合同檔案管理制度

XXXX有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A改正狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)1/4合同檔案管理制度總貝I」'、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收會合同簽署和執(zhí)行過程中的有

價(jià)值資料，保護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特?cái)M訂本管理制度。、公司合同檔案由簽署和執(zhí)行合同過程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此有關(guān)的擁有保留價(jià)值的資料形成。第一章合同分類一、采買合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采買原器件、外協(xié)零件、商品、禮物、固定財(cái)產(chǎn)等而簽署的合同或框架協(xié)議。二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽署的合同或框架協(xié)議。三、技術(shù)服務(wù)合同：指供給技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽署的合同。四、產(chǎn)品合作合同：指公司購置或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或拜托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽署的合同。五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、零件等用于外面測試的協(xié)議。六、結(jié)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽署的分銷商或代理商協(xié)議。七、市場營銷合同：指為市場運(yùn)作、品牌推行等簽署的廣告、宣傳等市場活動合同。八、財(cái)務(wù)合同：指與有關(guān)金融機(jī)構(gòu)簽署的借錢、還款、債券、保險(xiǎn)等合同。九、企發(fā)合同：指為公司發(fā)展與有關(guān)機(jī)構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽署的合同。十、綜合合同：差別于上述類其余其余合同或協(xié)議。第二章檔案管理的責(zé)任分派XXXX有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A改正狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)2/4一、合同檔案管理的口部管理部。管理部合同管理全部文件號檔;非采、非售合同的蓋印和合同號分派;合同有關(guān)檔案料的采集、整理;所文件合同檔案的借、保留和。二、各部檔案管理予以助管理。各部本部合同或的號分派、檔案料的采集整理。第三章文件合同檔要求一、文件合同號合同號是合同檔案獨(dú)一的保留位。售合同號14位，其余均12位。文件合同號由公司號、年度號、分號、序號、部代成。基本模式：IST-2004—XS—0001—hT公司號年度號分號序號部代1?年度號:年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字成，指文件資料形成的年度。2?分號:分號是檔案號的主體，分依照合同拼音首字母予代。3?序號：序號4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002……，表示公司當(dāng)年某一合同的序號。4?部代：部代限售合同，各部的拼音稱；二、合同人在合同上字后，由人或人理合同手；批后，到檔案管理號并登，到印管理登并蓋印。合同在兩方均蓋印奏效后將原件一份送到檔案管理存檔。三、合同人或人將合同有關(guān)檔案料及提交檔案管理，并按月將合同的全部檔案料提交完好。四、全部檔案料整理完好后，每個(gè)月月初部檔案管理理檔案移交，填寫《檔案移交》，兩方字可，管理檔。#XXXX有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A改正狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)3/4五、全部以公司名義簽署的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復(fù)印件備查。檔案管理員每個(gè)月初將統(tǒng)計(jì)出各部門30天前簽署的合同中還沒有回收合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。六、檔案管理員每個(gè)月5號前匯總本部門上月度的完好合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。七、公司各部門的招標(biāo)標(biāo)書文件，不論能否中標(biāo)，都要求在招標(biāo)后1個(gè)月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。第四章合同檔案保留限時(shí)及銷毀一、正式形成的合同檔案以合同簽署之日起開始計(jì)算檔案保留限時(shí)。二、合同金額在50萬元（不含）以下的保留10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保留15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保留50年；合同金額在5000萬元以上的永遠(yuǎn)保留。三、檔案銷毀?任何組織或個(gè)人未經(jīng)同意無權(quán)任意銷毀公司檔案資料。?各檔案管理人員應(yīng)按期對檔案進(jìn)行檢查。3.合同文檔的保留條件要有防火、防潮、防有害生物等舉措，以保證合同文檔的安全。4?凡是超出保留限時(shí)又確無保留價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永遠(yuǎn)保留。第五章檔案借閱一、公司合同原件，一般不予借出。二、特別原由需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽署的合同，應(yīng)填寫借閱申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審查后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽署的合同，則除本部門經(jīng)理署名外，還要報(bào)公司主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可借閱。檔案資料的復(fù)印手續(xù)同借閱。XXXX有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A改正狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁數(shù)4/4三、借出檔案借用限時(shí)為一周。借閱人應(yīng)到期送還。確因工作需要持續(xù)借用的,一定再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對逾期1周仍不送還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，今后一周內(nèi)仍不送還者。四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密，禁止涂改，轉(zhuǎn)借、破壞、丟失。第七章懲罰制度一、公司各部門凡違犯本制度，無故緩期或不交應(yīng)歸檔的備份文件資料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限時(shí)上交，經(jīng)催交仍遲延不交的，除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出版面檢查外，各罰款200元，并予以通告責(zé)備。二、公司全部職工凡違犯第六章第四條，泄漏公司檔案機(jī)密的，涂改、拆開或未經(jīng)經(jīng)營管理部同意轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案出門的，視詳細(xì)狀況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款200-1000元，并予以通告責(zé)備；三、公司全部職工違犯第六章第三條，不按借閱限時(shí)送還的，限時(shí)送還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出版面檢查，并對借閱人進(jìn)行績效處罰100元；四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟掉、破壞、缺頁等狀況，應(yīng)立刻報(bào)告檔案歸檔部門并辦妥補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對借閱人進(jìn)行績效處罰100元；如因丟失檔案，泄漏公司商業(yè)奧密，造成惡劣結(jié)果者，扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績效薪資，并視狀況嚴(yán)重程度追查其有關(guān)責(zé)任。五、不按規(guī)定寄存電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者賜予相應(yīng)的紀(jì)律處罰并賜予通告責(zé)備。六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重要損失或影響的，公司將追查其法律責(zé)任。第八章附則一、本制度由行政部門負(fù)責(zé)解說及改正，由總經(jīng)理辦公會同意后執(zhí)行。該規(guī)定能夠依照實(shí)質(zhì)狀況進(jìn)行隨時(shí)或按期訂正，訂正的版本獲取總經(jīng)理辦公會同意后奏效，且自動代替從前的版本。公司全體職工應(yīng)按照最新版本的規(guī)定。二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。三、附件附件1《檔案移交單》附件2《檔案借閱單》

附件3《檔案銷毀清單》附件4《合同登記本》附件1:檔案移交清單序號檔案編號檔案名稱移交日期頁數(shù)移交人接受人說明8-1■T-I附件2:檔案銷毀清單序號檔案編號檔案名稱銷毀日期頁數(shù)銷毀原由審批人附件3:檔案借閱單

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