A工程規(guī)定合同管理系統(tǒng)程序(第二版2004-9-6)

工程合同管理程序第一條 目的為加強公司工程合同的管理，規(guī)工作流程，維護公司權(quán)益，以使合同管理進一步規(guī)化，根據(jù)《 A企業(yè)股份合同管理規(guī)》制定本程序。第二條 適用圍 本辦法適用于直接構(gòu)成發(fā)包人項目開發(fā)成本且需要承包人通過工程施工（如土建、安裝、裝飾、園林環(huán)境、等）形成實體產(chǎn)品的合同；設(shè)計、材料、設(shè)備、勘測、監(jiān)理、造價咨詢合同參照本程序執(zhí)行，本程序文件對下列合同不適用：營銷企劃類、固定資產(chǎn)購置等。第三條 遵循原則3.1 合法性原則：項目合同管理的全過程必須符合有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定且公司權(quán)益能夠依法受到保護；3.2合同書原則：所有工程都必須以簽訂合同書的方式明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和經(jīng)濟責(zé)任，但金額在兩萬元以下且能及時結(jié)清的零星工程及工程類合同中已經(jīng)界定清楚的變更簽證事項可除外（金額在兩萬元以下的零星工程按《A置業(yè)零星工程管理程序》執(zhí)行，變更簽證按《A置業(yè)變更簽證管理程序》執(zhí)行）；3.3 事前簽訂原則：合同應(yīng)在經(jīng)濟事項開始前簽署，禁止工程類業(yè)務(wù)未簽合同即先行施工；3.4 招標(biāo)原則本原則包含以下兩方面含義：招標(biāo)確定合作方：除下列情況外的所有合同的合作方均應(yīng)通過招標(biāo)方式確定：（1）某項工程、產(chǎn)品業(yè)已經(jīng)過集團審批確定了長期合作伙伴關(guān)系；（2）某些政府壟斷工程；3）屬《A置業(yè)工程招投標(biāo)管理程序》規(guī)定的適用情形，經(jīng)詳細(xì)填寫《A置業(yè)文件閱處單》，并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可確定合作方。合同隨附招標(biāo)文件：擬簽合同正文及其補充協(xié)議（包括變更簽證協(xié)議、保修協(xié)議、廉潔協(xié)議），應(yīng)作為招標(biāo)文件附件一起發(fā)給投標(biāo)單位，投標(biāo)單位需對其進行確認(rèn)。招標(biāo)程序：詳見《A置業(yè)招投標(biāo)管理程序》。3.5利益明晰原則：合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，盡最大程度減少歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象。各項合同應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價款、付款方式及結(jié)算辦法，如果合同價款可能調(diào)整，應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就變更簽證的可控性、有效性做出明確規(guī)定。第四條 合同訂立的管理4.1 標(biāo)準(zhǔn)示合同：在工程管理中應(yīng)盡量應(yīng)用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。 合同標(biāo)準(zhǔn)文本容盡量采用 FIDIC條款模式，分為協(xié)議條款、通用條款、補充條款和附件，其中協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，補充條款則由經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時補充加入?yún)f(xié)議條款、通用條款中未盡事宜； 原則上不論金額大小，公司所有的合同都應(yīng)使用公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本；如政府部門有強制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣畼?biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行，但必須通過補充條款等方式充分表達與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間的差異的有效執(zhí)行；4.2 合同的經(jīng)濟條款應(yīng)包括但不限于以下容：合同的價款或酬金：采用招投標(biāo)方式選擇合作方的，應(yīng)以雙方確定的最終報價作為合同金額；不提倡以費率招標(biāo)方式確定價款，如果是采用費率折扣方式確定價款，合同應(yīng)明確費用計取的依據(jù)、主材價格計取方法，規(guī)定合同雙方如何盡快核實施工圖預(yù)算以確定合同價款，并就確定后的合同價款簽署補充協(xié)議；計價依據(jù)：工程類合同應(yīng)將圖紙、預(yù)算書作為合同的組成部分，合同附屬文件一般包括：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑文件等，并應(yīng)在合同條款中明確以下問題： 包干形式、定額標(biāo)準(zhǔn)、取費方法； 甲方分包工程、甲供材料設(shè)備、甲方限價的圍和種類； 人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結(jié)算辦法； 總分包的關(guān)系、配合的圍，總包管理費和總包配合費的計取方法、不計取總包管理費和配合費的工程圍等； 開辦費、施工組織措施費、擾民費、文明現(xiàn)場施工費、趕工費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體圍。變更和簽證：合同中應(yīng)規(guī)定變更和簽證的認(rèn)定依據(jù)、結(jié)算核價辦法，并可依據(jù)《 A置業(yè)變更簽證管理程序》的規(guī)定與其另外訂立《關(guān)于設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證事項的協(xié)議》 ；總價結(jié)算辦法：工程類合同可在合同中明確規(guī)定按“結(jié)算=合同價（或預(yù)算造價）+材料價差+設(shè)計變更+現(xiàn)場簽證+增加項目-減少項目”確定結(jié)算總價，具體程序詳見《A置業(yè)工程預(yù)結(jié)算管理程序》；付款和結(jié)算辦法：合同應(yīng)規(guī)定驗收及付款辦法、保修維護辦法及保修金處理辦法；對金額高、與簽約方無合作經(jīng)歷的合同，應(yīng)在簽訂時規(guī)定簽約方交納履約保證金（或由銀行出具履約保函）（履約保函容詳見支持文件），預(yù)付款應(yīng)小于履約保函金額；數(shù)量及方式合同中應(yīng)予明確；進度款的支付方法；付款和結(jié)算辦法詳見《 A置業(yè)工程付款管理程序》及《A置業(yè)工程預(yù)結(jié)算管理程序》； 廉潔合作約定：為維護公司利益、防止黑幕、保護職員，在工程或其他高金額的合同中，應(yīng)與承包商另外訂立《廉潔合作協(xié)議》 ；保修協(xié)議：對施工合同，為保證工程質(zhì)量，保護公司利益，應(yīng)與承包商另外訂立《工程質(zhì)量保修協(xié)議》；有關(guān)施工單位索賠的規(guī)定及索賠的處理。4.3合同的起草及談判：成本管理部負(fù)責(zé)工程合同經(jīng)濟性條款的起草和談判，工程部參與工期、質(zhì)量等技術(shù)部分的起草和談判。4.4合同審批流程：確定合作方后，由主辦工程師填寫合同審批表，在征得有關(guān)職能部門同意（會簽）后上報分管副總、總經(jīng)理審批；合同審批應(yīng)按照合同的審批流程，工程合同審批流程如“圖一”所示。合同簽訂的審批流程為： 合同主辦人上報合同審批資料； 完整的合同資料應(yīng)包括： 四份乙方已蓋章的合同正本、兩份副本； 甲、乙雙方審核確定的預(yù)算書 1份； 對5萬元以上的合同應(yīng)附上招投標(biāo)全過程容（招標(biāo)文件、施工單位投標(biāo)書、決標(biāo)備忘）（詳見招投標(biāo)管理文件）； 對5萬元以下，不進行招投標(biāo)的工程或材料設(shè)備選購合同，應(yīng)附上貨比三家的具體資料及情況說明； 若發(fā)生工程、材料設(shè)備須在下一項目中延用的情況，主辦人必須以公司文件閱處單的形式上報公司分管副總審批，經(jīng)分管副總審批同意后方能延用。在主辦人上報合同審批時將該文件閱處單作為合同附件一同上報； 主辦人根據(jù)以上已具備的合同資料，正確填寫《合同審批表》中“合同容概要及經(jīng)辦部門意見”（要求字跡端正）后報工程部經(jīng)理審批。 工程部經(jīng)理審批后，交由工程部秘書統(tǒng)一登記后報成本管理部審核合同及相關(guān)資料； 合同文本經(jīng)成本管理部審核后立即報財務(wù)部審批； 財務(wù)部審批后，由成本管理部上報分管副總審批； 分管副總審批后上報總經(jīng)理審批； 總經(jīng)理審批同意后，由辦公室統(tǒng)一蓋章、編號并保存合同原件后下發(fā)成本管理部； 成本管理部直接對口下發(fā)工程部秘書（主辦部門） 。工程部秘書必須在收到合同后的第一時間發(fā)給各工程主辦人執(zhí)行。 合同存檔辦公室保存合同正本 1份；工程部秘書（主辦部門）保存副本 1份及申報合同所附資料原件（包括圖紙、預(yù)算 1份）。圖一工程合同審批流程主辦人

工程部經(jīng)理

(主辦部門經(jīng)理

)復(fù)核簽字

成本管理部審核簽字財務(wù)部審核簽字

分管副總審核簽字

總經(jīng)理批示簽字

辦公室蓋章編號存檔

工程部（主辦部門）存檔第一章 第五條 合同履行的管理5.1 合同的交底：在合同簽訂之后，一般要求主辦人至少就主體合同寫出《 A置業(yè)工程合同摘要說明表》，發(fā)至各部門，并向工程、成本管理等有關(guān)人員進行合同講解交底，說明工期、質(zhì)量、工程圍、付款方式、甲方職責(zé)（甲供材料設(shè)備、甲方限價、甲方分包等圍）、總分包的關(guān)系等，以便各崗位人員配合相應(yīng)工作；金額較小的合同交底，可只填寫《A置業(yè)工程合同摘要說明表》發(fā)送到相關(guān)部門的有關(guān)人員，以方便執(zhí)行。5.2 合同款支付：具體容見《 A置業(yè)工程付款管理程序》。5.3保修金等余款的支付辦法應(yīng)明確規(guī)定。5.4合同變更的管理：合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同容的，或者對方提出變更要求的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時向部門經(jīng)理請示報告，部門經(jīng)理同意變更的，經(jīng)辦人員在與對方協(xié)商一致后起草變更后的條款，按照合同訂立的有關(guān)程序辦理，嚴(yán)禁擅自變更合同。5.5 合同結(jié)算： 當(dāng)合同中約定的乙方的責(zé)任和義務(wù)已全部完成，并且通過驗收、達到了結(jié)算條件，由主辦工程師協(xié)助合作方收集整理結(jié)算資料，申報結(jié)算。具體程序見《A置業(yè)工程預(yù)結(jié)算管理程序》；按合同確定的結(jié)算方式進行結(jié)算，由成本管理部負(fù)責(zé)辦理結(jié)算，并特別注意：獎罰條款的執(zhí)行（如工期獎罰、質(zhì)量獎罰、安全獎罰等）、承包方承諾讓利、各項費用的計算和扣除（如水電費、扣款項目、保修金等）、承包方多報領(lǐng)的甲供材料、變更簽證未如實實施的部分、鋼材實際用量、主材價格等；為防止承包單位高估結(jié)算，應(yīng)與承包單位在工程合同中約定控制辦法 工程結(jié)算的具體方法按《 A置業(yè)工程預(yù)結(jié)算管理程序》執(zhí)行； 工程結(jié)算要注意結(jié)算資料的及時整理、妥善歸檔，以便復(fù)查。5.6 合同執(zhí)行情況的評估主體合同等金額較大的合同執(zhí)行完成之后， 應(yīng)由合同主辦部門對我方的合同管理（工期、質(zhì)量、成本、配合等）、施工方的工期、質(zhì)量、成本、配合等進行總結(jié)，并填寫《 A置業(yè)合同執(zhí)行情況評估表》。第二章 第六條 合同檔案的管理6.1 合同文本保管應(yīng)遵循及時歸檔、完整保存、便于查找原則。6.2合同文本（原件）、相關(guān)補充協(xié)議（原件）、合同審批表（原件）一起由辦公室保管。成本管理部應(yīng)當(dāng)?shù)怯洺杀竟芾碥浖?，保存合同的電子版?，系統(tǒng)地反映合同的簽訂、履行、結(jié)算等動態(tài)情況。6.3公司合同專用章由專人管理，經(jīng)法人代表或其授權(quán)人簽署同意后，合同才能加蓋相關(guān)印章，并作相應(yīng)的用章登記；同時要求承包方蓋有有效印章的同時，其法人代表或法人代表授權(quán)人還需簽字；每份合同原件須由合同經(jīng)辦部門經(jīng)辦人及部門經(jīng)理簽字，我方至少蓋兩個以上騎縫章。6.4 工程合同編號合同編號由辦公室專人連續(xù)統(tǒng)一編號；因主合同的變更、解除而訂立的補充協(xié)議，按主合同類別編號（因補充合同中可能涉及其他類別的容）；合同有關(guān)部門皆應(yīng)采用統(tǒng)一編號。以公司為買方、構(gòu)成房地產(chǎn)成本的房地產(chǎn)項目合同，按容可分為六大類：6.4.1土地合同；6.4.2前期合同（包括規(guī)劃、設(shè)計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢）；6.4.3施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）；6.4.4材料設(shè)備采購合同（包括材料采購、甲方付款乙方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝）；6.4.5園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設(shè)計、施工）；6.4.6營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計、制作、宣傳品設(shè)計、印刷）。合同編號：如“金色家園-二期-施工第3號合同，編號為：NJ-JS－2Q-施工0003”、如“金色家園-跨期-前期第5號合同，編號為：NJ-JS－KQ-前期000