電子郵件的寫作技巧

關(guān)于電子郵件的寫作技巧第1頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五電子郵件的邏輯很重要1第2頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五一封糟糕的電子郵件主題：我們的執(zhí)行報告及相關(guān)材料米勒先生：您好!我是紐約ABC互動傳媒的銷售助理邁克。通過對貴公司和我公司共同的潛在客戶群進行仔細研究，我公司創(chuàng)建了一份評估及執(zhí)行報告。這份報告有多種不同的格式，希望您有時間看一下。貴公司是個很大的零部件生產(chǎn)商，在我們的客戶群中，也有許多零部件廠商及相關(guān)企業(yè)，我公司為他們提供零部件裝配服務(wù)（CenturyManufacturing就是其中之一，該公司也是貴公司的供應(yīng)商，他們的業(yè)務(wù)經(jīng)理肯·斯坦內(nèi)建議我與您聯(lián)系）。我公司的網(wǎng)址是（支持MicrosoftOutlook和MozillaF2irefox），您在網(wǎng)站上能找到更詳細的信息。登錄該網(wǎng)站，單擊“客戶列表”菜單欄。瀏覽第16個項目——曾經(jīng)合作過的零部件企業(yè)。單擊此圖標，可以看到我將要和您討論的公司的列表。關(guān)于這些公司，我希望能有機會和您討論一下。我希望您能盡快與我電話聯(lián)系，也希望能有機會就這些公司的情況與您交流意見。我的電話是606-555-5555。另外和您說一下，我們的客戶參考資料質(zhì)量很高，如果您能盡快聯(lián)系我，我相信您肯定不會失望的。 邁克·康韋原稿第3頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五在上面這封郵件中，如果你單擊了“發(fā)送”按鈕，收信人此生就不會再打開你發(fā)送的其他郵件了（進一步說，假設(shè)他通過你發(fā)送的冗長的郵件記住了你的名字的話，這個人就再不會與你打交道了）。另外，在這封郵件中，你是否注意到一條重要的信息“肯·斯坦內(nèi)”——最有可能使收信人做出積極回應(yīng)的信息，被深埋在了最不可能被繁忙的執(zhí)行總裁發(fā)現(xiàn)的地方。第4頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五主題：肯·斯坦內(nèi)就職于CenturyManufacturing的是我們公司的客戶之一，他建議我和您見一面，討論一下今年的零部件裝配計劃。周二下午2點在您的辦公室見，好嗎？公司主頁：辦公室電話：978-555-5550移動電話：978-555-5550家庭電話：978-555-5050邁克·康韋修改后第5頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五在修改后的郵件中，“肯·斯坦內(nèi)”這條信息位于郵件的標題行——最容易被收信人（執(zhí)行總裁）看到的地方。同時，我們也注意到修改后的郵件沒有花費大量的筆墨回答收信人心中潛在的問題。第6頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五寫好電子郵件的四項策略2第7頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五1.選取一個引人注目的標題2.內(nèi)容簡明扼要3.在郵件正文中提到收件人的名字。否則，他會認為這封郵件同時群發(fā)給了很多人4.在郵件中附上公司全稱和具體地址第8頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五3回答三個問題：郵件應(yīng)該寫多長？郵件內(nèi)容應(yīng)該有多詳細？郵件應(yīng)該有多正式？第9頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五郵件應(yīng)該寫多長？最好的答案能寫多短就寫多短郵件的正文部分（不包括標題行和署名部分）的長度最好控制在2-3個句子最好讓郵件短到一眼掃過去就能看懂其大意在通常情況下，我只會讀我客戶或者與我有親緣關(guān)系的人發(fā)來的長郵件。如果是其他人，我要么整篇都不看，要么只看開頭和結(jié)尾，然后決定怎么回復。坦率地講，你也很可能這樣做。也許你只會讀你的客戶、老板或親戚發(fā)來的長郵件。更進一步說，即使是和我們關(guān)系密切的人發(fā)來的郵件，我們也不會把每句話都看得很仔細。？第10頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五郵件內(nèi)容應(yīng)該有多詳細？郵件內(nèi)容應(yīng)該涉及相關(guān)細節(jié)并且突出某些具體細節(jié)第11頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五郵件應(yīng)該有多正式？對于大多數(shù)人來說，郵件在一定程度上代替了口頭交流。如果是在公司內(nèi)部發(fā)郵件我們可能會像在飲水機旁閑聊那樣隨意如果給陌生人或者僅僅有過電話聯(lián)系的人發(fā)郵件我們就應(yīng)該顯得更正式一些因此，我們應(yīng)該把郵件看做是相對正式的文件。第12頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五4對標題行給予更多的關(guān)注標題行是郵件中最重要的部分它的好壞決定了收件人是否會打開并閱讀郵件的正文部分第13頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五主題：文章發(fā)件人是否要求我給他發(fā)送一篇文章？還是要就一篇文章采訪我？還是向我索要我曾經(jīng)寫過的一篇文章？關(guān)于標題的例子1第14頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五主題：明天這是一個孤立、和正文部分沒有任何聯(lián)系的標題?？匆幌逻@個標題，通常情況下，當我們看到郵件的關(guān)于標題的例子2—首先能知道標題的內(nèi)容，在這個標題中為“明天”；—然后能通過標題識別出郵件是由誰發(fā)來的。如果能識別出來，就說明這個標題很好，因為它能吸引我們讀下去，看看這個人明天到底要做什么。標題時能看明白兩點：第15頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五主題：6月23日見面這個標題好就好在它直接回答了所有看信者在打開關(guān)于標題的例子3這個標題一下就能引起別人的注意，因為這個簡短郵件之前心中存在的問題，“我有必要看它嗎？”的標題中涉及了一次會面。第16頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五秘密武器——項目符號5第17頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五文字本來就很枯燥，大量的文字堆積在一起就顯得更枯燥了。大段大段的文字會讓讀者費解。人們?nèi)菀捉邮芤曈X刺激，更喜歡看圖形。在電子郵件中，圖形就是項目符號，應(yīng)該把它作為你的秘密武器。兩個特點你應(yīng)該讓郵件變得更加私人化、簡單化，要學會如何使用秘密武器：項目符號。項目符號與幻燈片或其他演示工具中的圖片或動畫的效果是一樣的。但是項目符號在郵件中更便于使用。第18頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五學會使用項目符號一個糟糕的匯報者假如他使用了項目符號收件人：吉姆客戶發(fā)件人：邁克銷售人員主題：即將來臨的陳述吉姆：我打算在5月3日給您所在地區(qū)的副總裁做當面陳述，就您的要求，我談一下此次陳述的意義。首先，他可以加深對我的了解，熟悉我的個人風格。其次，我將以我25年的經(jīng)驗講述這個項目的核心原則。最后，我可以當場回答提問，如果副總裁有什么問題，我可以當面給予解答。吉姆，我覺得這種做法是可行的。我想把此次活動安排在5月3日，您覺得如何？ 邁克

收件人：吉姆客戶

發(fā)件人：邁克銷售人員主題：即將來臨的陳述

吉姆：

我打算在5月3日給您所在地區(qū)的副總裁做當面陳述，就您的要求，我談一下此次陳述的意義。我希望您能就此問題和董事會進行討論。

首先，您所在地區(qū)的副總裁可以加深對我的了解，熟悉我的個人風格。

其次，我可以展示一下電話銷售培訓所需的設(shè)備，這是此培訓項目的一個重要部分。

最后，我可以當場回答提問，如果大家有什么問題，我可以當面給予解答。

吉姆，我覺得這種做法是可行的。我想把此次活動安排在5月3日，您覺得如何？

邁克第19頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五你發(fā)現(xiàn)二者的不同了嗎？兩封郵件傳達的是同樣的信息，但是通過使用項目符號，第二封郵件看起來更清晰明了。郵件越清晰明了，就越能引起讀者的閱讀興趣，也就越有可能得到回復。第20頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五6署名的使用第21頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五

你所在公司的名稱以及關(guān)于你的公司的產(chǎn)品、服務(wù)信息，最好出現(xiàn)在郵件的最下方。這就是郵件的“署名”部分。如果一個人有上百封的郵件需要處理，他有時會忽略郵件的正文部分，而只關(guān)注署名部分。為什么會出現(xiàn)這種情況呢？因為人們習慣于一下子跳到信息的結(jié)尾處看最關(guān)鍵的內(nèi)容。我們想直接進入主題，于是我們單擊“下一頁”按鈕，或者拖動鼠標到郵件的結(jié)尾處。這意味著經(jīng)常收到大量郵件的人，對郵件結(jié)尾處的署名部分會給予更多關(guān)注。第22頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五7常見的郵件錯誤第23頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤1：并未提出或確認下一步行動錯誤2：愚蠢的標題行從標題行看，好象發(fā)件人已經(jīng)得到了什么。標題行中提到的熟人，收件人并不認識。為了吸引他人的注意力，標題中使用了黃色笑話或者臟話。標題類似于“我怎樣才能與你取得聯(lián)系呢”。謊言（例如，“我們拾到了你的錢包”）第24頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤3：把別人的名字、公司名稱或職位搞錯錯誤4：發(fā)送錯誤的附件錯誤5：正文中提到了附件，卻忘記發(fā)送附件錯誤6：咒罵和講黃色笑話第25頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤7：開一些不算下流，卻也不太恰當?shù)耐嫘﹀e誤8：在郵件中只寫一個詞

即便是回復一封只有一個詞的郵件，而且對方能明白你的意思（這也不一定），你這樣做也很可能被看做是傲慢無禮的。

在正文中多寫幾個字，而不是簡單地寫上“是”或“不是”。第26頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤9：發(fā)怒錯誤10：使用帶有性別歧視和種族歧視的語言，即使是玩笑話

當你生氣時，不要給客戶發(fā)郵件。

永遠不要通過給客戶發(fā)郵件來發(fā)泄自己的怒氣。錯誤11：使用大段的文字

你需要把大段文字分解并使用項目符號。第27頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤12：發(fā)錯郵件

當你回復別人發(fā)來的問卷或評論時，如果你不打算把你的回復發(fā)送給所有收到這封郵件的人，就不要使用“全部回復”功能。

在類似情況下，盲目抄送信息是郵件使用中存在的常見問題。垃圾郵件泛濫的原因之一就是，我們有時會把郵件抄送給那些與被討論的問題不相干的人。錯誤13：引起多方爭論

當你提出一個非常有爭議的話題，而且你必須把這封郵件發(fā)給多個人時，你必須考慮一下，你是否希望所有收件人都能給其他收件人回復。第28頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤14：言行古怪

郵件有個很有趣的特點：它很容易讓人產(chǎn)生誤會。

在單機“發(fā)送”按鈕之前，你要反復閱讀你寫的東西。不要讓對方覺得你很古怪。

在郵件的世界里，你無意中說得一些話就足以讓對方認為你是一個怪人。

不要使用反語或帶有諷刺性的語言，要確保你所寫的東西不會讓人產(chǎn)生誤會。第29頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五錯誤15：長篇大論

如果你想表達的意思在一頁紙上寫不下，并且不想發(fā)送附件，我建議你打電話。錯誤16：在憤怒時發(fā)送信息

永遠不要在憤怒時給客戶發(fā)郵件。第30頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五附注：交流的多種手段第31頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五霍華德·加德納著作者在這本書中的突破性發(fā)現(xiàn)：人類有七種不同的智能。我們依賴七種不同的智能，而不是其中的一種，而每個人的每種智能都是不同的。基于上述觀點，郵件這種交流方式并不能充分利用人的智能系統(tǒng)。事實上，它只利用了加德納博士所列舉的智能系統(tǒng)的很小一部分。第32頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五人類的七種智能1.語言智能這種智能與我們?nèi)绾问褂谜Z言有關(guān)。那些天生的作家在這方面是有天賦的。很明顯，當你寫電子郵件時是需要利用這種智能的。2.音樂智能加德納博士指出某些人在樂感方面比較突出。3.數(shù)理邏輯智能數(shù)理邏輯智能突出的人對抽象的事物比較敏感，善于探索和發(fā)現(xiàn)新事物，善于分析、分解和解決問題。4.視覺和空間智能這種智能能使人理解空間事物。第33頁，共36頁，2023年，2月20日，星期五5.身體運動智能加德納博士認為這種智能與人的身體活動及維持身體平衡密切相關(guān)。6.自我認識智能這種智能對于曾經(jīng)寫過或收到過情書的人來說是比較熟悉的，它與表達感情和感覺相關(guān)聯(lián)。想象一下偉大的詩人、作家和劇作家