行政采購管理制度與流程

行政采購管理制度目錄一、總則2二、適用范圍2三、職責2四、工作程序2〈一＞、供方的選擇2〈二＞、合格供方的控制3五、采購3＜一＞采購物資綜述3〈二〉采購物資的撤銷4〈三〉采購事宜處理期限4〈四〉詢價、比價、議價4六、到貨物資檢驗結(jié)果的處理5七、領(lǐng)用物資管理辦法5八、整理付款5九、庫房管理制度6十、物品采購、領(lǐng)用流程圖6起草人審核人批準人部門職務姓名簽名日期頒發(fā)部門/報告部門執(zhí)行日期/報告日期一、總貝、為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率，嚴正采購工作流程，特制定本制度.行政類采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展采購工作.副總經(jīng)理對采購人員及庫管員進行統(tǒng)一考核和管理二、適用范圍本制度適用于**中有藥業(yè)**人事行政部采購及與采購相關(guān)的所有事宜三、職責人事行政部采購人員負責行政辦公用品采購的控制,并組織相關(guān)部門對供方進行評價.其他部門負責提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購清單，如個別用品有特殊要求,須在備注里注明.交部門負責人簽批的采購清單到人事行政部登記存檔，由人行部匯總采購清單進行月度統(tǒng)一采購.總經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購清單.四、工作程序＜一〉、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質(zhì)優(yōu)、價廉的原則，并滿足以下條件:1＞企業(yè)必須有法人資格營業(yè)執(zhí)照，具備相應的及時供貨能力與合作愿望；2＞具有保證產(chǎn)品質(zhì)量的管理能力和檢測手段，能對其供貨產(chǎn)品的質(zhì)量全權(quán)負責；3＞具備所需我司采購物資的經(jīng)營許可證.4〔有多年的企業(yè)供貨經(jīng)驗、質(zhì)量和信譽程度穩(wěn)定,有穩(wěn)固的供貨能力.5〔深入市場，對本地區(qū)的市場進行考察，對我司所需物資進行價格摸底，選擇最合適的供貨方進行討論分析.6〔將分析結(jié)果報總經(jīng)理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，簽訂相關(guān)的供貨協(xié)議.＜二＞、合格供方的控制1〔建立檔案：人行部應建立合格供方檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證，年度進貨的數(shù)量和質(zhì)量記錄、質(zhì)量問題反饋記錄等；2〔及時反饋質(zhì)量信息：人行部應及時與供方溝通，反饋情況，必要時定期對供方進行質(zhì)保能力和供貨能力的考察，考察時作好記錄，考察后編寫出評價報告，并作出評價結(jié)論；3〔供方的變更：當供方的供貨質(zhì)量情況不能滿足要求時，職能部門應按上述供方的選擇要求重新評價，評價結(jié)論須變更供方的，填寫申請變更供貨方的報告，經(jīng)人行部審核，并報總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準生效五、采購＜一＞采購物資綜述采購檔案是清楚說明訂購產(chǎn)品的資料,采購檔案一般是指采購清單.采購清單上應明確規(guī)定采購物資的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、交貨期限、采購人及特殊性要求等.當采購清單發(fā)生變化時，采購人員應及時與供方協(xié)調(diào)，明確變更內(nèi)容.采購產(chǎn)品的驗證審核由人行部、財務部共同進行驗證.人事行政部負責供方評價和采購控制的有關(guān)記錄和采購檔案的收集、整理、編目、存檔.財務部負責采購產(chǎn)品驗證的質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完成.緊急采購時，由人事行政部在"采購單""備注欄"注明原因，以急件遞送.采購物資不論金額、數(shù)量、總額都必須有總經(jīng)理及副總簽批生效，采購人員方可進行采購.〈二〉采購物資的撤銷采購物資的撤銷應由原采購部門通知人事行政部停止采購流程及注明撤銷采購的相關(guān)原因.人行部辦妥撤銷后，依以下規(guī)定辦理：人行部把原采購單有人行部經(jīng)理簽字撤銷后，送回原采購部門.原采購單未能撤銷時，采購人員應通知原采購部門.若采購清單已報供貨方，應立即告知供貨方停止供貨，并說明原因，請供貨方諒解，協(xié)助采購清單的順利撤銷.〈三〉采購事宜處理期限人事行政部應依采購物資的特性及市場供需，分類制定材料采購事宜處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，如有變更時，應立即修正.人事行政部應分詢價、訂購、交貨三個階段，以控制采購作業(yè)進度及節(jié)省費用.采購員未能按既定時間完成采購的，應向采購部門說明未能按時采購的原因,并告知其到貨時間.〈四〉詢價、比價、議價采購人員接獲采購單匯總后應依采購物資的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)以詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經(jīng)分析后議價.采購人員要嚴格履行自己的職責，大件采購在訂貨、采購工作中實行”貨比三家”的原則，詢價后報領(lǐng)導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨.在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資,做到質(zhì)優(yōu)價廉.同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)采購方面的工作若供方報審的規(guī)格與采購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?采購人員應在"采購單”上予以說明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門或采購部門簽批后方可通知供貨方進行供對于供貨方的報價有疑問時，采購人員應深入分析后，以等聯(lián)絡方式向廠商議價.人事行政部接到采購部門以聯(lián)絡方式的緊急采購物資，人事行政經(jīng)理應立即指定采購人員先行詢價、議價,待接到采購部門采購清單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理六、到貨物資檢驗結(jié)果的處理審核合格的物資，審核人員應將物資入庫定位.不符合審核標準的物資，審核人員應告知供貨方不良原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理〈或使用人員〉核實后，再辦理退貨，如特殊采購時則應據(jù)需要審核入庫七、領(lǐng)用物資管理辦法物資采購入庫后，申購部門應填寫其全部采購物品領(lǐng)用清單，并由領(lǐng)出人簽字，攜出其部門所采購物品.領(lǐng)用工具類材料時，領(lǐng)用人應到倉庫辦理借用手續(xù)使用部門對于領(lǐng)用的物資，在使用時如遇有物品質(zhì)量異常，物資變更或用余時，使用部門應將用余物資繳回人事行政倉庫物品質(zhì)量異常欲退回時，應先向人事行政部說明質(zhì)量問題原因，經(jīng)人事行政部審核后,確有質(zhì)量問題的,再將物品繳回人事行政倉庫對于退回的物品，人行倉庫人員應檢查核實退回原因的具體情況,研判處理對策，如原因系由于供應商造成，采購員應立即協(xié)調(diào)供應商處壑換貨或退貨〉.八、整理付款人事行政部應依據(jù)實際請購單及實際到貨數(shù)量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進行月度結(jié)賬付款.不在實際到貨范圍的物資財務部應依據(jù)具體審核到貨物資清單付款九、庫房管理制度庫房由專人管理，各種貨物登記,做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留.保持庫房的整潔、有序.庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患