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文檔簡(jiǎn)介
精品資料精品資料招采部部門(mén)職責(zé)及工作流程一、總則目的和意義(1)為了促進(jìn)項(xiàng)目總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、合理控制工程成本、優(yōu)化資源配置,特制定本工作職責(zé)及流程。(2)通過(guò)本流程明確采購(gòu)部的內(nèi)部職責(zé)和范圍,以求提高工作效率。適用范圍(1)本流程適用的項(xiàng)目管理階段是:從獲得土地使用權(quán)益”起,到工程竣工決算完成”止,項(xiàng)目的全過(guò)程管理。(2)管理范圍:公司所有開(kāi)發(fā)項(xiàng)目所涉及的工程招標(biāo)、工程服務(wù)招標(biāo)(工程監(jiān)理、工程檢測(cè)、工程咨詢(xún)等)、工程物資(材料、設(shè)備、設(shè)施)的采購(gòu)、工程造價(jià)管理與成本控制。工作內(nèi)容計(jì)劃管理工作按照需求部門(mén)要求,編制招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃,并納入“項(xiàng)目總控進(jìn)度計(jì)劃”范疇。招標(biāo)、采購(gòu)及合同管理工作1)組織進(jìn)行資格審查,負(fù)責(zé)組織本地區(qū)建筑材料設(shè)備價(jià)格信息的市場(chǎng)調(diào)研,建立、完善和維護(hù)資料信息庫(kù);2)主持編制招標(biāo)文件;3)統(tǒng)一發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件發(fā)放;4)主持答疑會(huì)議、組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘;5)組織對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、質(zhì)量、歷史工程(供應(yīng)能力)等進(jìn)行考察,依據(jù)項(xiàng)目公司提出招標(biāo)要求,推薦選擇入圍投標(biāo)單位;6)組織和參與評(píng)標(biāo)、評(píng)審和合同談判;7)組織商簽合同;8)編制合同臺(tái)帳,建立采購(gòu)部招標(biāo)采購(gòu)檔案。.3.3工程造價(jià)管理及成本控制工作1)負(fù)責(zé)工程方案的造價(jià)對(duì)比分析;2)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)變更、簽證的造價(jià)管理;3)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的預(yù)算、結(jié)算工作;4)編制付款臺(tái)帳,并定期與財(cái)務(wù)核對(duì)。二、工作職責(zé)招標(biāo)、采購(gòu)及合同管理1)按照需求部門(mén)提供的工程實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃和需求部門(mén)的招標(biāo)要求,主持編制招標(biāo)文件,組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)工作;2)發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件的發(fā)放;3)主持發(fā)標(biāo)、答疑會(huì)議,審核投標(biāo)單位資質(zhì);4)組織對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、質(zhì)量、歷史工程(供應(yīng)能力)等進(jìn)行考察,依據(jù)需求部門(mén)提出招標(biāo)要求,推薦選擇入圍投標(biāo)單位報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);5)組織和參與評(píng)標(biāo)、評(píng)審;6)組織簽署《評(píng)標(biāo)報(bào)告審批表》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),以最終確定中標(biāo)人;7)組織和參與合同談判,進(jìn)行合同分析和合同交底;8)組織和參與樣板封存;9)組織商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書(shū);10)負(fù)責(zé)收集歸檔有效招標(biāo)資料;11)負(fù)責(zé)編制合同臺(tái)帳;12)組織收取和退回投標(biāo)保證金;13)在通用合同范本的基礎(chǔ)上規(guī)范工程合同條款;14)參與工程“甲供”物資的到貨驗(yàn)收工作。工程造價(jià)管理1)項(xiàng)目成本測(cè)算,制定目標(biāo)成本;2)工程標(biāo)底的編制與審核,編制施工圖預(yù)算,進(jìn)行工程進(jìn)度的支付審核,工程變更及簽證,工程結(jié)算的造價(jià)管理;3)參與施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)測(cè)實(shí)量工作;4)審核工程竣工結(jié)算;5)建立工程造價(jià)檔案,進(jìn)行工程造價(jià)分析;6)編制工程款支付臺(tái)帳,并定期與財(cái)務(wù)核對(duì)。三、組織機(jī)構(gòu)工程招標(biāo)工程師 材料設(shè)備采購(gòu)工程 造價(jià)管理工程師工程招標(biāo)工程師 材料設(shè)備采購(gòu)工程 造價(jià)管理工程師工程招標(biāo)合同管理土建造價(jià)管理安裝造價(jià)管理工程招標(biāo)合同管理土建造價(jià)管理安裝造價(jià)管理招采部組織機(jī)構(gòu)圖四、工作方法和程序工程招標(biāo)及合同管理工程招標(biāo)工作嚴(yán)格按照公司《招標(biāo)管理規(guī)定》(試行)執(zhí)行:1)根據(jù)需求部門(mén)的需求計(jì)劃,編制招標(biāo)采購(gòu)工作計(jì)劃2)組建招標(biāo)小組。3)編制招標(biāo)文件,組織招標(biāo)文件在招標(biāo)小組中進(jìn)行會(huì)簽。4)組織和參與資格審查,推薦符合要求的投標(biāo)人報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5)發(fā)放招標(biāo)文件,并組織收取招標(biāo)文件費(fèi)、圖紙押金以及投標(biāo)保證金。6)組織和參與開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)及定標(biāo)。7)組織和參與樣板封存。8)組織和參與商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書(shū)。9)進(jìn)行資料歸檔。10)招標(biāo)過(guò)程中涉及的表格包括:招標(biāo)文件審批表投標(biāo)人資格預(yù)審情況匯總表考察報(bào)告及考察情況會(huì)簽表評(píng)標(biāo)報(bào)告審批表(中標(biāo)候選單位推薦表)中標(biāo)通知書(shū)合同審批表11)需求部門(mén)和管理部應(yīng)在以下時(shí)間對(duì)下列文件資料完成簽認(rèn)(超過(guò)以下時(shí)間未進(jìn)行書(shū)面確認(rèn),應(yīng)視為默認(rèn),相關(guān)資料文件自行生效):資格審查文件:收到后48小時(shí)內(nèi);招標(biāo)文件:收到后 48小時(shí)內(nèi);招標(biāo)答疑會(huì)會(huì)議紀(jì)要:收到后 24小時(shí)內(nèi);對(duì)投標(biāo)人考察報(bào)告:收到后24小時(shí)內(nèi);招標(biāo)文件的補(bǔ)充通知:收到后 24小時(shí)內(nèi)。12)由于需求部門(mén)的需求計(jì)劃提交遲于“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表”而影響了工程實(shí)施,責(zé)任由需求部門(mén)自行承擔(dān)。合同管理工作(1)合同談判負(fù)責(zé)起草合同,組織招標(biāo)小組成員參加合同談判。負(fù)責(zé)招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款和投標(biāo)人承諾在合同簽訂中的落實(shí)情況。對(duì)合同談判過(guò)程、內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄,并作為合同交底的依據(jù)。2)合同簽訂采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字,辦理公司內(nèi)部手續(xù),合同正式簽訂。3)合同管理簽訂后的正式合同原件(一式貳份),由采購(gòu)部交管理部及財(cái)務(wù)部保存。合同復(fù)印件業(yè)務(wù)部門(mén)存檔留用。4.2材料、設(shè)備采購(gòu)管理材料、設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)管理1)組織確定招標(biāo)備選供應(yīng)商的范圍。2)編制招標(biāo)文件,會(huì)簽通過(guò)后發(fā)出招標(biāo)文件。3)組織和參與開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)及定標(biāo)。4)組織合同授予,確定供應(yīng)商并簽訂合同的同時(shí),對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣品進(jìn)行封樣備查。封樣兩份,封樣時(shí)要由合同雙方簽字并注明合同編號(hào),產(chǎn)品編號(hào)。5)對(duì)于不便于封樣的產(chǎn)品如設(shè)備等,采取由供應(yīng)商提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)表、圖紙、彩頁(yè)、照片等備查。6)招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)管理1)材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作由采購(gòu)部組織實(shí)施。2)需要認(rèn)價(jià)的材料、設(shè)備由需求部門(mén)提出認(rèn)價(jià)申請(qǐng),報(bào)需求部門(mén)部長(zhǎng)及招采部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可后進(jìn)入認(rèn)價(jià)程序。認(rèn)價(jià)申請(qǐng)中包含:材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求及主體承包方推薦的合格供應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系方式。3)招采部負(fù)責(zé)進(jìn)行材料、設(shè)備供應(yīng)商(含主體承包單位推薦的供應(yīng)商)的初選工作;對(duì)工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)時(shí),采購(gòu)部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定;如需要考察,由采購(gòu)部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同參與,進(jìn)行實(shí)地考察。4)原則上材料、設(shè)備的認(rèn)價(jià)需要貨比三家,需要提供三家以上供貨信息資料。原則上材料、設(shè)備的價(jià)格滿(mǎn)足兩家以上供應(yīng)商可以采購(gòu)到。5)招采部接到認(rèn)價(jià)申請(qǐng)后要在后附“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表”中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)認(rèn)價(jià)完畢。6)招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。7)材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作的成果以工作聯(lián)系單的形式統(tǒng)一呈現(xiàn),統(tǒng)一參照后附頁(yè)格式,統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一管理,需要簽批的部門(mén)分別為:主體承包方、招采部、設(shè)計(jì)部及工程部。材料、設(shè)備詢(xún)價(jià)采購(gòu)管理1)材料、設(shè)備詢(xún)價(jià)采購(gòu)工作由招采部組織實(shí)施。2)工程需要詢(xún)價(jià)采購(gòu)的材料、設(shè)備由需求部門(mén)提出詢(xún)價(jià)采購(gòu)申請(qǐng),報(bào)需求部門(mén)部長(zhǎng)及招采部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可后進(jìn)入詢(xún)價(jià)采購(gòu)程序。詢(xún)價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)中包含:材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求。3)招采部負(fù)責(zé)進(jìn)行材料、設(shè)備供應(yīng)商(含主體承包單位推薦的供應(yīng)商)的初選工作;對(duì)工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備詢(xún)價(jià)采購(gòu)時(shí),招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定;如需要考察,由招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部共同參與,進(jìn)行實(shí)地考察。4)原則上材料設(shè)備的詢(xún)價(jià)采購(gòu)需要貨比三家。5)招采部接到詢(xún)價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)后要在后附“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表”中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購(gòu)合同,確保材料、設(shè)備及時(shí)進(jìn)場(chǎng),保證工程進(jìn)度需要。6)招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。4.3工程造價(jià)管理工程標(biāo)底審核1)工程標(biāo)底的編制工程標(biāo)底的編制方式公司根據(jù)工程情況、招標(biāo)要求和招標(biāo)文件確定等,工程標(biāo)底預(yù)算的編制的組織與實(shí)施由招采部完成。2)工程標(biāo)底的審核招采部負(fù)責(zé)工程標(biāo)底預(yù)算的審核。招采部根據(jù)招標(biāo)進(jìn)度,安排工程標(biāo)底預(yù)算的編制。在正式招標(biāo)前根據(jù)工程規(guī)模、安排預(yù)算工程師及相關(guān)人員對(duì)標(biāo)底進(jìn)行分析審核,嚴(yán)格做好保密工作。3)工程標(biāo)底成果歸檔招采部對(duì)工程標(biāo)底的成果文件進(jìn)行整理存檔保管;對(duì)借閱實(shí)行嚴(yán)格的登記制度,避免成果文件丟失。工程進(jìn)度款的支付審核(1)對(duì)工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料審核工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料必須有自審合格,經(jīng)監(jiān)理單位、甲方工程部簽字(并蓋章)完備的支付證書(shū)。所有工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書(shū)支持,預(yù)算書(shū)要有詳細(xì)的編制說(shuō)明、計(jì)算底稿(圖形算量、手算底稿等),否則視為申請(qǐng)付款手續(xù)不全不予審核。工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有合同復(fù)印件(加蓋紅章)。變更簽證工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有變更簽證原件(或復(fù)印件加蓋紅章)。工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有水電費(fèi)及甲供材料清單,附當(dāng)期進(jìn)度款扣除說(shuō)明。工程形象進(jìn)度說(shuō)明(三方認(rèn)可)。(2)合格工程量、工程進(jìn)度款數(shù)量的審核:嚴(yán)格按照合同約定的工程款支付方式進(jìn)行合格工程量審核。根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)行造價(jià)審核,并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)最終審核。根據(jù)合同約定的工程款支付方式對(duì)變更工程進(jìn)行工程量、變更工程費(fèi)用審核。工程變更工程量、工程費(fèi)用審核(1)對(duì)工程變更資料審核及工程現(xiàn)場(chǎng)核對(duì):工程變更、簽證資料必須有自審合格,經(jīng)監(jiān)理單位、甲方簽字(并蓋章)完備的變更單。②工程變更、簽證單描述需清晰,變更部位(軸線(xiàn)、尺寸)準(zhǔn)確,否則不予核算。有較大工程變更,需求部門(mén)應(yīng)報(bào)計(jì)劃到招采部,由招采部對(duì)工程變更進(jìn)行造價(jià)分析對(duì)比,對(duì)變更方案提出意見(jiàn)建議。較大隱蔽工程變更,招采部工作人員到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)收。承包人、其他部門(mén)應(yīng)給招采部工作人員現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)、核實(shí)、測(cè)量提供便利。所有工程變更、簽證資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書(shū),預(yù)算書(shū)要有詳細(xì)的編制說(shuō)明、計(jì)算底稿(圖形算量、手算底稿等)。工程變更、簽證導(dǎo)致相關(guān)工程量減少的需附有說(shuō)明,否則增加工程量不予核對(duì)。(2)合格變更、簽證單工程量、工程費(fèi)用的審核:嚴(yán)格按照《河南省建設(shè)工程工程量清單綜合單價(jià)》(2008)及《河南省建設(shè)工程工程量清單綜合單價(jià)綜合解釋》(2008)工程量計(jì)算規(guī)則進(jìn)行審核。根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)行審核,并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)最終審核。竣工結(jié)算審核1)工程竣工驗(yàn)收合格,公司取得竣工驗(yàn)收備案表、《工程保修書(shū)》、《工程使用說(shuō)明書(shū)》和完整的竣工資料后開(kāi)始進(jìn)入竣工結(jié)算程序。2)工程竣工結(jié)算開(kāi)始前,招采部要針對(duì)工程合同執(zhí)行情況、施工過(guò)程情況編制結(jié)算計(jì)劃。結(jié)算計(jì)劃要明確結(jié)算范圍、結(jié)算時(shí)間進(jìn)度、合同不明確內(nèi)容、變更簽證月結(jié)匯總、施工單位提供結(jié)算的時(shí)間、提供完整資料的時(shí)間、特殊問(wèn)題的處理。3)結(jié)算前收集完整的結(jié)算資料、結(jié)算編制依據(jù)包括以下資料原件:工程施工合同工程施工補(bǔ)充協(xié)議招標(biāo)文件投標(biāo)文件圖紙會(huì)審紀(jì)要工程技術(shù)核定單工程變更單工程簽證單工作聯(lián)系單工程會(huì)議紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)施工方案發(fā)包方供應(yīng)材料情況一覽表(包括:名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量 <含項(xiàng)目部數(shù)量和匯總數(shù)量 >、單價(jià)、合價(jià))發(fā)包方定廠(chǎng)定價(jià)材料、設(shè)備一覽表(包括:名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、合價(jià))造價(jià)管理流程施工單位自審合格精品資料施工單位自審合格精品資料工程標(biāo)底審核流程圖工程進(jìn)度款支付審核流程圖施工單位自審合格精品資料施工單位自審合格精品資料簽證審核流程圖精品資料精品資料變更審核流程圖需求部門(mén)出具變更審批單竣工結(jié)算審核流程圖施工單位自審合格4.4考察工作考察包括市場(chǎng)的廣泛考察和對(duì)供方的針對(duì)性考察,對(duì)市場(chǎng)的廣泛考察屬于招采部?jī)?nèi)部工作對(duì)供方的針對(duì)性考察要求如下:(1)對(duì)供方的針對(duì)性考察工作主要指,對(duì)投標(biāo)人情況的考察,對(duì)材料、設(shè)備和設(shè)施供應(yīng)商或經(jīng)銷(xiāo)商的考察。(2)此類(lèi)考察由招采部組織,招標(biāo)小組人員(需求部門(mén)、管理部門(mén)、招采部門(mén))及專(zhuān)業(yè)工程師參加。(3)考察人員應(yīng)對(duì)被考察單位的情況獨(dú)立寫(xiě)出評(píng)價(jià)意見(jiàn),招采部匯總后以定性或定量方式出具總體評(píng)價(jià)結(jié)果并會(huì)簽。五、工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表為了保證招標(biāo)采購(gòu)工作的工作質(zhì)量,使招標(biāo)采購(gòu)工作有條不紊地開(kāi)展,確保招標(biāo)采購(gòu)工作的科學(xué)、公正、公平,各方面工作準(zhǔn)確到位。工程、物資采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)等工作必須有足夠的招標(biāo)工作時(shí)間(包括準(zhǔn)備時(shí)間、招標(biāo)時(shí)間、合同談判時(shí)間、簽約時(shí)間等)因此,需求部門(mén)提出的招標(biāo)采購(gòu)工作計(jì)劃應(yīng)在下列工作時(shí)間前提出:在舁廳P類(lèi)別工作時(shí)間(天)備注一工程類(lèi)招標(biāo).工作時(shí)間”是從明確招標(biāo)要求和明確采購(gòu)要求之日起,不含需求部門(mén)只提出采購(gòu)意向但需要米購(gòu)部配合調(diào)查、詢(xún)價(jià)或提供相應(yīng)樣品、參數(shù)等才甫長(zhǎng)完善明確招標(biāo)或采購(gòu)要求而所需的時(shí)間。.招標(biāo)要求和米購(gòu)要求如產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性變化(如招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、結(jié)構(gòu)形式、品種、規(guī)格等變化),工作時(shí)間”應(yīng)自實(shí)質(zhì)性變化明確后重新計(jì)算。1多層建筑402高層建筑503裝飾裝修工程504地質(zhì)勘探工程205樁基工程306基坑支護(hù)工程307場(chǎng)區(qū)內(nèi)道路及污水工程308供配電工程309路燈工程3010智能化工程3011消防工程3012空調(diào)工程30
13配套工程2014景觀(guān)工程40二工程物質(zhì)類(lèi)1大型設(shè)備902材料403半成品、成品504門(mén)窗60二服務(wù)類(lèi)25六、常用工作表格
招標(biāo)文件審批表項(xiàng)目名稱(chēng)編p項(xiàng)目類(lèi)別□工程施工 口材料設(shè)備 口工程服務(wù)□營(yíng)銷(xiāo)策劃 □其它采購(gòu)方式□招標(biāo)口商簽主要內(nèi)容小組意見(jiàn)成員簽名:
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總經(jīng)理批準(zhǔn)備注及附件定標(biāo)審批表項(xiàng)目名稱(chēng)編P項(xiàng)目類(lèi)別□營(yíng)銷(xiāo)策劃 口規(guī)劃設(shè)計(jì) 口工程建設(shè)□工程采購(gòu) 口其它采購(gòu)方式□招標(biāo) □商簽評(píng)審情況綜述綜合評(píng)分排序訐審擬紀(jì)?果中標(biāo)人/商簽供應(yīng)商:中標(biāo)候選人/商簽備選供應(yīng)商:小組意見(jiàn)成員簽名:保留意見(jiàn):批準(zhǔn)(總經(jīng)理)備注及附件中標(biāo)通知書(shū)非常感謝貴公司對(duì)我公司項(xiàng)目的投標(biāo)。經(jīng)過(guò)招標(biāo)小組評(píng)標(biāo),貴公司獲得了該項(xiàng)目的中標(biāo)權(quán),中標(biāo)總價(jià)為,工期為:。請(qǐng)貴公司速到我公司商談合同有關(guān)事宜。謝
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