公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法總則第一條為加強(qiáng)分公司會(huì)計(jì)檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》結(jié)合分公司工作實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于分公司本部、所屬各單位會(huì)計(jì)檔案的管理。第三條各單位和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的管理，對(duì)本單位會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施監(jiān)督和檢查。第四條分公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)部及各單位財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、立卷、歸檔以及移交分公司檔案管理部門前的保管、提供利用等工作。第五條分公司檔案部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管、提供利用和鑒定銷毀等工作。第六條分公司及各單位財(cái)務(wù)部門必須指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理，明確會(huì)計(jì)檔案管理崗位的職責(zé)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部控制制度。從事出納崗位的人員不得保管會(huì)計(jì)檔--案。第七條分公司及各單位要重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容第八條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的紙質(zhì)資料及電子資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，中介機(jī)構(gòu)出具的年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。--第九條分公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。（一）分公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)部當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案可暫由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部保管兩年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。（二）各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由各單位負(fù)責(zé)保管五年，期滿之后，各單位財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，移交分公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。（三）移交各單位的檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。（四）分公司所屬各單位財(cái)務(wù)部門要嚴(yán)格執(zhí)行分公司會(huì)計(jì)檔案的管理要求，健全各類帳簿的記錄和保管要求，執(zhí)行分公司統(tǒng)一各類財(cái)務(wù)報(bào)告的格式和編報(bào)時(shí)間，保證會(huì)計(jì)檔案的完整、及時(shí)、規(guī)范。（五）各類會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)每月進(jìn)行整理和裝訂，根據(jù)會(huì)計(jì)憑證的數(shù)量定期及時(shí)進(jìn)行整理和裝訂，防止憑證的散亂和遺--失。作為檔案的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照規(guī)定的內(nèi)容填制齊全，審核人員、稽核人員、出納人員應(yīng)在辦理完審核、復(fù)核或收付款手續(xù)后在憑證上簽名和蓋章。（六）會(huì)計(jì)帳簿上應(yīng)載明帳簿名稱、會(huì)計(jì)年度、記帳或管理人員、帳簿啟用和起止日期，并加蓋單位公章和分管財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）的簽章。（七）對(duì)各類財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)分別財(cái)務(wù)報(bào)告的性質(zhì)按照月、季、年度保存。作為會(huì)計(jì)檔案的各類財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)加蓋本企業(yè)、本單位的公章，單位或企業(yè)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及填報(bào)或者編制人應(yīng)在報(bào)告上簽章。（八）采用電算化核算方式形成的會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)報(bào)表等電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)一并歸檔。第十條資產(chǎn)財(cái)務(wù)部與行政辦公室應(yīng)統(tǒng)一和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的裝訂、立卷要求。會(huì)計(jì)檔案的封面及裝訂材料由資產(chǎn)財(cái)務(wù)部委托行政辦會(huì)室或局集團(tuán)統(tǒng)一制作。分公司所屬各單位采用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案的封面及裝訂材料，所屬各單位應(yīng)按分公司的要求制作會(huì)計(jì)檔案封面及裝訂材料。檔案的借閱第十一條分公司保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需--要，經(jīng)本單位財(cái)務(wù)工作分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。第十二條分公司以及各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。設(shè)立會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，記載查閱的時(shí)間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。檔案的保管第十三條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為年、年、10年、15年、25年類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第十四條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位的會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。第十五條分公司所屬各單位的財(cái)務(wù)部門、檔案部門應(yīng)提供符合會(huì)計(jì)檔案保管條件裝具、庫(kù)房，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作。--檔案的銷毀第十六條資產(chǎn)財(cái)務(wù)部、行政辦公室以及所屬各單位的財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)保管期滿并經(jīng)過(guò)鑒定，已無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序及時(shí)銷毀。第十七條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十八條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：（一）由檔案管理部門會(huì)同資產(chǎn)財(cái)務(wù)部提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容；（二）由檔案管理部門和資產(chǎn)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、主管財(cái)務(wù)和檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)在銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)；（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和資產(chǎn)財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷；（四）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。--（五）分公司所屬各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得自行銷毀，對(duì)確因需要銷毀的年期短期的會(huì)計(jì)檔案，需報(bào)告資產(chǎn)財(cái)務(wù)部、行政辦會(huì)室，并按本條款規(guī)定的程序和要求執(zhí)行。第十八條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。會(huì)計(jì)檔案的移交第十九條所屬單位因撤銷、解散或其他原因而終止的，所形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交分公司行政辦公室。第二十條單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由--原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十一條單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。第二十二條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十三條各單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)