酒店會(huì)議接待操作流程

會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中服務(wù)會(huì)后收尾會(huì)議接待操作流程了解會(huì)議基本情況會(huì)議桌的要求物品擺放場(chǎng)地布置會(huì)前準(zhǔn)備。1．當(dāng)接到通知單后,熟讀通知單內(nèi)容了解使用時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)(主席臺(tái)人數(shù)、出席人數(shù))、形式、要求。2．根據(jù)不同接待規(guī)格：一般會(huì)議(學(xué)院內(nèi)部及中心使用會(huì)場(chǎng))提前15分鐘準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)；重要接待(學(xué)員班使用會(huì)場(chǎng))提前30分鐘準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)；重大接待(學(xué)院高層會(huì)晤及接待)提前一天或一晚以上準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)。3．根據(jù)人數(shù)、會(huì)議形式準(zhǔn)備好桌椅（包括主席臺(tái)座位、發(fā)言席）；如開班式、結(jié)班式、音像教學(xué)、專題教學(xué)均為課桌形，研討、分組討論一般為回字形或U字形，不能確定的及時(shí)向帶班老師、組織員獲取信息。4．打掃干凈桌椅、接收臺(tái)、窗臺(tái)、地面、陽(yáng)臺(tái)、洗手間（洗手間要將門關(guān)好）。要求：整潔、干凈。了解會(huì)議基本情況服務(wù)員根據(jù)會(huì)議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會(huì)議室的具體情況安排會(huì)場(chǎng)布局，臺(tái)型要比例協(xié)調(diào)、美觀。會(huì)議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺(tái)呢平整無污垢，無破損、打褶；若用臺(tái)裙時(shí)，臺(tái)裙扣之間距離應(yīng)在30cm左右，臺(tái)裙干凈無褶，接口不能朝向門和客人。椅子必須有椅子套，椅子套要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。同時(shí)可根據(jù)與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣和特點(diǎn)安排用品，搞好會(huì)議室內(nèi)外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。

會(huì)議桌的要求

1、準(zhǔn)備會(huì)議需用物品，按規(guī)定擺放，并留出用量的10%作為備量。確保物品干凈整潔，無破損。

布置聽眾席：調(diào)整桌椅之間的距離，要求：整齊劃一。席位牌放在坐椅的正中位置并且距外桌邊一指寬處（如有外沿的桌面，席位牌放在坐椅的正中位置并直抵桌面邊沿處）。（2）布置主席臺(tái)：放席位牌、杯墊、杯碟、點(diǎn)好茶葉的茶杯、毛巾、信紙和鉛筆（開班和結(jié)班）、鮮花、礦泉水和直升杯（重大接待）；擺放規(guī)格：席位牌放在話筒左面，緊靠桌邊；杯碟距桌邊、毛巾托一指寬；

物品擺放

信紙放在座位正中距桌邊一指寬，鉛筆放在信紙上面成30℃，筆尖指向“中國(guó)井岡山干部學(xué)院”中的“山”字；如放礦泉水、直升杯和茶杯可放成三角形或一字形。布置接收臺(tái)：①桌面：放好若干瓶開水、紙杯、茶葉、飲水機(jī)、托盤、抹布、備用杯。②抽屜內(nèi)準(zhǔn)備信紙、筆（鉛筆、圓珠筆或水筆）、手套。提前20至30分鐘開燈、開空調(diào)（視天氣或教學(xué)情況開與不開、空調(diào)溫度一般定在24度）。檢查：⑴杯子、毛巾等物品是否清潔、是否擺放到位；⑵窗簾、桌椅、席位牌是否干凈整齊；⑶物品是否準(zhǔn)備齊全。迎賓服務(wù)打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施

會(huì)議開始會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)

會(huì)議中間休息

茶歇服務(wù)

會(huì)中服務(wù)如主辦方要求提供禮儀，應(yīng)在指定時(shí)間安排禮儀小姐著紅色禮儀服在大堂和電梯間迎接客人。服務(wù)員要在會(huì)議開始前1小時(shí)到達(dá)并于會(huì)議開始前半小時(shí)在門口站立迎接賓客。儀容儀表要合格。

迎賓服務(wù)

會(huì)場(chǎng)主要燈光要在會(huì)議開始前半小時(shí)打開，主席臺(tái)上方會(huì)議燈開啟保持燈光明亮。話筒應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘打開。會(huì)前半小時(shí)開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會(huì)議開始前1分鐘通知音響師停播。并檢查各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施是否正常，如有異常及時(shí)報(bào)修。

打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施

在賓客到來之前，服務(wù)人員提前15分鐘站在門口引領(lǐng)客人；要求精神飽滿、熱情禮貌。提前15分鐘倒好主席臺(tái)的茶水；續(xù)茶，第一次間隔15分鐘；第二次間隔20分鐘；第三次起每間隔30分鐘續(xù)一次水（視情況而定），并檢查接收臺(tái)上的熱水瓶是否要補(bǔ)充。重要接待會(huì)議開始后過半小時(shí)換一次毛巾、之后試情況再進(jìn)行更換，在更換用品時(shí)要用托盤撤換。會(huì)議開始

A．會(huì)議開始后，服務(wù)員要站在會(huì)場(chǎng)的后面或側(cè)面注意觀察全場(chǎng)及時(shí)提供服務(wù)。如果賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會(huì)場(chǎng)外面值班，以備客人需要，會(huì)議場(chǎng)內(nèi)15分鐘應(yīng)巡視一遍。如果有事需要離開，必須找人替崗，保證會(huì)議有人值班。B．會(huì)議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會(huì)者有無服務(wù)要求，不能交頭接耳，要保證會(huì)場(chǎng)安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)。C．若有茶水服務(wù)，茶頭應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘泡好。準(zhǔn)備足量熱水瓶，熱水瓶應(yīng)干凈光亮無水印。會(huì)議進(jìn)行中間15——20分鐘應(yīng)續(xù)水一次。倒茶水時(shí)，應(yīng)在客人后面一側(cè)進(jìn)行，動(dòng)作要輕穩(wěn)，不能在客人頭上或背部上方倒水，茶水第一次為七分滿、后面加水以八分滿為宜。主席臺(tái)的客人或貴賓應(yīng)在其后進(jìn)行服務(wù)。特殊情況可按客人要求服務(wù)。會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)

D．會(huì)議期間，服務(wù)員要勤觀察，若出現(xiàn)工程噪音或停電等突發(fā)事件，及時(shí)處理上報(bào)，保證會(huì)議正常進(jìn)行。E．會(huì)議期間，如客人提出額外要求，視情況及時(shí)通知上級(jí)或會(huì)議負(fù)責(zé)人解決，不能解決的要禮貌婉轉(zhuǎn)的拒絕客人。F．會(huì)中隨時(shí)用對(duì)講機(jī)和音響師保持聯(lián)系確保音響設(shè)備正常使用。G．會(huì)議期間做好保潔工作，保持警覺性，防災(zāi)防盜安全事故發(fā)生。H.會(huì)議進(jìn)行中，如果有電話找人，服務(wù)員應(yīng)問清被找人的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人。如果不認(rèn)識(shí)要找的人，應(yīng)通過會(huì)務(wù)組人員去找。絕不可以在會(huì)場(chǎng)高喊賓客姓名。會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)

1）當(dāng)宣布中途休息時(shí)，將會(huì)場(chǎng)的門打開，通知音響師播放輕柔、歡快的音樂，音量適中。2）應(yīng)禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品。盡快整理補(bǔ)充和更換各種用品，保持臺(tái)面整潔，試情況對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行一次續(xù)水服務(wù)。3)

為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。4）會(huì)議開始前1分鐘通知音響師停播音樂。參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)后將門關(guān)閉。會(huì)議中間休息會(huì)議結(jié)束，應(yīng)將所有門打開，禮貌送客。送別客人時(shí)及時(shí)為客人按電梯。賓客全部離場(chǎng)后，要檢查會(huì)場(chǎng)有無客人遺留物品。如發(fā)現(xiàn)遺留物品要及時(shí)歸還，不能及時(shí)歸還的要及時(shí)交至總臺(tái)，說明班次、地點(diǎn)，向上級(jí)匯報(bào)并做好記錄。關(guān)閉部分燈光和空調(diào)，作好節(jié)能工作。清掃衛(wèi)生，回收可利用物品，桌椅歸位。撤下會(huì)議所用設(shè)備設(shè)施用品，分類歸位。清洗會(huì)議用的杯飲具，并分類擺放整齊進(jìn)行消毒。查看未來幾日有無預(yù)定，若有，根據(jù)會(huì)議通知單做好相應(yīng)擺臺(tái)工作。檢查安全隱患，清理會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，確保無誤后關(guān)閉所有燈光，撤出鎖門。會(huì)后收尾注意事項(xiàng)1、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員要注意服裝整潔，工作前要洗手消毒，在服務(wù)過程中要戴帶百手套，避免帶菌工作。2、茶葉一定要在密封的茶葉罐內(nèi)保存好，以免發(fā)霉變質(zhì)，并在規(guī)定的保質(zhì)期內(nèi)使用。3、杯、飲具用后必須及時(shí)清洗，嚴(yán)格執(zhí)行衛(wèi)生部門“四過關(guān)”制度，即一洗、二刷、三沖、四消毒。4、洗進(jìn)凈后的飲具必須放入消毒柜中進(jìn)行15分鐘以上的高溫消毒，或配置84消毒液按照1：100的比例浸泡1