采購部標準工作業(yè)務流程

酒店采購工作制度及審批流程一、總則根據(jù)行業(yè)相關要求和本酒店實際情況，制定本制度。本制度適用于酒店所有采購活動及與采購流程相關的所有部門和人員。酒店采購方式分為采購申請單采購、鮮活類每日訂單采購和合同、協(xié)議采購等。酒店采購種類分為食品類（包括鮮活食品、干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水等、用品類（包括一次性客用品、布草、印刷品、辦公用品、工程維修配件及工具、百貨類等、固定資產(chǎn)類、外包類（維保類、水電油氣購買類、緊急維修類、廣告宣傳類、培訓類等）等。工作效率。二、采購一般規(guī)定食品類（包括鮮活食品、干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水等、用品類（辦公用品、系統(tǒng)軟件、工程維修配件及工具、百貨類等、固定資產(chǎn)類采購需以書面形式（書面請示、采購申請單、鮮活類每日訂單或簽署采購協(xié)議、合同）提出申請，按流程審批后交由采購部采購，禁止使用部門自行采購。外包類（清潔洗滌類、工程及維保類、水電油氣購買類、緊急維修類、廣告宣傳類、培訓類等）部門提出書面請示，經(jīng)采購主管副總批準后由使用部門具體承辦相關合同協(xié)議。原則上采購物品均需通過詢、比、議的方式確定最終價格及供應商。如果獨家供應的應說明原因；單宗10萬元以上的采購必須簽訂相關合同協(xié)議；單宗50萬元以上的采購必須進行招投標采購。應當全部列入移交。鮮活類食品采購時間為1個工作日；干貨、凍貨、調(diào)味品、酒水飲料、辦公用品、印刷品（間7（不含設計時間；維修配件及固定資產(chǎn)的采購時間根據(jù)實際情況確定。7．20002000維修協(xié)議。1效報價的采購員應向采購經(jīng)理說明原因，三個工作日內(nèi)未能有效報價的采購經(jīng)理應向主管副總說明原因。特殊情況下的采購項目（急采：采購、顧客臨時需要的無庫存食品采購等，經(jīng)采購主管副總口頭批準后即可實施，事后補辦相關手續(xù)。三、采購定價規(guī)定食品類采購定價原則。一個月由采購部對三家以上供應商進行一次詢價報價。多家比價后與供應商談判調(diào)整價格，價格偏離較大的，應重新選定供應商。詢價報價。多家比價后與供應商談判調(diào)整價格，價格偏離較大的，應重新選定供應商。務成本核算員、倉管部收貨員、廚房大廚、員工食堂代表組成集體詢價小組，詢價后由采購部組織詢價小組集體定價，出具定價報告。定價后由簽訂合作協(xié)議的供應商供貨。對于沒有定價的不常用的非急用食品由采購部進行市場詢價，比價定價后報主管領導、財務總監(jiān)審批。用品類采購定價原則。已設計定版的物品（瓷用品、辦公用品等）應與供應商簽訂長期合作協(xié)議，每半年由采購部進行一次市場詢價，多家比價后與供應商談判調(diào)整價格，價格偏離較大的，重新選定供應商。除財務總監(jiān)審批，并與供應商簽訂長期合作協(xié)議。1050應按照招投標程序進行定價。上述采購應簽訂合同協(xié)議。四、采購品質(zhì)規(guī)定兼)的人員應掌握常用食品衛(wèi)生法規(guī)規(guī)定、食品衛(wèi)生基本知識和感官鑒別常識。規(guī)定的索證項目。2存?zhèn)洳椤２少徢皯匆韵乱髮Ξa(chǎn)品進行查驗：產(chǎn)品一般衛(wèi)生狀況、產(chǎn)品合格證明和產(chǎn)品標識是否符合國家相關法律、法規(guī)的規(guī)定。出具的檢驗合格報告或者由供貨商簽字(蓋章)的檢驗報告復印件。不能提供檢驗報告或者檢驗報告復印件的產(chǎn)品，不得采購。證明。不得采購沒有檢疫合格證明的肉類。的送貨清單，并蓋上該企業(yè)的印章。并進行電腦臺賬記錄。原件，復印件留存財務歸檔。與食品索證有關的資料應按產(chǎn)品品種、進貨時間先后次序有序整理，妥善保存?zhèn)洳?。酒店需妥善保管索證的相關資料和驗收記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于食品使用完畢后6個月。采購部、收貨部及使用部門協(xié)同建立統(tǒng)一的驗貨收貨標準：酒店須建立蔬菜、水果、調(diào)料等照片檔案，并附加產(chǎn)地、規(guī)格說明，統(tǒng)一標準。干貨、調(diào)料須由供應商提供樣品，由倉管部封樣留存，作為收貨參照物。參照物。其他用品和固定資產(chǎn)驗貨收貨由采購部、倉管部及使用部門共同確認由使用部門主管副總裁定簽認。在驗收貨物過程中，各個部門應相互協(xié)作，各司其職：確認完畢再進行收貨，若已收物品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題的，由使用部門驗貨人承擔失職責任。3或合同報價是否一致，若出現(xiàn)價格不一致的，應及時進行變更，問題嚴重的，由采購部人員承擔失職責任。檢疫證明是否合格，若出現(xiàn)問題的，由倉管部人員承擔失職責任。五、申購審批流程采購申請單采購審批流程：使用部門的采購申請單：由使用部門提出書面采購請示，經(jīng)分管領導、采購副總、總經(jīng)理審批后（填寫簽批至董事長。倉管部的采購申請單：經(jīng)理審批。緊急采購單：（可由總辦電話請示并記錄后使用部門辦理借用手續(xù)。事后由采購部、倉管部補辦入庫、出庫手續(xù)。鮮活類每日訂單審批流程：每日認后報送采購部和倉管部各一份。合同類審批程序：（分管領導、法律顧問、采購副總、財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批；酒店上級：酒店采購副總、酒店總經(jīng)理、資產(chǎn)管理部、分管酒店副總、科技園總經(jīng)理審批。維修服務類審批程序：廠家，維修服務后使用部門需出具驗收確認備忘及采購部的確認備忘到財務報賬。六、部門職責各部門各司其職，各負其責。采購部職責：負責索取所有供應商資質(zhì)證明文件。負責供應商的開發(fā)、聯(lián)絡與維護。負責采購訂單的錄入及審核。負責組織相應物資的定版及大宗合同的招投標組織工作。4負責鮮活類食品市場詢價的組織工作。采購人員應當熟悉酒店常用物資的價格、規(guī)格型號、用途，負責與供應商的洽談工作。采購人員應對采購的物資品質(zhì)和價格負責。采購人員應經(jīng)常了解酒店物資的使用、質(zhì)量和到貨情況。負責向財務部提供合同協(xié)議執(zhí)行情況的確認函。財務部職責：負責新物資編碼和新供應商編碼的錄入以及信息系統(tǒng)的維護工作。根據(jù)合同約定和合同協(xié)議執(zhí)行情況的確認函辦理應付、預付和尾款的請款審批及支付程序。對于壓月結(jié)帳類型的物資采購，財務部應根據(jù)到貨單及時對帳并辦理請款審批及支付程序。對于貨到付款類型的物資采購，財務部應根據(jù)到貨時間及時付款。對于緊急維修采購，財務部應根據(jù)事先協(xié)調(diào)情況及時辦理貨款支付手續(xù)。賬款到位后，應付會計要及時通知供應商結(jié)款。負責監(jiān)督采購物資的價格、品質(zhì)、數(shù)量等相關情況。倉管部職責：有庫存的物品采購申請應由倉管部提出申購。品、定制產(chǎn)品，使用部門同時留人驗貨，并在到貨單上簽字確認。倉管部對采購部所