秘書基礎(chǔ)知識點匯總

秘書基礎(chǔ)知?識點匯總?cè)?下一、基?礎(chǔ)知識1?.辦公室的?布局種類:?有兩種不同?方法來間隔?辦公空間：?(1)開?放式辦公室?。(2)?封閉式辦公?室。2.?合理進行辦?公室布局的?作用(1?)形成有效?率的工作流?程。(2?)有利于員?工的工作分?配。(3?)有利于工?作順利完成?。3.不?同辦公室布?局的設(shè)計要?求(1)?空間的使用?:空間是一?種必須支付?的資源?？?間的費用經(jīng)?常按每平方?米計算?？?間越大，費?用越高。?(2)開放?式和封閉式?辦公室1?)開放式辦?公室:開放?式辦公室是?大的空間，?包含單個工?作位置的組?合。開放式?辦公室具有?如下特點：?①不設(shè)個?人專用辦公?室;②組?合工作間的?材料豐富多?樣;③辦?公室工作人?員的地方級?別主要不用?辦公位置來?確定，不設(shè)?傳統(tǒng)的領(lǐng)導?座位，而是?憑承擔的任?務來確定位?置。2)?封閉式辦公?室:封閉式?辦公室是按?照辦公職能?設(shè)置分隔式?的若干個相?對獨立辦公?室的做法。?封閉式辦公?室的設(shè)計原?則主要考慮?常規(guī)辦公室?業(yè)務活動的?各種因素，?如下員、業(yè)?務特點、職?能、設(shè)備、?空間等因素?的穩(wěn)定性，?相關(guān)業(yè)務處?理的連續(xù)性?和系統(tǒng)性。?二、設(shè)計?不同形式辦?公室的工作?程序__?__分析不?同部門業(yè)務?特點對于辦?公條件的要?求1)面?積、空間大?小。2)?人員流通的?頻率。3?)聲音對辦?公效率的影?響。4)?需要設(shè)備及?家具量的多?少。2.?設(shè)計平面圖?:指定專人?或委托他人?設(shè)計平面圖?,并證詢各?使用部門的?意見,根據(jù)?意見修改設(shè)?計,完善辦?公室的功能?。3.選?擇辦公家具?、設(shè)施和裝?飾:當辦公?室空間已經(jīng)?分配和分開?時，辦公區(qū)?必須布置家?居、安裝設(shè)?備和進行裝?飾。4.?注意采光、?溫度和通風?三、正確?選擇辦公的?模式：1?、辦公模式?的種類：?(1)在家?工作(__?__年__?__月)?(2)遠程?工作(__?__年__?__月)?(3)虛擬?辦公室(4?)臨時辦公?室(5)彈?性時間(6?)兼職工作?(7)合?同工作(8?)交叉工作?(9)項目?團隊四、?合理進行辦?公室布局?1、辦公室?的布局種類?：開放式?辦公室封?閉式辦公室?2、合理?進行辦公室?布局的作用?：(1)?形成有效的?工作流程;?(2)有利?于員工的工?作分配;(?3)有利于?工作的順利?完成。3?、設(shè)計不同?形式辦公室?的工作程序?：(1)?分析不同部?門業(yè)務特點?對于辦公條?件的要求;?(2)設(shè)?計平面圖;?(3)選?擇辦公家具?、設(shè)施和裝?飾(4)?采光、溫度?和通風溫?度控制在2?0—25度?五、檔案?利用1、?含義：開發(fā)?和直接提供?檔案，滿足?利用者的檔?案需求的工?作。檔案?利用是檔案?工作的目的?和出發(fā)點。?2、要求?：(1)?依法開展利?用工作;?(2)主動?、及時開展?利用工作;?(3)不?斷完善檔案?服務方式和?手段;(?4)掌握本?單位近期?的重點工作?、重大活動?、據(jù)此開展?檔案利用。?3、工作?程序：(?1)熟悉庫?藏;(2)?分析利用需?求;(3)?選擇利用方?式;(4)?獲取檔案;?(5)提供?檔案。六?、檔案參考?材料的編寫?1、檔案?參考材料的?含義：檔案?部門或人員?按照一定題?目，根據(jù)所?保存檔案綜?合而成的可?供人們參考?的檔案材?料加工品。?2、檔案?參考材料的?編寫要求：?獲取大量的?檔案材料，?編寫要做到?真實、準確?、實用，注?意檔案的保?密性;問題?集中，內(nèi)容?準確，文字?凝練、概括?性強。3?、工作程序?：(1)?確定參考資?料的種類;?(2)收集?檔案材料;?(3)進行?編寫。七?、電子檔案?的管理1?、電子檔案?的含義：在?計算機系統(tǒng)?中形成的具?有查考利用?價值的社會?的原始記錄?。2、特?點：(1?)非人工識?讀性;(2?)對電子技?術(shù)和設(shè)備的?依賴性;(?3)信息的?可變性;?(4)信息?與載體的可?分離性;(?5)信息的?可共享性;?(6)多種?信息載