采購(gòu)管理與戰(zhàn)略采購(gòu)筆記

采購(gòu)管理與戰(zhàn)略采購(gòu)筆記——競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，成本控制，采購(gòu)技術(shù)主講人：謝勤龍本片獻(xiàn)給：企業(yè)家及一切從事采購(gòu)管理和采購(gòu)活動(dòng)的職業(yè)經(jīng)理第一盤(pán)1戰(zhàn)略采購(gòu)、采購(gòu)管理理念企業(yè)向?qū)I(yè)化和集成化兩個(gè)方向向著外包、外購(gòu)方向發(fā)展，因此對(duì)采購(gòu)人員要求越來(lái)越高。采購(gòu)職能層次：1、出訂單，關(guān)注交易，流程，控制2、集中采購(gòu)3、總擁有成本，協(xié)調(diào)綜合采購(gòu)，總成本最低。供應(yīng)商及采購(gòu)的早期參與、采購(gòu)戰(zhàn)略4、支持公司核心業(yè)務(wù)，戰(zhàn)略采購(gòu)，集成采購(gòu)戰(zhàn)略、供應(yīng)商管理、解決方案、項(xiàng)目管理增值，不僅僅是行政工作。采購(gòu)組織的中心化，全球化采購(gòu)成本：40-60%銷售額集中采購(gòu)行為。把散落在公司各個(gè)部門(mén)的采購(gòu)權(quán)力集中到一個(gè)部門(mén)。利用最新IT技術(shù)與系統(tǒng)全球性的采購(gòu)組織BUY/MAKEDECISION戰(zhàn)略外包和分包例子：車隊(duì)，不經(jīng)濟(jì)，人員管理問(wèn)題后勤，保安，清潔，班車，維修以租代買，辦公設(shè)備，IT設(shè)備SUPPLIEREARLYINVOLVEMENT電子商務(wù)與電子采購(gòu)第二盤(pán)2采購(gòu)內(nèi)容的定位和策略采購(gòu)區(qū)域：內(nèi)貿(mào)與進(jìn)口（國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)）有優(yōu)惠）采購(gòu)物品規(guī)律：貨量，周期，金額，質(zhì)量要求等。1、合理定義所用的材料/零件的屬性，適用標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)標(biāo)、企標(biāo)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)2、供應(yīng)渠道：自產(chǎn)/集團(tuán)內(nèi)或外協(xié)/購(gòu)3、定義成本內(nèi)涵和階段目標(biāo)（短/中/長(zhǎng)）4、定義完成任務(wù)的人員安排和投資計(jì)劃5、分析主要障礙和必要的支持單價(jià)*數(shù)量：兩個(gè)維度量大價(jià)低物資：匯總（各分公司的需求）/整合競(jìng)標(biāo)采購(gòu)探尋最低價(jià)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)戰(zhàn)略性物資（量大、價(jià)高）：“結(jié)盟/伙伴”穩(wěn)定和長(zhǎng)期共存互利互惠的合作關(guān)系bottle-neck）：重新定位風(fēng)險(xiǎn)分析供應(yīng)保障盡可能標(biāo)準(zhǔn)化尋找替代品量小、價(jià)低：減少行政/后勤成本上升（訂單價(jià)值超過(guò)訂單本身成本）采購(gòu)重點(diǎn)覆蓋采購(gòu)金額的70－80％3采購(gòu)部門(mén)地位與作用很多人都可能找供應(yīng)商詢價(jià)。但采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該是唯一接口。對(duì)外：1、選擇、管理供應(yīng)商。2、控制、保證價(jià)格有優(yōu)勢(shì)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否合理？各種證明、資質(zhì)是否是假的？需要市場(chǎng)價(jià)格專家。采購(gòu)物資分析4供應(yīng)市場(chǎng)的分析從客戶角度為整個(gè)供應(yīng)定位1、定義客戶/市場(chǎng)要求對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響因素2、評(píng)估這些因素對(duì)公司的影響并分析和打分3、分析供應(yīng)市場(chǎng)復(fù)雜性，并評(píng)估打分4、為公司供應(yīng)定位幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：1、誰(shuí)是市場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)者？2、我們的供應(yīng)商是否合適？（發(fā)展前景）3、如果供應(yīng)商連年中標(biāo)，喪失競(jìng)爭(zhēng)性。他們的競(jìng)爭(zhēng)性如何？4、公司會(huì)有什么風(fēng)險(xiǎn)？5供應(yīng)商的分析專家：生產(chǎn)規(guī)模和經(jīng)驗(yàn)豐富，成熟。競(jìng)爭(zhēng)廣大市場(chǎng)小型低量無(wú)規(guī)模：靈活但增長(zhǎng)潛力有限，適合本地市場(chǎng)脆弱：多地，銷售額少。財(cái)務(wù)狀況不好。并購(gòu)對(duì)象。行業(yè)領(lǐng)袖：競(jìng)爭(zhēng)國(guó)際市場(chǎng)6供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)技術(shù)質(zhì)量要求必須要滿足供應(yīng)商越少越好。IBM全球廣告業(yè)務(wù)供應(yīng)商只有一家。實(shí)力，15％服務(wù)，10％質(zhì)量，15％時(shí)間，10％50％，設(shè)計(jì)費(fèi)、制造費(fèi)、維護(hù)費(fèi)第三盤(pán)7采購(gòu)流程的合理化設(shè)計(jì)內(nèi)部申請(qǐng)流程內(nèi)部審批流程采購(gòu)流程訂單和合同的形成訂單和合同審批流程付款與驗(yàn)收流程文件控制流程內(nèi)部審計(jì)：需要采購(gòu)競(jìng)標(biāo)文件，證明此價(jià)格最低。詢價(jià)單，報(bào)價(jià)單，最終報(bào)價(jià)單……外部調(diào)查7.1授權(quán)管理花公司錢(qián)至少要兩級(jí)批復(fù)。*財(cái)務(wù)授權(quán)*采購(gòu)授權(quán)法律授權(quán)，領(lǐng)導(dǎo)身在新加坡，沒(méi)有法律授權(quán)，不能批復(fù)你的訂單其它授權(quán)，運(yùn)輸，公司的不動(dòng)產(chǎn)7.2采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)7.3采購(gòu)申請(qǐng)的審批包（會(huì)計(jì)）等等。各級(jí)經(jīng)理權(quán)限。不同的申請(qǐng)由對(duì)應(yīng)人申請(qǐng)：計(jì)劃部門(mén)申請(qǐng)材料，生產(chǎn)部門(mén)申請(qǐng)?jiān)O(shè)備、輔料，HR部門(mén)申請(qǐng)招聘費(fèi)用。7.4采購(gòu)流程PR的接收與審核高于每個(gè)界限（7cliplevel與，客戶指定，產(chǎn)品授權(quán)（license2萬(wàn)塊錢(qián)也要運(yùn)用這些技術(shù)，鍛煉能力——采購(gòu)成本降低是永遠(yuǎn)的目標(biāo)。供應(yīng)商信息調(diào)查表（例子：已經(jīng)被子公司列為黑名單）出口限制性國(guó)家名單，標(biāo)書(shū)簽發(fā)，勝/敗標(biāo)通知書(shū)的簽發(fā)（要有財(cái)務(wù)簽字）緊急或特殊情況下，購(gòu)買高價(jià)物品——向上報(bào)批。涉及外匯金額超過(guò)一定數(shù)量，報(bào)財(cái)產(chǎn)/金融/財(cái)務(wù)部門(mén)審批。責(zé)人簽收。7.5付款條款第一次作生意，兩邊都擔(dān)心。這是常態(tài)。國(guó)際上已經(jīng)有慣例。信用證。付款一般為貨到驗(yàn)收付款，預(yù)付小于50國(guó)內(nèi)貿(mào)易一般為人民幣，期限為發(fā)票30天。對(duì)生產(chǎn)部門(mén)，質(zhì)量檢驗(yàn)部放行、庫(kù)房驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是付款的前提。申請(qǐng)付款日期要看發(fā)票日期和付款條件。7.6職責(zé)劃分申請(qǐng)人，采購(gòu)人，付款人，收貨人分開(kāi)。任何部門(mén)或個(gè)人不能兼營(yíng)上述兩項(xiàng)職能。無(wú)授權(quán)采購(gòu)（By-pass）：定義：沒(méi)有采購(gòu)部門(mén)參與也沒(méi)有得到內(nèi)部負(fù)責(zé)人的授權(quán)批準(zhǔn)的對(duì)供應(yīng)商的許諾。防范：1、NoPO,NoWork,NoPayment.2、對(duì)供應(yīng)商管理，無(wú)PO，無(wú)付款。3、對(duì)犯規(guī)者及其經(jīng)理進(jìn)行批評(píng)教育。7.7采購(gòu)流程總結(jié)：采購(gòu)部是采購(gòu)流程的OWNER。采購(gòu)流程要體現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的增值性。TurnAroundTime采購(gòu)流程對(duì)供應(yīng)商要透明。第四盤(pán)8供應(yīng)商的認(rèn)證管理的承諾。8.1合格供應(yīng)商的評(píng)審程序：供應(yīng)商的調(diào)查：1、供應(yīng)商信息a)“保密”不給營(yíng)業(yè)執(zhí)照？算了？不行。b)行業(yè)資歷和資格證書(shū)（例如消防產(chǎn)品，需要專門(mén)資質(zhì)或行業(yè)證明）c)產(chǎn)品，技術(shù)，設(shè)備，人員，質(zhì)量d)資源：工廠分布，運(yùn)輸，技術(shù)支持，服務(wù)等級(jí)e)客戶名單f)強(qiáng)項(xiàng)與戰(zhàn)略計(jì)劃供應(yīng)商分級(jí)級(jí)別級(jí)別名稱考察程度評(píng)價(jià)重點(diǎn)0批準(zhǔn)級(jí)務(wù)單位的要求1合格級(jí)受率，服務(wù)質(zhì)量2優(yōu)選級(jí)》30％TQSR供貨周期，成本降低，工藝改進(jìn)3認(rèn)證級(jí)》50％TQSR技術(shù)合作，技術(shù)訣竅（KnowHow）轉(zhuǎn)讓，人力資源供應(yīng)商的質(zhì)量認(rèn)證程序TotalQualitySystemReviewA、實(shí)施必備條件：高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，配備資源，計(jì)劃安排B、物資的戰(zhàn)略分析安達(dá)供應(yīng)商、供應(yīng)市場(chǎng)的評(píng)估分析。C、供應(yīng)商的認(rèn)證過(guò)程：供應(yīng)商的自評(píng)，差距確認(rèn)，確定提高目標(biāo)和采取的行動(dòng)計(jì)劃D、形成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，不斷進(jìn)行提高客戶滿意度，質(zhì)量審核，供應(yīng)商及市場(chǎng)調(diào)研。評(píng)分子系統(tǒng)（根據(jù)具體情況取舍）領(lǐng)導(dǎo)班子和風(fēng)格100信息系統(tǒng)及分析80戰(zhàn)略質(zhì)量計(jì)劃60，1020％，實(shí)行情況10％，實(shí)行結(jié)果0％，三項(xiàng)平均10％顧客意見(jiàn)有無(wú)在質(zhì)量計(jì)劃中考慮？5分供應(yīng)商的需求和能力有無(wú)在質(zhì)量計(jì)劃中考慮？5分……人力資源120質(zhì)量保證80過(guò)程控制200商務(wù)運(yùn)作60客戶滿意300供應(yīng)管理200時(shí)間管理300環(huán)境管理總分：1500幾點(diǎn)解釋1、認(rèn)證過(guò)程是和供應(yīng)商一起做，不是閉門(mén)造車2、供應(yīng)商自我評(píng)價(jià)3、不同部門(mén)共同參與（現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查）4、要有計(jì)劃和定量的指標(biāo)5、要有反饋/跟蹤6、認(rèn)證不僅僅是審計(jì)和評(píng)估的過(guò)程AUDIT=EXAMINATION+VERIFICATIONASSEMENT=EVALUATIONofprocesstoidentify認(rèn)證是一評(píng)估過(guò)程去確認(rèn)/培養(yǎng)供應(yīng)商8.2供應(yīng)商認(rèn)證過(guò)程1、發(fā)信給供應(yīng)商做自我評(píng)價(jià)。填寫(xiě)供應(yīng)商信息表，熟悉公司的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；了解審核的主要內(nèi)容。2、跨部門(mén)的評(píng)價(jià)小組：確定評(píng)審范圍，訂立提高目標(biāo)，由供應(yīng)經(jīng)理負(fù)責(zé)帶隊(duì)并負(fù)責(zé)所有供應(yīng)商合5－6生產(chǎn)等赴現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查：了解供應(yīng)商管理部門(mén)，子系統(tǒng)評(píng)價(jià)。3、評(píng)價(jià)（應(yīng)用定量分析工具來(lái)分析調(diào)查結(jié)果）a)收集數(shù)據(jù)的技術(shù)：觀察、記錄、調(diào)查、討論b)整個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)收集明確的目標(biāo)及達(dá)到目標(biāo)的措施。如何去評(píng)價(jià)？供應(yīng)商系統(tǒng)、流程的有效性、集成性。評(píng)價(jià)/評(píng)分原則每個(gè)子系統(tǒng)從三方面來(lái)評(píng)價(jià)：計(jì)劃/實(shí)施/結(jié)果三項(xiàng)內(nèi)容綜合。綜合各個(gè)子系統(tǒng)和各個(gè)部門(mén)的結(jié)果。8.3評(píng)分結(jié)果反饋給供應(yīng)商：與供應(yīng)商雙向溝通整個(gè)認(rèn)證過(guò)程的結(jié)果：5個(gè)強(qiáng)項(xiàng)和5個(gè)尚需改進(jìn)提高的方面，總分和分項(xiàng)得分。請(qǐng)供應(yīng)商在2周內(nèi)對(duì)需提高的方面給出行動(dòng)計(jì)劃。認(rèn)證小組應(yīng)及時(shí)審閱并講意見(jiàn)反饋給供應(yīng)商。適當(dāng)時(shí)間（3月后）再次拜訪供應(yīng)商。9供應(yīng)商管理采購(gòu)的實(shí)務(wù)和要點(diǎn)9.1供應(yīng)商績(jī)效管理（SupplierPerformanceReview）合同履約率交貨準(zhǔn)確率質(zhì)量合格接受率讓步接受率拒收率交貨期縮短成本降低質(zhì)量保證能力提高：設(shè)備、人員安排、工藝改進(jìn)、進(jìn)貨檢驗(yàn)。供應(yīng)商的年度審核（AnnualAuditandcertification）供應(yīng)商大會(huì)，供應(yīng)商資格年度再確認(rèn)供應(yīng)商日績(jī)效評(píng)審反饋，每年一次或兩次，匯總反饋。9.2供應(yīng)商合同管理需要法律顧問(wèn)審核。采購(gòu)不能單獨(dú)做主。9.3供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)管理防止人員更替導(dǎo)致信息丟失，導(dǎo)致錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生。信息調(diào)查表，資信調(diào)查，認(rèn)證記錄，質(zhì)量水平（ISO認(rèn)證，QS9000及檢驗(yàn)測(cè)試記錄，技術(shù)水平記錄來(lái)往傳真，報(bào)價(jià)及更改，圖紙復(fù)印轉(zhuǎn)移，保密協(xié)議等。供應(yīng)商的績(jī)效、合同價(jià)格、合同執(zhí)行、訂單執(zhí)行與跟蹤等。9.4供應(yīng)商關(guān)系管理關(guān)系管理：OMBUDSMAN（調(diào)查官員舞弊情況的政府官員）使供應(yīng)商投訴有門(mén)。供應(yīng)商關(guān)系管理部。致供應(yīng)商的公開(kāi)信。名單管理10采購(gòu)成本的控制成本——企業(yè)的永恒的話題10.110.2成本與利潤(rùn)的簡(jiǎn)要內(nèi)部成本：外部成本：供應(yīng)商端的內(nèi)部成本占總成本的比例逐年下降某公司1960年外部采購(gòu)40％；1995年為70％。1995年某公司外部采購(gòu)120億美元，利潤(rùn)13億美元（GP=10.8%5％，利潤(rùn)會(huì)上升？采購(gòu)成本12－0.6＝11。4，利潤(rùn)＝1.3+0.6＝1.9毛利潤(rùn)GP＝1.9/11.4＝16.6％利潤(rùn)增長(zhǎng)率：（1.9-1.3）/1.3=46%。所以降低成本可起到舉足輕重的作用。舉例：銷售額1000萬(wàn)，利潤(rùn)率10％＝100萬(wàn)，采購(gòu)金額占銷售額50％。現(xiàn)企業(yè)預(yù)提高利潤(rùn)至200萬(wàn)元，如何？提高單價(jià)一倍加大銷售力量，實(shí)現(xiàn)銷售量加倍怎么可能？500×20％＝100降低采購(gòu)成本20％，可以實(shí)現(xiàn)銷售利潤(rùn)提高1倍。10.3成本的影響因素如何降低成本成本構(gòu)成：直接人工7％R&D&E10%Overhead25%，管理費(fèi)采購(gòu)材料40％固定資產(chǎn)折舊5％在制品（WIP）5％其它8％，各方面的損失如何降低成本？降低成本因素實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化在研發(fā)階段進(jìn)行財(cái)務(wù)分析及管理：考慮未來(lái)的利潤(rùn)率降低行政管理和OH費(fèi)用*通過(guò)控制供應(yīng)過(guò)程降低成本：重中之重將少供應(yīng)周期（cycletime）降低運(yùn)輸、關(guān)稅、保險(xiǎn)等成本。跨部門(mén)合作：與設(shè)計(jì)、質(zhì)量、生產(chǎn)、工程、銷售、服務(wù)、行政、財(cái)務(wù)計(jì)劃等部門(mén)緊密合作。與供應(yīng)商合作與客戶溝通、了解需求并反饋給內(nèi)部和供應(yīng)商階段生產(chǎn)成本％影響力％設(shè)計(jì)R&DEng570材料materials4020直接人工directlabor255業(yè)務(wù)開(kāi)支overhead305傳統(tǒng)采購(gòu)供應(yīng)管理低價(jià)供應(yīng)商世界級(jí)供應(yīng)商國(guó)內(nèi)市場(chǎng)國(guó)際選擇年度簽約長(zhǎng)期共存機(jī)會(huì)戰(zhàn)略性伙伴多家競(jìng)爭(zhēng)核心側(cè)重考慮價(jià)格總成本10.4總成本的概念：TotalCost總成本控制總成本＝落地價(jià)landedcost＋額外負(fù)擔(dān)additionalin－h(huán)ousecost＋產(chǎn)品周期成本productlifecycalcost落地價(jià)landedcost=CIFprice+其他費(fèi)用acuisitioncost(transportation運(yùn)輸cost＋tarriff關(guān)稅額＋tax稅＋distribution分發(fā))額外負(fù)擔(dān)＝行政開(kāi)支＋檢測(cè)費(fèi)用＋處理費(fèi)用＋存儲(chǔ)費(fèi)用＋額外開(kāi)支＋缺貨成本＋質(zhì)量缺陷成本。明細(xì)：行政（出PO/簽合同等）￥2.0檢驗(yàn)￥4搬運(yùn)分揀標(biāo)識(shí)等￥8裝箱上架打包￥4記帳￥3質(zhì)量損失/數(shù)量短少￥30產(chǎn)品周期成本＝更新?lián)Q代所帶來(lái)庫(kù)存和過(guò)時(shí)所帶來(lái)的損失總成本＝供應(yīng)商選擇supplierselection＋過(guò)程提高processimprovement供應(yīng)商選擇supplierselection=comparison（比價(jià)）＋evaluation(評(píng)估)＋negotitation(談判)材料成本：供應(yīng)商是否使用了最經(jīng)濟(jì)的材料？如何消除報(bào)廢？人工：人員工資增長(zhǎng)是否隨生產(chǎn)率的提高而增長(zhǎng)？是否考慮了學(xué)習(xí)曲線？管理費(fèi)：是否在精確財(cái)務(wù)成本基礎(chǔ)上合理分配到不同產(chǎn)品中？總體與行政：隨客戶的成熟，成本是否降低？過(guò)程提高processimprovement＝processcost（了解過(guò)程費(fèi)用的來(lái)源）＋non-valuedaddedactivities(消除無(wú)價(jià)值的額外勞動(dòng))10.5ABC的概念：ActivityBasedCosting是一種基于對(duì)過(guò)程成本理解的方法論定ABC是一種衡量企業(yè)活動(dòng)、資源、成本對(duì)象的成本及表現(xiàn)的方法論。資源被分配到每一ABC認(rèn)知到成本驅(qū)動(dòng)與企業(yè)活動(dòng)之間的不尋常的聯(lián)系。第五盤(pán)11采購(gòu)技術(shù)與招競(jìng)標(biāo)實(shí)務(wù)——招標(biāo)、競(jìng)標(biāo)基本原則和技巧貨比三家是不夠的。不了解真實(shí)的成本不行。談價(jià)格的能力不等于具備采購(gòu)技術(shù)。綁標(biāo)：幾個(gè)供應(yīng)商私下聯(lián)合投標(biāo)，達(dá)成價(jià)格聯(lián)盟。輪流坐莊。11.1采購(gòu)戰(zhàn)術(shù)總述競(jìng)標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估：從各個(gè)方面評(píng)估方案，例如國(guó)家歌劇院價(jià)格比較：比較供應(yīng)商現(xiàn)在報(bào)價(jià)和之前對(duì)此供應(yīng)商一次成功的采購(gòu)（朋友幫助買50塊錢(qián)運(yùn)動(dòng)供應(yīng)商的早期參與客戶指定產(chǎn)品授權(quán)（license）：軟件，專利，知識(shí)產(chǎn)權(quán)唯一來(lái)源成本（費(fèi)用）明細(xì)11.2采購(gòu)戰(zhàn)術(shù)競(jìng)標(biāo)（RFI，RFPrequestforinformation（詢價(jià)性質(zhì)，不承擔(dān)法律義務(wù)）,requestforprice(正式報(bào))，后者更低。帶價(jià)格的競(jìng)標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估比三家以上多因素比較價(jià)格比較同一家或同行業(yè)與以往價(jià)格比較第六盤(pán)11.3招競(jìng)標(biāo)實(shí)務(wù)不建議公開(kāi)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式。企業(yè)邀請(qǐng)某些供應(yīng)商投標(biāo)，替供應(yīng)商保密。11.3.1供應(yīng)商的名單確認(rèn)：名單要保證公正，如果要求指向某一供應(yīng)商的特長(zhǎng)，這個(gè)名單就不公平。5家作為基本數(shù)量，100萬(wàn)作為基準(zhǔn)，每增加100萬(wàn)，增加一個(gè)供應(yīng)商。——供應(yīng)商關(guān)系。供應(yīng)商的資質(zhì)和商業(yè)信譽(yù)考查供應(yīng)商的表現(xiàn)和踐約的能力工作說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)：避免不合理的要求和傾向性，例如過(guò)急的時(shí)間要求。有明確的標(biāo)書(shū)截止時(shí)間要求有各方面首肯的明確的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。不能打開(kāi)標(biāo)書(shū)再制定評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。工作說(shuō)明書(shū)要由申請(qǐng)人撰寫(xiě)競(jìng)標(biāo)實(shí)務(wù)工作量/交貨時(shí)間和工作水平/工作內(nèi)容能量化全面而準(zhǔn)確的描述工作的質(zhì)量要求（國(guó)標(biāo)？企標(biāo)？）和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)結(jié)構(gòu)能保證一致標(biāo)書(shū)的準(zhǔn)備和寄出：供應(yīng)商名單/地址電話及傳真截止日期一致且合理的準(zhǔn)備時(shí)間采購(gòu)經(jīng)理簽字發(fā)出。供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)答辯主要申請(qǐng)人必須參加應(yīng)保持始終一致。明確向每位供應(yīng)商指出：答辯時(shí)間應(yīng)控制在相應(yīng)范圍內(nèi)提問(wèn)與回答也應(yīng)控制在適當(dāng)范圍內(nèi)。開(kāi)標(biāo)與評(píng)標(biāo)申請(qǐng)人所在部門(mén)的經(jīng)理/負(fù)責(zé)人在——否無(wú)效——避免漏掉重要標(biāo)書(shū)）確定評(píng)比的標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)審中標(biāo)的程序同時(shí)打開(kāi)所交的建議書(shū)記錄各個(gè)建議的報(bào)價(jià)、交貨/完成任務(wù)時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等主要要素評(píng)議優(yōu)點(diǎn)及不足參與評(píng)標(biāo)的采購(gòu)人員及申請(qǐng)人獨(dú)立給出自己的評(píng)估分?jǐn)?shù)。11.4采購(gòu)戰(zhàn)術(shù)競(jìng)標(biāo)（RFI，RFPrequestforinformation（詢價(jià)性質(zhì)，不承擔(dān)法律義務(wù)）,requestforprice(正式報(bào))，后者更低。帶價(jià)格的競(jìng)標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估比三家以上多因素比較價(jià)格比較同一家或同行業(yè)與以往價(jià)格比較第七盤(pán)12采購(gòu)談判原則技巧——采購(gòu)員的基本功12.1采購(gòu)談判目的：通過(guò)溝通，了解談判雙方的要求和分歧原因，尋找解決雙方矛盾的途徑達(dá)到雙贏的結(jié)果。注意事項(xiàng)：1、談判雙方不斷調(diào)整各自需要而相互接近最終達(dá)到一致意見(jiàn)的過(guò)程。2、談判不是“合作與沖突”的選擇而是矛盾的統(tǒng)一。威脅只能換來(lái)對(duì)抗。3、談判雙方要關(guān)注彼此的利益界限而非一方的利益。4、談判成功不以一方的預(yù)定目標(biāo)為唯一標(biāo)準(zhǔn)而是有一系列綜合價(jià)值評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的。5、注意科學(xué)性與藝術(shù)性的結(jié)合。商務(wù)談判的特點(diǎn)1、以獲得經(jīng)濟(jì)利益為目的2、以價(jià)值談判為核心——銷售出門(mén)之前說(shuō)三句話：我賣的東西很值×3，采購(gòu)要說(shuō)：您買的東西太貴×3——通過(guò)各種方式藝術(shù)性的表達(dá)出來(lái)3、注重合同條款嚴(yán)密、準(zhǔn)確和完整4、涉外商務(wù)政策性和國(guó)情性強(qiáng)（罷工……）5、documentagaistpayment，付款買單?！y行把付款通知單給采購(gòu)方，付款之后再給提貨單。6、注意并尊重國(guó)家之間文化、價(jià)值觀、思維方式及行為方式的差異。12.2談判方法的比較軟式談判硬式談判原則式談判目標(biāo)達(dá)成協(xié)議贏得勝利圓滿解決問(wèn)題出發(fā)點(diǎn)為增進(jìn)關(guān)系而作出讓要求對(duì)方讓步而不顧步及關(guān)系問(wèn)題增進(jìn)關(guān)系。做法找出對(duì)方能接受的方找出自己愿意接受的規(guī)劃多個(gè)方案供雙方案方案選擇表現(xiàn)盡量避免意氣用事雙方意志力的較量根據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議結(jié)果屈從于對(duì)方壓力之下施加壓力使對(duì)方屈服屈從于原則而不屈從于壓力12.3談判進(jìn)程的把握準(zhǔn)備階段自身分析：SWOT對(duì)手分析：實(shí)力、需求及誠(chéng)意、談判人員（decisionmaker）談判人員及地點(diǎn)安排接觸階段營(yíng)造談判氣氛了解對(duì)方修正方案實(shí)質(zhì)階段的價(jià)格與現(xiàn)報(bào)價(jià)的差異。原則：賣方出價(jià)。反復(fù)磋商：指出或詢問(wèn)價(jià)格中報(bào)價(jià)的依據(jù)，討論合理中的不合理因素。分項(xiàng)報(bào)價(jià)。善于溝通和說(shuō)服技巧：建立融洽的氣氛加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，善于從各種角度包括從對(duì)方角度考慮和理解問(wèn)題。注意傾聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn)注意正確和明確表達(dá)自己的意見(jiàn)，言之有物。隨時(shí)檢查雙方溝通的有效性，以保證彼此確切了解對(duì)方的意見(jiàn)及問(wèn)題。談判的協(xié)議階段1、促成交易，切忌盲目樂(lè)觀2、合同的起草與簽署a)誰(shuí)起草很重要。誰(shuí)起草誰(shuí)受益——先寫(xiě)上有益自己的條款。b)適用法律也很關(guān)鍵c)條款嚴(yán)密，控制風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)1、抓住雙方關(guān)注點(diǎn)2、抓住主要矛盾3、實(shí)事求是：抓住事實(shí)4、抓中國(guó)國(guó)情和法律特點(diǎn)5、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)（MI）12.4價(jià)格談判1、價(jià)格談判是所有商務(wù)談判的核心2、原則：a)商人沒(méi)有作虧本生意的b)不要?jiǎng)儕Z賣方的合理利潤(rùn)c)雙贏原則：否則損失的一方會(huì)從其他方面彌補(bǔ)他的損失。3、價(jià)格的關(guān)鍵是合理影響價(jià)格的因素1、技術(shù)要求的確定：精度、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)方案、專利/專用技術(shù)等2、交貨期長(zhǎng)短，——緊急采購(gòu)付出更高成本3、付款方式與幣種4、采購(gòu)渠道5、保險(xiǎn)途徑6、運(yùn)輸方式7、主要商品與輔助商品的價(jià)格關(guān)系，——幾種價(jià)格1、積極價(jià)格與消極價(jià)格（不想買的東西的價(jià)格）2、實(shí)際價(jià)格與相對(duì)價(jià)格3、硬件價(jià)格與軟件價(jià)格4、固定價(jià)格與浮動(dòng)價(jià)格5、綜合價(jià)格與單項(xiàng)價(jià)格6、合理價(jià)格與合算價(jià)格，我們應(yīng)該追求合理價(jià)格。貨真價(jià)實(shí)1、價(jià)格談判中雙方不存在誰(shuí)勝誰(shuí)敗，有的只能是雙方都能接受的價(jià)格。2、合理的價(jià)格是能體現(xiàn)雙方的共同利益的價(jià)格。3、合理的價(jià)格才能滿足雙方長(zhǎng)期合作的要求。今后批量上來(lái)……4、合理的價(jià)格是局部利益服從全局利益。5、合理的價(jià)格是技術(shù)要求與經(jīng)濟(jì)要求的統(tǒng)一12.5談判要領(lǐng)和技巧感；愛(ài)與歸屬感；獲得尊重；自我實(shí)現(xiàn)，求知，美感預(yù)測(cè)談判的結(jié)果：了解對(duì)手，事前準(zhǔn)備，運(yùn)用策略，滿足彼此的需要。談判技巧時(shí)間策略1、忍耐（有耐心）－沉思，冷靜2、出奇制勝：突變方法、觀點(diǎn)或新提案3、既成事實(shí)4、溫和撤兵5、表面撤兵6、以退為進(jìn)7、牽制8、故布疑陣（顧左右而言他）合伙：盡可能找出對(duì)方陣營(yíng)中的自己的朋友結(jié)合：聯(lián)合交易、聯(lián)合談判使合伙進(jìn)一步擴(kuò)大排斥：利用矛盾和潛在的短處以攻為守：故意提出次要問(wèn)題以掩飾主要問(wèn)題。對(duì)方提出所有的要求，意在使對(duì)方取消某些要求。隨機(jī)化：利用概率原則打敗對(duì)方的虛張聲勢(shì)。隨機(jī)抽樣：得寸進(jìn)尺：慢慢的接近目標(biāo)而掩藏起目標(biāo)代理人：緩沖、授權(quán)轉(zhuǎn)移陣地價(jià)格策略1、兩面夾攻：將價(jià)格鎖定在一范圍內(nèi)2、特別優(yōu)惠價(jià)3、偽裝知曉4、故意說(shuō)錯(cuò)：以套出對(duì)方的價(jià)格5、借故詢問(wèn)對(duì)方的意見(jiàn)第八盤(pán)13采購(gòu)合同管理——采購(gòu)實(shí)務(wù)的重點(diǎn)采購(gòu)合同和訂單是等同的。合同適用于更復(fù)雜的、訂單不能承載的采購(gòu)情況。13.1合同授權(quán)管理采購(gòu)授權(quán)銷售授權(quán)財(cái)務(wù)授權(quán)法律授權(quán)其它授權(quán)13.2合同內(nèi)容管理合同主要條款標(biāo)的數(shù)量/質(zhì)量?jī)r(jià)款/費(fèi)用履約期限、地點(diǎn)、方式違約責(zé)任出了上面的，還要有：1、當(dāng)事人名稱、主營(yíng)業(yè)所在地2、訂立日期及地點(diǎn)3、合同類別/合同標(biāo)準(zhǔn)4、合同標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)條件，質(zhì)量，標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)格和數(shù)量5、履約地點(diǎn)，期限和方式6、價(jià)格條件，付款金額，付款方式，附帶費(fèi)用7、8、違反合同的賠償責(zé)任和其它責(zé)任9、合同爭(zhēng)議解決辦法（法院還是仲裁？）10、13.3公司的采購(gòu)合同管理1、公司合同模板化：服務(wù)，產(chǎn)品，技術(shù)轉(zhuǎn)讓，知識(shí)產(chǎn)權(quán)，財(cái)務(wù)，資信調(diào)查等2、CIF/FOB條款3、適用法律/仲裁條款4、合同的組成結(jié)構(gòu)（Agreement（雙方權(quán)利和義務(wù)）,Statementofwork（工作說(shuō)明書(shū)）,OrWorkAuthorization13.4合同的行政管理1、合同的審批：律師/法律顧問(wèn)/財(cái)務(wù)/金融2、合同的簽署：法人代表，部門(mén)主管/對(duì)方資質(zhì)及代表人3、合同備案：檢索/唯一/保存年限/電子化（通過(guò)授權(quán)共享）4、合同的存檔：印花稅（合同不能丟失?。?、集團(tuán)合同：global/region/country6、采購(gòu)人員授權(quán)a)供應(yīng)商名單/資信b)采購(gòu)系統(tǒng)c)合同系統(tǒng)d)標(biāo)的與commodity13.5條款管理1、付款條款（分期付款，預(yù)付條款）2、交貨條款（bymilestone）3、驗(yàn)收條款4、違約條款5、保修（warantee，MA）6、賠償條款7、合同中止8、保險(xiǎn)/擔(dān)保條款9、10、違約中止條款11、轉(zhuǎn)包禁止條款12、擔(dān)保條款13、特殊條款（B2B－backtoback）背對(duì)背條款13.6采購(gòu)合同行政管理1、合同編號(hào)：年代－采購(gòu)員代碼－序列號(hào)2、合同保存：6＋1年，最少不低于4年，海關(guān)文本可能10年以上3、合同模式：（模板）a)標(biāo)準(zhǔn)條款（法律等內(nèi)容）b)工作內(nèi)容及要求c)付款條款d)交貨及驗(yàn)收條款4、合同審核：法律顧問(wèn)/商業(yè)行為控制5、合同的集中管理：專人負(fù)責(zé)存檔案（自查和審計(jì)的需要）6、采購(gòu)合同行政管理a)序號(hào)的管理b)印花稅的交納c)合同的軟件集中：記錄的準(zhǔn)永久保存與查詢d)合同數(shù)據(jù)庫(kù)管理和共享13.7合同變更與續(xù)約管理合同的更改管理，更改要有申請(qǐng)。合同的續(xù)約管理合同到期提示14采購(gòu)組織——如何構(gòu)造高效的采購(gòu)組織國(guó)營(yíng)企業(yè)中叫計(jì)劃部，供應(yīng)處，商務(wù)處……什么是理想的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)供應(yīng)管理部：采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存管理、運(yùn)輸、報(bào)關(guān)等。首席采購(gòu)官——資深副總裁第九盤(pán)15采購(gòu)人員的管理與培訓(xùn)——商業(yè)道德與公司利益15.1公司內(nèi)部監(jiān)控與外部調(diào)查內(nèi)部審計(jì)的必要性（businessconduct/Internalaudit）外部環(huán)境的需求（petitor）采購(gòu)員教育/培訓(xùn)（Skilldevelop）最了解采購(gòu)部（績(jī)效、誠(chéng)信）的人是供應(yīng)商。全美最佳評(píng)選詞：道德素養(yǎng)為供應(yīng)商保密技術(shù)背景談判技巧博得最低價(jià)格采購(gòu)部不能是其它部門(mén)淘汰人員的垃圾筒。要樹(shù)立部門(mén)形象。采購(gòu)員商業(yè)道德的考量（businessethics）采購(gòu)員績(jī)效的評(píng)定（performancereview）15.2公司內(nèi)部監(jiān)控獨(dú)立的員工商業(yè)行為調(diào)查監(jiān)控部門(mén)獨(dú)立的商務(wù)行為控制部門(mén)審計(jì)/稽查部門(mén)職責(zé)的劃分，別人做了自己的工作，要去糾正。采購(gòu)內(nèi)部的審批程序采購(gòu)授權(quán)系統(tǒng)控制15.3供應(yīng)商管理供應(yīng)商關(guān)系管理Ombudsman（調(diào)查官員舞弊的政府官員）使供應(yīng)商投訴有門(mén)致供應(yīng)商的公開(kāi)信供應(yīng)商管理商務(wù)行為是否有欺詐、賄賂等行為有否違法、違規(guī)及超越其能力的承諾定期的供應(yīng)商的交流大會(huì)授權(quán)/評(píng)定證書(shū)的周期性的評(píng)估15.4采購(gòu)人員的管理流程采購(gòu)人員考察：定期（每月/季度）商業(yè)道德的教育，防微杜漸。公司內(nèi)部舉報(bào)可直達(dá)總部指標(biāo)的考核及壓力采購(gòu)過(guò)程的考察：文件支持/成員之間的向后核查（peeraudit競(jìng)標(biāo)名單及價(jià)格的合理性價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)性/公司及申請(qǐng)人的預(yù)算15.5采購(gòu)人員的管理流程采購(gòu)人員的結(jié)構(gòu)梯度管理（知識(shí)結(jié)構(gòu)/能力）分項(xiàng)目管理輪流/交換管理，3－4年以上培訓(xùn)公司規(guī)章制度（采購(gòu)流程）談判技巧/合同管理/競(jìng)標(biāo)實(shí)務(wù)采購(gòu)系統(tǒng)（MRP2，PO）IT/英語(yǔ)/國(guó)際貿(mào)易/法律第十盤(pán)16采購(gòu)控制與審計(jì)法律部門(mén)控制財(cái)務(wù)控制部商業(yè)行為控制部?jī)?nèi)部審計(jì)16.1外部審計(jì)機(jī)構(gòu)注冊(cè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所（KPMG，PW，etc）國(guó)家財(cái)政、稅務(wù)部門(mén)第三方咨詢、調(diào)查機(jī)構(gòu)16.2控制和審計(jì)的工作劃分控制目的在于設(shè)置/監(jiān)控各職能部門(mén)的日常工作符合管理層的要求，關(guān)注于“防”。審計(jì)目的在于檢查各職能部門(mén)的工作是否與計(jì)劃/要求/匯報(bào)的結(jié)果相符。關(guān)注于“查”。二者相輔相成，需密切配合。16.3控制/審計(jì)的目標(biāo)有效地控制和防范風(fēng)險(xiǎn)，以保護(hù)公司的利益（資產(chǎn)/所有人權(quán)益/公司形象）控制與審計(jì)內(nèi)容：組織/流程/人員/文件/安全重點(diǎn)內(nèi)容：高風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域——對(duì)公司stockholder/image/revenue（收入）/profit影響大A/R,A/P,應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款，procurement,Distribution（運(yùn)輸）,realestate（不動(dòng)產(chǎn)）17采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避與防范——防患于未然不了解風(fēng)險(xiǎn)才是真正的危險(xiǎn)17.1風(fēng)險(xiǎn)種類價(jià)格失去優(yōu)勢(shì)人員受賄人員錯(cuò)誤合同詐騙合同違法貨物滅失貨物質(zhì)量（貨單不符/質(zhì)量問(wèn)題/商檢）貨物包裝貨物短少產(chǎn)地證書(shū)關(guān)稅多交交貨遲緩?fù)鈪R變化利率變動(dòng)價(jià)格變動(dòng)國(guó)家風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)爭(zhēng)不可抗力技術(shù)過(guò)時(shí)合同違約系統(tǒng)控制信息流失，價(jià)格信息，傳真機(jī)注意保密，17.2如何規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)的分類法律合同執(zhí)行道德素質(zhì)/能力流程第十一盤(pán)18采購(gòu)審計(jì)——防微杜漸的管理之道用親戚，6個(gè)月?lián)Q血，都不合適。權(quán)力過(guò)于集中，一定有問(wèn)題。18.1采購(gòu)審計(jì)的目的實(shí)際執(zhí)行的差異得到糾正。審計(jì)組的組成：獨(dú)立的審計(jì)/財(cái)務(wù)/法律等高階管理人員。審計(jì)種類（內(nèi)部）：教育/培訓(xùn)，評(píng)測(cè)，正式審計(jì)18.2審計(jì)流程18.2.1審計(jì)準(zhǔn)備：1、審計(jì)手冊(cè)2、被審計(jì)對(duì)象的現(xiàn)在流程?，F(xiàn)在電話報(bào)價(jià)后就直接發(fā)訂單不行。要有傳真。幾年之前可以用電話3、授權(quán)表。收獲組核對(duì)來(lái)料和訂單是否一致。4、審計(jì)對(duì)象人員SODmetrics5、審計(jì)工作量的計(jì)算。根據(jù)采購(gòu)金額大小。6、審計(jì)組的組成18.2.2審計(jì)通知內(nèi)容、問(wèn)題清單（RFI補(bǔ)簽字、補(bǔ)日期——偽造文件！審計(jì)流程介紹審計(jì)流程和時(shí)間安排（一般為三周到四周）聽(tīng)取被審計(jì)部門(mén)的流程/系統(tǒng)/范圍/白從寬）Q/A，互相提問(wèn)、回答到場(chǎng)安排有些公司設(shè)置物價(jià)管理員，審核每一張訂單單價(jià)是否超過(guò)以前的訂單?！缓侠?，價(jià)格很難定。審計(jì)重點(diǎn)不是關(guān)心價(jià)格。如果沒(méi)有使用任何采購(gòu)技術(shù)，很難說(shuō)明價(jià)格是合理的。采購(gòu)員不能兼任收貨人。非常危險(xiǎn)。例子：裝修。跑建材市場(chǎng)。門(mén)吸。3元。攤主：某人5000對(duì)，開(kāi)15塊錢(qián)發(fā)票。6萬(wàn)私吞?。☉岩?8.3審計(jì)流程審閱RFI及SOD審計(jì)任何localprocedure審計(jì)主要采購(gòu)數(shù)據(jù)：總訂單數(shù)量，金額，高于cliplevel訂單數(shù)量審計(jì)合同管理流程。合同到期沒(méi)有及時(shí)續(xù)約。審計(jì)系統(tǒng)進(jìn)入報(bào)告抽樣：訂單、合同、保密協(xié)議主要涉及大金額合同涉及主要采購(gòu)員涉及新采購(gòu)員涉及大金額/交易頻繁的供應(yīng)商10部門(mén)和采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)才能新增。涉及有投訴的供應(yīng)商文件完整性：PR、PO，報(bào)價(jià)單，供應(yīng)商選擇依據(jù)，價(jià)格選定依據(jù)，支持文件，授權(quán)簽字，合同，合同法律審查。文件的準(zhǔn)確性：日期的順次是否符合邏輯簽字是否有效，臨時(shí)授權(quán)信。好的文件不用人解說(shuō)，自己會(huì)說(shuō)話。供應(yīng)商文件：收信人：承諾內(nèi)容與價(jià)格是否與合同，與申請(qǐng)內(nèi)容金額吻合。供應(yīng)商選擇與考核是否有經(jīng)理認(rèn)可，價(jià)格是如何確認(rèn)，有否使用采購(gòu)技術(shù)。知供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)結(jié)果……新供應(yīng)商如何確定，經(jīng)理是否同意，資信調(diào)查結(jié)果訴的供應(yīng)商要重點(diǎn)看18.4采購(gòu)審計(jì)的核心內(nèi)容采購(gòu)流程采購(gòu)系統(tǒng)管理（MRP2，ASCA。FOX）SOD，人員職責(zé)分工。未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)的管理采購(gòu)訂單流程采購(gòu)技術(shù)運(yùn)用是否得當(dāng)，招競(jìng)標(biāo)等供應(yīng)