尾時要與文章開頭相呼應(yīng)，不能開頭說一件事，結(jié)尾又扯到另一件事，開篇的觀點又在結(jié)尾時予以證實。（五）要反復(fù)修訂。文章寫成后，要反復(fù)修改，檢查意思表達(dá)清楚沒有，語法、標(biāo)點有無錯誤，數(shù)據(jù)引用是否正確，文中要求與政策、制度有無沖突，與以前的要求有無自相矛盾之處。426．如何提高寫作質(zhì)量？答：（一）要在日常中積累素材。這一點相當(dāng)重要，沒有素材，就寫不出好文章，既使寫出來也盡是空話，套話，好的素材可以使文章顯得生動，真實，耐看。一是要深入生生活去發(fā)現(xiàn)和積累素材，閉門造車是寫作的大忌，金融寫作更是如此；二是在從報刊、雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒體搜集素材，學(xué)習(xí)別人的觀點和看法，學(xué)習(xí)別人對一件事情的不同提法，對可以借鑒的素材要注意要不斷積累保存，到了寫作的時候可以參考；三是對以前自己寫過的文章素材要注意保存，下次寫作類似文章可以借鑒。（二）要有自己的觀點。在實際寫作過程中，有時需要對別人的觀點和寫法進(jìn)行引用和借鑒，但切忌一味的照搬照抄，要結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H，有自己獨特和認(rèn)識和觀點，并要用事實和有力的證據(jù)來證明這個觀點的正確性。沒有自己觀點的文章不是好文章，全部照搬別人的觀點只能給人一種似曾相識和味同嚼蠟的感覺。（三）要有創(chuàng)新的思路。好的文章必須要有創(chuàng)新，沒有創(chuàng)新的寫作沒有吸引力，在寫作思路上，不能囿于一種思路，一種說法，有時回想自己以前對一件具體事情的思路，再根據(jù)形勢的發(fā)展換一種新的思路，換一種新的提法，特別是政策性較強(qiáng)的文章，要緊跟政策形勢發(fā)展，與時俱進(jìn)。427．如何寫典型材料？答：典型材料是把先進(jìn)集體或先進(jìn)人物的事跡，或把犯錯誤黨員干部、發(fā)生問題單位胡的情況加以綜合整理而寫成的書面材料。整理典型材料的目的在于研究問題，推動工作。因此，典型材料應(yīng)確實具有典型意義。典型材料包括正面典型材料和反面典型材料。典型材料內(nèi)容包括標(biāo)題、正文兩部分。包括單位或個人名稱，典型事例的發(fā)展過程，典型事例的價值或意義，典型材料中的經(jīng)驗，以及有關(guān)編寫者的批評、表揚(yáng)、建議等。這里著重介紹一下先進(jìn)典型材料的寫法。先進(jìn)典型材料又可分為先進(jìn)事跡材料和典型經(jīng)驗材料。寫作先進(jìn)事跡材料，一般有兩種情況：一是先進(jìn)個人，如先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨員、勞動模范等；一是先進(jìn)集體或先進(jìn)單位，如先進(jìn)黨支部、先進(jìn)車間或科室，抗洪搶險先進(jìn)集體等。無論是先進(jìn)個人還是先進(jìn)集體，他們的先進(jìn)事跡，內(nèi)容各不相同，因此要整理材料，不可能固定一個模式。一般來說，可大體從以下方面進(jìn)行整理。(1)要擬定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題。先進(jìn)事跡材料的標(biāo)題，有兩部分內(nèi)容必不可少，一是要寫明先進(jìn)個人姓名和先進(jìn)集體的名稱，使人一眼便看出是哪個人或哪個集體、哪個單位的先進(jìn)事跡。二是要概括標(biāo)明先進(jìn)事跡的主要內(nèi)容或材料的用途。例如《王××同志端正黨風(fēng)的先進(jìn)事跡》、《關(guān)于評選張××同志為全國新長征突擊手的材料》、《關(guān)于評選××處黨支部為省直機(jī)關(guān)先進(jìn)黨支部的材料》等。(2)正文。正文的開頭，要寫明先進(jìn)個人的簡要情況，包括：姓名、性別、年齡、工作單位、職務(wù)、是否黨團(tuán)員等。此外，還要寫明有關(guān)單位準(zhǔn)備授予他(她)什么榮譽(yù)稱號，或給予哪種形式的獎勵。對先進(jìn)集體、先進(jìn)單位，要根據(jù)其先進(jìn)事跡的主要內(nèi)容，寥寥數(shù)語即應(yīng)寫明，不須用更多的文字。然后，要寫先進(jìn)人物或先進(jìn)集體的主要事跡。這部分內(nèi)容是全篇材料的主體，要下功夫?qū)懞?，關(guān)鍵是要寫得既具體，又不繁瑣；既概括，又不抽象；既生動形象，又很實在?？傊褪且獙懙煤苡姓f服力，讓人一看便可得出夠得上先進(jìn)的結(jié)論。比如，寫一位端正黨風(fēng)先進(jìn)人物的事跡材料，就應(yīng)當(dāng)著重寫這位同志在發(fā)揚(yáng)黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)方面都有哪些突出的先進(jìn)事跡，在同不正之風(fēng)作斗爭中有哪些突出的表現(xiàn)。又如，寫一位搞改革的先進(jìn)人物的事跡材料，就應(yīng)當(dāng)著力寫這位同志是從哪些方面進(jìn)行改革的，已經(jīng)取得了哪些突出的成果，特別是改革前后的．經(jīng)濟(jì)效益或社會效益都有了哪些明顯的變化。在寫這些先進(jìn)事跡時，無論是先進(jìn)個人還是先進(jìn)集體的，都應(yīng)選取那些具有代表性的具體事實來說明。必要時還可運用一些數(shù)字，以增強(qiáng)先進(jìn)事跡材料的說服力。為了使先進(jìn)事跡的內(nèi)容眉目清晰、更加條理化，在文字表述上還可分成若干自然段來寫，特別是對那些涉及較多方面的先進(jìn)事跡材料，采取這種寫法尤為必要。如果將各方面內(nèi)容材料都混在一起，是不易寫明的。在分段寫時，最好在每段之前根據(jù)內(nèi)容標(biāo)出小標(biāo)題，或以明確的觀點加以概括，使標(biāo)題或觀點與內(nèi)容渾然一體。最后，是先進(jìn)事跡材料的署名。一般說，整理先進(jìn)個人和先進(jìn)集體的材料，都是以本級組織或上級組織的名義；是代表組織意見的。因此，材料整理完后，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定，以相應(yīng)一級組織正式署名上報。這類材料不宜以個人名義署名。428．寫作典型經(jīng)驗材料-般包括哪些部分？答：寫作典型經(jīng)驗材料-般包括以下幾部分：(1)標(biāo)題。有多種寫法，通常是把典型經(jīng)驗高度集中地概括出來，一般不采用公文標(biāo)題的寫法。這種集中概括出來的標(biāo)題，既包含正文中各部分典型經(jīng)驗的內(nèi)容，又不是這些內(nèi)容的簡單重復(fù)，可以說就是典型經(jīng)驗的主題。(2)開頭。一般是展示典型經(jīng)驗的背景材料和突出的成果。背景材料包括典型的自然情況、社會背景等，既要寫出典型經(jīng)驗出現(xiàn)的環(huán)境，又不要冗長、羅唆。成果，要概括寫出最為突出之點，并盡可能與背景材料相映襯。有也把成果放在材料的尾部來寫，這要根據(jù)具體材料安排。(3)主體。對典型經(jīng)驗的具體展開，是典型經(jīng)驗材料的核心部分。寫作這部分內(nèi)容，一般是從總體上把典型經(jīng)驗按照一定的邏輯關(guān)系分成幾個部分。幾部分都是緊緊圍繞標(biāo)題，服務(wù)于標(biāo)題，說明標(biāo)題；各部分之間要有內(nèi)在聯(lián)系，但不能互相重復(fù)，互相包含，要相對獨立地處在一個統(tǒng)一體內(nèi)。一般來說，這部分內(nèi)容的表述，應(yīng)當(dāng)既要有思想，又應(yīng)有具體做法或?qū)嵗纫忻嫔系木C合，又應(yīng)有點上的說明，最好還要有一些必要的數(shù)字。429．寫作先進(jìn)典型材料，應(yīng)當(dāng)注意以哪些問題？答：(1)事實必須真實、可靠。先進(jìn)典型材料的先進(jìn)事跡是否真實，直接關(guān)系到先進(jìn)典型的生命力。只有絕對真實9才能使先進(jìn)典型真正具有教育人、鼓舞人的作用。因此，凡是材料中反映的先進(jìn)思想、先進(jìn)事跡和典型經(jīng)驗，一定要認(rèn)真核對清楚，不允許有半點虛假、拔高或拼湊及張冠李戴的情況，不能把道聽選說、未經(jīng)核實的"先進(jìn)事跡"和"經(jīng)驗"寫入材料。如果確實一時難以搞清楚，寧可暫時不寫，也不能勉強(qiáng)湊數(shù)。(2)觀點和提法要分寸恰當(dāng)。在敘述先進(jìn)典型的先進(jìn)事跡和經(jīng)驗時，要注意擺正先進(jìn)典型和其他群眾、集體的關(guān)系。許多先進(jìn)個人、先進(jìn)集體的事跡，都不是單槍匹馬干成的，是與周圍群眾和其他集體、單位的大力支持分不開的。因此，講先進(jìn)典型的事跡、經(jīng)驗，一定要注意切不可講那些脫離群眾、脫離整體觀念的過頭話。否則，就不能起到先進(jìn)典型的帶動作用。(3)文字要樸實、簡明。整理先進(jìn)典型材料，主要是通過實實在在的事實說話。這就要求在語言文字的表達(dá)上，一定要善于選擇那些實在、貼切的詞語。不要過多選用做修飾成分或言過其實的形容詞。不要講空話、套話，硬拉架子做文章。話要說得簡潔明了，凡是能用較少的話把事情說清楚的，就不要把話拉長。430．如何寫調(diào)查報告？答：就是單位或個人把對某個問題調(diào)查的情況，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門或群眾報告。它是對客觀存在的事物有目的進(jìn)行深入細(xì)致的實地調(diào)查，通過各種方法和途徑，掌握大量的情況和材料，然后作認(rèn)真的分析研究，努力找出事物的本質(zhì)，弄清它的發(fā)展規(guī)律，有根有據(jù)地寫成的報告。調(diào)查報告所反映的對象，可以是某一事、某一人、某一單位、某一方面的情況，也可以是揭示經(jīng)驗或揭露問題。調(diào)查報告的種類很多，大致可以分為：典型經(jīng)驗的調(diào)查，揭露問題和矛盾的調(diào)查，某一事物歷史沿革的調(diào)查，新情況新事物的調(diào)查，以及基本情況的調(diào)查等等。不同類型的調(diào)查報告，寫法不盡相同，大體情況是：公文式標(biāo)題。一般由介詞"關(guān)于"加調(diào)查事由、文種組成，如《關(guān)于農(nóng)村基層黨組織情況的調(diào)查報告》。也有的省略介詞"關(guān)于"和文種，如《農(nóng)民負(fù)擔(dān)情況調(diào)查》。正副式標(biāo)題。正題揭示調(diào)查報告中心思想，副題說明調(diào)查的事由或調(diào)查范圍，并寫明"調(diào)查報告"或"調(diào)查"字樣。文章式標(biāo)題。這類調(diào)查報告的標(biāo)題比較靈活，標(biāo)題中不寫出"調(diào)查報告"或"調(diào)查"的字樣。有的是概括出調(diào)查報告的基本內(nèi)容，如《帶領(lǐng)村民共同致富的堅強(qiáng)戰(zhàn)斗堡壘》；有的是采取提問的形式，如《這里的干群關(guān)系為什么這樣好?》。（2)開頭，各類調(diào)查報告的開頭，主要有以下寫法：第一，交代調(diào)查本身情況。包括調(diào)查的起因、調(diào)查的內(nèi)容、調(diào)查的對象和范圍等。第二，交代調(diào)查對象情況。包括被調(diào)查者各方面的概況或有關(guān)自然情況等。第三，對全文內(nèi)容作出概括。包括點出調(diào)查報告的結(jié)論性意見或主要經(jīng)驗等。當(dāng)然，有些調(diào)查報告可能是某兩種寫法的結(jié)合。也有的調(diào)查報告沒有開頭語，在標(biāo)題下面分幾部分直接寫下去。(3)主體，各類調(diào)查報告的主體要解決好兩個問題：第一，觀點材料的組織。寫任何調(diào)查報告都要確立明確的觀點，全篇要確立總觀點，各個組成部分也要確立服從總觀點的分觀點?？傆^點應(yīng)當(dāng)具有典型性、普遍性和針對性，應(yīng)當(dāng)反映客觀事物的本質(zhì)和社會現(xiàn)實的主流，應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和教育意義。總觀點要包容分觀點，分觀點要說明總觀點。總觀點和分觀點都是從調(diào)查的材料中經(jīng)過分析研究而得出的，但要根據(jù)總觀點和分觀點去組織材料，使材料為觀點服務(wù)，材料和觀點有機(jī)地統(tǒng)一起來。第二，布局結(jié)構(gòu)的安排。調(diào)查報告是文字篇幅較長的應(yīng)用文體，應(yīng)當(dāng)精心地安排好布局結(jié)構(gòu)。一般來說，調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)主要有：第一，橫式結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)是把材料分成幾個部分來寫，每個部分觀點鮮明，中心突出。采用這種結(jié)構(gòu)形式，要處理好各部分之間的關(guān)系，如并列關(guān)系、因果關(guān)系、分總關(guān)系、主從關(guān)系等，都應(yīng)妥善安排。第二，縱式結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)是按調(diào)查事件發(fā)生、發(fā)展的先后順序，從頭至尾加以闡明。第三，綜合式結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)安排是兼有橫式、縱式的特點，相互結(jié)合地安排材料。（4)結(jié)尾，不同內(nèi)容的調(diào)查報告，結(jié)尾的寫法也不同，一般來說，有以下主要寫法：第一，針對調(diào)查的內(nèi)容，提出意見或深入研究的問題。對某些問題的調(diào)查，多以表明意見、建議作為結(jié)尾；對某些新生事物的調(diào)查，多是提出有待深入研究的問題作為結(jié)尾。第二，概括全文的基本思想，深化調(diào)查報告的主題。對某些方面基本情況調(diào)查，推廣某些成熟的典型經(jīng)驗，多采取這種寫法結(jié)尾。第三，補(bǔ)充式結(jié)尾。有些情況和問題，與調(diào)查報告的中心內(nèi)容和主旨關(guān)系不大，在正文部分沒有提及，但又需要講清的，可以在結(jié)尾處附帶加以補(bǔ)充說明。(5)落款。寫明作者名稱，如果是聯(lián)合調(diào)查，亦應(yīng)標(biāo)明。在作者名稱下面寫清年月日。有些調(diào)查報告有附件，應(yīng)在結(jié)尾處標(biāo)明附件名稱、份數(shù)。431.寫調(diào)查報告應(yīng)注意哪些問題？答：寫調(diào)查報告應(yīng)注意以下幾個問題：（1)必須掌握大量的第一手材料。要深入群眾，了解調(diào)查對象各方面的材料，包括正面的、反面的，直接的、間接的，歷史的、現(xiàn)實的，弄清它的來龍去脈，為分析研究提供大量、可靠的事實依據(jù)。(2)要善于作認(rèn)真的分析與研究。對掌握的大量材料作"去精取精、去偽存真、由此及彼、由表及里"的處理，要透過表面現(xiàn)象，看到事物的真面目，抓住它的本質(zhì)，從而得出正確的判斷和結(jié)論。(3)要選用切實、可靠的材料說明觀點。調(diào)查報告所揭示的結(jié)論，必須通過對具體情況、具體事實作客觀的敘述和分析很自然地得出。要善于用精確、充足的材料來說明觀點。不能脫離材料空發(fā)議論；也不能只擺一大堆材料，而不提出明確的觀點和結(jié)論。(4)調(diào)查報告的文字要樸素、明確、實在。要注意把說理和敘事有機(jī)地結(jié)合起來，要善于用簡要的議論總結(jié)經(jīng)驗，闡明規(guī)律，說明政策。還要注意運用可靠的統(tǒng)計數(shù)字和群眾語言來印證觀點。關(guān)于調(diào)查報告的寫法，由于調(diào)查的對象和內(nèi)容的不同，寫法也不完全一樣。432.撰寫總結(jié)應(yīng)注意的問題有哪些？答：（一）首先要有實事求是的態(tài)度。工作總結(jié)中，常常出現(xiàn)兩種傾向：一種是好大喜功，搞浮夸，只講成績，不談問題；另一種是將總結(jié)寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。這兩種都不是實事求是的態(tài)度。總結(jié)的特點之一“回顧的理論性”，正是反映在如實地、一分為二地分析、評價自己的工作上，對成績，不要夸大；對問題，不要輕描淡寫。（二）總結(jié)要寫得有理論價值。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進(jìn)行深入細(xì)致的分析，談成績要寫清怎么做的，為什么這樣做，效果如何，經(jīng)驗是什么；談存在問題，要寫清是什么問題，為什么會出現(xiàn)這種問題，其性質(zhì)是什么，教訓(xùn)是什么。這樣的總結(jié)，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。（三）總結(jié)要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。表達(dá)方式以敘述、議論為主，說明為輔，可以夾敘夾議。433．什么叫工作總結(jié)？它的結(jié)構(gòu)內(nèi)容有哪些？答：工作進(jìn)行到一定階段或告一段落時，需要回過頭來對所做的事情認(rèn)真地分析研究一下，肯定成績，找出問題，歸納出經(jīng)驗教訓(xùn)，提高認(rèn)識，明確方向，以便進(jìn)一步做好工作，把這些用文字表述出來，就叫做工作總結(jié)。工作總結(jié)按內(nèi)容可以分為工作總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、思想總結(jié)等；按時間可分為年度總結(jié)、季度總結(jié)等；按范圍可分為個人總結(jié)、黨支部(小組)總結(jié)、單位總結(jié)等；按總結(jié)的內(nèi)容所涉及的面又可分為全面總結(jié)、專題總結(jié)等。工作總結(jié)可不拘泥于"格式"和"框框"，但以下內(nèi)容是必須包括的：(1)標(biāo)題。總結(jié)的標(biāo)題分為單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種。單標(biāo)題又可分為公文式標(biāo)題和文章式標(biāo)題。公文式標(biāo)題：單位名稱十時限十總結(jié)內(nèi)容十文稱。如標(biāo)題下或文末有單位署名，標(biāo)題可省略單位名稱等。文章式標(biāo)題一般是直接標(biāo)明總結(jié)的基本觀點，常用于專題總結(jié)。雙標(biāo)題是同時使用上述兩種標(biāo)題，一般正題用文章式標(biāo)題；副題采用公文式標(biāo)題，補(bǔ)充說明單位、時限、內(nèi)容等。(2)基本情況。應(yīng)以簡明扼要的文字寫明在本總結(jié)所包括的期限內(nèi)的工作根據(jù)、指導(dǎo)思想以及對工作成績的評價等內(nèi)容。它是工作總結(jié)的引言，便于把下面的內(nèi)容引出來，只要很短的一段文字就行了。(3)工作回顧。要詳細(xì)地敘述工作任務(wù)、完成的步驟、采取的措施和取得的成效、存在的問題。特別是對步驟和措施，要寫得詳細(xì)、具體，對取得的成效要表達(dá)得形象、生動。在寫工作回顧的過程中，還要有意識地照應(yīng)到下一部分的經(jīng)驗教訓(xùn)，使之順理成章地引出來，不至于造成前后不一的感覺。(4)經(jīng)驗教訓(xùn)。應(yīng)從工作回顧中很自然地歸納提煉出采。一定要寫得豐富、充實，并選用具體事例適當(dāng)?shù)卣归_議論。使總結(jié)出來的經(jīng)驗和教訓(xùn)，有論點，有論據(jù)，有血有肉，鮮明生動，確實能給人以啟發(fā)和教益。(5)結(jié)語部分。主要寫明今后的打算，也只需寫很短的一段話。寫得長了，反而沖淡了主題。(6)總結(jié)正文寫完以后，應(yīng)該在正文的右下方(指橫行文字)，寫上總結(jié)單位的名稱和總結(jié)的年月日。434．寫工作總結(jié)應(yīng)注意的問題是什么？答：寫工作總結(jié)應(yīng)注意以下幾個問題：(1)總結(jié)正文，有兩種不同寫法，要根據(jù)實際需要選擇好。一種是以工作回顧連帶談及經(jīng)驗教訓(xùn)?；旧鲜前垂ぷ髡归_的程序和步驟，分段說明每個步驟和階段的工作倚況，夾敘夾議地引出相應(yīng)的經(jīng)驗教訓(xùn)。這樣寫，主要著眼于工作過程的回顧。另一種寫法是總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)為主，用工作回顧闡明經(jīng)驗教訓(xùn)。一般是先歸納和提煉出幾條經(jīng)驗或教訓(xùn)，分別展開論述，把工作過程、工作辦法、取得的成效等等穿插在里面寫，使經(jīng)驗和教訓(xùn)看起來更加充實。但是這樣寫，整個工作回顧會被拆開來分別為闡明觀點服務(wù)，顯得零散。為了彌補(bǔ)這一不足，可以在第一部分基本情況中適當(dāng)加以詳述，使人對工作概貌有一個總的了解。(2)總結(jié)必須實事求是。事實要準(zhǔn)確，不能報喜不報優(yōu)，不要夸大其詞。(3)總結(jié)的觀點要正確。一定要以黨和國家的方針、政策作為衡量工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。觀點正確，是總結(jié)能否站得住的關(guān)鍵。同時還要注意，光有正確的觀點還不夠，還需要有能夠說明觀點的豐富的素材和具體的內(nèi)容，這樣的總結(jié)人家就喜歡看，看后也能有所收獲。(4)寫總結(jié)文字要力求準(zhǔn)確、生動、活潑?？偨Y(jié)是概括實踐，反映客觀事物的，因此用詞要確切。'總結(jié)要盡可能地多用群眾喜聞樂見、形象生動的語言。寫總結(jié)切忌年年老一套。(5)要總結(jié)出規(guī)律性的東西。對大量材料，各種類型的矛盾，要反復(fù)分析研究，抓住其中的主要矛盾、本質(zhì)特點、來龍去脈來論證其發(fā)展的趨勢。435．么是述職報告？答：述職報告是對干部本職工作完成情況的檢驗，也是考查干部能否很好地履行職責(zé)以及是否稱職一種手段。述職者要對自己在前一段時間或整個任職期內(nèi)完成的工作，作一個綜合的、自我評述性的匯報，突出表現(xiàn)德、能、勤、績四個方面，表現(xiàn)履行職責(zé)的能力。述職報告能夠比較全面地反映述職者的基本情況和工作能力，有利于組織或上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各方面的考核；述職報告作為重要的業(yè)績材料，有利于群眾地述職者進(jìn)行監(jiān)督和批評；述職報告是述職者對自身的檢查，可以做到“吾日三省吾身”，能夠不斷提高自身素質(zhì)。隨著我國干部人事制度改革的不斷深入，述職報告已經(jīng)成為各類人才精英充分展示自己才華的一條重要渠道。436．如何寫好述職報告？答：寫好述職報告，應(yīng)做到四要四忌。（一）要實事求是，切忌華而不實。述職報告一定要講真話，講實話，講心里話。無論稱職與否，都要與事實相符，既不要自吹自擂，也不要過分謙虛。述職報告一般要當(dāng)眾宣讀，一些同志為了顧面子，獲取領(lǐng)導(dǎo)和群眾的好感，對自己的工作成績大肆渲染，夸大其辭，只講自己的優(yōu)點和所取得的成績，對工作中存在的問題和不足采取回避態(tài)度。其實，任何人無論做什么工作，即使非常盡職盡責(zé)，缺點、錯誤也不可避免。而且，每個人所取得的成績并非一己之功，是全體同仁密切配合、共同努力的結(jié)果。作為一名合格的國家干部，應(yīng)排除私心雜念，以群眾利益為重，上不欺領(lǐng)導(dǎo)，下不瞞群眾，正確處理好個人與集體、主觀與客觀的關(guān)系，時刻保持清醒頭腦，分清功過是非，做任何事都不要搶頭功，做到實事求是。在肯定自己成績的同時，也要敢于承擔(dān)責(zé)任，使述職報告真正全面地體現(xiàn)出自己的德、能、勤、績四個方面的情況。（二）要突出重點、切忌報流水帳。平時的工作材料是瑣碎的、分散的、零星的，述職者在動筆之前，要對材料進(jìn)行篩選和整理，選擇主要工作，抓住主要政績來寫，不要事無巨細(xì)，一概羅列。如果為了評功擺好，照顧各個方面的關(guān)系，把述職報告寫成啰啰唆唆的“流水帳”，就會讓人不知所云。述職報告的寫作目的是為了說明其工作是否稱職，因此，要將履行職責(zé)的過程，取得的成績或出現(xiàn)的失誤，及對工作的認(rèn)識表述出來，要對履行職責(zé)的情況和取得的成績進(jìn)行深入的分析和研究。要解釋棘手問題的處理方法，特別是要交代清楚對群眾迫切關(guān)心的問題是如何認(rèn)識和處理的。剖析工作失誤的原因，做到一切從實際出發(fā)，對得與失作出客觀公正的評價，真正體現(xiàn)述職者的道德素質(zhì)、政治理論素質(zhì)、處事決斷開拓進(jìn)取精神。這些內(nèi)容寫得恰切適度，能全面反映述職者的工作能力和基本素質(zhì)，讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾清楚地了解述職者稱職與否，從而對述職者作出恰當(dāng)?shù)脑u價。（三）要情理相宜，切忌考慮個人。述職報告在敘事說事過程中，要有適當(dāng)?shù)母星樯?。但是個人情感不要融入過多，以免造成不良影響。述職者要對自己以往所從事的工作進(jìn)行歸納、概括、提煉，圍繞履行職責(zé)的實際情況進(jìn)行認(rèn)真、全面的反思，肯定成績，找出差距。要與群眾面對面地交流，以坦誠的胸懷虛心聽取各方面的意見。特別是工作中群眾反映較大、意見較為突出的問題。另外，述職報告要如實闡述群眾的反映，面對事實，將自己的真實想法公之于眾，這樣群眾會感到親切，而且也加深了群眾對自己的理解和信任。然而，有一些競爭上一級職務(wù)的述職報告，述職者過多地考慮個人的利益，過于看重取得的政績，熱衷于錦上添花，缺乏面對錯誤與失敗的勇氣，這不僅脫離了群眾，也嚴(yán)重違背了述職報告的宗旨。江澤民同志多次強(qiáng)調(diào)，共產(chǎn)黨人要立志做大事，不要立志做大官。作為黨的干部，一切從黨和人民的利益出發(fā)，光明磊落,襟懷坦白，樂于奉獻(xiàn)，這樣才能更好地為群眾辦一些實事。（四）要語言樸實，切忌虛飾浮夸。述職者要有駕馭語言的能力，崇尚樸實，給聽眾以豁然開朗的感覺。樸實之美歷來備受人們推崇。在述職時，用樸實的語言敘事說理，不僅縮短了與群眾的距離，也密切了和群眾的關(guān)系。有些同志為了顯示自己才學(xué)，述職報告的語言艱深難懂，洋里洋氣，群眾聽起來如“霧里看花”，摸不著頭緒，反而弄巧成拙。述職報告實用性，決定了它的語言必須具有真理般的自然質(zhì)樸。述職者面對聽眾文化層次有差異，這就要求敘述時語言表達(dá)通俗易懂，多采用質(zhì)樸無華的群眾性語言，直陳其意，決不嘩眾取寵，也不能用一些生僻的字眼，故作高深。437．應(yīng)用文書中，公文是最講程式化的文種。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式以表現(xiàn)。公文的格式由哪些部分組成？答：法規(guī)與規(guī)章文書在文面上表現(xiàn)為章條式，訴訟文書和部分經(jīng)濟(jì)文書（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的應(yīng)用文書在文面上相對來說具有較強(qiáng)的靈活性、多樣性。一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內(nèi)容的組成與寫作規(guī)定。（一）文頭格式公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。1．文件名稱文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。2．發(fā)文字號發(fā)文字號又稱發(fā)文號、文號、文件字號，是指某一公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個年度內(nèi)發(fā)文總號中的實際順序號。位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發(fā)文字號使用與正文相同的字體。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號三部分組成。發(fā)文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發(fā)文機(jī)關(guān)代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學(xué)院在2006年度內(nèi)發(fā)的第14號文。發(fā)文號中的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“（）”。聯(lián)合行文的發(fā)文字號，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。3．簽發(fā)人上報的公文需在首頁標(biāo)識簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”是指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，標(biāo)明在發(fā)文字號右側(cè)空兩字位置處。4．秘密等級（密級）秘密等級是指公文內(nèi)容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。秘密等級標(biāo)注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，則頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。秘密標(biāo)志為★，無密不標(biāo)。前標(biāo)密級，★后寫保密期限，如“機(jī)密★5年”。5．緊急程度（急度）緊急程度是指送達(dá)和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。6．份號份號，又稱份數(shù)序號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。（二）主文部分公文的主文，包括標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、簽署、印章和成文年月日等。1．標(biāo)題公文的標(biāo)題即公文的名稱，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。概括事由是公文擬題的關(guān)鍵。事由要避免意義含混，令人不知所云，要體現(xiàn)概括性，不能面面俱到，臃腫龐雜。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。公文標(biāo)題的三個組成部分一般要寫完整，也有部分省略的情況：一是單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題中可省略發(fā)文單位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。2．題注題注即注釋、說明標(biāo)題的文字。它位于標(biāo)題之下、主送機(jī)關(guān)以上，一般用來注明法規(guī)性文件或經(jīng)過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標(biāo)識。3．主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)，又叫做“抬頭”、“受文機(jī)關(guān)”或“上款”，是指公文的主要受理機(jī)關(guān)。位于正文之前，標(biāo)題之下，頂格寫。如主送機(jī)關(guān)不止一個時，同類型、相并列的機(jī)關(guān)之間用頓號間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關(guān)于開展國家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機(jī)關(guān)：各省、自治區(qū)、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機(jī)構(gòu)），國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事（干部）部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)人事局：普發(fā)性下行文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個。請示、批復(fù)、意見、函的主送機(jī)關(guān)只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機(jī)關(guān)。4．正文正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，除個別極簡短的公文外，正文內(nèi)容分開頭（又稱原由或引據(jù)）、事項、結(jié)尾三部分。5．發(fā)至級限發(fā)至級限指文件發(fā)至層次，一般寫在正文后，落款的左上方，也可將其放在主題詞上面、落款的左下前部附注的位置。發(fā)至級限要用圓括號括上。6．附件附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標(biāo)注。附件是公文的組成部分，指隨文發(fā)送的文件、報表、材料等，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料。不是所有公文都需附件，根據(jù)需要而定。附件必須寫所附內(nèi)容的標(biāo)題或名稱，附件若不止一件，則應(yīng)標(biāo)序號。序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：⒈××××”）。附件名稱后不加標(biāo)點符號。“附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。有的公文是專為報送一份材料或?qū)榕D(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)某個文件而擬制的，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準(zhǔn)、發(fā)布的作用，正文文本已寫清這些文件、材料的名稱，因此不必再標(biāo)“附件”。7．發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)，是公文的作者或發(fā)出單位。發(fā)文機(jī)關(guān)要寫全稱或規(guī)范化簡稱。若是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。8．簽署簽署是簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人在公文正文落款處的簽字或蓋章。簽署在發(fā)文機(jī)關(guān)位置、領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)名稱后空一格書寫。9．成文時間一般文件，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。成文時間關(guān)系到公文的時效。成文時間要用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。成文時間，一般位于正文尾發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下一行右側(cè)位置，會議通過的文件，則標(biāo)在公文標(biāo)題下。10．印章公文，除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。印章要蓋得端正、合乎規(guī)范。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（三）文尾部分文尾部分格式，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。1．主題詞主題詞，是指標(biāo)識公文主題、文件類別的并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞或名詞性詞組。標(biāo)引主題詞必須使用有關(guān)主題詞表（如《國務(wù)院主題詞表》、《教育類公文主題詞表》等）。主題詞的位置在附注下方、文尾橫線上端。一份文件選用2至3個主題詞，最多不超過5個，詞與詞之間，不寫標(biāo)點，空1個字的間距。2．抄送單位（抄送機(jī)關(guān)）指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機(jī)關(guān)之間用逗號隔開。3．印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù)印發(fā)機(jī)關(guān)，即印發(fā)公文的機(jī)關(guān)，要寫全稱。印發(fā)日期，以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于末頁頁碼上端，同置一行。前面左空1字寫印發(fā)機(jī)關(guān)，最后寫印發(fā)日期。印發(fā)日期右空1字。印數(shù)，是指公文的實際印制份數(shù)，位于印發(fā)時間的正下方，寫“共印××份”，用圓括號括上。4．附注附注用于說明其他項目不便說明的事項。如說明有關(guān)引文的出處；解釋有關(guān)名詞術(shù)語。發(fā)至級限，有時也以附注的形式來說明?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。位置居左空2字，在成文時間下一行。5．頁碼頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。6．書寫與用紙文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。有關(guān)公文的其他格式規(guī)定，請參見《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704－1999）。438．公文的結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？答：一般認(rèn)為，主要是這樣四對八個環(huán)節(jié)：層次和段落、過渡和照應(yīng)、主次和詳略、開頭和結(jié)尾。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。439．公文的層次和段落的含義是什么？答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來。它也可以沒有明確的外部標(biāo)志，但人們在閱讀時，仍然能夠區(qū)分出來，因為不同層次承擔(dān)著文章內(nèi)容展開的不同步驟。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過層次安排得以實現(xiàn)。2．公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。對事物幾個不同側(cè)面的考察，對事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過來從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會有步步深入的過程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。(二)段落段落的含義和作用。段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標(biāo)志。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。440．劃分段落的注意事項有哪些？答：對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一問題。有人寫文章，思路連貫性強(qiáng)，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強(qiáng)，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個標(biāo)準(zhǔn)，形成了文章前后風(fēng)格的不一，那就是缺陷了，必須防止。441．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進(jìn)行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達(dá)。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達(dá)，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時也需要過渡。（2）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。過渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。442．照應(yīng)的含義是什么？它的作用是什么？答：（1）．照應(yīng)的含義。照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容之間的關(guān)照和呼應(yīng)。它的作用是：作為一個有機(jī)的整體，文章的前后內(nèi)容有著緊密的關(guān)聯(lián)。缺乏內(nèi)容的前后關(guān)照和脈絡(luò)的前后呼應(yīng)，文章就會散亂、松懈。合理地運用照應(yīng)的手段，不但能使文脈貫通，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，還能使文章中某些關(guān)鍵的內(nèi)容得到強(qiáng)化。443．公文中照應(yīng)的常見形式主要有幾種，含義是什么？答：公文中照應(yīng)的常見形式。首尾照應(yīng)、序列照應(yīng)、注釋性照應(yīng)三種。什么是首尾照應(yīng)？首尾照應(yīng)就是結(jié)尾照應(yīng)開頭。如開頭說“為……制定本規(guī)定”，結(jié)尾要求“本規(guī)定從×月×日起施行”。什么是序列照應(yīng)？文章內(nèi)容按照排定的序列依次表達(dá)時，序列的外部標(biāo)志之間會產(chǎn)生前后呼應(yīng)。如“首先……其次……最后……”，就是文章序列的外部標(biāo)志，人們讀到“其次”時，不可能不回想一下“首先”的內(nèi)容，讀到“最后”時，對前面的若干層次都會有所回顧。還有“第一……第二……第三……”，以及“一、二、三”等序碼標(biāo)志，都會起到這樣的照應(yīng)作用。序列照應(yīng)不得出現(xiàn)錯漏的現(xiàn)象。什么是注釋性照應(yīng)？在公文中，前面出現(xiàn)的一些概念無暇解釋，可以在后面文章末尾處安排注釋，一方面對前文的某些概念進(jìn)行解釋，一方面引導(dǎo)讀者回顧前面的內(nèi)容。例如，《監(jiān)察機(jī)關(guān)實行回避制度暫行辦法》(1992年11月16日監(jiān)察部發(fā)布)的第十一條，就對前面涉及的“近姻親”、“三代以內(nèi)旁系血親”、“近親屬”、“擬制血親”四個概念的含義進(jìn)行了解釋。444．主次和詳略的含義分別是什么？答：(一)主次。文章各部分的內(nèi)容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有份量輕；有的為主，有的為輔。分清主次，也是結(jié)構(gòu)安排的一個主要環(huán)節(jié)。朱光潛先生對此也有論述：“文章不僅要分層次，尤其要分輕重。輕重猶如圖畫的陰陽光影，一則可以避免單調(diào)，起抑揚(yáng)頓挫之致；二則輕重相形，重者愈顯得重，可以產(chǎn)生較強(qiáng)烈的效果?！绻环仲e主，群龍無首，必定顯得零亂蕪雜?！绻形辶鶎右馑级计戒伈⒅?，它一定平滑無力，不能說服讀者。”朱光潛：《選擇與安排》。在一篇文章中如何顯出主次輕重？朱先生認(rèn)為有兩種方法，第一是在層次上顯出，第二是在篇幅份量上顯出。層次問題前面已有論述，這里只是再強(qiáng)調(diào)一下對層次之間的主次關(guān)系的把握。篇幅份量則涉及詳略問題，是下面要講的內(nèi)容了。(二)詳略。詳是詳寫，略是略寫。公文寫作，表述觀點時可詳可略，敘述和引用材料時也可詳可略。而且，詳與略在文字上的差異是巨大的，一個事實，可以用十幾個字就表達(dá)完畢，也可以用幾百個字詳加介紹?？偟膩砜矗氖侵v究精煉實用的文體，表達(dá)觀點直接明了，敘述事實簡煉清晰，一般不寫細(xì)節(jié)，更不用精雕細(xì)刻的手法，與文學(xué)寫作相比，公文的略寫多于詳寫。但是，這并不意味著公文寫作不分詳略，就自身而言，各部分的詳略安排還是十分講究的。那么，公文寫作如何掌握詳略呢？具體寫法必須結(jié)合實際才能確定，我們在這里只能提供兩條原則。首先，以主次的地位確定詳略。大多數(shù)情況下，主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。其次，以典型程度確定詳略。這是指材料而言。典型材料的說服力強(qiáng)，要表述得充分一些；非典型性的輔助性材料，則可以表述得簡略一些。445．公文的開頭和結(jié)尾有何哪些要求？公文開頭的常見體式有哪些？答：1．公文開頭的寫作要求。首先是要開門見山。公文開頭不能像文學(xué)作品那樣極盡鋪張渲染之能事，制造出特定的氛圍后才切入正事或正題。公文必須開門見山，一落筆就直接指向要處理的事件或要解決的問題。其次是要文筆簡煉。公文開頭，多數(shù)只有一個自然段，而且不能太長。最好做到不可增減一字的地步——如果增加一字，那個字必然是可有可無的；如果減少一字，則意思無法表達(dá)清楚。2．公文開頭的常見體式。（1）根據(jù)式開頭就是在開頭表明發(fā)布公文的根據(jù)，所根據(jù)的一是上級文件，二是領(lǐng)導(dǎo)指示，三是有關(guān)規(guī)章，四是現(xiàn)實情況。這類開頭一般用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等介詞領(lǐng)起，如：根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步深化農(nóng)村信用社改革的通知》(國發(fā)【2003】13號)，就深化我縣農(nóng)村信用社改革提出如下實施意見。根據(jù)放在前面做開頭的寫法，在公文寫作中運用得十分普遍。（2）敘述式開頭。運用概括敘述的方式，把公文所指向的主要事實作一個簡要的交待，然后在事實的基礎(chǔ)上展開主體部分的表達(dá)，這就是敘述式開頭。例如：自1995年國務(wù)院召開全國勞動模范和先進(jìn)工作者表彰大會以來，全國各族人民積極投身到建設(shè)有中國特色的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，各項改革和建設(shè)事業(yè)取得了巨大成就，涌現(xiàn)出了大批品德高尚、成績顯著、貢獻(xiàn)突出的先進(jìn)模范人物。為有利于調(diào)動全國人民建設(shè)有中國特色社會主義的積極性，全面完成黨的十五大提出的各項任務(wù)，國務(wù)院決定，2000年“五一”國際勞動節(jié)前后召開全國勞動模范和先進(jìn)工作者表彰大會?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：——《國務(wù)院關(guān)于召開2000年全國勞動模范和先進(jìn)工作者表彰大會的通知》，國發(fā)〔2000〕5號，國務(wù)院2000年2月15日發(fā)布。敘述式開頭可以使讀者對基本情況、主要事實有一個大致的了解，在此基礎(chǔ)上，理解公文下一步展開的內(nèi)容就比較容易了。（3）結(jié)論式開頭。一開頭就提出對某一事件或某一問題的基本認(rèn)識，以此為前提布置有關(guān)工作，提出開展工作的方法、措施和要求，也是一種比較常用的公文開頭方式。例如：新中國成立50年來特別是改革開放以來，我國高等教育的改革和發(fā)展取得了令人矚目的成就。在21世紀(jì)，高等教育肩負(fù)著偉大而又光榮的歷史使命，應(yīng)該也必須有更大更快的發(fā)展。但是，當(dāng)前高等學(xué)校后勤服務(wù)模式落后、后勤社會化改革滯后、后勤負(fù)擔(dān)沉重的狀況，已經(jīng)成為制約高等教育發(fā)展的“瓶頸”因素。因此，進(jìn)一步推進(jìn)并盡快完成高等學(xué)校后勤社會化改革，關(guān)系到今后我國高等教育工作的全局，具有重要而深遠(yuǎn)的意義，任務(wù)艱巨，時間緊迫?！蛾P(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會化改革的意見》，教育部、國家計委、財政部、建設(shè)部、人民銀行、稅務(wù)總局，1999年12月14日發(fā)布。開頭或肯定成績，或指出問題，或闡明原則，或亮明態(tài)度，開宗明義，一箭中鵠。（4）目的式開頭。在開頭提出發(fā)布公文的動機(jī)、緣由、目的，稱為目的式開頭。這種開頭常以“為”、“為了”等介詞作為領(lǐng)起。例如：為了嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，加強(qiáng)廉政建設(shè)，落實行政事業(yè)性收費和罰沒收入“收支兩條線”管理，促進(jìn)依法行政，根據(jù)法律、行政法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定?！哆`反行政事業(yè)性收費和罰沒收入收支兩條線管理規(guī)定行政處分暫行規(guī)定》，國務(wù)院2000年2月12日發(fā)布。目的式開頭也是公文寫作中運用較多的一種開頭方式，這跟公文的實用性強(qiáng)，每一篇公文總有一個明確的目的有關(guān)系。446．公文結(jié)尾的寫作要求有哪些？公文結(jié)尾的常見文體式有哪些？答：1、公文結(jié)尾的寫作要求：與一般文章相比，公文的結(jié)尾有特殊的要求。它不能用象征、隱喻、暗示的方法去追求“言有盡而意無窮”的韻味，而必須明確提出結(jié)論性的意見、請求或執(zhí)行要求。2、一是總結(jié)式結(jié)尾。在結(jié)尾處用簡潔明白的語言進(jìn)行畫龍點睛式的概括歸納，也就是對全文內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)。二是希望式結(jié)尾。在結(jié)尾處提出希望、號召。如：“我們希望市水利局及時改變拖沓作風(fēng)，并能在今年解決××水庫的維修問希望式結(jié)尾。在結(jié)尾處提出希望、號召。如：“我們希望市水利局及時改變拖沓作風(fēng)，并能在今年解決××水庫的維修問題。”三是說明式結(jié)尾。在結(jié)尾處對與文章內(nèi)容有關(guān)的事項或問題進(jìn)行交待說明。如：“以上內(nèi)容僅用于征求意見，不能作為執(zhí)行的依據(jù)。在沒有正式通知之前，必須按現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定辦理。”四是套語式結(jié)尾。用固定的套語作結(jié)尾，多用于請示、報告等上行文和通知、通告等普發(fā)性下行文。如：“特此報告”，“以上請示如無不妥，請予批準(zhǔn)。”447.發(fā)文辦理主要有哪些環(huán)節(jié)？答：發(fā)文辦理指以本單位名義發(fā)文的辦理過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。448．如何寫競職上崗演講材料？答：競職演講作為一種直抒胸臆、發(fā)表政見的重要形式，越來越被黨政群機(jī)關(guān)中層干部競爭上崗和企事業(yè)單位工作人員竟聘上崗所廣泛應(yīng)用，成為人們考察一個人綜合素質(zhì)的有效途徑。竟職演講應(yīng)有“五忌”。一忌信口開河，雜亂無章.競職演講具有較強(qiáng)的針對性和時效性，競職者必須在事前對要爭取的職位作大量的調(diào)查研究，全面了解職位特征和勝任這一職位所應(yīng)具備的素質(zhì)，在所述的內(nèi)容上做文章。有些競職演講者對自己要競爭的職位，沒有一個完整清晰的認(rèn)識，對一些雞毛蒜皮的小事翻來覆去地解釋，對所應(yīng)從事的工作，抓不住重點，東扯葫蘆西扯葉，自己說不明白，聽眾也搞不清楚。二忌狂妄自大，目空一切.有的競職演講者過高地估計了自己的能力，在談工作優(yōu)勢時好提當(dāng)年勇，自認(rèn)為條件優(yōu)越，某職位“非我莫屬”，做好工作不過是“小菜一碟”；在談工作設(shè)想時，脫離實際，來一些“海市蜃樓’’般的高談闊論，極易引起聽眾的反感。三忌妄自菲薄，過分謙虛。競職演講要求競職者客觀公正地評價自己的競爭優(yōu)勢，大膽發(fā)表行之有效的“施政綱領(lǐng)”。但有的競職演講者卻唯恐因自己的“標(biāo)榜”，而引起評委和公眾的不悅，把對自我的認(rèn)識和評估弄到“水平線”以下。這種過分謙虛的表白，不僅不能反映自己真實的能力、水平和氣魄，也不利于聽者對你做出正確的評價。四忌吐詞不清，含混模糊.競職演講一般要求演講者在有限的時間內(nèi)，言簡意賅地把自己的基本情況。工作特點、工作設(shè)想向聽眾娓娓道來。但是有的競職演講者卻不善于把握演講的輕重緩急，雖連珠炮式地將整個演講“一氣呵成”，但因吐詞不清，或語速過快，使聽眾不知所云。五忌服飾華麗，求新求異。登臺演講，服飾是一個人思想品德、內(nèi)在修養(yǎng)的外在表現(xiàn)和自然流露。競職演講是一項正規(guī)、嚴(yán)肅的主題活動，評審員往往會以所競爭職位的需要和自己的審美觀來評判演講者。因此；演講者的穿著應(yīng)以莊重、樸素。大方為宜。有的競職者認(rèn)為穿得與眾不同就會以新奇取勝，于是或服飾華麗，或不修邊幅，豈不知，這樣做的結(jié)果，不僅群眾眼里通不過，也不會給評委留下好印象，從而使演講的效果大打折扣。競職演講為廣大人才提供了一個充分展示自我。表現(xiàn)自我的舞臺，愿廣大競職者能夠克服演講中的不良傾向，客觀、公正地作好自我評價，科學(xué)合理、切合實際地闡明施政方案，向公眾推銷一個真實、客觀的自我，通過競爭找到適合自己展示才華的工作崗位。449．會議通知按形式及注意事項有哪些？答：會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知；按通知的行為方式分，有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。書面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。書面通知以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會議通知。會議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點外，也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發(fā)會議通知要盡量早些，以便使與會人員接到通知后，有充足的時間準(zhǔn)備和趕到會場，也便于會務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會議對發(fā)通知有規(guī)定的時間，如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會議沒有必要過早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會期。做好發(fā)通知這項工作，需要在平時打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實。電報通知寫電報時要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認(rèn)被通知單位或個人是否參會時，應(yīng)要求對方接到通知后回電。傳真和電腦通知：務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰，可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清，就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話方式了，讓對方做好電話通知的記錄。墻報通知墻報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預(yù)計（比如一些自由參會的演講會、報告會），要安排大一點的會場才行，以免到會人數(shù)太多，會場容納不下，造成不好的效果。450．秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)有哪些？答：秘書工作規(guī)律，按研究范疇不同，有基本規(guī)律和具體規(guī)律之分。秘書工作的基本規(guī)律，是作用于秘書工作一切主要方面和主要過程的規(guī)律；秘書工作的具體規(guī)律，是作用于秘書工作某一階段或某個方面的規(guī)律，例如，秘書寫作的規(guī)律，秘書參謀的規(guī)律，秘書協(xié)調(diào)的規(guī)律，等等。秘書工作具體規(guī)律是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，秘書工作基本規(guī)律包含、支配和制約著秘書工作的具體規(guī)律。由于秘書工作綜合性較強(qiáng)，涉及面很廣，這里僅就幾種具體工作規(guī)律作些論述。辦公室公文寫作規(guī)律。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者撰寫公文是秘書工作一項經(jīng)常性的重要任務(wù)。秘書工作者要順利完成這項任務(wù)，就必須認(rèn)識和掌握公文寫作的規(guī)律。辦公室公文寫作規(guī)律具體表現(xiàn)為五個方面相同一的涵義。（1）起草者的思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖相同一。公文是各級機(jī)關(guān)在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具，是領(lǐng)導(dǎo)者行使領(lǐng)導(dǎo)職能的重要手段。公文寫作任務(wù)一股由機(jī)關(guān)秘書人員承擔(dān)，只要公文寫作任務(wù)一下達(dá)，秘書人員必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求努力完成。公文寫作不同于其它文章的寫作，是受命寫作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫”而不是“我要寫”，公文內(nèi)容必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作意圖，不允許摻雜作者個人的意見。作者思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質(zhì)量，獲得領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可。這就告訴我們，秘書人員在公文寫作中一定要首先領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清發(fā)文的目的、對象、內(nèi)容、要求、時間等要素，然后再寫作。領(lǐng)導(dǎo)意圖還包括黨和國家的方針、政策以及上級機(jī)關(guān)的指示精神，秘書人員也必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會，只有這樣，才能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件的工作意圖。（2）寫作內(nèi)容與客觀實際相同一。公文是在公務(wù)活動中形成，用于處理公務(wù)的文書，并具有法定的效力，因而，公文的內(nèi)容必須是真實的，所提措施是可行的，不允許有半點虛構(gòu)和夸張。公文起草者必須時刻牢記自己的筆下有財產(chǎn)萬千，有人命關(guān)天，有是非曲直，有毀譽(yù)忠奸。因此，寫請示和報告，必須如實反映情況，否則，就是欺騙上級組織；寫決定和指示，必須符合執(zhí)行單位的實際，否則，就是一紙空文，無法落實。這就要求秘書人員在動筆起草公文前必須進(jìn)行調(diào)查研究，充分占有第一手材料，并且進(jìn)行實事求是的分析，提出的任務(wù)措施和要求必須從受文單位的實際情況出發(fā)，做到切實可行。行文應(yīng)簡短，文風(fēng)要樸實，做到實在、管用。（3）行文格式與發(fā)文用途相同一。公文是具有規(guī)范體式的文書，公文寫作是一種規(guī)范寫作。國家規(guī)定的公文格式，是為了充分體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，以便更好地實現(xiàn)發(fā)文目的。每種行文格式各不相同，都與發(fā)文用途密切相聯(lián)。發(fā)文用途規(guī)定了行文格式，行文格式反映發(fā)文目的，為發(fā)文用途服務(wù)。例如，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性措施，獎懲有關(guān)人員，撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定，就要選用“命令（令）”的文種和體式；對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，就要選用“指示”的文種和體式；向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問，就要選用“報告”的文種和體式。每個文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達(dá)發(fā)文用途，實現(xiàn)公文的效用；違背這一原則，就可能選錯文種，用錯體式，不能有效地發(fā)揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書寫作必須熟悉黨、國家和軍隊機(jī)關(guān)公文處理有關(guān)條例和辦法，嚴(yán)格按照法定的格式撰寫公文，不能隨心所欲；必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關(guān)系正確選擇文種，采用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)體式，學(xué)會模式制作，使所寫的公文既規(guī)范，又適用。（4）公文語言與行文關(guān)系相同一。公文是以書面語言為表達(dá)形式的溝通與交流工具，因此，它的語言既區(qū)別于文學(xué)作品的語言，具有明白、平實、簡潔、規(guī)范等特點，又是要符合行文雙方的隸屬關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系選擇公文用語。例如，“報告”、“請示”是上行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的尊重、請教、禮貌，多用陳述語氣；“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出堅定、果斷、要求，多用祈使語氣；“函”是平行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出尊重、平和、謙恭，多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞，都是由行文雙方的隸屬關(guān)系決定的。遵循這一規(guī)律，就能實現(xiàn)公文表達(dá)形式與內(nèi)容的有機(jī)統(tǒng)一，有利于實現(xiàn)行文目的。這就要求我們，秘書在撰寫公文時，一定要根據(jù)行文雙方的關(guān)系選擇恰當(dāng)?shù)恼Z言和語氣表達(dá)形式；否則，就有失體統(tǒng)，不合規(guī)范。（5）擬制速度與公文時效相同一。秘書寫作往往有規(guī)定的時限要求，在一定的時間內(nèi)完成寫作任務(wù)，否則就難以發(fā)揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下，更要爭分奪秒，及時起草、送審和印發(fā)。否則，對上不能使機(jī)關(guān)及時了解下情；對下，不能使問題得到及時解決。公文制作速度是由公文的時效性決定的。公文的時效性越強(qiáng)，要求秘書的寫作速度越快；必要時加班加點，按時完成。這個就要求秘書人員應(yīng)當(dāng)從平時注意材料積累，培養(yǎng)快速構(gòu)思能力，學(xué)會模式制作，練就一氣呵成的硬功夫，勇于吃苦耐勞，學(xué)會電腦寫作等方面入手，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時完成寫作任務(wù)。451．通訊寫作的基本要求有哪些？答：通訊寫作的基本要求有通訊是運用敘述、描寫、抒情、議論等多種手法，詳細(xì)地報道新聞事件或典型人物的一種報道形式。它比消息更詳細(xì)地報道具有新聞意義的事件、經(jīng)驗或典型人物的一種文體。通訊與消息都是新聞的主要文體，它們的共同點是都要求具有嚴(yán)格的真實性和及時性。不同之處是：1.選擇不同，消息選擇廣泛，可大可小。通訊要選擇含量較大的真實典型材料。2.表述詳略不同，消息的內(nèi)容表述簡單概括。通訊內(nèi)容表述比較復(fù)雜詳盡，講究場面和細(xì)節(jié)描寫。3.表達(dá)方式不同，消息多用敘述，而通訊在敘述的基礎(chǔ)上，還要運用描寫、議論、抒情手段。4.結(jié)構(gòu)不同，消息有固定的結(jié)構(gòu)形式。通訊的結(jié)構(gòu)與一般記敘文章相同，某本上按時間、邏輯及二者結(jié)合的順序安排結(jié)構(gòu)。452.通訊寫作有哪些特點？答：1.現(xiàn)實性。通訊要求報道新近發(fā)生的有意義的事實，新時代涌現(xiàn)出來的新人、新事、新經(jīng)驗，緊密配合當(dāng)前形勢，為現(xiàn)實中心工作服務(wù)。2.形象性。通訊常采用敘述、描寫、抒情、議論相結(jié)合的手法，要求對人對事進(jìn)行較為具體形象的描寫，人物要具有音容笑貌，事情要有始末情節(jié)，以此來感染讀者。3.評論性。通訊一般采取夾敘夾議的手法，直接揭示事件的思想意義，并評說是非，議論色彩較濃，常常表現(xiàn)出強(qiáng)烈的政治傾向和流露出作者的愛憎感情。453.通訊有哪些分類？答：1.人物通訊。人物通訊是以報道各方面的先進(jìn)入物為主的通訊，以表現(xiàn)人物為中心，從不同角度反映人物的事跡和思想，有的寫一人一生的，為人物全面立傳的；有寫一個人的一個或幾個側(cè)向的，集中反映人物的某一思想品質(zhì)；也有寫群像的。2.事件通訊。事件通訊是以記寫事件為中心，重點描繪社會生活中帶傾向性和典型性的生動事件及具有普遍教育作用的新聞事件。它的特點是以記事為主，交代清楚事件的原委，從而表達(dá)某種思想。3.工作通訊。工作通訊又稱經(jīng)驗通訊，是以報道先進(jìn)工作經(jīng)驗或某項工作的成就和存在的問題為主要內(nèi)容的通訊。寫工作通訊要有針對性，抓住當(dāng)前帶有普遍性的，又需要解決的問題。介紹經(jīng)驗要科學(xué)、有理論根據(jù)。經(jīng)驗要寫得具體，使人看得見，摸得著，學(xué)得到。4.概貌通訊。概貌通訊也叫風(fēng)貌通訊、上題通訊、綜合通訊。它是反映社會生活、風(fēng)土人情、自然風(fēng)光和現(xiàn)實中的建設(shè)成就為主的報道。這類通訊取材廣泛，氣勢大，筆墨重，給人以完整深刻的印象。454.通訊寫作有哪些要求？答：通訊寫作的要求：一是選好典型，確立主題。典型是通訊的筋骨，主題是通訊的靈魂。選好典型，確立主題對通訊來說十分重要。選擇什么樣的典型呢？要選擇那些具有代表性、具有普遍意義、具有宣傳價值和教育意義的人和事，選擇那些在一定時期內(nèi)人們所關(guān)注的問題。確立什么樣的主題呢？要確立體現(xiàn)時代精神，表現(xiàn)時代風(fēng)尚的主題，確立反映人物和事物、本質(zhì)和規(guī)律的主題。二是寫好人物。寫好人物是通汛寫作的重要任務(wù)。不論是人物通訊還是事件通訊，都要把人物寫好。寫人離不開事，因此，寫人必寫事、寫人物自己所做的事實的事，寫能揭示人物內(nèi)心世界的事。寫人物還要用人物自己的語言、行為、活動來表現(xiàn)人物；人物要寫得有血有肉，有音容笑貌，有內(nèi)心活動；寫事要具體形象，有原委，有情節(jié)。三是安排好結(jié)構(gòu)。縱式結(jié)構(gòu)，是按時間順序、事物發(fā)展的順序或作者對報道事物認(rèn)識發(fā)展的順序來安排結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)里，時間發(fā)展的順序、情節(jié)展開的順序、作者認(rèn)識事物的順序成為行文的線索。在采用這種結(jié)構(gòu)時，要詳略得當(dāng)，布局巧妙，富有變化，避免平鋪直敘；橫式結(jié)構(gòu)，是指用？間變換或按照事物性質(zhì)來安排材料的。這種結(jié)構(gòu)概括面廣，要注意不同空間的變換，恰當(dāng)?shù)匕才磐ㄓ嵥婕暗母鞣矫娴膯栴}。采用空間變換的方法組織結(jié)構(gòu)時，要用地點的變化組織段落；按事物性質(zhì)安排結(jié)構(gòu)時，要圍繞主題，并列地寫出不同的幾個側(cè)面；縱橫結(jié)合式結(jié)構(gòu)，是以時間順序為經(jīng)，以空間變化為緯，把兩者結(jié)合起來運用。采用這種形式，要以時空的變化組織結(jié)構(gòu)。455.演講稿寫作的基本要求是是什么？答：演講稿也叫演講詞，是指在群眾集會上或會議上發(fā)表講話的文稿。演講稿是進(jìn)行宣傳經(jīng)常使用的一種文體。演講的作用是表達(dá)個人的主張與見解，介紹一些學(xué)習(xí)、工作中的情況、經(jīng)驗，以便互相交流思想和感情。演講稿的主題要鮮明，例證要動人，感情要深厚，結(jié)構(gòu)要清晰、完整，并注意跌宕。力求靈活、樸實、形象、幽默、并善于運用警句。456.演講稿種類有哪些？如何寫好演講稿？答：（一）演講稿種類有：1.敘述式：向聽眾陳述自己的思想、經(jīng)歷、事跡，轉(zhuǎn)述自己看到、聽到的他人的事跡或事件時使用的。敘述當(dāng)中，也可夾用議論和抒情。2.議論式：擺事實、講道理，既有事實材料，又有邏輯推斷，立場堅定，旗幟鮮明。3.說明式：對聽眾說明事理，通過解說某個道理或某一問題來達(dá)到樹立觀點的目的。（二）要寫好演講稿：首先必須要了解聽眾對象，了解他們的心理、愿望和要求是什么，使演講有針對性，能解決實際問題。同時，要注意講話人的身份。不同的身份，口吻、語言應(yīng)有所不同。演講稿沒有嚴(yán)格的、固定的格式，一般分標(biāo)題和正文兩部分。標(biāo)題可以是：1.標(biāo)明會議性質(zhì)、演講內(nèi)容。2.正面提出自己的觀點。3.前兩者的結(jié)合。正文部分有開頭，主體，結(jié)尾。開頭除了對不同對象加上不同的稱呼外，開頭一句要開門見山提出全文的中心論點或主要內(nèi)容，說明演講意圖。主體要突出和強(qiáng)調(diào)講話的中心問題，不可輕重不分，面面俱到。結(jié)尾要總結(jié)全文，給聽眾留下深刻的印象，可以給人以啟示，充滿激情給人以鼓舞，提出奮斗口號，發(fā)出號召，展示美好前景等。寫作要求：（1）演講，首先要了解聽眾，注意聽眾的組成，了解他們的性格、年齡、受教育程度、出生地，分析他們的觀點、態(tài)度、希望和要求。掌握這些以后，就可以決定采取什么方式來吸引聽眾，說服聽眾，取得好的效果。（2）一篇演講稿要有一個集中、鮮明的主題。無中心、無主次、雜亂無章的演講是沒有人愿聽的。一篇演講稿只能有一個中心，全篇內(nèi)容都必須緊緊圍繞著這個中心去鋪陳，這樣才能使聽眾得到深刻的印象。（3）好的演講稿，應(yīng)該既有熱情的鼓動，又有冷靜的分析，要把抒情和說理有機(jī)地結(jié)合起來，做到動之以情，曉之以理。（4）演講稿的語言要求做到準(zhǔn)確、精練、生動形象、通俗易懂，不能講假話、大話、空話，也不能講過于抽象的話。要多用比喻，多用口語化的語言，深入淺出，把抽象的道理具體化，把概念的東西形象化，讓聽眾聽得入耳、聽得明白。457.講話稿寫作的基本要求、用途范圍、講話稿和發(fā)言稿的區(qū)別、特點有哪些？如何寫好？答：（一）講話稿也稱“發(fā)言稿”，是在某種特殊場合要講話前所擬定的書面稿子。其作用是節(jié)省時間，集中、有效地圍繞議題把話講好，不至于走題或把話講錯。（二）用途：講話稿的使用范圍很廣，多用于各種大小會議、廣播錄音、電視錄像等口頭表達(dá)；也可以登報印發(fā)成“書面發(fā)言”。（三）講話稿和發(fā)言稿的區(qū)別：“講話”和“發(fā)言”本是同義語，但由于約定俗成的原因，現(xiàn)在多數(shù)是把領(lǐng)導(dǎo)和主持人的發(fā)言稱為“講話”，其他個人或與會人員所說的，統(tǒng)稱為“發(fā)言”。講話稿一般應(yīng)由講話人自己寫。只有在特殊情況下，可經(jīng)過授意由別人代寫，或由秘書、干事等代勞。講話稿有詳稿、略稿和腹稿之分。詳稿準(zhǔn)備較充分，只消拿到會議上去念就行了；略稿是個提綱、要點，在發(fā)言時要再作發(fā)揮；腹稿，僅僅在頭腦里醞釀一下，考慮個大概，到時即席發(fā)言，然后根據(jù)別人的記錄整理成書面的東西?！爸v話稿”除“發(fā)言稿”這個別名外，還有演講稿、演說稿、談話稿、會議報告稿等。其性質(zhì)與特點，都大同小異。（四）特點：文章是給人看的，講話則是給人聽的?？雌饋眄樠鄣奈恼拢犉饋聿灰欢樁?；看起來清楚明白的句子，說給人聽，別人不一定聽得懂。文章可以反復(fù)看幾遍，哪句看不懂，就看哪句；聽別人在會議上講話，就不可能讓別人說了一遍，又說一遍，老重復(fù)一個內(nèi)容。講話是一句接著一句的，弄不清前句的意思，后一句就難于理解了。結(jié)果，話講得越多，別人越不聽。因此，寫講話稿，就是要抓住講話的通俗化和日語化兩個特點。講話要通俗，就是要適合人的聽覺的需要，適合聽眾的接受水平，容易叫別人理解和接受。聽報告時，聽眾只能發(fā)揮其聽覺的作用，他們看不到實物與環(huán)境，難以知道具體的形象，只有靠講話人的描述或講解，才能使聽眾產(chǎn)生感情上的共鳴或邏輯上的說服力量。所以，通俗的講話，可以補(bǔ)充視覺之不足。另外，通俗，不能理解為庸俗。它要求語言樸素、自然，不堆砌概念，不裝腔作勢。講話要口語化，就是寫的稿子，別人看起來順眼，聽起來順耳。它的語言簡短精練，形象、生動、具體，別人不僅聽得明，而且印象深，記得牢。（五）寫好講話稿注意事項：1.要看聽眾。講稿的效果好不好，不是撰稿人個人或少數(shù)人坐在辦公室里評定的，而是要由廣大的聽眾來打分，因此講稿首先要考慮聽講的是什么人，這些人有什么特點，怎樣才能說服他們；同時，事先要盡可能估計到，可能有人產(chǎn)生什么樣的懷疑、提出什么樣的問題；或有什么不同的議論，以便能夠及時予以回答。這就要求演講者把想和講有機(jī)地統(tǒng)一起來。2.要講人們最關(guān)心的問題。這就要求撰稿人吃透兩頭。一是了解上面的方針政策，二是了解聽眾需要解決什么問題。兩頭吃透了，該講什么，不該講什么，哪些多講，哪些少講心中就有數(shù)了。這樣講起來，有針對性，聽眾也會覺得受益匪淺，聽得全神貫注。3.態(tài)度明朗、觀點正確。講話人，對所講的問題，是贊成還是反對，是表揚(yáng)還是批評，不能含糊其詞、模棱兩可。舉例要恰當(dāng)，引用材料要準(zhǔn)確，對于有些材料要進(jìn)行辨?zhèn)慰夹诺墓ぷ?，不能拿來就用。看問題要持客觀態(tài)度，實事求是，不夸大，不縮小，不曲從附和，不任意上綱。4.主題要單一。一次會議總有一個主題，講話者也往往不止一個。所以講話，首先要圍繞會議主題講，不能離開會議主題，信口開河?，F(xiàn)在提倡開短會，講短話。因此，要盡量把話寫得簡明扼要、干凈利索。話講長了，不僅會影響講話的效果，而且會引起人們的厭煩，不得人心。因為人持久或過度地聽講，會因聽覺器官的疲勞而造成全身不舒服，必然精力分散。俗話說“話多如水”。因此，講話要克服一種壞習(xí)慣，即一講就長篇大論，胡拉亂扯，重復(fù)羅嗦，沒完沒了。要合乎口語，寫講話稿，要像說話一樣簡短親切。絕不要亂抄文章上的一些潔屈聱牙的句子。具體來說，寫講話稿要從下列幾方面做到口語化：1.用句要短，修飾語要少；文言句子和倒裝句要盡量避免使用，以免造成聽眾的錯覺或分散注意力。2.一些書面語言的詞匯，要改用口語詞匯。如“迅速”可改成“很快就”；“立即”可寫成“馬上”；“從而”可改成“這樣就”；“連日來”可寫成“這些天來”；“地處”可改成“位置在”；“備定”可寫成“準(zhǔn)備好了”等等。3.一個意思有幾個詞都可以表達(dá)的，要盡量選擇其中一聽就懂的詞，如“對壘”、“交鋒”就不如“比賽”通俗易懂。4.不該省的字不要省。如“同期”最好寫成“同一時期”，以免發(fā)生誤會。5.要分清同音的字和詞。比如“全部”容易錯聽為“全不”；“喉頭”跟“猴頭”分不清，應(yīng)寫成“喉嚨頭”就好。6.方言土語要少用。聽眾一般都來自五湖四海，如果用方言土語多了，有些人聽不懂，或者竊竊私語，也會影響會場秩序。如“假茶葉”是貴陽的土話，外地人很難知道它是指有其名而無其實的東西7.用引號表示相反意