時(shí)間管理培訓(xùn)企業(yè)用

時(shí)間管理培訓(xùn)課件企業(yè)用第一頁，共五十頁，2022年，8月28日

大綱時(shí)間與事件

時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則如何制定計(jì)劃如何排除干擾

授權(quán)管理會議管理結(jié)束語第二頁，共五十頁，2022年，8月28日時(shí)間統(tǒng)計(jì)有人統(tǒng)計(jì)過一個(gè)平均活到72歲的人群對時(shí)間的分配:睡覺21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊(duì)6年學(xué)習(xí)4年開會3年打電話2年找東西1年其它3年第三頁，共五十頁，2022年，8月28日什么是時(shí)間?定義從過去通過現(xiàn)在直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣事件的過程所形成的軌跡。

特征時(shí)間供給毫無彈性

時(shí)間無法蓄積時(shí)間無法取代

時(shí)間無法失而復(fù)得結(jié)論時(shí)間獨(dú)特和絕無僅有的特性決定了它是世界上最稀缺最寶貴的一種資源。第四頁，共五十頁，2022年，8月28日時(shí)間的意義使時(shí)間具有意義的要素:時(shí)間的管理是單位時(shí)間內(nèi)要選擇的事件時(shí)間因?yàn)槭录牟煌兊靡饬x不同因此，使時(shí)間具有意義的要素是事件。第五頁，共五十頁，2022年，8月28日事件的控制時(shí)間的意義在于人們所選擇和控制的事件1.能夠控制的事件2.不能夠控制的事件第六頁，共五十頁，2022年，8月28日什么是時(shí)間管理時(shí)間管理的關(guān)鍵是:如何選擇,支配,調(diào)整,駕駛在單位時(shí)間里所做的事情.學(xué)習(xí)時(shí)間管理的目的怎樣充分地利用時(shí)間來創(chuàng)造最大的價(jià)值怎樣判斷哪些是最重要的事件怎樣在創(chuàng)造個(gè)人效益和社會(公司)效益的同時(shí),還能夠享受更加舒適的生活.第七頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們大部分同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，為什么呢?1.因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考；2.不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3.不了解做計(jì)劃的好處；4.計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心；5.不知如何做計(jì)劃。第八頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該一些原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1.固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。2.不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位.3.由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。第九頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：

1、目標(biāo)不明確

2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣

3、缺乏做事輕重緩急的順序

4、沒有時(shí)間分配的原則第十頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)2.事必躬親，親力而為3.溝通不良4.工作時(shí)斷時(shí)續(xù)第十一頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)首先，學(xué)會如何接受請托：對于我們每一個(gè)人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。1.職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；2.雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；3.屬無義務(wù)履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。第十二頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)“明智地接受請托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。第十三頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)其次，學(xué)會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，第十四頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：

1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；

2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；

3、擔(dān)心喪失對下屬的控制；

4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；

5、找不到合適的下屬授權(quán)。第十五頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時(shí)間2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。第十六頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)四：整理整頓不足“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”第十七頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)四：整理整頓不足快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請?jiān)陬}目前打問號“？”。1、訂購下個(gè)月辦公用品后所取得的明細(xì)。2、流覽一些書籍，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司,同事的會議通知（下周一舉行會議）。4、外部公司寄來的相關(guān)資料。5、部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月工作報(bào)告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的技術(shù)或市場信息。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。12、提醒自己下個(gè)月及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。第十八頁，共五十頁，2022年，8月28日誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強(qiáng)我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識.1.個(gè)人的消極態(tài)度2.做事拖拉，找借口不干工作3.唏噓不已，做白日夢3.工作中閑聊第十九頁，共五十頁，2022年，8月28日

昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請善用它！第二十頁，共五十頁，2022年，8月28日時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則

1、明確目標(biāo)

2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作

3、分清工作的輕重緩急

4、合理地分配時(shí)間

5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作

6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律第二十一頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之一：明確目標(biāo)1.目標(biāo)刺激我們奮勇向上第二十二頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之一：明確目標(biāo)我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。

第二十三頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之一：明確目標(biāo)2.如何制定目標(biāo)具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）

第二十四頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進(jìn)行處理。4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，有哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。第二十五頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作究竟該怎樣做計(jì)劃呢？1、確立目標(biāo)；2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑；3、選定最佳的完成方式；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。第二十六頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作有了計(jì)劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住：

1、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值。

2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。第二十七頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之三：分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。第二十八頁，共五十頁，2022年，8月28日時(shí)間矩陣第二十九頁，共五十頁，2022年，8月28日第一象限文化這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。第三十頁，共五十頁，2022年，8月28日第二象限文化在四個(gè)時(shí)間象限中，最有價(jià)值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述制定計(jì)劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。第三十一頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之四：合理地安排時(shí)間

80/20原理對我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。第三十二頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。第三十三頁，共五十頁，2022年，8月28日原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。

2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。

3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。第三十四頁，共五十頁，2022年，8月28日如何制定計(jì)劃事先的了解：

1、所在部門的業(yè)務(wù)定位

2、所在崗位的業(yè)務(wù)定位

3、上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)

4、上級主管對你的期望和要求

5、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系第三十五頁，共五十頁，2022年，8月28日如何制定計(jì)劃遵循5W2H原則Why:為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對工作目標(biāo)是否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)When：在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé)Howto：用什么方法進(jìn)行Howmuch：需要多少成本第三十六頁，共五十頁，2022年，8月28日如何制定計(jì)劃設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。2、堅(jiān)持工作周記和工作日記，對計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。第三十七頁，共五十頁，2022年，8月28日干擾的判斷要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個(gè)方面入手：是否經(jīng)常會有人打擾你的工作這是判斷干擾是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在。是否清楚別人打擾你的目的明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個(gè)人是來工作，還是來調(diào)侃。目的、程序、制度是否明確有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)。緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。第三十八頁，共五十頁，2022年，8月28日如何排除干擾1.來自上司的干擾來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時(shí)間讓給他。讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)通過溝通，通過年度經(jīng)營計(jì)劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個(gè)月、這個(gè)季度、今年的工作是什么。上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。主動地約見你的上司以減少干擾主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計(jì)劃外的任務(wù)。減少上司對你的時(shí)間干擾需要做到，依據(jù)對公司的理解制定自己的工作計(jì)劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。第三十九頁，共五十頁，2022年，8月28日如何排除干擾2.來自同事的干擾（1）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識。你應(yīng)該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。（2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。（3）想想為什么你的中斷情形無法受控第四十頁，共五十頁，2022年，8月28日如何排除干擾3.來自下屬的干擾下屬的干擾往往會把你太多的時(shí)間占據(jù)掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認(rèn)為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項(xiàng)問題：（1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？（2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？（3）你是不是每天都會保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問題，同時(shí)在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會告訴對方何時(shí)見面較合適？（4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？第四十一頁，共五十頁，2022年，8月28日授權(quán)管理授權(quán)定義:一個(gè)管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個(gè)部屬的身上，與工作托付的同時(shí)，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán)幫助領(lǐng)導(dǎo)者自我減輕負(fù)擔(dān)或節(jié)省時(shí)間，去做更重要的任務(wù)。授權(quán)的規(guī)則5W1Hwhat什么？who誰？Why為什么？How如何？Which用什么？When何時(shí)？

第四十二頁，共五十頁，2022年，8月28日會議管理項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。第四十三頁，共五十頁，2022年，8月28日會議管理第四十四頁，共五十頁，2022年，8月28日會議管理會議規(guī)范包含3個(gè)部分：1.會議時(shí)間安排的規(guī)范2.固定的會議流程規(guī)范3.會議規(guī)范本身。第四十五頁，共五十頁，2022年，8月28日會議時(shí)間安排的規(guī)范◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的?！羯衔?-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。◆下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會議往往會事倍功半。第四十六頁，共五十頁，2022年，8月28日固定的會議流程規(guī)范第四十七頁，共五十頁，2022年，8月28日固定的會議流程規(guī)范固定的