DDS感應卡考勤管理系統介紹

BHB6.0考勤管理軟件說明書 （標準版）DDS2005-01-10DDS感應卡考勤管理系統HYPERLINK前言HYPERLINK第一部分硬件說明HYPERLINK第二部分軟件說明HYPERLINK系統軟件安裝HYPERLINK系統軟件簡介HYPERLINK系統軟件各模塊功能HYPERLINK考勤軟件系統1.0HYPERLINK系統維護 1.1HYPERLINK操作員管理 1.1.1HYPERLINK新增操作員 1.1.2HYPERLINK修改操作員 1.1.3HYPERLINK刪除操作員 1.2HYPERLINK數據維護 1.2.1HYPERLINK報表初始化 1.2.2HYPERLINK數據備份恢復 1.2.4HYPERLINK考勤制度設定 1.3HYPERLINK類型設定 1.3.1HYPERLINK員工類型 1.3.2HYPERLINK請假類型 1.3.3HYPERLINK出差類型 1.3.4HYPERLINK加班類型 1.4退出2.0HYPERLINK綜合管理 2.2HYPERLINK新增員工2.4HYPERLINK查找員工3.0HYPERLINK日常處理 3.1HYPERLINK加班登記3.2HYPERLINK請假登記3.3HYPERLINK出差登記3.4HYPERLINK生成考勤報表3.5HYPERLINK班次設定 3.5.1HYPERLINK班次類型設定 3.5.2HYPERLINK周期類型設定 3.6HYPERLINK報表管理 4.1HYPERLINK報表編輯4.2HYPERLINK個人出勤報表4.3HYPERLINK部門出勤報表4.4HYPERLINK部門出勤匯總4.5HYPERLINK公司出勤匯總 4.6HYPERLINK查詢加班記錄 4.7HYPERLINK查詢請假記錄 4.8HYPERLINK查詢出差記錄 4.9HYPERLINK原始考勤記錄查詢 4.10HYPERLINK中間進出記錄查詢 4.11HYPERLINK遲到早退請假加班出差匯總表5.0HYPERLINK考勤機管理 5.1HYPERLINK考勤機初始化 5.2HYPERLINK讀取考錄勤記6.0HYPERLINK幫助 6.1HYPERLINK關于。。。前言考勤是一個管理概念，對考勤的管理映射出傳統與現代、模糊與精神、人為與科學、先進與落后等不同的企業(yè)管理理念。隨著科技的發(fā)展，自動識別技術引入到考勤管理中來，主要特點是“自動識別”人，記錄下人員考勤的數據。這些數據經計算機軟件收集處理后即得到考勤結論了。自動識別的方法有磁卡、條碼卡、IC卡、指紋、射頻卡(感應卡)等等。磁卡考勤機是用磁卡作為自動識別的介質。由于磁卡技術的成熟，磁卡考勤機得到了廣泛的應用，例如銀行，大部分用磁卡。其特點是投資較低小，實現容易。但注意：磁頭的壽命是30萬次，而磁卡的壽命一般只有2萬-3萬次。條碼卡考勤機最誘人的是條碼可以很方便的自制，也可以和胸牌等合為一體，價格不高，但條碼卡極易折損，條碼頭也需要經常清洗，故其保養(yǎng)維護很麻煩。接觸式IC卡考勤機操作比較簡單，能實現自動化管理。起初大家對她期望很高，但由于它的觸點外露極易受到污染、磨損及插卡這個不方便的過程，經常導致系統設備的損壞。不難看出，射頻卡是比較實用的一種。針對于這些情況，DDS公司根據機關、企事業(yè)單位的人事、行政管理要求研制出感應卡考勤管理系統。它集員工的上下班考勤，數據自動收集、匯總、查詢等功能于一體，既可解決大量的人事管理問題，減少了人力、物力的消耗，又提高了企業(yè)形象。RF感應卡考勤系統采用了世界上最先進的感應卡技術，它具有磁卡、條碼卡、接觸式IC卡等所無法比擬的優(yōu)點。感應卡是將芯片和天線完全封裝在卡片內部，此種卡的表面沒有接觸點，通過電磁感應進行數據交換，具有可靠性高、操作方便、加密性好等優(yōu)點。當我們用感應卡考勤時，我們只需將感應卡接近考勤機，在有效范圍內,考勤機將自動對感應卡進行數據交換并產生考勤記錄。第一部分硬件說明第一節(jié)系統簡介奔騰III以上微機一臺,帶com口。最小配置：CPU為1.5GHz，256M內存，40G硬盤，40X光驅VGA顯示器：24位支持1024×768操作系統：WINDOWS2000/XP。打印機：標準并行口打印機。UPS電源（選配）第二部分軟件說明系統軟件安裝將軟件安裝盤插入光驅，打開安裝盤文件夾后，單擊”check_Access_std.msi(考勤軟件Access標準版)”或“check_SQL.msi(考勤軟件SQL版)后，安裝向導將引導你完成本考勤系統的安裝過程。如圖：單擊Next后系統將提示用戶選擇安裝目錄，如圖所示：安裝程序的默認目錄為d:\check考勤軟件，注意：為了以后的方便，請不要更改安裝目錄。用戶可以通過單擊Browse…按鈕來改變安裝目錄。單擊Next系統將要求用戶確認安裝任務如圖：單擊Next開始本考勤系統程序文件的設置、數據庫的連接、圖標的組建及注冊表的建立等（系統的安裝）如圖所示。安裝完畢后單擊Finish按鈕即完成對本考勤系統的安裝。如果用戶安裝的是SQL版的考勤軟件，那么安裝完畢后桌面上將會出現一個安裝SQL數據庫的圖標，雙擊該圖標即可開始考勤數據庫的安裝，如下圖所示:安裝程序會提示用戶輸入SQL服務器的名稱。用戶輸入的名稱必須是已經安裝的SQL服務器的名稱，如圖中紅圈中所示。在啟動安裝程序前必須確保SQLServer已經安裝并且已經啟動。輸完名稱后點擊確定按鈕即可完成安裝。系統軟件簡介DDS考勤軟件具有處理大量數據的能力，它集員工的上下班考勤、自動收集數據、匯總、核算、查詢、打印報表于一體，消除了大量的數據冗余，減少人力、物力消耗。而作為一套好的軟件其技術上的先進性是其必備的條件。本系統軟件具有如下特色：全WINDOWS風格，界面直觀，易懂，可以方便地用鼠標進行操作。系統靈活?？梢圆粩噙M行升級，且系統設備既可聯網操作，又可單機使用。系統專業(yè)性強，具有各種企業(yè)所需的報表。完整的數據庫安全保障。系統軟件各模塊功能DDS考勤管理軟件基本可分為：人事管理、日常處理、報表管理、考勤機管理、系統維護及幫助六個功能模塊:第四節(jié)考勤軟件系統在軟件安裝完成后，單擊開始菜單，在菜單欄中選擇DDS后單擊DDS考勤軟件，即將進入系統登錄畫面如圖：在用戶名中輸入操作員名稱，在密碼中輸入操作員密碼。安裝完畢后首次登錄系統的操作員名稱為sa，密碼為sa。輸入完畢后單擊確定按鈕即進入軟件主菜單界面如圖。1.0系統維護1.1操作員管理1.1.1新增操作員在新增操作員信息框中輸入“用戶名”、“密碼”、“密碼確認”，然后在下側對操作員進行權限編輯。這里的權限編輯是系統管理員對操作員的權限設置，如圖所示該新增的操作員沒有“系統管理”的權限,如果需要設置權限，在權限欄中在要使用的權限前打勾。輸入完畢后按“確認”即可1.1.2修改操作員修改操作員必須是管理員才能修改，首先要輸入管理員用戶名和密碼，1.1.3刪除操作員刪除操作員，如圖。1.2數據維護數據維護就是對本考勤系統數據進行管理。1.2.1報表初始化 此功能在系統第一次運行時會自動執(zhí)行,用戶無需使用此功能.1.2.2數據備份恢復數據庫備份恢復：將數據庫備份并在需要的時候恢復。系統會在數據庫里保存近三個月的數據,三個月以前的數據將會被自動備份到History子目錄下,每月一個數據庫.如無特殊情況用戶無需使用此功能.1.2.3考勤制度設定此功能主要在系統第一次運行時進行設置,它規(guī)定了考勤的尺度.其中一般在上班前3小時前打卡記為打無效卡,下班12個小時后打卡記為無效.1.3類型設定1.3.1員工類型 用戶可以通過此功能增加修改員工類型1.3.2請假類型用戶可以通過此功能增加修改請假類型1.3.3出差類型用戶可以通過此功能增加修改出差類型1.3.4加班類型用戶可以通過此功能增加修改加班類型2.0人事管理2.1綜合管理如圖綜合管理可以對部門、員工進行新增、修改、刪除等操作。如果要對部門進行操作，首先要選中某個部門，然后點擊右側的“新增子部門”、“修改部門信息”、“刪除部門”或“新增員工”(或點擊鼠標右鍵)。如果要對某個員工進行操作，則應先選中某個員工，再點擊右側的“修改員工信息”、“刪除員工”、“調換部門”(或點擊鼠標右鍵)。注意：員工的“工號”、“姓名”、“卡號”必須要設置。2.2新增部門選中人事管理樹的根節(jié)點可以增加一級部門,選中某個部門可增加它的子部門。新增部門界面如上圖。按提示信息輸入各欄信息，除“部門名稱”外其余各欄可以不填。輸入完畢后單擊“確認”即可.（注意：在試用版最多只可以添加5個部門）。2.3新增員工選中某個部門可增加該部門的員工。新增員工界面如上圖。按提示信息輸入各欄信息，除“工號”、“姓名”、“卡號”外，其余各欄可以不填，輸入完畢后單擊“確認”即可。（注意：在試用版最多只可以添加5個員工）。2.4查找員工輸入你想查找的員工的姓名或卡號或工號后按確定,即出現該員工的詳細信息.(該查詢功能支持模糊查詢)。3.0日常處理3.1加班登記加班登記必須有操作員批準，在右側樹行欄里雙擊加班的某個員工，在左側卡號中即可顯示該員工的卡號，然后選擇加班類型，再填寫加班工時，注意：加班工時按小時來計算。如果要加班的人很多，可在“批量登記”前打勾，在右側員工欄里選擇多個員工。3.2請假登記請假登記和加班登記操作方法是一樣的。3.3出差登記出差登記和加班登記操作方法是一樣的。3.4生成考勤報表生成考勤報表是將某一段時間的考勤記錄匯總成表格，在選擇對象中選擇需要匯總的員工，再點擊“匯總”即可。注意：生成考勤報表是整個考勤流程中最關鍵的一步,一般來講考勤報表每月匯總一次,在作此操作以前你必須確保所有的排班表已經設置完畢；加班,請假,出差情況已經登記無誤,原始考勤記錄已經上傳.只有生成完考勤報表后用戶才可以察看各種報表.有關整個考勤軟件設置使用的流程請參見考勤軟件使用流程.3.5班次設定3.5.1班次類型設定“節(jié)假日”和“休息”的上班時間和下班時間為00：00：00，這是系統必須的，不可修改，除此外的其他班次均可做修改。選中某個班次再點擊右側的“修改班次”。如圖：在上圖中標準工時=實際工時-休息時間=8小時。班次的顏色也可設定，雙擊上圖中的綠色，出現顏色選擇欄，任選一種顏色，點擊“確定”即可。對于每一加公司，其作息制度各不相同，在使用系統前，應首先設定好符合該公司情況的各種基本班次類型.3.5.2周期類型設定每一個班次描述的是每一天的上班作息制度，而每一個周期則表示員工在一段時間里的作息制度（即通常所說的”班頭”）。一個周期通常由若干個班次類型組成。例如常日班的周期長度為七天，其中五天為日班，二天為休息。在考勤系統里，每一個員工都歸入指定的某個周期類型（即班頭）,系統可以根據所設周期為每個員工生成當月的排班表同時用戶也可以通過手動的方式自己設置排班表.在系統初次安裝完畢后數據庫里已經預設了兩個常用周期，即常日班和早中晚三班。用戶可以根據自己的需要對其進行修改用戶可以新增一個周期，也可以修改一個周期。單擊“新增周期”，如圖：點擊“增加”，就可以增加周期的天數。用戶也可以指定周期的名稱。選中一個周期后，單擊“修改周期”，如上圖：用戶可對班次名稱，班次天數進行修改。3.6排班表 排班是對每個員工在一段時間內的作息制度的規(guī)定，它是考勤的依據。在本系統里，每一個員工對應一張排班表.通常情況下，相關人員在每個月初為每個員工設好排班表，以供月末考勤匯總使用。系統提供了兩種生成排表的方法：手動生成排班表和自動生成排班表.3.6.1手動生成排班表點擊日常處理菜單中的排班出現如下界面: 設置完該月每一天的班次后在左邊的樹狀目錄里選擇對應該排班表的員工（可以選一個員工也可以選多個員工），按保存按鈕后即完成了對選中員工的排班表設置.。接下來用戶可以繼續(xù)設置其它員工的排班表，直到所有員工的排班表全部設置完畢.點擊左移按鈕后活動單元格里的班次類型會和前一天的班次類型對換點擊右移按鈕后活動單元格里的班次類型會和后一天的班次類型對換點擊循環(huán)左移后每一天的班次類型變?yōu)楹笠惶斓陌啻晤愋?，本月最后一天的班次類型變?yōu)楸驹碌谝惶斓陌啻晤愋?點擊循環(huán)右移后每一天的班次類型變?yōu)榍耙惶斓陌啻晤愋?，本月第一天的班次類型變?yōu)楸驹伦詈笠惶斓陌啻晤愋?點擊修改后可對選中的那一天的班次進行修改，出現如下界面: 通過輸入上下班及休息時間，你可以單獨定義該天的作息制度。此功能主要在當某一天的作息制度無法歸入基本班次類型時才使用。 點擊起始天號后出現如下界面: 輸入相應的班次類型及起始天號確定后樹狀目錄中被選中的員工的起始天號便被設為該值。（如果你選中了右上角應用這個復選框那么樹狀目錄中被選中的員工的班次類型也將被設定為下拉框中所指定的班次類型，否則系統只改變起始天號，不改變班次類型） 點擊自動生成后出現如下界面: 輸入相應的班次類型及起始天號確定后系統將根據上述兩個條件自動生成一張排班表，從而不必一天一天去設置。下面舉一個例子： 假設需要生成一張2003年6月的常日班排班表。首先在班次類型一欄中選擇常日班，由于該月的第一天正好對應常日班周期的第七天所以將起始天號設為7。這樣系統就可以正確的生成該月的排班表了。起始天號主要用在自動生成排班表中，系統從起始天號所指定的周期類型的那一天開始向后生成每天的班次.3.6.2排班表自動生成 該功能主要是方便用戶一次生成多個月的排班表，從而減少工作量。點擊日常處理菜單中的班次設定中的排班表自動生成界面如圖所示。當新增一個員工時，必須指定他所屬的周期類型和起始天號（參見新增員工）.在自動生成排班表里系統會根據該員工的班次類型及當前起始天號從指定的日期開始自動生成該員工的排班表。起始天號只需設置一次即可，下月或下年的起始天號軟件會自動變換，無需再設置.假定要生成羅林丹，徐健的從2003-6-1到2003-9-30的排班表，這兩個員工的班次周期都是常日班。首先選中這兩個員工。（由于2003-6-1正好對應常日班周期的第七天所以必須確保這兩個員工的起始天號都為7，否則系統將無法正確生成排班表。用戶可以在修改員工，或手工生成排班表中設置員工的起始天號。）然后輸入要排班的日期范圍再單擊“生成排班表”即可。3.6.3編輯排班表如果需要對某個員工進行特殊修改,點擊日常處理菜單中的班次設定中的編輯排班表，如上圖：雙擊某個員工姓名，即出現該員工的排班表，再雙擊某一天，即可對該天進行編輯。操作方法基本上和手工生成排班表差不多，區(qū)別在于它同時只能對一個員工進行修改。4.0報表管理4.1報表編輯報表編輯可以將報表自行編輯以打印出更好的效果。點擊“新增報表”或選中某張報表再點擊“修改報表”，即可對報表進行新增或修改。（這個功能一般在初次安裝系統時由技術人員按用戶要求進行配置，一般用戶不必使用此功能）.界面如下:先設定“主標題”、“子標題”等等，再設定字段，設定完后，點“保存模塊”，給報表取個名字，保存在文擋中即可。4.2個人出勤報表點擊個人出勤報表，出現如下界面:雙擊要察看的員工，輸入日期范圍，在左邊的條件樹種選擇要察看的出勤記錄類型和班次類型，按確定后即出現查詢結果界面.在個人出勤報表中，系統會顯示出指定員工每一天的出勤情況（如遲到、早退、、曠工、正常等）、每條考勤記錄的考勤時間、日工時即實際工時、加班工時、休日工時、假日工時等，還有在系統的班次設置里面已設置好的標準工時。點擊“輸出到Excel”則可打印該報表。點擊“輸出到報表”可以將報表輸出到CrystalReport(水晶報表)。由于水晶報表不但支持打印，還支持將報表轉換成多種格式，因此用戶可以用此功能將報表保存成多種格式.個人出勤報表的特點就是你可以很方便的查看任意一位員工的出勤情況。而且，你可以設置表格的格式，達到你需要的表格形式。如果發(fā)現報表里的某條記錄不符合實際情況，或需