文件資料管理管理制度7篇

文件資料管理管理制度7篇【第1篇】物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3. 2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3. 3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-

4.2.4 5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)-.-文件盒編號(hào)同號(hào)柜序列號(hào)文件柜編號(hào)文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。

并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。

確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按

5.5.1、

5.5.2和

5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。

補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。

文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日

【第2篇】工程文件資料管理制度（4）

工程項(xiàng)目文件資料管理制度(二)

文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。

1、收發(fā)文件管理制度

1)對(duì)外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。

2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。

3)外發(fā)文件的具體要求

公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識(shí)發(fā)放文件編號(hào)。

4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

(2)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時(shí)上報(bào)公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。

(3)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目部的發(fā)文,由項(xiàng)目部接收,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署意見,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況上報(bào)公司。

(4)項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定:

發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項(xiàng)目備案,同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。

2、竣工資料

1)項(xiàng)目經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。

3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:

(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實(shí)記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。

(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn),根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進(jìn)行分類組卷

(3)工程檢驗(yàn)評(píng)定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分順序,進(jìn)行分類組卷。

(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。

4)交付竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí),檢查驗(yàn)證手續(xù)必須完備。

3、文件、資料保密規(guī)定

1)公司全體員工要樹立愛護(hù)公司資料,保守公司秘密的觀念。

2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。

3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;

【第3篇】冶金安全生產(chǎn)文件資料管理制度

冶金公司安全生產(chǎn)文件資料管理制度

一、文件與資料識(shí)別

1、各單位、部門在制定安全生產(chǎn)文件時(shí),必須按標(biāo)準(zhǔn)化要求制定符合標(biāo)準(zhǔn)的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)

2、對(duì)外來文件要進(jìn)行識(shí)別與分析,在轉(zhuǎn)發(fā)或修訂下發(fā)時(shí)要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性轉(zhuǎn)換,下傳的文件必須符合標(biāo)準(zhǔn)化文件要求。

3、各種資料的收集、整理要以標(biāo)準(zhǔn)資料格式進(jìn)行裝訂收藏。

4、對(duì)資料的內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別分析,不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的要修改完善。

二、文件與資料的管理規(guī)定

1、文件、資料都要按標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行分類、保存、管理。

2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”,登記表格式必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求,并將保存文件下發(fā)登記表存檔。

3、建立文件、資料檔案庫,專人負(fù)責(zé)管理和保存。

4、借閱、查詢各種資料、文件時(shí),要建立借閱、查詢登記表。

5、文件、資料要整理規(guī)范,保存有序,管理到位,查找便捷。

6、若文件、資料需更新、補(bǔ)充、增加,必須經(jīng)過保管員進(jìn)行操作,非工作人員不得隨意進(jìn)行修改。

7、妥善保護(hù)文件、資料,不得隨意外借;查詢文件時(shí)不得在文件上做任何標(biāo)記,不得損壞。

8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作,制定相應(yīng)的安全措施,保證文件、資料的安全。

【第4篇】工程項(xiàng)目文件資料管理制度

工程項(xiàng)目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項(xiàng)目對(duì)外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術(shù)資料、其他質(zhì)量記錄等四個(gè)方面的內(nèi)容。

項(xiàng)目資料員在項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)文件資料的管理工作。

項(xiàng)目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。

管理目標(biāo)是技術(shù)資料真實(shí)同步,達(dá)到長城杯的資料要求;非技術(shù)資料編目清晰,便于查閱。

文件資料的日常管理制度

一、文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的要求。

二、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查各專業(yè)工程師內(nèi)業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進(jìn)行內(nèi)業(yè)工作評(píng)比、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

三、418#文件涵蓋的技術(shù)資料要求:

1、項(xiàng)目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學(xué)習(xí)418#文件。

2、各專業(yè)技術(shù)資料由本專業(yè)工程師負(fù)責(zé)收集整理。每月月底將本月技術(shù)資料移交項(xiàng)目資料員。

3、項(xiàng)目資料員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時(shí)應(yīng)按《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的標(biāo)準(zhǔn)來做。::如果技術(shù)資料不符合要求,資料員做以詳細(xì)記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊。

四、為了加強(qiáng)項(xiàng)目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質(zhì)量記錄由資料員統(tǒng)一管理。

五、各業(yè)務(wù)口收集、整理本專業(yè)質(zhì)量記錄,定期報(bào)送資料員處。資料員進(jìn)行分類歸檔。

公司發(fā)文管理制度

一、對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。

二、公司發(fā)文由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。

三、項(xiàng)目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單后分別送項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記。項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記學(xué)習(xí)之后,在文件就資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見,并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽名。

四、所要求的人員進(jìn)行傳閱或?qū)W習(xí)后,項(xiàng)目的文件資料由資料員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。

五、作廢文件必須進(jìn)行標(biāo)識(shí),并單獨(dú)存放,同時(shí)在原收文記錄上標(biāo)明作廢存放處或銷毀日期。

六、質(zhì)量體系投入運(yùn)行后設(shè)立的項(xiàng)目經(jīng)理部,要及時(shí)到企管部申請(qǐng)領(lǐng)用《質(zhì)量手冊(cè)》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補(bǔ)發(fā)。

七、項(xiàng)目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時(shí)再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊(cè)》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時(shí)安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。

項(xiàng)目對(duì)外收發(fā)文管理制度

一、項(xiàng)目對(duì)外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項(xiàng)目經(jīng)理審批簽發(fā)。對(duì)業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機(jī)打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊(cè)vi分冊(cè)工程項(xiàng)目部分(試行)》的要求。

二、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目的發(fā)文,屬于技術(shù)文件的,由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經(jīng)理統(tǒng)一保存,并根據(jù)文件內(nèi)容組織責(zé)任人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。

公司發(fā)文管理制度

一、對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。

二、公司發(fā)文由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。

三、項(xiàng)目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單后分別送項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記。項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記學(xué)習(xí)之后,在文件就資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見,并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽名。

四、所要求的人員進(jìn)行傳閱或?qū)W習(xí)后,項(xiàng)目的文件資料由資料員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。

五、作廢文件必須進(jìn)行標(biāo)識(shí),并單獨(dú)存放,同時(shí)在原收文記錄上標(biāo)明作廢存放處或銷毀日期。

六、質(zhì)量體系投::入運(yùn)行后設(shè)立的項(xiàng)目經(jīng)理部,要及時(shí)到企管部申請(qǐng)領(lǐng)用《質(zhì)量手冊(cè)》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補(bǔ)發(fā)。

七、項(xiàng)目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時(shí)再要求配發(fā)?！顿|(zhì)量手冊(cè)》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時(shí)安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。

項(xiàng)目對(duì)外收發(fā)文管理制度

一、項(xiàng)目對(duì)外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項(xiàng)目經(jīng)理審批簽發(fā)。對(duì)業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機(jī)打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊(cè)vi分冊(cè)工程項(xiàng)目部分(試行)》的要求。

【第5篇】安全社區(qū)創(chuàng)建文件資料管理檔案制度

安全社區(qū)創(chuàng)建文件與資料管理檔案制度

1、加強(qiáng)文書檔案、圖像檔案資料的管理工作,保證文書檔案、圖像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管,專人負(fù)責(zé)。

2、創(chuàng)建辦公室負(fù)責(zé)文件與資料的歸檔,督促和日常管理工作。對(duì)相關(guān)資料必須按規(guī)定立卷,各工作組在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

3、堅(jiān)持各工作組收集保管、創(chuàng)建辦公室定期歸檔制度。

4、歸檔范圍:重要的會(huì)議資料,包括文件、會(huì)議的通知、報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等;反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、各種規(guī)章制度等。

5、創(chuàng)建辦公室成員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理。

【第6篇】z物業(yè)公司文件資料管理制度

1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3、職責(zé)

3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

*-*.*-**

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號(hào)

名稱

編號(hào)

存放地點(diǎn)

存放時(shí)間

1

[印制文件登記表]

qr―wd01―02―01

辦公室

一年

2

[存檔備案資料目錄]

qr―wd01―02―02

辦公室

長期

3

[文件分發(fā)登記表]

qr―wd01―02―03

辦公室

一年

4

[文件、資料借閱登記表]

qr―wd01―02―04

辦公室

一年

5

[文件復(fù)印登記表]

qr―wd01―02―05

辦公室

一年

6

[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]

qr―wd01―02―06

辦公室

一年

7

[作廢、銷毀文件登記表]

qr―wd01―02―07

辦公室

一年

起草人:審核人:審批人:

日期:日期:日期:

【第7篇】物業(yè)公司文件資料管理制度

1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3、職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3. 2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3. 3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-

4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件

與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

-.-

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。

并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。

確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司