常用公文排版培訓(xùn)講義

常用公文排版培訓(xùn)講義(2005年4月15日)在社會保險工作中，起草通知、報告、統(tǒng)計分析等公文類文章是每個員工必須具備的基本素質(zhì)，排版也成為我們的日常工作。為了提高我處公文排版的水平，按照《國家行政機關(guān)公文格式》的要求和工作實際，根據(jù)個人實際工作經(jīng)驗整理了常用公文排版方法，請大家參考。不當(dāng)之處歡迎指正。―、常用公文簡介我處常用公文包括通知、報告、請示等。其中通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等；通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況；報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問；請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項；意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法；函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。二、排版要求(—)紙張公文用紙采用A4型60g-80g的膠版印刷紙或復(fù)印紙。（二） 頁邊尺寸起草公文時使用Word默認(rèn)模板新建文件即可。這時上下邊距25.4mm，左右邊距31.7mm，與國家要求稍有區(qū)別（公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁碼））。提示：若使用Word默認(rèn)模板，非公文類的日常文章第一頁要增加一空白行（二號字）。?新建文件操作方法1、 單擊“新建”按鈕口。2、 打開“文件”菜單，單擊“新建”，打開“新建”對話框：單擊“常用”選項卡，單擊“確定”按鈕或雙擊“空白文檔”圖標(biāo)。（三） 顏色公章為紅色，未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。（四） 字體1.大標(biāo)題（1） 文章標(biāo)題：二號宋體，上空1行。（2） 公文標(biāo)題：二號宋體，紅色線下空2行。（打開文件“大標(biāo)題”）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。?操作方法居中、字體、字號按鈕；注意首行縮進(jìn)標(biāo)尺。為防止段落前后距離影響，最好不使用回車。將插入點置入希望新行開始的位置，然后按Shift+Enter鍵，Word將插入一個換行符“”，并把插入點移動到下一行的開始。技巧：按Ctrl+［鍵會增加字號，按Ctrl+］鍵會減小字號。公文知識：公文分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用紅色宋體字。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mmx15mm。聯(lián)合行文時應(yīng)使用主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，保證公文首頁顯示正文。排版方法可以使用無框線（或白色）表格或插入文本框，分散對齊，“文件”二字縮放。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，如〃遼社險發(fā)［2005］9號〃。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。正文

三號仿宋體，一般每頁排22行?操作方法格式、段落、設(shè)置為1.5倍行距。或通過頁面設(shè)置修改，選擇“指定行網(wǎng)絡(luò)和字符網(wǎng)絡(luò)”，輸入行數(shù)即可。設(shè)置標(biāo)題（1）小標(biāo)題第1層三號黑體，第2層三號楷體加黑，第3層可以使用楷體或與正文一致、加黑，第4層可以使用楷體或與正文一致。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。?操作方法?操作方法再次單擊按鈕可以刪除編號。右擊設(shè)置編號的段落，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“項目符號和編號”命令，在出現(xiàn)的對話框中可以更改編號的樣式，可以選擇編號是否重新開始，單擊“自定義”按鈕可以進(jìn)行更詳細(xì)設(shè)置。當(dāng)按下回車鍵以添加下一列表項時，會自動插入下一個編號。要結(jié)束編號列表，按兩次回車鍵，也可按Backspace鍵刪除列表中的最后一個編號，或者按Ctrl+Z鍵。也可以輸入標(biāo)題內(nèi)容后再設(shè)置格式。選中已經(jīng)設(shè)置好格式的標(biāo)題，單擊工具欄上的“格式刷，，按鈕U，在操作區(qū)鼠標(biāo)變成思【，然后在要復(fù)制到的標(biāo)題上拖動，可以把格式復(fù)制過來。重復(fù)使用時，雙擊“格式刷”按鈕°，復(fù)制完畢后單擊“格式刷”按鈕或按Esc鍵。例如輸入以下方框內(nèi)的文字：社會保險業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)毒核包括兩部分：中—、應(yīng)知部分」主斐包括基礎(chǔ)理論、綜合知識、專業(yè)知識n卜應(yīng)會部分3主要包括省制定的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)操作流程和管理亦法，以及計算機基本操作等。其中“應(yīng)會部分”應(yīng)為第二個標(biāo)題，修改方法為：單擊“應(yīng)知部分”任意一字，單擊工具欄上的“格式刷”按鈕O，然后在“應(yīng)會部分”上拖動（注意要包括段落分隔符，或在行左邊的選擇欄上單擊），則文章變?yōu)椋荷鐣ｋU業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)考核包括兩部分；W一、應(yīng)知部分口主要包括基礎(chǔ)理論.綜合知識、專業(yè)知識。#二應(yīng)會部分|主要包括省制定的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)操作流程和管理亦法】以及計算機基本操作等口取消標(biāo)題序號后的制表符:按住Alt鍵后可以直接拖動左對齊制表符。更徹底的方法為：設(shè)置好標(biāo)題后，進(jìn)入“多級符號”，選擇“自定義”，在“編號樣式”中選擇序號樣式，必要時在“編號格式”中增加括號、隔點，在“編號之后”選擇“不特別標(biāo)注”。自定義多緘符號列表別也）前一皺別編號（F）：YI□字體口…|I編號位置也 -|左對齊工|對齊位置卷：I自定義多緘符號列表別也）前一皺別編號（F）：YI□字體口…|I編號位置也 -|左對齊工|對齊位置卷：I口厘米S文字位置編進(jìn)位置垃；m?西厘米習(xí)預(yù)覽.1.1.1.1.11.1.1.1—.1.1.1.1.11.1.1.1.1.11.1.1.1.1.1.11.1.1.1.1.1.1r正規(guī)形式編號?廠在其后重新開始編號鼠）| 3將變化應(yīng)用于偵：|整個列表 三］創(chuàng)建多級符號列表首先輸入下圖中內(nèi)容，然后選擇全部文本，單擊“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令，再單擊“多級符號”選項卡，選擇第一個選項，單擊“確定”按鈕。除“社會救濟”夕卜，其他內(nèi)容全部為“社會保險”下的分類項，因此編號為下一級，選擇“養(yǎng)老保險”，單擊增加縮進(jìn)量按鈕=又或按Tab鍵；選擇“機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險”，由于它為“養(yǎng)老保險”下的分類項，因此單擊增加縮進(jìn)量按鈕=二或按Tab鍵兩次（因為“養(yǎng)老保險”已按一次，因此需按二次）；對“企業(yè)養(yǎng)老保險”進(jìn)行同樣操作；選擇“個體從業(yè)人員養(yǎng)老保險”，由于它為“企業(yè)養(yǎng)老保險”下的分類項，因此單擊增加縮進(jìn)量按鈕=亙或按Tab鍵三次（因為“企業(yè)養(yǎng)老保險”已按二次，因此需按三次）選擇“農(nóng)村養(yǎng)老保險”，由于它為“養(yǎng)老保險”下的分類項，因此單擊增加縮進(jìn)量按鈕=二或按Tab鍵兩次；再同時選擇“醫(yī)療保險”到“失業(yè)保險”，單擊增加縮進(jìn)量按鈕=*單擊增加縮進(jìn)量按鈕=*或按Tab鍵。效果如最后示意圖。若想將內(nèi)容分類增加一級，選定內(nèi)容后按Shift+Tab鍵或單擊減少縮進(jìn)量==按鈕。針完保嶺養(yǎng)老保政機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險企業(yè)養(yǎng)卷保險叩伸M業(yè)人員養(yǎng)老保險農(nóng)村尊#保防芟療保狩工伯保狩牛言保將笑業(yè)保險社會赦洪1社會保險2養(yǎng)老保險3機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險4 企業(yè)養(yǎng)卷保險5個體從業(yè)人員養(yǎng)老保險5農(nóng)材弄老保險醫(yī)療保險工傷保險3 生育保險10失業(yè)保險11社會教弟社會保險1-1養(yǎng)老保險機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險企業(yè)養(yǎng)老保險1.1.2.1個體從業(yè)人員養(yǎng)老保險農(nóng)村弄老保險1.2醫(yī)療保險1.3工傷保險1.4生育保險1.5失業(yè)保險社會教濟（2） 主送機關(guān)標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（3） 公文正文主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱（如社保局）。公文中的數(shù)字，除成文日期、標(biāo)題層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外（如一往無前），應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。操作方法在Word中，盡可能不用空格來對齊文本。特別是在每段前需要空兩個字，最好不用空格。因為Windows使用比例字體，字母占據(jù)不同數(shù)量的水平空間。例如l比w窄。如想段前空兩格，首先輸入一段文字，然后選中這些文字，設(shè)置字體、字號，然后在“段落，，中設(shè)置“特殊格式，，為“首行縮進(jìn)”“度量值”選2字符。或者將鼠標(biāo)放到水平標(biāo)尺上的“首行縮進(jìn)”標(biāo)記上，向右拖動鼠標(biāo)，以第二行做參照，放到第三個字前的位置。以后段落回車即可。后一種方法在表格下寫說明時經(jīng)常使用。（4）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1、XXXX”）;附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。（5） 成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全廣零，寫為“。”。在智能ABC輸入法下可以使用快捷鍵i?；蛘呤褂谩ú迦搿叭掌诤蜁r間〃，注意不能選擇〃自動更新"。（6） 頁碼用四號半角仿宋體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一彳亍，數(shù)碼左右各放一條四號一字線。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白以后的頁不標(biāo)識頁碼。一般也可以居中放置，但無一字線。?操作方法“插入”“頁碼”，對齊方式選擇“外側(cè)”。雙擊頁碼，選中后設(shè)置為仿宋四號字。然后光標(biāo)定位在頁碼前，輸入“一”（在中文輸入法下按Shift鍵+大鍵盤中減號鍵，然后刪除一半）和空格，同樣在頁碼后輸入。介紹首頁不顯示頁碼、第2頁顯示頁碼1的方法，介紹刪除頁眉和頁腳橫線的方法。（7）公文中的表格公文如需附表，標(biāo)題與正文第1層一樣使用三號黑體（Excel中使用16號），表內(nèi)文字使用四號（Excel中使用14或默認(rèn)的12號）或五號仿宋體、宋體，數(shù)字居右排列（特殊情況可居中）、文本居左或居中排列，制表單位、時間和說明使用五號宋體字（Excel中使用10號）。打開“Word例表”，演示在標(biāo)尺和表內(nèi)調(diào)整列寬的區(qū)別，提示標(biāo)題后距離大一點，合并拆分單元格等。平均分布各行、列來處理小表格，插入行、增加文字后演示’'表格屬性”、“行”、“不允許跨頁斷行”。假設(shè)在A4紙上設(shè)計了一張社會保險報表，現(xiàn)在想打印在B5紙上，在頁面設(shè)置中修改紙張大小最好，但可能需要修改報表的格式，很麻煩，最好的方表格長度超過一頁時，可以將標(biāo)題自動顯示在每一頁：選定要作為表格標(biāo)題的一行或多行（選定內(nèi)容必須包括表格的第一行），單擊“表格”菜單中的“標(biāo)題行重復(fù)”命令。若修改標(biāo)題，需在表格的第一個標(biāo)題上修改。打開〃Excel例表〃，單元格內(nèi)回車，上下居中；平均分布各行、列，標(biāo)題，框線。說明使用第一單元格；頁內(nèi)居中方法；縮印方法；開式表方法；插入頁碼；（五） 裝訂公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。訂位為兩釘訂眼距書芯上下各1/4處左右。平訂釘鋸與書脊間的距離為10mm左右（正式要求3mm?5mm）;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳牢固。對橫排A4紙型表格，表頭在訂口一邊。（六） 補充資料發(fā)文印章單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)的名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm?4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號;詞目用3號標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。抄送公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用三號仿宋體字標(biāo)識“抄送，，，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；最后一個抄送機關(guān)標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用三號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。三、其他操作（一）分割文檔窗口打開“窗口”菜單，單擊“拆分”命令，使用上下箭頭來放置水平灰線決定在哪里分割，然后單擊鼠標(biāo)或按回車鍵。整個窗口分成了二部分，垂直和水平滾動條也變成兩個。可以用鼠標(biāo)拖動分隔線。另外一個容易的方法是拖動或雙擊窗口右上角、垂直滾動條頂部的分割塊*如要調(diào)整區(qū)域的大小，上下拖動分割線即可。要在區(qū)域之間切換，單擊想激活區(qū)域。要去除分隔線，雙擊分隔線，或在“窗口”菜單中選擇“取消拆分”命令。（二）快速插入常用詞選擇“工具”菜單中的“自動更正”命令，選擇“自動圖文集”選項卡。在“鍵入“自動圖文集”詞條”處輸入“遼寧省社會保險事業(yè)管理局”（對于作者來說是字?jǐn)?shù)較多的常用語），單擊“添加”按鈕，選擇“確定”按鈕。自動更正2X自動更正自動更正|鍵入時自動套用格式 自動圖艾集|自動套用格式'w顯示有關(guān)“自動圖文集"和日期的“記憶式鍵入"提示⑤如果接受“記憶式襁人"提系，｛?幡Enter鍵。洋在此鍵入“自劫囹交集”詞條（V）:顯示工具在—I顯示工具在前上一函』瓊達(dá)殖簽，也芻未聞復(fù)音-親后話勿圻疊？預(yù)覽遼寧省社會保險事業(yè)管理局」取消使用時先鍵入“遼寧”，當(dāng)Word提示整個詞條時（在“遼寧”的上方出現(xiàn)提示）遼寧省社會保險事業(yè)管理局|遼丁 ，按回車鍵、Tab鍵或F3鍵即可完成“遼寧省社會保險事業(yè)管理局”的輸入。輸入詞語后按F4鍵，可以重復(fù)輸入已輸入過的詞語。（三）文本與表格互相轉(zhuǎn)換從有分隔符號的文本轉(zhuǎn)換到表格：打開文件“文本轉(zhuǎn)換到表格”選定文本，選擇“表格”菜單的“轉(zhuǎn)換”“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令，彈出將文字轉(zhuǎn)換成表格對話框，選擇列數(shù)、行數(shù)以及列寬，選擇“確定”按鈕。注意：逗號為英文將表格里的文本轉(zhuǎn)換成普通文本：選定整個表格，或者選定用戶希望進(jìn)行轉(zhuǎn)換的那些行。選擇“表格”菜單的“轉(zhuǎn)換”“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令，彈出將表格轉(zhuǎn)換成文字對話框，選定分隔文本的方式，單擊“確定”按鈕。（四）設(shè)置工具欄Word帶有兩個工具欄：常用工具欄和格式工具欄。通過“視圖”菜單中的“工具欄”命令可以改變?nèi)我夤ぞ邫诘娘@示狀態(tài)，也可以自定義工具欄，包括在已有工具欄上添加按鈕、刪除按鈕、移動按鈕，改變按鈕圖標(biāo)，甚至創(chuàng)建新工具欄。1.添加按鈕選擇“工具”菜單的“自定義”命令（或右擊任意工具欄選擇），打開自定義對話框，選擇“命令”選項卡。在“類別”列表框中選擇一個選項，如“格式”，再從“命令”列表中選擇按鈕，單擊“說明”按鈕將會顯示該按鈕的解釋，如“上標(biāo)”。把該按鈕拖動到工具欄的某個位置上，出現(xiàn)“I”