財務部代收款發(fā)放的管理辦法

財務部代收款發(fā)放的管理辦法第一章總則第一條為保證代收款及時準確發(fā)放，保證代收款所有權人的合法權益，特制定本辦法。第二條本辦法適應范圍：四川xx物流有限責任公司第二章代收款的概念與劃分第三條名詞概念：什么叫代收款――托運方委托物流公司收取收貨方或收貨單位的貨物貨款或中轉運費等款項。第四條代收款發(fā)放的劃分：代收款發(fā)放按區(qū)域分：公司發(fā)放、到門市、貨場發(fā)放三種。按貨幣發(fā)放的形式：現(xiàn)金與銀行轉賬發(fā)放。第三章門市發(fā)放代收款第五條代收款出納員在進行代收款發(fā)放前一天要做好以下準備工作：一、準備工具：計算器、筆（黑色簽字筆、紅色簽字筆及圓珠筆）、小賬本、轉賬憑證、U盤、K寶、票夾、沾水盒，這些工具缺一不可；每周二、三、四到九峰、新西南還要準備筆記本電腦、G3或者3G卡，凡遇門市停電及線路故障應多帶一臺筆記本作為備用。二、備用資料準備：頭一天下午下班前要把第二天要發(fā)放的門市的數(shù)據(jù)從軟件中導入U盤，所導的數(shù)據(jù)是Ｅxcel表的形式。三、領取現(xiàn)金：公司代收款出納員向代收款主管領取第二天所要發(fā)放的現(xiàn)金，現(xiàn)金控制在20000元以內，封存好并在齊縫處蓋章或簽字放入財務規(guī)定的保險柜里。第六條代收款的發(fā)放在門市代收款的發(fā)放前應注意的幾個問題：一、發(fā)放代收款時，要注意禮貌用語。如：您好、抱歉久等了、您慢走等，當客戶在代收款領取時對代收款金額有疑問應耐心合理解釋，必要時可要求客戶致電客服熱線或票務查詢熱線。二、收票時注意：看清發(fā)貨時間、發(fā)站、到站、票號、金額，大小寫是否一致，發(fā)貨憑證票據(jù)是否有“xx專用章”印，所收發(fā)貨憑證應謹慎保管以備交賬時使用；要特別注意看清發(fā)站、到站及票號。三、勾票：將扣除手續(xù)費后的金額寫在發(fā)貨憑證票據(jù)上，若出現(xiàn)代收金額與業(yè)務軟件金額不一致，如少付、返貨、原貨返回等情況，將該情況告知給客戶，問清客戶是否要領?。蝗粲蟹地浉嬷獞{票（發(fā)貨憑證）先取返貨后再領取代收款；如不是有返貨原因，業(yè)務軟件上也沒說明少付的原因，要經客戶同意才可以發(fā)放，并收回該發(fā)貨憑證票據(jù)。第七條代收款的發(fā)放：一、要求唱發(fā)唱響。告訴客戶實領金額是多少，有幾張單子，共計手續(xù)費多少。先給整數(shù)，大聲的告知是多少，再找零錢，也要大聲的告知是多少。二、對超過1000元以上的通過銀行專卡。存款轉存的要準確填寫“轉賬憑證”轉賬憑證填寫工整。具體內容如下：填寫年月日、戶名、手機號、賬號、小寫金額、大寫金額、并要求客戶確認簽字。三、對低于1000元的代收款以現(xiàn)金支付。四、銀行轉賬的金額由代收款主管在11點40分以后根據(jù)各代收款出納上午匯總應發(fā)放的銀行存款金額通過QQ上報數(shù)據(jù)后再進行K寶轉賬。五、各代收款出納轉完賬后，要將轉賬的資料備份，以便查尋。即在網(wǎng)銀上支付完畢后通過截圖的形式保存當天所有的發(fā)放記錄。六、轉賬的注意事項：在轉賬時應注意，此筆已轉了的，就在該票上畫一個“√”，以提醒自己，千萬不要再重復轉；區(qū)分頭一天的最后一筆和當天的第一筆，為了避免重復轉賬。第八條代收款出納回到公司應做的幾項工作：一、代收款出納回到辦公室后對所有發(fā)放票據(jù)進行匯總與所領取現(xiàn)金及轉入K寶的銀行存款進行核對，出現(xiàn)差錯應及時查找。二、每天要把所發(fā)放的票據(jù)進行匯總，填寫代收款發(fā)放日報表，并將xx物流托運合同第二聯(lián)托運憑證即綠聯(lián)裝訂成冊后一并交給代收款主管，再由代收款主管將裝訂成冊的票據(jù)交予票務室進行審核。三、到票務室貨場代收款審核員處取《代收款明細表》，進行核對總數(shù)后交主管處。第四章公司發(fā)放代收款第九條客戶到公司直接領取代收款的，由所在辦公室代收款出納發(fā)放，按客戶提供的資料及相關憑證對高于1000元以上的轉賬支付，低于1000元的現(xiàn)金發(fā)放。第十條對在門市超過3個月的代收款未領取代收款的客戶，轉公司代收款出納進行發(fā)放。第五章代收款掛失流程第十一條客戶涉及發(fā)貨憑證票據(jù)丟失，公司要求客戶辦票據(jù)掛失，掛失的程序：一、憑發(fā)貨人身份證掛失：掛失人提供本人的身份證復印件并填寫掛失申請表一式二份；寫明托運的貨物名稱、代收款金額、運單編號、托運日期、收貨人姓名、掛失人的電話號碼、貨物成都門市始發(fā)地及貨物目的地。二、代收款出納回公司后先到財務部務部票務室辦理掛失登記及交接事宜；然后將掛失申請第一聯(lián)交代收款主款出納進行掛失記錄。第十二條票務組收到掛失登記表后，第一時間在業(yè)務鏈里核對該代收款金額并進行備注。備注的內容：掛失日期、掛失經手人。第十三條掛失代收款的支付一、凡是掛失的代收款可以在門市領取，也可在公司領取。二、資料齊全，款到即付：代收款出納對掛失人交來的證明文件進行嚴格的審核，其中包括代收款掛失申請表、掛失人身份證復印件、營業(yè)執(zhí)照復印件及收貨人身份證復印件，并在業(yè)務鏈中進一步核實該筆代收款的相關信息，資料齊全的情況下，在業(yè)務鏈中查詢該筆代收款，款到即付。三、換成原始托運憑證。四、資料不齊，按該筆代收款金額不同，領取方式不同。（銀行轉賬，戶名須是掛失人姓名）1--499可在一個月以后憑代收款申請表、掛失人身份證復印件在所掛失門市以銀行轉賬形式領取。500--1999可在一個月以后憑代收款申請表、掛失人身份證、收貨人身份證復印件到十陵總部以銀行轉賬形式領取。（收貨人身份證復印件可換成收貨憑證或收貨人證明）2000以上可在三個月以后代收款申請表、掛失人身份證、收貨人身份證復印件到十陵