公文寫作知識（講義）

公文寫作知識講義提綱：第一部分公文概述一、公文概念二、公文的特點(diǎn)三、公文作用第二部分公文種類及寫作一、公文分類二、公文寫作的要求三、公文的語言特點(diǎn)四、常用公文種類的寫作要領(lǐng)

第一部分公文概述一、公文概念公文的概念有廣義和狹義之分。從廣義上說，是指黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位處理公務(wù)的有一定規(guī)范的應(yīng)用文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發(fā)布法律法規(guī)，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。包括了行政文件、法律文件、計劃總結(jié)、講話稿、調(diào)查報告、技術(shù)文字材料等，是一定的社會團(tuán)體進(jìn)行管理的手段和工具。從狹義上說，專指行政公文，也就是我們常說的“紅頭文件”，即國家行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位處理公務(wù)的規(guī)范性的應(yīng)用文書。二、公文的特點(diǎn)概括地講，公文具有5方面特點(diǎn)：1、政治性公文是社會政治活動的產(chǎn)物，是發(fā)文者意志的表現(xiàn)，擔(dān)負(fù)著其他任何文體都不能擔(dān)負(fù)而且不允許擔(dān)負(fù)的特殊使命。在我國，公文具有傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、處理機(jī)關(guān)公務(wù)的重要職能，它的內(nèi)容與黨和國家的政治、政策密切相關(guān)。因此其政治性的特點(diǎn)非常顯著。2、權(quán)威性公文是根據(jù)法定職權(quán)制作和發(fā)布的，代表了某一政黨，或某一國家，或某一機(jī)關(guān)，或某一單位、團(tuán)體的意志，在它所轄的范圍內(nèi)，具有法定的權(quán)威性和行政約束力。3、實(shí)用性公文是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的問題和矛盾而制作和發(fā)布的，或傳達(dá)意圖、頒布法規(guī)，或聯(lián)系事項、商洽事務(wù)，或交流情況、傳播經(jīng)驗(yàn)、推動工作，始終是面對現(xiàn)實(shí)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的。4、規(guī)范性公文有統(tǒng)一規(guī)定的種類、格式和行文規(guī)則等，任何機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體都不能標(biāo)新立異，自搞一套。這也是我們要專門學(xué)習(xí)公文知識的原因之一。每種公文，只適用于一定的范圍，表達(dá)一定的內(nèi)容，使用一定的格式，不能任意混用。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局以國家標(biāo)準(zhǔn)的形式發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999），國務(wù)院發(fā)布了《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號），集團(tuán)公司、銷售公司、公司對公文處理辦法都下文作了規(guī)定，規(guī)范公文的格式和處理。5、特定性公文有特定的作者和閱讀者。公文法定的作者，是依法成立并能以自己名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織及其代表人，不是什么人都可以充當(dāng)。公文行文對象也是特定的，從起草開始就明確了閱讀者。這種特定性是其他文體所不具備的。三、公文的作用公文的內(nèi)容及其特性決定了它所能發(fā)揮的作用，主要有以下5方面：1、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以及各級權(quán)力機(jī)關(guān)發(fā)布的各類公文，傳遞著治理國家和管理所在單位的政策、法律、法規(guī)，在所屬的范圍內(nèi)，必須貫徹執(zhí)行，不得違反。2、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用上級機(jī)關(guān)制訂和發(fā)布的各項方針政策、指示、決議等，給下級機(jī)關(guān)和廣大群眾指明方向，闡明措施和做法，指導(dǎo)行動。下級機(jī)關(guān)和廣大群眾應(yīng)遵照上級的部署、意見和決策進(jìn)行工作。3、宣傳教育作用公文通過明確的政治觀點(diǎn)和主張，說服群眾，教育群眾，使群眾了解黨和國家的意圖，掌握方針政策，提高思想認(rèn)識，統(tǒng)一協(xié)調(diào)行動。4、溝通信息作用公文使各機(jī)關(guān)、部門聯(lián)系起來，互通信息，交流情況，共同協(xié)商，分工合作，解決有關(guān)問題。5、憑證和記載作用各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖和要求，收文機(jī)關(guān)辦事時以此作為憑證和依據(jù)。公文在完成它現(xiàn)行的作用以后，將立卷歸檔，成為檔案，所以又具有記載和史料的作用。

第二部分公文種類及寫作公文不同于藝術(shù)創(chuàng)作，它不象小說、散文和詩歌那樣可以任意發(fā)揮，想象越豐富、越新穎，越有感染力。公文有規(guī)范的格式、自身的特性，在寫作上也有特別的要求。因此必須掌握公文的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、語言風(fēng)格和格式規(guī)范等要求，才能完成一篇合格的公文。當(dāng)然，公文也不等同于舊時的八股文。八股文，是明清科舉考試的主要文體之一。八股文因是皇帝定準(zhǔn)的考試文體，所以也稱“制藝”或“制義”。八股還稱“八比”，在文體形式上有極其嚴(yán)格的限定。比如：題目限用“四書”的原文原句原字。開篇破題限用兩句點(diǎn)明題義。篇幅限550字以內(nèi)（乾隆定為700字以內(nèi)），只能短，不能長。作八股需要精思和很高的寫作技巧。但對人的思想束縛很大，比較僵化。為了把握公文寫作的要領(lǐng)，下面從公文種類、公文寫作的基本要求、公文的語言特點(diǎn)、常用公文種類的寫作要點(diǎn)等幾個方面作簡要介紹。工夫在詩外，要寫好公文，除懂得這些基本常識之外，關(guān)鍵還是靠平時的積累、文字的基礎(chǔ)、文學(xué)素養(yǎng)和思想政治理論水平。一、公文種類在講公文寫作前，必須先給大家講清公文的種類。這是進(jìn)行公文寫作前要了解的最基本的知識，也是必須掌握的知識。根據(jù)公文性質(zhì)、作用和使用范圍等方面的不同，可以按不同標(biāo)準(zhǔn)對公文進(jìn)行分類。1、按行文關(guān)系，公文可分為上行文、平行文、下行文。2、按所起的作用，公文可分為法規(guī)性文件、計劃性文件、指導(dǎo)性文件、請示答復(fù)性文件、溝通情況性文件、商洽性文件、宣傳教育性文件等。3、按機(jī)密性質(zhì)，公文可分為絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件、一般文件。4、按適用范圍，由國務(wù)院或中央辦公廳把公文規(guī)定成不同的種類，也就是我們常說的文種。規(guī)定后的文種是不能任意更改的，這些文種的劃分根據(jù)多年的實(shí)際運(yùn)用被證明是行之有效的，比較合理的。根據(jù)新的形勢的發(fā)展，國家機(jī)關(guān)也會在適當(dāng)?shù)臅r候作出少許的修改。1981年國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，規(guī)定主要公文9類15種；1987年擴(kuò)大為10類15種，1993年進(jìn)一步修改為12類13種，最近的一次修改是2000年8月，規(guī)定文種13種，取消了類別的劃分。2000年這一次的修改最主要的是為適應(yīng)加入WTO的要求，與國際接軌，公文用紙改為A4雙面印刷。同時中辦也發(fā)布有黨政機(jī)關(guān)公文處理條例。我們這樣的單位屬于企業(yè)性質(zhì)，沿用的是國辦的公文處理辦法。有的企業(yè)的黨群系統(tǒng)也執(zhí)行中辦的公文處理條例，兼而用之。下面專門講一下國辦公文處理辦法規(guī)定的13個文種，這些文種必須記住，重點(diǎn)掌握并能運(yùn)用，如果要考試，那是必考的題目。命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題。請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。集團(tuán)公司辦公廳根據(jù)國辦的公文處理辦法結(jié)合實(shí)際情況規(guī)定的公文種類也是13種，但與國辦規(guī)定的公文種類相比，少了“議案”文種，多了“規(guī)定”文種，其他都相同。主要考慮是企業(yè)內(nèi)部規(guī)定比較多，議案比較少，所以作了一定的修改。我們認(rèn)為對文種的增加或修改是不妥當(dāng)?shù)?，而且國辦規(guī)定的文種還是比較合理和實(shí)用的。對于企業(yè)常用的各種管理辦法和規(guī)定等，下發(fā)規(guī)定的文件，完全可以用下發(fā)通知的文種解決，沒有必要另設(shè)一個文種。所以我們在制定公司的公文處理辦法的時候，執(zhí)行的是國辦規(guī)定的13個文種。因?yàn)槊睿睿?、公告、議案不常用所以沒列出來，我們常用的公文種類主要有10種：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。二、公文寫作的要求公文的寫作同一般文章的寫作有共同性，撰寫公文應(yīng)當(dāng)符合一般文章的要求，如主題鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次清楚、文字流暢等。但公文有特殊的性質(zhì)，所以在寫作上又有特殊的要求。擬發(fā)公文是一個復(fù)雜細(xì)致的工作。公文的起草，是擬發(fā)公文的一個重要環(huán)節(jié)。（一）草擬公文的基本要求1、要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。前后發(fā)文的內(nèi)容不應(yīng)互相矛盾，如有矛盾應(yīng)說明哪個文件為準(zhǔn)；下級發(fā)文不能違反上級的有關(guān)規(guī)定。每一份公文的觀點(diǎn)、論據(jù)、措施、要求，都要有利于企業(yè)工作的開展。這就要求文書工作人員，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高思想政治水平和政策水平，領(lǐng)會黨和國家有關(guān)的方針政策與上級有關(guān)的指示與要求。2、要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況。公文是為了辦事而寫的，在撰寫時必須做好調(diào)查研究，掌握真實(shí)情況，使每一項決策都符合本單位的實(shí)際情況；引用的材料、數(shù)字、人名、地名、時間等，必須真實(shí)準(zhǔn)確，以準(zhǔn)確的文字直接反映本機(jī)關(guān)的意圖和要求。3、要明確發(fā)文的主題和目的。弄清了公文提出的問題、達(dá)到的目的、中心內(nèi)容、具體要求、發(fā)文對象、文種類別等，才考慮怎樣去選擇材料、安排結(jié)構(gòu)、運(yùn)用語言、采用寫法。要正確選擇文種，不同的文種性質(zhì)、作用、行文方向也不一樣。要根據(jù)寫作目的要求收集有關(guān)材料，并對材料進(jìn)行分析、鑒別、篩選、歸類，以便在進(jìn)入寫作時隨時可以取出。最好先擬寫提綱。提綱的詳略，根據(jù)文種的具體情況、個人的習(xí)慣、時間的長短和寫作的熟練程度來決定。篇幅較長的公文如報告、通報等，提綱就要詳細(xì)一些。4、要確切地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖。公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意志的表現(xiàn)。撰寫公文時，必須按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖辦事，恰當(dāng)?shù)胤从硻C(jī)關(guān)的指導(dǎo)思想和解決問題的意見、原則、方針、措施、辦法等。同時，在忠于擬制意圖、原則的前提下，應(yīng)加以系統(tǒng)化、條理化，或給予必要的補(bǔ)充，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖、原則表達(dá)得更完整。如果是領(lǐng)導(dǎo)人交辦的，要很好地理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，抓住要領(lǐng)；有不清楚的地方，要及時請示詢問。5、要抓主要矛盾，突出重點(diǎn)。在一般情況下，一份公文只是為了解決一個問題，因此在撰寫時要抓住這個主要問題，突出重點(diǎn)，避免面面俱到，貪大求全。特別在請示問題時，更要堅持一事一文，不要一文數(shù)事。在“報告”中，也不要夾帶請示事項，以免貽誤工作。6、要符合規(guī)定體式。公文是一種具有特定體裁和格式的文體，表達(dá)什么內(nèi)容用什么文體，有嚴(yán)格的規(guī)定；一份公文由哪些部分組成，各部分的順序、位置和標(biāo)志，也有統(tǒng)一規(guī)定，甚至用紙用字的規(guī)格都有統(tǒng)一規(guī)定，不能另搞一套。格式上的要求在后面用圖例給大家演示。7、思路要清楚，結(jié)構(gòu)要明晰，要有邏輯性。語言要準(zhǔn)確、明快、平實(shí)、得體。關(guān)于公文的語言風(fēng)格將在下面的章節(jié)專門講述。（二）公文要素的規(guī)范1、文字規(guī)范要求使用國家正式公布的規(guī)范簡化字，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號。漢字形體演變的總趨勢是簡化，但不能盲目亂簡化。70年代末試行一批簡化漢字，后來廢止了。太簡化了。比如“展”簡化成“尸”下面加“一”，“餐”簡化成“”。中國漢字是形聲字，太簡化了，就失去了形聲的作用和意義，純粹變成一個符號了，不符合漢字的特點(diǎn)，有的還丑化漢字。簡體字作為規(guī)范漢字在中國內(nèi)地使用，繁體字作為一種藝術(shù)形式在某些場合如書法種使用。港澳臺等地區(qū)現(xiàn)在也在使用繁體字。也有濫用標(biāo)點(diǎn)的。該用的不用，不該用的濫用。例一：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件時，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件并非屬法規(guī)性文件卻也使用了書名號，這是我們經(jīng)常犯的錯誤，用的人多了，見多了，也不以為然。例二：五、六十年代，七、八十歲，象這種表示大約數(shù)的，中間不應(yīng)有標(biāo)點(diǎn)符號，直接寫成五六十年代。2、引文、簡稱規(guī)范引文要準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，用小括號。在使用簡稱時，應(yīng)先用全稱，并加以說明。簡稱也應(yīng)規(guī)范使用，或按約定俗成的慣用法。如省人民政府有的簡稱“省府”，就太簡單了，按慣用法一般簡稱為“省政府”。3、圖表規(guī)范每幅圖在正文中都應(yīng)明確提及。圖樣一般應(yīng)排在有關(guān)條文附近，并與條文內(nèi)容相呼應(yīng)。圖編號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編，只有一幅圖也應(yīng)標(biāo)明“圖1”。圖題應(yīng)放在圖的下面，順序?yàn)椋簣D編號，圖名稱。每張表在正文中也都應(yīng)提及。表的編號應(yīng)用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字，只有一張表也應(yīng)該標(biāo)明“表1”。與圖不同之處是表題要放在表格的上面，排列順序?yàn)椋罕砀窬幪枺砀衩Q。表格畫法采用封閉式，即要用邊框線。欄中使用的計量單位應(yīng)標(biāo)注在該欄表頭項目名稱的下方。但當(dāng)所有的計量單位都相同時，則應(yīng)在表的右上角的外面說明，如經(jīng)常遇到“mm”、“kg”等。如果表的長度兩頁或兩頁以上，應(yīng)在每頁重復(fù)注明，如在表未完的各頁標(biāo)注“表1（續(xù)）”，在表的末頁標(biāo)注“表1（完）”。4、數(shù)值表述的規(guī)范公文中數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。小數(shù)的表述。用小數(shù)表述的數(shù)值，應(yīng)寫出小數(shù)點(diǎn)前定位的“0”。為了便于認(rèn)讀，小數(shù)點(diǎn)前或小數(shù)點(diǎn)后為4位或超過4位數(shù)字時，可分成三位一組，從小數(shù)點(diǎn)向前或向后計算，每組之間空半個阿拉伯?dāng)?shù)字的位置。在空位處不得使用逗號或其它任何標(biāo)記。表示年份的四位數(shù)之間不留空位。分?jǐn)?shù)的表述。為了確切地反映數(shù)值的有效位數(shù)，應(yīng)盡量避免用分?jǐn)?shù)。如果出現(xiàn)用分?jǐn)?shù)形式表述時，分?jǐn)?shù)線一般使用“/”，而不使用“－”。乘號。數(shù)值相乘時，乘號應(yīng)使用“×”，而不能使用圓點(diǎn)“·”代替。數(shù)詞和阿拉伯?dāng)?shù)字。數(shù)值一般應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，一律用正體印刷。當(dāng)數(shù)值后面帶有計量單位符號時，必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。不允許用中文數(shù)字書寫。例如：“0.18mm”不寫作“零點(diǎn)一八毫米”；“25%”不寫作“百分之二十五”等。在書寫條文中出現(xiàn)10以內(nèi)的正整數(shù)，其后不帶計量單位或符號時，也可用數(shù)詞（一、二、三）書寫，大于或等于10時，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。書寫例：用五根管子進(jìn)行試驗(yàn)，每根長5m。在15根管子中任選兩根做壓力試驗(yàn)。5、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，第五層“①”。6、計量單位和符號的規(guī)范公文中涉及的計量單位，要采用國家法定計量單位；同一公文中，計量單位用中文名稱或英文符號應(yīng)前后一致。數(shù)學(xué)符號、物理量符號以及其它符號、代號，要分別符合國家的有關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)分規(guī)定。這里內(nèi)容較多，舉幾個例子。單位的大小寫及正體與斜體之間的區(qū)別。條文中的符號。在條文中一般不用符號代替符號名稱或文字說明，盡可能不在文字間單獨(dú)使用物理量符號、數(shù)學(xué)符號或計量單位符號等。例如：“輸出電壓應(yīng)不大于8V”，不寫作“輸出電壓應(yīng)不＞8V”；“電動機(jī)每小時啟動次數(shù)”不寫作“電動機(jī)每h啟動次數(shù)”。數(shù)值后的符號。在條文中列有同一計量單位的一系列數(shù)值時，應(yīng)在數(shù)值全部寫完之后再寫出其計量單位。例如：“材料的厚度分別為1.0，2.0，2.5mm”，而不寫作“1.0mm，2.0mm，2.5mm”。在圖、表、條文的敘述中所用的計量單位，當(dāng)其帶有阿拉伯?dāng)?shù)字時應(yīng)用符號表示，例如：“10mm”，“20kg”，“5h”，而不寫作“10毫米”，“20千克”，“5小時”。7、參數(shù)范圍標(biāo)注的規(guī)范百分?jǐn)?shù)。以百分?jǐn)?shù)規(guī)定數(shù)值的參數(shù)范圍時，均應(yīng)在參數(shù)后面書寫%。例如：“試驗(yàn)機(jī)的刻度范圍為15%～85%”，不寫作“試驗(yàn)機(jī)的刻度范圍為15～85%”。線性值。規(guī)定線性值的參數(shù)范圍時，只在其后書寫單位符號，且范圍兩端的數(shù)值應(yīng)完整。例如：“測量長度為2～3m”，不寫作“測量長度為2m～3m”。溫度值。溫度值的參數(shù)范圍與線性值的書寫格式一樣，只書寫一個單位符號。例如：“試驗(yàn)溫度為0～5℃”，不寫作“試驗(yàn)溫度為0℃～5℃”。在條文中單獨(dú)表示溫度時，應(yīng)注意正溫與負(fù)溫的寫法。若數(shù)值均為正值時，數(shù)值的前面均不加“＋”符號，例如：“10～40℃”。若數(shù)值中有正負(fù)值時，其中的“＋”符號不要省略，例如：“－15～＋30℃”。三、公文的語言特點(diǎn)（一）公文的語體風(fēng)格根據(jù)語體構(gòu)成因素的不同情況，語體可分為以下類型：口頭語體語體公文語體科技語體書面語體政論語體文藝語體語體對個人運(yùn)用語言具有一定的制約作用，我們在選擇語言材料和修辭方式時，要遵循某種語體的基本規(guī)律。比如，一個詩人寫請假條，就不能運(yùn)用寫詩需要的那種形象化和音樂性很強(qiáng)的語句，必須按請假條的格式和要求來寫。公文語體以記述為主要特征，以實(shí)用為目的，以準(zhǔn)確性、簡潔性為最基本要求。因此，公文不宜多用口頭語、俚俗語，也不宜多用修辭方式，特別是夸張、比喻、擬人等表示華麗風(fēng)格的修辭方式，以及表示含蓄風(fēng)格的雙關(guān)、反語等修辭方式。公文語體的總風(fēng)格是平實(shí)而明快。公文是讓人了解、執(zhí)行的，決不能有歧義，或者含糊不清。舉個例子：中共中央1983年1月發(fā)出的《當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)政策的若干問題》，經(jīng)過一年的試行，取得了明顯的成效，證明所提出的基本目標(biāo)、方針、政策是正確的；中央決定作為今后一個時期內(nèi)指導(dǎo)農(nóng)村工作的正式文件，繼續(xù)貫徹執(zhí)行。（公文）這段文字著力把內(nèi)容陳述清楚，平實(shí)，明快。但文學(xué)作品的語言則要求形象、生動，大量運(yùn)用修辭手法。例如：我不覺對著茶花沉吟起來。茶花是美啊。凡是生活中美的事物都是勞動創(chuàng)造的。是誰白天黑夜，積年累月，拿自己的汗水澆著花，象撫育自己的兒女一樣撫育著花秧，終于培養(yǎng)出這樣絕色的好花？應(yīng)該感謝那為我們美化生活的人。（散文《茶花賦》）這段文字運(yùn)用描寫、比喻、夸張等手法，淋漓盡致地抒發(fā)感情。從以上兩段文字的比較，我們可以看出，公文運(yùn)用邏輯思維，旨在把內(nèi)容敘述明白、清楚；文學(xué)作品則是運(yùn)用形象思維，通過塑造形象來表現(xiàn)主題，語言要求細(xì)膩，形象化，大量運(yùn)用描寫、抒情的語言和各種修辭方式。（二）公文的語言特點(diǎn)公文語體風(fēng)格決定著公文語言特點(diǎn)。公文語言的特點(diǎn)有如下幾點(diǎn)：1、準(zhǔn)確準(zhǔn)確是公文的生命。在公文語言中，決不允許有歧義和含混的說法，必須非常準(zhǔn)確地表達(dá)意思。從大的方針、政策，到具體的觀點(diǎn)、提法，都必須準(zhǔn)確無誤，連時間、地點(diǎn)、數(shù)量的表達(dá)，都要求高度準(zhǔn)確，稍有差池，都可能造成嚴(yán)重的后果。（1）各種概念、結(jié)論要準(zhǔn)確。寫進(jìn)公文的概念、觀點(diǎn)，以及解釋說明問題，必須周密準(zhǔn)確，看得清楚，聽得明白，而且符合政策規(guī)定，符合客觀現(xiàn)實(shí)。如公司今年下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)公司勞動紀(jì)律管理暫行規(guī)定的通知》對“勞動紀(jì)律”的概念作了準(zhǔn)確、清楚的解釋：勞動紀(jì)律是職工在共同勞動過程中所必須遵守的規(guī)則和秩序，是職工按照規(guī)定時間、質(zhì)量、程序和方法完成自己應(yīng)承擔(dān)的生產(chǎn)和工作任務(wù)的基本保證。遵守勞動紀(jì)律是每個職工的基本職責(zé)。下面舉一個有歧義的例子，有一通知：請各單位領(lǐng)導(dǎo)攜帶有關(guān)文件資料，于九月二十五日前來報到。此通知有如下毛?。孩賲⒓尤藛T不明確，哪個級別的領(lǐng)導(dǎo)來，多少人，都不明確；②報道的時間和地點(diǎn)不明確。并且九月二十五日前來報到有歧義，就那一天呢還是之前的任何一天都可。③“有關(guān)文件”含糊不清，不明確。④會議內(nèi)容不清楚，不便于與會人員做準(zhǔn)備。（2）各項政策、法令、法律、條例、指示等必須準(zhǔn)確、清楚、無歧義。政策界限決不允許有絲毫的含糊，必須做到清清楚楚，明明白白，一看就懂。如果某一法規(guī)或規(guī)定，這樣理解也可以，那樣理解也可以，不僅損害黨和政府的威信，而且會造成嚴(yán)重的后果。如果寫一個作戰(zhàn)命令，發(fā)起攻擊的時間必須是幾日幾時幾分，甚至幾秒，而不應(yīng)是“拂曉”、“黃昏”、“中午”之類的時間名詞。任何含混和歧義，都可能引起不堪設(shè)想的后果。（3）用詞準(zhǔn)確。漢語的詞匯非常豐富，特別是眾多的同義詞和近義詞，可表達(dá)精確的意義，區(qū)分詞義的細(xì)微差別。比如：△偉大——顯著——很大——較大（語意輕重不同）△乞求——哀求——懇求——請求——要求（語意輕重不同）△事情——事件——事故（意義范圍不同）△成果——結(jié)果——后果（感情色彩不同）△頭部——腦袋（語體色彩不同）我們在起草和審核公文時，必須根據(jù)公文的具體內(nèi)容，準(zhǔn)確地選用詞語，才能把公文的內(nèi)容準(zhǔn)確地表達(dá)出來。準(zhǔn)確選用詞語要認(rèn)真進(jìn)行推敲，反復(fù)提煉，才能做到。舉個例子：△勸阻賭博阻止賭博禁止賭博嚴(yán)禁賭博這組近義詞都表示不允許的意思，但語意輕重不同，則表示不同意思。2、簡潔簡潔與否是評價公文好壞的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，也是公文語言的一個突出特點(diǎn)。所有公文都是讓人看的，要執(zhí)行的，要產(chǎn)生效用的，有些還要宣讀或張貼，因此，必須簡明扼要，篇幅適中，通俗易懂。明朝刑部主事茹太素給皇帝朱元璋呈上一份奏折，全文長達(dá)一萬七千多字，朱元璋命人讀給他聽，讀到六千三百七十多字，還沒有談到正題，于是，大怒，叫人把茹太素打了一頓。第二天半夜里又叫人讀，讀到一萬六千五百字，才聽到所陳述的五件事，只用了五百字。奏折即現(xiàn)在的報告一類的公文?，F(xiàn)在我們的一些報告，也是比較長的。簡潔要求簡潔而明白，并不是越簡越好。例如有一小學(xué)生因他的外公去世，需請假一天，他寫了一份請假條：“我因公犧牲，請假一天”，成為笑話。簡潔的要求具體表現(xiàn)為如下3點(diǎn)：（1）篇幅要短。毛澤東同志曾在《關(guān)于建立報告制度》一文中說：“報告文字每次不超過1000字為限，除特殊情況外，至多不超過2000字?！保?）多用短句、單句。一般周知性公文、法規(guī)性公文、指示性公文，多用單句、短句，簡明扼要，精煉明快。比如《憲法》共一萬七千多字，序言和一百三十八條正文，基本上是單句、短句。帶有政論和說理性的公文，如工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等，就較多地使用長句和復(fù)句，篇幅也較長一些，要求說理清楚、周密，邏輯性較強(qiáng)。（3）語言要精煉。語言精煉，要求在行文中清除那些可有可無的話。我們在審核文稿時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些公文，生怕人家不明白，一句話反復(fù)講幾遍，啰嗦冗長，拖沓，很不整潔。要求眾所周知的不寫，對方已知道或不需了解的不寫，對方無異議的不寫，與本文基本觀點(diǎn)無直接關(guān)系的不寫。3、莊重平實(shí)公文本來就是階級統(tǒng)治的一種工具，代表階級的意志，具有不可抗拒的權(quán)威性以及行政約束力和法定強(qiáng)制力。對于公文的保密要求、傳達(dá)范圍、行文、規(guī)格等，都有嚴(yán)格的規(guī)定，不能隨意改變，必須做到言必信，行必果，令必行，禁必止。要求公文使用的語言，做到語氣鄭重，用詞貼切，位置端正，分寸適當(dāng)，充分體現(xiàn)黨和國家機(jī)關(guān)一定組織處理公務(wù)的嚴(yán)正立場和嚴(yán)肅認(rèn)真、鄭重其事的態(tài)度。公文的語言又必須是樸實(shí)無華的，實(shí)實(shí)在在的，是一就一，是二就二，不允許藻麗浮華，也不能含糊不清，更不能說假話、套話，夸夸其談，不負(fù)責(zé)任。一般來說，上行文如請示、報告等公文，以敘事為主，多用陳述句式，旨在陳述清楚所請示、報告的問題。下行文則以說理為主，較多用祈使句式，不要過多地論述說明，主要講清楚有什么要求，怎么做，比如決定、指示、通知、命令以及法律類公文。4、穩(wěn)定公文在長期的使用過程中，各種公文的格式、要求、語言都有比較固定的程式和明確的要求，也不能互相代替。公文語言的穩(wěn)定性體現(xiàn)在如下3方面：（1）語言。不同種類的公文，其用語是不同的。如向上級請示問題，就不能用向下級發(fā)通知的那種語言。例如，有一通知的結(jié)尾寫道：△以上各條，熱誠希望各地領(lǐng)導(dǎo)積極配合執(zhí)行。各地領(lǐng)導(dǎo)、農(nóng)民接到本通知，切盼不誤農(nóng)時，迅速開展秋播工作。這段話有兩個毛?。孩龠@不是通知的語言，是信函語言；②通知不能同時發(fā)到各地領(lǐng)導(dǎo)和農(nóng)民手里。（2）專用語。公文有一套比較固定的專用語，充分體現(xiàn)公文語言的穩(wěn)定性和規(guī)格性。這些專用詞語一般不能用同義詞來代替。△表示時間：不日一度按期如期屆時△表示動態(tài)、行為：茲派與會特予暫行試行擬訂△表示事物：方案提案文稿事由△表示意愿：準(zhǔn)予當(dāng)否務(wù)必切勿批準(zhǔn)△表示禮貌：恭祝敬啟謹(jǐn)悉驚悉△公文結(jié)尾：此復(fù)按此辦理貫徹執(zhí)行（3）介詞結(jié)構(gòu)。公文大量使用介詞結(jié)構(gòu)，在表述客觀事物時更趨于嚴(yán)密化，提起注意，突出重點(diǎn)。一般在公文的標(biāo)題常使用關(guān)于**********的介詞結(jié)構(gòu)；在文章的開頭常用為了*******的介詞結(jié)構(gòu)，表達(dá)發(fā)此文件的目的。例如公司今年綜4號文《關(guān)于印發(fā)公司計算機(jī)及局域網(wǎng)絡(luò)管理辦法(試行)的通知》的開頭：為加強(qiáng)公司計算機(jī)及局域網(wǎng)管理，提高網(wǎng)絡(luò)利用率，規(guī)范計算機(jī)的使用，增強(qiáng)安全性，進(jìn)一步促進(jìn)辦公自動化水平和工作效率的提高，現(xiàn)將《公司計算機(jī)及局域網(wǎng)絡(luò)管理辦法(試行)》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。但特別要注意的是，經(jīng)常有人為了*******的介詞結(jié)構(gòu)后畫個句號，有時是幾句話的介詞結(jié)構(gòu)，這份文件一開頭卻沒了主語和謂語，只剩一個介詞結(jié)構(gòu)。5、生動公文較少用描寫、抒情性的語言和表示夸張、摹狀的修辭方式，但不等于公文不要生動，總是干巴巴的。在符合公文語體的原則下，運(yùn)用語言手段，通過運(yùn)用修辭方式、群眾語言、外來語和古語等方法，力求做到公文的語言生動通俗，提高公文的表達(dá)能力，不僅是有必要的，也是可以做到的。大致包括如下幾方面：（1）適當(dāng)運(yùn)用修辭方式。如表示語言氣勢、整齊的對偶、對比、排比、層遞，以及表形象具體的比喻、借代等修辭方式，都可用在公文中。（2）選用群眾語言和形象化詞語，使公文的語言更加通俗易懂，形象生動。例如：老虎屁股摸不得殺雞取蛋一刀切一陣風(fēng)一窩蜂運(yùn)用群眾語言，要選那些有生命力，社會約定俗成的。但并不是群眾講的，都可作群眾語言寫進(jìn)公文，否則，會影響公文的嚴(yán)肅性。因此，運(yùn)用群眾語言，使用口語，都必須有所選擇，適當(dāng)運(yùn)用，以維護(hù)公文的嚴(yán)肅性。這里錄某單位的報告的一段話，濫用群眾口頭語：十五日中午來了四個總部警察，其中一名鬼佬幫辦見到我方張××、王××。后又兩名警察，留一鬼佬警察向張、王了解情況。6、有效地使用模糊語言在公文語言以至外交辭令和社會日常交際中，有許多語言是模糊語言。模糊語言是表達(dá)模糊概念的語言，不是糊涂語言。公文語言的要求是以準(zhǔn)確為本的，為什么要使用模糊語言呢？首先，因?yàn)楣闹杏性S多概念的外延是不確定的，這個概念是一個模糊概念，無法用一種絕對準(zhǔn)確的詞語來表達(dá)。這時，用模糊語言來表達(dá)模糊概念，才是最準(zhǔn)確的。比如，“干部的革命化、年青化、知識化、專業(yè)化”，就是一個模糊概念，外延是不確定的，因?yàn)閺闹醒氲降胤綄Ω骷夘I(lǐng)導(dǎo)干部的具體要求是不同的，但都必須遵照“四化”的原則。其次，公文中有些內(nèi)容，必須具有一定的靈活性，才能適用于各地、各單位的不同情況。因此，必須使用模糊語言。例如：各地可根據(jù)不同情況，酌情減發(fā)企業(yè)干部的工資。有時在下發(fā)文件時，會見著“原則上”、“一般情況”等字眼，就是為了靈活性。再次，表達(dá)概括的意思。有許多內(nèi)容無法一一具體分述，只能用概括的語言來表達(dá)。這種概括性的語言就是模糊語言。例如某一會議紀(jì)要寫到：會議聽取了有關(guān)部門對前階段工作的情況匯報，就工作過程中的問題進(jìn)行了研究，對下階段工作作了安排。四、常用公文種類的寫作要領(lǐng)結(jié)合公司平常使用的實(shí)際情況，我們在這里講五個常用文種的基本寫作方法。通知、會議紀(jì)要、請示、報告、函。(一)通知在公文中，通知的使用頻率最高，適應(yīng)性也最廣。根據(jù)書本上的分類，通知可分為指示性通知、發(fā)布性通知、批示性通知和知照性通知四大類。通知的寫作結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、通知緣由、通知事項、結(jié)尾等5部分組成。為便于大家在實(shí)際運(yùn)用中具體操作，我們把公司現(xiàn)常用的通知分為轉(zhuǎn)發(fā)類、印發(fā)類、告知類、會議通知類、專項工作安排類，按各類別通知的特點(diǎn)講述寫作要點(diǎn)。1、轉(zhuǎn)發(fā)類通知。主要用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，通常稱“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”。標(biāo)題的寫法有直接轉(zhuǎn)發(fā)和多級轉(zhuǎn)發(fā)2種情況：一是直接轉(zhuǎn)發(fā)上一級機(jī)關(guān)公文時，可采取直接轉(zhuǎn)發(fā)的形式，如“轉(zhuǎn)發(fā)****的通知的通知”。二是多級轉(zhuǎn)發(fā)文件時，可采取在標(biāo)題中直接引用文號，如“轉(zhuǎn)發(fā)****號文的通知”；也可采取半獨(dú)立式標(biāo)題，如“**縣財政局關(guān)于貫徹財政部、**省財政廳、**市財政局糾正干部職工借用、拖欠款有關(guān)精神的通知”，如果上級機(jī)關(guān)名稱過多過長，也可以省去上級機(jī)關(guān)的名稱，如“轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于加強(qiáng)和規(guī)范干部學(xué)歷學(xué)位管理工作有關(guān)意見的通知”。正文的2種寫法：一是直接轉(zhuǎn)發(fā)，不加任何別的內(nèi)容，如“現(xiàn)將《****》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請貫徹執(zhí)行”。二是在第一種寫法的基礎(chǔ)上，根據(jù)上級文件精神，提出本級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的具體要求。2、印發(fā)類通知。通常用于印發(fā)各種規(guī)章制度、管理辦法、領(lǐng)導(dǎo)講話、計劃總結(jié)、有關(guān)材料等。標(biāo)題的擬寫：一般是“關(guān)于印發(fā)***管理辦法的通知”。如“關(guān)于印發(fā)公司貫徹執(zhí)行〈廣東省計劃生育條例〉實(shí)施細(xì)則的通知”。正文內(nèi)容主要有兩種寫法：（1）簡約式寫法。直入主題，開門見山，非常的簡潔明了，簡單得不能再簡單了，就一句話。如“《****管理辦法》已經(jīng)**討論通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請貫徹執(zhí)行?！保?）完全式寫法。需要把制定有關(guān)制度的目的、過程、實(shí)施的時間、貫徹的具體要求等，都交代清楚，比較全面。如果是印發(fā)***管理辦法，就可以這樣寫：“為了****，根據(jù)****，制定了《****管理辦法》，已經(jīng)會議討論通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請貫徹執(zhí)行。必要時還可提出貫徹實(shí)施的具體要求。如果是印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的講話，就需要說明該領(lǐng)導(dǎo)講話是在什么場合講的，有什么重要的意義，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話的目的是什么，如何貫徹領(lǐng)導(dǎo)講話精神等內(nèi)容。在寫作過程中具體選擇哪種寫法，要根據(jù)具體情況來定，沒有硬性的規(guī)定和要求。一般來說，以不重復(fù)為原則。如果在規(guī)章制度、管理辦法中，已經(jīng)說明了目的、意義等內(nèi)容，為了不重復(fù)，采取簡約式寫法較好。有時候也要看要印發(fā)的管理辦法的制定背景、重要程度等來確定?？傊唧w問題要具體分析。此外，應(yīng)當(dāng)注意的是，轉(zhuǎn)發(fā)類和印發(fā)類通知的外在結(jié)構(gòu)模式為“文件”（通知）——“附件”（轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)的資料），附件實(shí)質(zhì)是上主體，是行文的目的所在，而“通知”只起到引頭的作用，將有關(guān)法規(guī)或規(guī)章制度引出。此類通知的印刷，有特別的要求，將在介紹公文格式時談到。3、告知類通知。此類通知是指要求接到文件的單位知曉某一事項，達(dá)到告知的目的。如人事任免通知、啟用印章通知，成立、調(diào)整、撤銷某機(jī)構(gòu)的通知等。這種通知寫法比較簡單，把要告知的內(nèi)容說清楚就可以了。（看范例）如：《關(guān)于成立公司計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》（〔2002〕27號）4、會議通知。平時用得較多，掌握要點(diǎn)以后也比較簡單，但容易出現(xiàn)疏漏，一旦發(fā)生錯誤，后果又比較嚴(yán)重，影響文件的執(zhí)行。寫一個會議通知的基本要素和要求是什么呢，因?yàn)榻?jīng)常用到，所以詳細(xì)講一下。比如，公司要召開職工大會，讓你發(fā)一個通知應(yīng)該怎樣寫呢？如果你沒有起草過類似的通知，最好的辦法是你把自己當(dāng)讀者，如果我拿到這份通知，我想從中知道什么，看完通知后我會怎樣去做，這樣就可以檢查你寫的通知的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否可操作。一般來說，會議通知包括如下幾個要素：（1）時間。要寫清楚報到和開會的時間，細(xì)化到年月日，開會時間要明確到時分。有的會議要求提前入場的也要提出來。（2）地點(diǎn)。要明確報到和開會的地點(diǎn)，開會地點(diǎn)要詳細(xì)到某地某樓某會議室，參加會議人員應(yīng)能方便找到。若指定座位的也要予以明確。（3）內(nèi)容。此要素也需要講清楚，在實(shí)際運(yùn)用中，其寫法可詳細(xì)，也可簡單，如有的會議內(nèi)容只寫會議名稱。（4）主持人。會議的主持人往往體現(xiàn)會議的重要性，可以引起接通知單位的重視，所以應(yīng)明確。（5）參加人員。此要素是會議通知必不可少的，其明確與否影響到文件的執(zhí)行，必須在通知中指明，不能用“有關(guān)人員”等模糊的概念。如：公司的會議，有的要求各部門所有領(lǐng)導(dǎo)參加，通知應(yīng)用“各部門正、副職領(lǐng)導(dǎo)”，有的要求只來一名領(lǐng)導(dǎo)，用“各部門一名領(lǐng)導(dǎo)”，有的要求來正職領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)用“各部門正職領(lǐng)導(dǎo)”，等等。（6）具體要求。包括要求攜帶的資料、準(zhǔn)備的發(fā)言稿、準(zhǔn)備的問題、會場紀(jì)律等。有的小型會議可以不提具體要求。（7）落款。包括主辦單位、聯(lián)系人聯(lián)系方法、通知時間等。在公司常用的會議通知中，有2種寫法：（1）紅頭文件。此類通知適用于需外單位派人參加的大型重要會議，如今年2月份召開的項目引進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)計審查會議，公司發(fā)了《關(guān)于召開公司項目引進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)計審查會的通知》（[2002]4號）。此類通知一般先說明召開會議的緣由，再逐項說明會議的各要素。（如范例）（2）會議通知單或會議安排表。公司的會議通知單和會議安排表已有了相對固定的格式，按要求明確填寫各要素即可。會議通知單和會議安排表如范例所示。5、專項工作安排通知。這類通知在對所屬單位就某一事項作具體規(guī)定或就某一工作作具體的安排時使用,如節(jié)日放假、開展專項活動等。此類通知是要求受文單位按要求開展某項工作的，要清楚告訴受文單位因何目的要做何工作、如何做、何時完成，不能含糊，否則受文單位難以理解發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，執(zhí)行文件就可能走樣。此類通知的寫作，節(jié)日放假的通知相對容易些，開展專項活動的通知難度較大。在寫作開展專項活動的通知過程中，要注意領(lǐng)會上級各項指示精神，研究本單位的實(shí)際情況和過去對有關(guān)問題的決策、措施，考慮如何結(jié)合實(shí)際貫徹上級要求開展好此項活動；要突出發(fā)文的主題和目的，明確受文單位要做的工作、措施要求、時間要求等，并將通知要求系統(tǒng)化、條理化，如果是領(lǐng)導(dǎo)交辦的，要很好地理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，有不清楚的事項要請示。例如，要起草一份關(guān)于開展“雙增雙節(jié)”活動的通知，應(yīng)先領(lǐng)會與此活動有關(guān)的上級指示精神，了解本單位已開展的相關(guān)活動情況，調(diào)查開展此活動的基礎(chǔ)和下級單位的意見；在進(jìn)行了充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，擬出活動目標(biāo)和指導(dǎo)思想、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，活動的宣傳發(fā)動階段、計劃實(shí)施階段、檢查評比階段等各階段各事項的要求和安排，如要求下級單位如何宣傳、設(shè)立幾個項目、形成何計劃、如何檢查總結(jié)等。為使活動更切實(shí)際，文稿擬好后還可視情況征求相關(guān)單位的意見。又如，擬今年公司開展職稱評審活動的通知，先了解國家、省市職改部門和集團(tuán)公司、銷售公司人事部門關(guān)于職稱評定的有關(guān)精神和要求，了解兄弟單位的做法，然后結(jié)合公司的實(shí)際提出開展職稱工作的具體安排，如初中高各級稱職評審的權(quán)限和程序、申報條件、應(yīng)提供的資料、時間要求等。具體見范例《關(guān)于開展2002年專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審工作的通知》(〔2002〕25號)。（二）會議紀(jì)要1、會議紀(jì)要概述會議紀(jì)要是傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行的紀(jì)實(shí)性公文。它是將會議研討的情況與成果摘要綜合整理而寫成的。會議紀(jì)要有3方面的主要作用：第一，它可以上呈，向上級匯報會議情況和結(jié)果，以便及時得到指導(dǎo)；第二，它可以平發(fā)或下發(fā)，以傳達(dá)會議精神和議定事項，或要求與會單位共同執(zhí)行、遵守；第三，會后，它是在相應(yīng)的范圍內(nèi)指導(dǎo)工作、解決問題、檢查貫徹落實(shí)會議精神的重要依據(jù)。會議紀(jì)要的特點(diǎn)：（1）紀(jì)實(shí)性。會議紀(jì)要必須是會議宗旨、基本精神和議定事項的概要紀(jì)實(shí)。對會議的內(nèi)容不能隨意更改和增刪，所記內(nèi)容必須真實(shí)。如果材料失真，將會給貫徹執(zhí)行會議精神造成困難，并影響會議紀(jì)要的效力。（2）概括性。會議紀(jì)要應(yīng)以極精煉的文字高度概括會議的主要內(nèi)容和精神。既要寫出結(jié)論，又要有一定的分析、論述；既要講明指導(dǎo)思想，又要有具體的方法、措施；既要綜合與會者的一致意見，又要反映出個別同志有價值的不同看法?？傊牌湟?，精其髓。（3）條理性。會議紀(jì)要對討論的意見要條分縷析，合理地進(jìn)行歸納分類，使之層次分明，條理清楚。會議紀(jì)要應(yīng)包括以下三方面的主要內(nèi)容：一是會議的中心、依據(jù)和背景。即寫明會議研究和解決的中心議題；召開會議所依據(jù)的文件精神或上級指示以及批準(zhǔn)機(jī)關(guān)；會議召開的政治、經(jīng)濟(jì)背景；會議的宗旨、目的。二是會議的概況。即寫明會議的名稱、召開的時間、地點(diǎn)、主持人、參加人員及所在單位，會議的經(jīng)過，主要收獲。三是會議研究討論的問題及決定事項。包括會議的基本情況，對工作的分析，提出的問題、決定的事項以及大會提出的要求和希望。2、會議紀(jì)要的寫作會議紀(jì)要格式同一般行政公文。這里只講其標(biāo)題和正文的寫法。（1）標(biāo)題。會議紀(jì)要的標(biāo)題有三種形式：第一種是機(jī)關(guān)名稱加會議名稱加文種。這是例行性會議紀(jì)要的常用標(biāo)題形式。這種標(biāo)題一般都在第一頁上端，并印有明顯的套紅字頭。如辦公會紀(jì)要、調(diào)度會紀(jì)要等。第二種是會議名稱加文種。第三種是正、副標(biāo)題式。（2）正文。會議紀(jì)要的正文，一般采用總分式的結(jié)構(gòu)方法，即將正文分成總述和分述兩部分。如另有總結(jié)性的結(jié)尾，則是“總—分—總”的方式。１）總述部分這是全文的前言、導(dǎo)語，即會議概況。一般要簡要地交待會議的時間、地點(diǎn)、主持單位、參加人員、會議議題、會議情況、結(jié)果以及對會議的評價。２）分述部分這是會議紀(jì)要的重點(diǎn)、主體，主要應(yīng)寫出會議討論情況和結(jié)果。一些簡單的、小型的會議紀(jì)要，可不寫討論情況，直接寫出決議事項。大型的會議紀(jì)要，一般均不應(yīng)省去會議討論情況，尤其是一些學(xué)術(shù)討論會、座談會，既要反映與會人員的一致意見，也要反映少數(shù)有價值有代表性的不同意見。具體寫法有以下幾種：①分類式。即按其內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行分類。每一類有一個小中心，以數(shù)字或小標(biāo)題標(biāo)明。較大型的會議多采用這種形式。②發(fā)言記錄式。就是按在會議上的發(fā)言順序，將每個發(fā)言人的主要意見歸納整理出來。這種寫法能如實(shí)反映出會議的討論情況和各人的不同看法。一些討論會、座談會的紀(jì)要，常采用這一方法。但要注意，記錄時不可不加選擇地將發(fā)言人的發(fā)言全部寫出，要精選能代表發(fā)言人觀點(diǎn)的話語。此外，每次發(fā)言人的姓名都必須寫出。第一次發(fā)言的人，要注明其職務(wù)。第二次發(fā)言，職務(wù)可以省略。③綜合式。就是將前兩種形式綜合在一起使用。這種形式不僅能用綜合的方法反映出會議的重點(diǎn)，而且能如實(shí)反映在具體問題上各人看法的異同。一般的座談會、討論會常用這樣的方法。常用“會議認(rèn)為”、“會議強(qiáng)調(diào)指出”等詞語。（3）結(jié)尾。結(jié)尾一般要寫明兩方面的內(nèi)容：其一，提出希望、號召。號召或希望有關(guān)單位和人員為實(shí)現(xiàn)會議的目標(biāo)和任務(wù)而努力奮斗。其二，交待會議的有關(guān)事項。如要求對某些問題進(jìn)行討論、對什么文件進(jìn)行修改或匯報某種情況。有的會議紀(jì)要可不用結(jié)尾。內(nèi)容完結(jié)，紀(jì)要自然結(jié)束。（三）請示請示文種的適用范圍較廣。凡涉及有關(guān)方針政策界限、工作中的疑難問題、需要上級機(jī)關(guān)予以審核批準(zhǔn)的事項（如財政支出、資產(chǎn)購置、人員定編，機(jī)構(gòu)設(shè)置）等諸多方面的內(nèi)容時，均應(yīng)以“請示”行文。各機(jī)關(guān)都有自己的職權(quán)范圍，對屬超出職權(quán)范圍的事項，即應(yīng)向上級機(jī)關(guān)行文請示，獲準(zhǔn)后方可執(zhí)行。請示文種的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、尾部等組成。各部分寫法如下：1、標(biāo)題。有兩種結(jié)構(gòu)形式：一是“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”式，如《民政部關(guān)于增加選舉工作干部編制名額的請示》；二是“事由+文種”式，如《關(guān)于召開公司黨員大會及黨總支部委員候選人預(yù)備人選的請示》（[2002]1號）。擬寫請示標(biāo)題，必須著力寫好“事由”，要明確、簡括地表述出請示的中心意向，以便上級機(jī)關(guān)準(zhǔn)確了解和把握，并適時作出有針對性的批復(fù)。2、主送機(jī)關(guān)。指請示致送的直接上級機(jī)關(guān)，其位置在標(biāo)題之下，請示正文之上，靠左頂格。需要特別注意的是，請示文種的主送機(jī)關(guān)必須而且只能是一個。3、正文。正文部分是請示的核心，也是寫作的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。必須寫得充分、具體、明確。它要說明以下兩方面內(nèi)容：首先是請示緣由。這是請示寫作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到請示目的能否得以順利實(shí)現(xiàn)。對此，必須嚴(yán)加注意。要用簡明扼要的語言將請示的原因和背景情況或者請示問題的依據(jù)、出發(fā)點(diǎn)及思想基礎(chǔ)交待清楚。在寫法上，一般采取敘事和說理相結(jié)合的表達(dá)方式，敘事要精煉，說理要透辟，力戒繁冗累贅。這部分寫得好，就為提出請示事項作了充分鋪墊，請示的目的就容易實(shí)現(xiàn)。其次是請示事項。即請示的具體內(nèi)容，要將請示上級機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)的具體問題、事情和盤托出，請示上級機(jī)關(guān)作出答復(fù)。寫好請示事項，關(guān)鍵在于兩點(diǎn)：一是明確，即要直截了當(dāng)，明白顯露。是請示上級對某項工作作出指示，還是對處理某一問題作出批準(zhǔn)，還是請批資金或物資，等等，必須明確無誤地予以表述，令人一目了然。切忌含混晦澀，隱約其辭，讓人不知所措。更不可拐彎抹角，言此意彼，讓人難以捉摸。那樣，不符合請示的行文要求，也難以實(shí)現(xiàn)請示的目的。二是具體，即指對于請示事項的表述，一定要細(xì)致入微，清晰可鑒。請批資金，則應(yīng)寫明總計需用資金數(shù)額多少？切忌籠統(tǒng)空泛，運(yùn)用一些諸如“大概”、“左右”、“或許”等模糊度強(qiáng)的詞語表述。另外，視具體情況，也可提出本單位對解決問題的觀點(diǎn)、看法和方案，供上級參考，但應(yīng)表明本單位的傾向性意見。4、尾部尾部包括結(jié)語、落款、成文時間等三部分內(nèi)容。請示的結(jié)尾一般載有較為固定的結(jié)語，以示對上級機(jī)關(guān)的尊重。要注意講求規(guī)范，不能隨意而寫。通常寫法是“妥否、請指示”或是“以上請示（意見）如無不妥，請批轉(zhuǎn)（全國、省、市、縣）執(zhí)行?！币貏e注意請示的結(jié)語中決不能出現(xiàn)“報告”字樣，以免造成混亂，甚至延時誤勢，給工作帶來不應(yīng)有的麻煩。（四）報告報告屬于陳述性公文，用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告按其內(nèi)容劃分，有綜合報告和專題報告2種。無論綜合報告還是專題報告，其寫作模式基本相同。大體包括如下幾個部分：1、標(biāo)題報告標(biāo)題的要素構(gòu)成及擬制要求與請示文種相同。2、報告引據(jù)這部分是報告正文的開頭。它要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內(nèi)容或基本情況，也可陳述有關(guān)的背景或緣由。無論如何，都必須做到開門見山，落筆入題，切忌無端“戴帽”，讓人不著邊際。然后用過渡語“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”，“為此，特作如下報告”等開啟下文。3、報告事項這部分是報告正文的主體和核心，它要準(zhǔn)確簡要、條理清晰地將有關(guān)工作或事件的情況表述清楚，