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論信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新論信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新
檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅是形式上的改變,還有管理理念的改變。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,需要在紙質(zhì)文件上進(jìn)行登記,然而,在學(xué)校中,存在大量的檔案信息需要錄入,從而為檔案管理人員增加了工作強(qiáng)度,同時(shí),在繁雜的檔案管理工作中,需要管理人員能夠持有盡職負(fù)責(zé)的心態(tài),才能保證檔案的標(biāo)準(zhǔn)性。而檔案信息化使管理人員能夠借助計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行管理,提高了檔案管理的工作效率,再加上多元化形式的開展,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對(duì)聲音信息、視頻信息等進(jìn)行管理,完善了檔案管理內(nèi)容。
1中學(xué)檔案管理信息化的必然性
1.1信息整合難度比照
近年來,學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模,產(chǎn)生的檔案信息越來越多,還有在學(xué)校運(yùn)營(yíng)過程中,也會(huì)產(chǎn)生諸多的檔案信息,如果只是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式,缺乏以反映檔案中全部的內(nèi)容,信息的分散程度較大,對(duì)學(xué)校的管理具有較大的影響。并且在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整合時(shí),還要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力以及時(shí)間和精力,而計(jì)劃管理信息化可以快速對(duì)檔案信息進(jìn)行整合,提高工作效率。
1.2信息調(diào)取靈活性比照
在以前的檔案管理工作中,需要管理人員親自到檔案儲(chǔ)存室進(jìn)行查找,并且,在這一過程中,需要管理人員對(duì)檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)有充沛的了解,知道哪些文件放在什么位置,才能對(duì)分類的文件進(jìn)行查找。另外,在進(jìn)行歸檔時(shí),檔案還要放回原來的位置,不能胡亂放置,否那么會(huì)造成資源混亂,不足靈活性。而檔案信息化管理工作,可以使管理人員在任何教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的計(jì)算機(jī)都能翻開文檔管理終端,精確的查找到需要的檔案,大大提高工作效率,同時(shí)也不用擔(dān)憂會(huì)打亂檔案的順序,與傳統(tǒng)的檔案管理相比,在靈活性上具有十分顯著的優(yōu)勢(shì)。
1.3信息管理平安性比照
紙質(zhì)化檔案具有高損耗率的特點(diǎn),不論是在運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移的過程中,還是保留、整理的過程中,都可能會(huì)造成檔案信息缺失或者損壞,從而影響檔案信息的平安性。另外,如果檔案室不幸發(fā)生火災(zāi),就會(huì)造成大量的檔案被燒毀,如果學(xué)校沒有進(jìn)行備份的話,那么會(huì)造成極其嚴(yán)重的影響。而檔案信息化管理,使檔案以電子文件的形式存在于一個(gè)平安的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),在轉(zhuǎn)移過程中只需要借助一定的硬盤設(shè)備就可以完成,便于攜帶。另外,這種信息化檔案便于備份,不會(huì)因?yàn)橐恍┢茐男詡Χ鴮?dǎo)致信息喪失。
2信息時(shí)代下中學(xué)檔案管理存在的問題
2.1管理水平信息化程度不高
近年來,學(xué)校對(duì)檔案信息管理的模式進(jìn)行了一定的改革,出現(xiàn)了一系列的電子檔案,在某種程度上提高了檔案管理的信息化水平,但是這種情況沒有對(duì)此進(jìn)行充沛地利用,導(dǎo)致檔案管理水平信息化程度不高。另外,有些學(xué)校因?yàn)榻?jīng)費(fèi)限制,對(duì)檔案的信息化投入資金缺乏,導(dǎo)致一些檔案管理模式仍然停留在初級(jí)階段,單純的使用計(jì)算機(jī)建立檔案目錄管理,沒有對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行更深入的利用,從而使學(xué)校的檔案管理信息化水平一直得不到提高。
2.2中學(xué)檔案管理效率低下
在一些經(jīng)濟(jì)水平較低地區(qū)的學(xué)校其管理模式仍然以人力管理為主,這使得檔案管理的效率得不到提高,而傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)主要通過紙質(zhì)文件來完成,在進(jìn)行檔案的管理時(shí),需要管理人員翻看大量的紙質(zhì)文件才能找到需要的內(nèi)容,浪費(fèi)了管理人員的大量時(shí)間,同時(shí)在進(jìn)行文件翻看的過程中,還不能夠打亂文件擺放的順序,這也會(huì)給管理人員整理檔案帶來巨大的困難。另外,學(xué)校的主要職能是教育,因此,在檔案管理工作中只會(huì)配備少量的工作人員,在有限的時(shí)間內(nèi),管理人員的工作效率相對(duì)較低,缺乏以滿足學(xué)校管理的需要。
2.3專業(yè)管理人員嚴(yán)重不足
受傳統(tǒng)教育體制影響,學(xué)校往往只會(huì)重視學(xué)生的學(xué)習(xí)水平,無視檔案管理工作的重要性,從而使學(xué)校的檔案管理建設(shè)程度缺乏,一些當(dāng)單管理工作是由其他一些代課老師或者是其他部門抽調(diào)而來的人員,沒有管理經(jīng)驗(yàn),同時(shí),這些人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度缺乏,認(rèn)為檔案管理只是對(duì)紙質(zhì)文件的整理與保管即可,不愿意花費(fèi)更多的時(shí)間了解檔案信息化管理的工作,從而導(dǎo)致學(xué)校的檔案信息化管理建設(shè)止步不前。
3中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新
3.1檔案管理思路的創(chuàng)新
檔案管理的創(chuàng)新,首先樹立先進(jìn)的管理理念,以人本的管理思想為主導(dǎo),以觀念創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的前提,對(duì)檔案管理工作另辟蹊徑;其次,對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。中學(xué)學(xué)校中存在大量的檔案,只是對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存已不能滿足學(xué)校開展需要,因此在進(jìn)行檔案管理時(shí),要注重資源的收集,進(jìn)行有目的、有方案的對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與分析,實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化管理;再次,重視先進(jìn)人才的培養(yǎng)工作,吸引具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行管理工作,并營(yíng)造良好的工作環(huán)境;最后,重視現(xiàn)有檔案管理人員的創(chuàng)新思維的培養(yǎng),并加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流,共同創(chuàng)新出一套適宜的檔案管理思路,并進(jìn)一步將思路落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)。
3.2檔案管理伎倆的創(chuàng)新
傳統(tǒng)檔案管理伎倆多為手工執(zhí)行,與信息技術(shù)廣泛遍及的現(xiàn)代化管理伎倆相比,其較低的工作效率已無法滿足行業(yè)需求。運(yùn)用現(xiàn)代化管理伎倆來替代傳統(tǒng)手工管理是中學(xué)檔案管理改革創(chuàng)新的重點(diǎn)之一,盡快做好庫(kù)藏資料的錄入工作以實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動(dòng)化,能夠提高檔案管理工作效率和效勞質(zhì)量。并科學(xué)合理協(xié)調(diào)中學(xué)學(xué)校檔案管理的效勞與被效勞關(guān)系、保密與開放關(guān)系、社會(huì)與部門利益關(guān)系,提高其創(chuàng)新開展程度,從而優(yōu)化檔案的管理伎倆,促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)開展。
3.3檔案管理模式的創(chuàng)新
就目前的檔案管理工作而言,其屬于校辦科室,只是一個(gè)效勞于校園管理的科室,對(duì)檔案波及的信息內(nèi)容沒有決策權(quán)力,從而一些檔案管理人員認(rèn)為自己的工作可有可無,對(duì)工作內(nèi)容責(zé)任心不強(qiáng),導(dǎo)致中學(xué)的檔案管理工作質(zhì)量不高,隨著中學(xué)管理體制改革,檔案管理工作的重要性逐漸受到校領(lǐng)導(dǎo)重視,對(duì)此,需要學(xué)校需要對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。首先,將檔案管理部門脫離于校辦科室范疇,完善檔案管理部門職能;其次,改變檔案管理部門的被動(dòng)性,使其具有一定的自主決策權(quán),從而提高檔案管理人員的工作積極性,這種管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一種挑戰(zhàn),在管理變革工作中,具有十分重要的意義。
4結(jié)束語(yǔ)
在信息化開展背景下,學(xué)校一定要做好檔案管理工作這一重要環(huán)節(jié),正確運(yùn)
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