第四章MSOffice2010辦公軟件之PowerPoint

大學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)人民郵電出版社講授：第4章MSOffice2010辦公軟件之PowerPoint4.4

PowerPoint演示文稿軟件

4.3 Execl表格處理軟件

4.2 Word文字處理軟件

4.1 MSOffice2010簡介

4.1演示文稿的制作、編輯和格式設(shè)置

任務(wù)1初步認(rèn)識POWERPOINT任務(wù)2制作會議簡報(bào)任務(wù)3編輯演示文稿任務(wù)4幻燈片的格式化任務(wù)1初步認(rèn)POWERPOINT【任務(wù)描述】本任務(wù)通過一個簡單的案例，學(xué)會創(chuàng)建演示文稿，掌握PowerPoint的基本操作，了解PowerPoint2010的基本概念案例：制作一個簡單的演示文稿，要求：包含兩張幻燈片，第一張幻燈片的內(nèi)容是演示文稿的標(biāo)題，第二張幻燈片的內(nèi)容是一些相關(guān)的文字內(nèi)容，最后將演示文稿以文件名W5-1.pptx保存到文件夾D:\user中【方法與步驟】

(1)啟動PowerPoint2010：如圖4-1所示。圖4-1PowerPoint窗口(2)選擇一種模版(3)在“最近打開的模板”中列出PowerPoint最近使用過的模板名稱，用鼠標(biāo)指向模板圖標(biāo)，可以看到該模板的名稱，單擊“創(chuàng)建”即可創(chuàng)建基于模板的幻燈片。本案例選擇“PowerPoint2010簡介”模板，如圖4-2所示。圖4-2選擇“PowerPoint2010簡介”模板(4)設(shè)置第一張幻燈片的版式：如圖4-3所示。圖4-3第一張幻燈片的工作窗口說明：PowerPoint2010很多模板需要在線聯(lián)機(jī)下載。(5)向第一張幻燈片添加內(nèi)容：如圖4-4所示。圖4-4添加內(nèi)容后的第一張幻燈片(6)插入新的幻燈片

(7)在第二張幻燈片內(nèi)添加:如圖4-5所示。圖4-5添加內(nèi)容的第二張幻燈片(8)保存演示文稿(9)放映演示文稿(10)在“文件”功能區(qū)選擇“退出”選項(xiàng)，或在控制菜單中選擇“關(guān)閉”命令，退出PowerPoint。退出時，對正在操作的演示文稿提示是否保存文件，然后才退出?！鞠嚓P(guān)知識與技能】用PowerPoint2010制作幻燈片非常方便。在制作幻燈片的過程中，可以方便地輸入標(biāo)題、正文，可以根據(jù)制作者的喜好美化演示文稿并修改幻燈片的版面布局。1、PowerPoint的工作窗口啟動PowerPoint2010后，打開PowerPoint工作窗口，如圖4-6所示。圖4-6PowerPoint的工作窗口2、建立演示文稿(1)用“空演示文稿”創(chuàng)建演示文稿(2)用“根據(jù)設(shè)計(jì)模版”創(chuàng)建新演示文稿(3)用“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建新演示文稿(4)用“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿”創(chuàng)建新演示文稿【知識拓展】1、PowerPoint概述PowerPoint2010是集文字、圖形、動畫、聲音于一體的專門制作演示文稿的多媒體軟件，并且可以生成網(wǎng)頁。所謂演示文稿，是若干張內(nèi)容有內(nèi)在聯(lián)系的幻燈片組合。利用PowerPoint2010可以方便地制作高質(zhì)量的、交互式的多媒體演示文稿。如果在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布演示文稿，可以以演示文稿為主題舉行聯(lián)機(jī)會議；或舉行專家論壇，討論新產(chǎn)品的推出，展示并獲取意見；或在網(wǎng)絡(luò)上作精彩演講等。可見，PowerPoint2010具有網(wǎng)絡(luò)、多媒體和幻燈片有機(jī)結(jié)合的鮮明特點(diǎn)。2、視圖方式

PowerPoint提供普通視圖、幻燈片瀏覽圖、備注頁視圖等視圖方式，可以方便地對演示文稿進(jìn)行編輯和觀看。單擊PowerPoint工作窗口右下方的視圖按鈕，可以在各種視圖之間切換；也可以在“視圖”功能區(qū)中切換視圖方式。在一種視圖中對演示文稿進(jìn)行修改后，自動反映在演示文稿的其他視圖中。(1)普通視圖

PowerPoint的默認(rèn)視圖方式，主要用來編輯演示文稿的總體結(jié)構(gòu)或編輯單張幻燈片或大綱。普通視圖包含3種窗格，左邊是大綱窗格，右邊上部是幻燈片窗格，下部是備注窗格（見圖4-6）。默認(rèn)情況下，幻燈片窗格較大，其余兩個窗格較小，但可以通過拖動窗格邊框來改變窗格大小。(2)幻燈片瀏覽視圖演示文稿的全部幻燈片以壓縮形式排列。該視圖方式最容易實(shí)現(xiàn)拖動、復(fù)制、插入和刪除幻燈片的操作，但是不能對單張幻燈片進(jìn)行編輯。如果要對單張幻燈片進(jìn)行編輯，可以雙擊單張幻燈片，切換到其他視圖方式下進(jìn)行編輯?？梢岳没脽羝瑸g覽視圖檢查各幻燈片是否有什么不適合，再對文稿的外觀重新設(shè)計(jì)。(3)幻燈片放映視圖一種動態(tài)的視圖方式。單擊視圖按鈕條中的“幻燈片放映”按鈕后，從當(dāng)前幻燈片開始全屏幕放映演示文稿。單擊鼠標(biāo)可以從當(dāng)前幻燈片切換到下一張幻燈片，繼續(xù)放映，按Esc鍵可立即結(jié)束放映。(4)備注頁視圖備注頁視圖在視圖按鈕條上沒有對應(yīng)的按鈕，只能在“視圖”功能區(qū)的“演示文稿視圖”組中單擊“備注頁”按鈕進(jìn)行切換。備注頁視圖在屏幕上半部分顯示幻燈片，下半部分用于添加備注。3、演示文稿的保存在“文件”功能區(qū)中選擇“保存”選項(xiàng)，可以將建立的演示文稿保存在指定的文件中；若選擇“另存為”選項(xiàng)，可將當(dāng)前文稿保存為不同的文件類型。表4-1為PowerPoint保存演示文稿的文件類型。表4-1PowerPoint可保存的演示文稿文件類型任務(wù)2制作會議簡報(bào)【任務(wù)描述】本任務(wù)通過案例學(xué)習(xí)演示文稿的編輯，掌握在幻燈片中的插入文本、圖片、數(shù)據(jù)表格等對象的操作。案例：某公司為信息技術(shù)研討會制作了一份會議簡報(bào)，內(nèi)容包括會議首頁、演講主題會會議議程等，以文件名W5-2.pptx保存到D：\USER文件夾中，最終效果如圖4-7所示。圖4-7會議簡報(bào)最終效果圖【方法與步驟】

創(chuàng)建演示文稿后，可以向幻燈片中插入文本。為了增強(qiáng)視覺效果，提高觀眾的注意力，向觀眾傳遞更多的信息，可以在幻燈片中插入圖片、表格、圖表等各種對象。1、啟動PowerPoint2010。2、制作會議簡報(bào)首頁。(1)在“文件”功能區(qū)選擇“新建”選項(xiàng)，在“新建演示文稿”任務(wù)窗格中選擇“空白演示文稿”；在“設(shè)計(jì)”功能區(qū)的“主題”組中選擇“凸顯”主題，如圖4-8所示。圖4-8選擇“凸顯”主題(2)單擊幻燈片窗格的“單擊此處添加標(biāo)題”占位符，該占用位符被閃爍的光標(biāo)代替，表示可以輸入標(biāo)題文字。(3)輸入主標(biāo)題“信息存儲技術(shù)2012論壇活動”。(4)用同樣的方法輸入副標(biāo)題“創(chuàng)新會展有限公司”。(5)用鼠標(biāo)選中主標(biāo)題文字，在“開始”功能區(qū)的“字體”組中單擊右邊的向下箭頭，彈出“字體”對話框，如圖4-9所示。設(shè)置主標(biāo)題文字的字型為“加粗”。圖4-9“字體”對話框3、制作會議簡報(bào)的演講主題(1)插入第2張幻燈片，如圖4-10所示。圖4-10插入新幻燈片(2)新幻燈片自動套用“標(biāo)題與文本”的默認(rèn)版式。如圖4-11所示。(3)設(shè)置文字顏色

圖4-11“演講主題”幻燈片4、制作會議簡報(bào)的會議議程(1)在“文件”功能區(qū)中選擇“新建”選項(xiàng)，在“新建演示文稿”任務(wù)窗格中選擇“空白演示文稿”。在“設(shè)計(jì)”功能區(qū)的“主題”組中選擇“凸顯”主題，插入3張幻燈片。新幻燈片的版式與前面的完全一樣。(2)在“標(biāo)題”占位符里輸入標(biāo)題文字：“會議議程”。(3)在“內(nèi)容”占位符里單擊表格按鈕。(4)在“插入表格”對話框的“列”框中輸入2，“行”框中輸入6，制作一個2列6行的表格，如圖4-12所示。單擊“確定”按鈕。圖4-12“插入表格”對話框(5)輸入表格中的內(nèi)容。與word表格操作相同，單擊第一個單元格，輸入“9：00-9：30”，依次完成表格中的全部內(nèi)容。(6)調(diào)整表格的行寬和列高：與word表格操作相似，把鼠標(biāo)放到行或列的邊線上，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)橐粋€雙箭頭時，按住鼠標(biāo)不放，向某個方向拖動后放開即可。圖4-13會議議程最終效果圖會議議程最終效果如圖4-13所示。5、保存會議簡報(bào)。(1)在“文件”功能區(qū)中選擇“另存為”選項(xiàng)，彈出“另存為”對話框，操作方法與word類似。(2)單擊“保存位置”下拉列表框，選擇保存路徑(如D：\user)，在“文件名”文本框中輸入W5-2.pptx，如圖4-14所示，單擊“保存”按鈕。

圖4-14“另存為”對話框【相關(guān)知識與技能】1、向幻燈片中添加文本2、在幻燈片中插入圖片等對象3、插入組織結(jié)構(gòu)圖4、插入表格5、制作圖表幻燈片任務(wù)3編輯演示文稿【任務(wù)描述】本任務(wù)通過學(xué)習(xí)編輯演示文稿的方法。案例：在演示文稿W5-2.pptx的第3張幻燈片之后插入來自演示文稿W5-1.pptx的第2張幻燈片?！痉椒ㄅc步驟】可以在PowerPoint中同時打開多個演示文稿，并在不同的演示文稿之間插入、移動和復(fù)制幻燈片，方法與在同一個幻燈片里移動幻燈片類似。1、在幻燈片瀏覽視圖下，打開源演示文稿W5-1.pptx和目標(biāo)演示文稿W5-2.pptx。2、在“視圖”功能區(qū)的“窗口”組中單擊“全部重排”按鈕，兩個演示文稿的幻燈片瀏覽窗口并排顯示，如圖4-15所示

圖4-15同時打開兩個演示文稿的幻燈片瀏覽視圖3、在源文件窗口W5-1.pptx中選中要插入的幻燈片2，用鼠標(biāo)拖動到目標(biāo)位置，即可復(fù)制入來自源演示文稿中的一張幻燈片。4、將文件W5-2.pptx另存為W5-2-1.pptx。操作結(jié)果如圖4-16所示。圖4-16案例的操作結(jié)果A【相關(guān)知識與技能】1、用大綱視圖重組演示文稿大綱。

(1)重排主題和層次小標(biāo)題的順序。

(2)左移或右移主題和下層次標(biāo)題。2、用幻燈片視圖編輯幻燈片

(1)編輯單張幻燈片。

(2)移動、復(fù)制和刪除幻燈片。

(3)利用幻燈片瀏覽視圖整體修改演示文稿

(4)利用幻燈片瀏覽視圖整體修改演示文稿

(5)在普通視圖、大綱視圖、幻燈片視圖中，可以在幻燈片(除第一張幻燈片外)前的任意位置插入新幻燈片，在幻燈片瀏覽選定的幻燈片。任務(wù)4幻燈片的格式化【任務(wù)描述】本任務(wù)通過案例學(xué)習(xí)幻燈片格式的操作。案例：制作某房地產(chǎn)公司的房屋銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表的幻燈片，文件名為W5-3.pptx保存到D：\user文件夾中，最終效果如圖4-17所示。圖4-17標(biāo)題幻燈片最終效果圖【方法與步驟】幻燈片可以用文字格式、段落格式、對象格式進(jìn)行設(shè)置，使其更加美觀。使用母板和模板可以在短時間內(nèi)制作出風(fēng)格統(tǒng)一的幻燈片。1、制作標(biāo)題幻燈片(1)啟動PowerPoint2010，新建一張幻燈片。(2)在“設(shè)計(jì)”功能區(qū)的“主題”組中選項(xiàng)“波形”主題；在“開始”功能區(qū)的“幻燈片”組中單擊“版式”按鈕，在下拉列表中選擇“標(biāo)題和內(nèi)容”版式，如圖4-18所示。(3)在幻燈片的“單擊此處添加標(biāo)題”框中輸入標(biāo)題文字“房屋銷售計(jì)劃報(bào)告”，在“單擊此處添加文本”框中輸入文字“某房地產(chǎn)實(shí)業(yè)有限公司”。(4)在“內(nèi)容”占位符單擊“剪貼畫”按鈕，彈出“剪貼畫”對話框，選擇“著火的房子”圖片，如圖4-19所示，單擊“確定”按鈕。(5)調(diào)整文本、圖片的位置和大小，最終效果如圖4-17所示。(6)將幻燈片保存到D：\user文件夾中，文件名為W5-3.pptx。【相關(guān)知識與技能】1、幻燈片可以用文字格式、段落格式以及對象格式進(jìn)行設(shè)置，使其更加美觀。2、為了使演示文稿具有一致的外觀，可以用母版、配色方案和應(yīng)用設(shè)計(jì)模板等3種方法設(shè)置外觀。如圖4-20所示如圖4-21所示(1)母版(2)幻燈片配色方案如圖4-22所示如圖4-23所示圖4-20幻燈片母版圖4-21標(biāo)題母版圖4-22“應(yīng)用配色方案”任務(wù)窗格圖4-23“新建主題顏色”對話框4.2幻燈片的綜合設(shè)置任務(wù)5設(shè)置幻燈片的反映效果任務(wù)6制作銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表任務(wù)7演示文稿中的超鏈接任務(wù)8制作校園景點(diǎn)介紹任務(wù)5設(shè)置幻燈片的反映效果【任務(wù)描述】本任務(wù)通過案例學(xué)習(xí)幻燈片切換的效果配置，進(jìn)而掌握演示文稿的反映與打印。案例：為任務(wù)2案例制作的“會議簡報(bào)”幻燈片設(shè)置放映效果?！痉椒ㄅc步驟】PowerPoint提供了多種放映功能，以便在放映時運(yùn)用各種功能加強(qiáng)反映效果?；脽羝庞撤譃樽詣臃庞澈褪謩臃庞硟煞N。本案例采用手動放映。【相關(guān)知識與技能】所謂幻燈片放映切換，是添加在幻燈片之間的特殊效果。在幻燈片放映的過程中，由一張幻燈片切換到另一張幻燈片時，可以用多種技巧將下一張幻燈片顯示到屏幕上?；脽羝瑒赢嬓Ч梢允够脽羝牟シ鸥呱鷦??；脽羝膭赢嬓Ч袃煞N：一種是幻燈片內(nèi)的動畫效果，可以用不同動態(tài)效果出現(xiàn)幻燈片中的文字、圖片、表格和圖表等，控制幻燈片內(nèi)各對象出現(xiàn)的順序，突出重點(diǎn)和增加演示的趣味性；另一種是各種幻燈片間切換的動畫效果。【知識拓展】1、幻燈片內(nèi)的動畫設(shè)計(jì)2、幻燈片的切換效果

(1)手動控制放映

(2)演講者控制。 如圖4-24所示。3、演示文稿的放映

(1)設(shè)置放映方式如圖4-25所示。

(2)放映幻燈片4、演示文稿的打印圖4-24切換幻燈片的右鍵快捷菜單圖5-25“設(shè)置放映方式”對話框任務(wù)6制作銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表【任務(wù)描述】本任務(wù)通過案例學(xué)習(xí)如何為幻燈片添加動畫效果，掌握在幻燈片中插入圖表、修改圖表的數(shù)據(jù)項(xiàng)目、設(shè)置圖表的顯示屬性。案例：在任務(wù)4的案例基礎(chǔ)上，制作某房地產(chǎn)公司的房屋銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)告，包括2011廣州和東莞地區(qū)的房屋銷售額統(tǒng)計(jì)、廣州經(jīng)濟(jì)適用住宅的銷售情況、廣州商品房銷售面積分布等內(nèi)容，分布用圖表和表格實(shí)現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)效果圖4-26所示。圖4-26案例的效果圖【方法與步驟】所謂動畫效果，是當(dāng)打開幻燈片時幻燈片中的各個主要對象不是一次全部顯示，而是按照某種規(guī)律，動態(tài)的效果逐個顯示出來。在幻燈片中使用動畫效果，將使顯示文稿看起來更生動。制作圖表時，PowerPoint自動切換到“圖表編輯環(huán)境”，MicrosoftGraph的功能區(qū)取代PowerPoint的功能區(qū)，只有標(biāo)題欄沒有變。因此，需要熟悉“圖表編輯環(huán)境”的界面。(1)打開已制作好的標(biāo)題幻燈片W5-3.pptx。(2)為標(biāo)題欄添加動畫效果。 如圖4-27所示。 如圖4-28所示。。 如圖4-29所示。 如圖4-30所示。 如圖4-31所示。 如圖4-32所示。 如圖4-35所示。圖4-27添加“進(jìn)入”效果圖4-28設(shè)置“飛入”動畫效果圖4-29“飛入”對話框圖4-30“添加進(jìn)入效果”對話框圖4-31“效果選項(xiàng)”下拉列表圖4-32圖表編輯狀態(tài)圖4-33更改后的數(shù)據(jù)表圖4-34“圖表對象”的選擇圖4-35“設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式”對話框圖4-36內(nèi)容輸入完成后的表格圖4-37“表格和邊框”功能區(qū)圖4-38“圖表類型”對話框圖4-39“餅圖”的效果圖4-40更改好的數(shù)據(jù)表圖4-41更改數(shù)據(jù)后的圖表樣式圖4-44“設(shè)置圖列格式”對話框圖4-45最終效果任務(wù)7演示文稿中的超鏈接【任務(wù)描述】本任務(wù)通過案例學(xué)習(xí)在演示文稿中建立超鏈接的操作方法。案例：打開W5-2-1.pptx，在第2張插入文本框，文本框內(nèi)容為“協(xié)會宗旨”，放映時單擊該文字可來到第四章幻燈片，在第4張幻燈片中插入動作按鈕，單擊該按鈕可以返回第二張幻燈片?！痉椒ㄅc步驟】幻燈片放映時，單擊建立超鏈接的文本或圖形可轉(zhuǎn)到某個文件、文件的某個位置、Internet或Intranet上的網(wǎng)頁。超鏈接可以轉(zhuǎn)到新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點(diǎn)。用戶可以創(chuàng)建指向新文件、現(xiàn)有文件和網(wǎng)頁、網(wǎng)頁上的某個具體位置和Office文件中的某個具體位置的超鏈接，也可以創(chuàng)建指向電子郵件地址的超鏈接，還可以指定在將鼠標(biāo)指針停放在超鏈接上時顯示的提示。(1)打開文件w5-2-1.pptx，在第二張幻燈片的左下角插入文本框，輸入文字“協(xié)會宗旨”，如圖4-46所示。(2)選擇該文本框并右擊，在快捷菜單中選擇“超鏈接”選項(xiàng)，彈出圖4-47所示對話框。圖4-46插入文本框并右擊圖4-47“插入超銜接”對話框(3)在“銜鏈到：”區(qū)域選擇“本文檔中的位置”，在“請選擇文檔的位置”列表框中單擊“協(xié)會宗旨”，再單擊“確定”按鈕。(4)單擊最后一張幻燈片，在“插入”功能區(qū)的“插圖”組中單擊“形狀”按鈕，在下拉列表的“動作”選項(xiàng)中選擇動作按鈕，如圖4-48所示，彈出“動作設(shè)置”對話框；選擇“單擊鼠標(biāo)”選項(xiàng)卡，選中“超銜接到”當(dāng)選按鈕，對幻燈片命名；在“超銜接到幻燈片”對話框選擇“演講主題”，如圖4-49所示；單擊“確定”按鈕。圖4-48“動作按鈕”選擇圖4-49“動作設(shè)置”對話框及“超銜接到幻燈片”對話框【相關(guān)知識與技能】用“超級銜接”命名創(chuàng)建銜接用動作按鈕創(chuàng)建超鏈接編輯和刪除超鏈接任務(wù)8制作校園景點(diǎn)介紹任務(wù)描述]本任務(wù)通過案例學(xué)習(xí)用PowerPoint201制作校園景點(diǎn)介紹。案例：制作校園景點(diǎn)簡介演示文稿，如圖4-50所示。圖4-50校園景點(diǎn)效果圖【方法與步驟】本案例主要學(xué)習(xí)圖片、文本框的插入，幻燈片啟動切換效果以及幻燈片中對象的動畫效果的設(shè)置。網(wǎng)頁可以讓internet上的所有人隨時觀看，與標(biāo)準(zhǔn)的演示文稿不同。本案例利用PowerPoint提供的保存放映功能，創(chuàng)建播放的ppsx演示文稿。為了實(shí)現(xiàn)各種幻燈片之間的跳轉(zhuǎn)，使用PowerPoint的超鏈接功能；為了修飾頁面，使主頁有一些動感，在頁面中插入一些GIF動畫。另外，本案例還涉及PowerPoint制作的功能。1、打開PowerPoint2010，選中第1張幻燈片的標(biāo)題占位符刪除，如圖4-51所示。圖4-51刪除占位符2、在標(biāo)題文本框中輸入“美麗的校園”，并對文本進(jìn)行編輯、設(shè)置，效果如圖4-52所示。圖4-52調(diào)整后的占位符3、在“設(shè)計(jì)”功能區(qū)的“主題”組中單擊“主題列表”中選擇“奧斯汀”主題，如圖4-53所示。圖4-53選擇“奧斯汀”主題4、設(shè)置主題后的幻燈片效果如圖4-55所示。圖4-55設(shè)置主題后的幻燈片5、在“插入”功能區(qū)的“插圖”組中單擊“圖片”按鈕，彈出“插入圖片”對話框，如圖4-